Latar Belakang: Penyusutan berkas rekam medis ialah upaya yang dilakukan rumah sakit bertujuan mengurangi penumpukan diruang penyimpanan. Berkas rekam medis dikatakan aktif bila kunjungan terakhir masih dalam jangka waktu 3 hingga 5 tahun dari bertepatan saat ini. Berkas rekam medis in-aktif pula akan dimusnahkan bila pasien dengan nomor rekam medis tertentu tidak datang untuk berobat atau kunjungan dalam waktu 5 tahun sejak tanggal kunjungan terakhir.

Tujuan: Penelitian ini bertujuan menganalisis penyebab-penyebab belum terlaksananya retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di RS X Bandung.

Metode: Metode penelitian yang digunakan  adalah kualitatif dengan pendekatan deskriptif serta menggunakan metode observasi dan wawancara yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung di dalam lapangan. Pendekatan yang dilakukan adalah pendekatan cross sectional. Populasi pada penelitan ini adalah 4 orang petugas rekam medis bagian penyimpanan rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit.

Hasil: Hasil penelitian ini menjelaskan bahwa faktor belum terlaksananya retensi ialah pendidikan  dan  pengetahuan  petugas rekam medis masih kurang, tidak diadakan  pelatihan, jadwal retensi tidak ada, menggunakan kardus sebagai tempat menyimpan berkas serta tidak mempunyai ruangan uuntuk berkas inaktif.

Kesimpulan: Peneliti menemukan beberapa penyebab belum terlaksananya retensi di RS X Bandung yaitu tingkat pendidikan petugas sebagian belum memenuhi standar kualifikasi, pengetahuan petugas tentang retensi masih belum mengerti, belum memiliki ruangan khusus berkas inaktif dan tempat menyimpan berkas tidak menggunakan rak melainkan kardus, belum memiliki jadwal tetap retensi, SOP penyusutan sudah ada tetapi pelaksanaan di lapangan tidak semua diterapkan.