Latar Belakang: Rekam medis akan terlaksana dengan baik apabila bagian pengolahan data dan pencatatan melakukan tugasnya dengan baik. Salah satunya pengolahan data di bagian Penyimpanan (filing). Berdasarkan hasil studi pendahuluan yang dilakukan di klinik dr. Alfred Majalaya diketahui bahwa pada bulan Januari sampai bulan Mei 2021 sebanyak 52 berkas mengalami kerusakan dan 21 berkas mengalami kelunturan pada berkas rekam medis.

Tujuan: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor penyebab kerusakan fisik dokumen rekam medis terhadap pasien rawat jalan di klinik dr.Alfred Majalaya.

Metode: Jenis penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Data dikumpulkan berdasarkan wawancara dan observasi terkait penyimpanan berkas rekam medis agar terhindar dari kerusakan dengan menggunakan unsur 5 M yang terdiri dari man, money, material, machines and method. Populasi dalam penelitian ini yaitu menggunakan petugas rekam medis bagian filing, yang berjumlah 5 petugas.

Hasil: Hasil yang didapat bahwa masih banyak petugas rekam medis yang memiliki latar belakang bukan D III  rekam medis. SOP terkait penyimpanan berkas rekam medis belum pernah disosialisasikan bahkan belum pernah diadakan pelatihan terhadap petugas rekam medis, jumlah rak filing sangat terbatas, serta bahan dokumen rekam medis yang tipis sehingga mudah rusak dan robek pada bagian ujung atas bawah rekam medis.

Kesimpulan: ada beberapa petugas yang tidak pernah mengikuti pelatihan  khusus terkait dokumen rekam medis. Rak rekam medis di klinik dr. Alfred Majalaya jumlahnya sangat terbatas terbatas secara keseluruhan masih menggunakan kayu. Pihak klinik belum melaksanakan retensi. Klinik dr.Alfred belum melakukan sosialisasi terkait SOP     penyimpanan berkas rekam medis.