Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, April 2022, 2 (4), 463-368

p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534

Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index

DOI : 10.36418/cerdika.v2i4.362 463

Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan di

Rumah Sakit Umum Bhakti Asih

Adinda Pratiwi1*, Lily Widjaja2, Muniroh3, Daniel Happy Putra4

Fakultas Ilmu-Ilmu Kesehatan, Universitas Esa Unggul, Indonesia1, 2, 3, 4

adindapratiwi340@gmail.com1, lily.widjaja@esaunggul.ac.id2,

muniroh@esaunggul.ac.id3, daniel.putra@esaunggul.ac.id4

Abstrak

Received:

Revised :

Accepted:

03-04-2022

05-04-2022

25-04-2022

Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam

tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik, laboratorium, diagnosa

segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan

pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang

mendapatkan pelayanan gawat darurat. Distribusi dalam bidang

kesehatan khususnya rekam medis memiliki arti yaitu suatu proses

penyebaran rekam medis ke tiap-tiap poli klinik yang dituju oleh pasien

sesuai dengan nomor rekam medis. Standar Pelayanan Minimal (SPM)

adalah ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar dalam

kecepatan penyediaan rekam medis, standar waktu penyediaan rekam

medis pelayanan rawat jalan ≤ 10 menit. Penelitian ini dilakukan di

Rumah Sakit Bhakti Asih yang berlokasi di Jalan Raden Saleh No.10,

Karang Tengah, Kota Tangerang, Banten 15157. Tujuan penelitian ini

untuk mengetahui lama waktu pendistribusian rekam medis rawat jalan

di RSU Bhakti Asih. Jenis penelitian ini menggunakan metode deskriptif

kuantitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi

dan wawancara. Pada penelitian ini pengambilan populasi adalah seluruh

rekam medis pasien rawat jalan pada periode bulan Juni 2021 dengan

sampel yang berjumlah 96 rekam medis rawat jalan, menggunakan teknik

pengambilan sampel Incidental/Convenience (kebetulan). Hasil dari

penelitian ini dapat diketahui bahwa 52 rekam medis (54,16%) telah

memenuhi SOP ≤ 10 menit, sedangkan 44 rekam medis (45,83%) belum

memenuhi SOP ≥ 10 menit. Waktu perhitungan pendistribusian rekam

medis rawat jalan dengan 96 sampel selama 10 hari dengan jumlah waktu

984 menit diperoleh rata-rata waktu pendistribusian rekam medis rawat

jalan 10,25 menit.

Kata kunci: rekam medis, lama waktu pendistribusian, rawat jalan.

Abstract

Medical record is written or recorded information regarding identity,

history taking, physical determination, laboratory, diagnosis of all

medical services and actions provided to patients and treatment, whether

inpatient, outpatient or receiving emergency services. Distribution in the

health sector, especially medical records, has the meaning of a process

of distributing medical records to each polyclinic addressed by the

patient according to the medical record number. Minimum Service

Standards (SPM) are provisions regarding the type and quality of basic

services in the speed of providing medical records, the standard time for

providing medical records for outpatient services is 10 minutes. This

research was conducted at Bhakti Asih Hospital located at Jalan Raden

Saleh No. 10, Karang Tengah, Tangerang City, Banten 15157. The

purpose of this study was to determine the length of time for the

distribution of outpatient medical records at Bhakti Asih General

Hospital. This type of research uses descriptive quantitative methods.

Data collection techniques used are observation and interviews. In this

Adinda Pratiwi, Lily Widjaja, Muniroh, Daniel Happy Putra /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(4), 1-6

Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Bhakti Asih 464

study, the population was all outpatient medical records in the period

June 2021 with a sample of 96 outpatient medical records, using the

Incidental/Convenience sampling technique. The results of this study can

be seen that 52 medical records (54.16%) have met the SOP 10 minutes,

while 44 medical records (45.83%) have not met the SOP 10 minutes.

The time of calculating the distribution of outpatient medical records

with 96 samples for 10 days with a total time of 984 minutes obtained an

average time of distribution of outpatient medical records of 10.25

minutes.

Keywords: medical record, distribution time, outpatient

*Correspondence Author: Adinda Pratiwi

Email: [email protected]

PENDAHULUAN

Demi mencapai kesehatan yang optimal, penyelenggara fasilitas pelayanan

kesehatan harus memberikan pelayanan kesehatan kepada seluruh lapisan masyarakat

untuk mendorong peningkatan mutu pelayanan kesehatan di berbagai fasilitas pelayanan

kesehatan, salah satunya melalui pengelolaan rekam medis di setiap fasilitas pelayanan

kesehatan (RI, 2006). Menurut (Dep Kes, 2008), tentang standar pelayanan minimal

dokumen penyediaan rekam medis oleh rumah sakit, standar rata-rata adalah 10 menit.

Standar pelayanan minimal rumah sakit adalah spesifikasi standar pelayanan minimal yang

diberikan oleh organisasi pelayanan publik kepada masyarakat (Dewi et al., 2017).

Pengungkapan pelayanan yang cepat dan tepat dalam memberikan dan menetapkan

riwayat pasien dapat memudahkan dokter dan membuat pasien tetap puas karena

pemeriksaan yang akan dilakukan tidak menunggu rekam medis datang. Kecepatan

penyediaan rekam medis merupakan salah satu indikator kepuasan pelayanan pasien.

Waktu penyediaan rekam medis sesuai standar pelayanan minimal < 10 menit. Semakin

cepat rekam medis didistribusikan kepada perawat di poliklinik maka semakin cepat pula

pasien dilayani, menurut penelitian (Dewi et al., 2017), salah satu faktor kepuasan pasien

adalah “waktu tunggu pasien untuk sampai ke ruang pemeriksaan dokter untuk

mendapatkan pelayanan tidak lebih dari 1 jam”, dengan angka 73,10% dilaksanakan di

poliklinik rawat jalan untuk menyediakan rekam medis menurut (Hakamb, 2018b)

Argumentasi bahwa penyediaan rekam medis dilaksanakan di mana klasifikasi rekam

medis yang cepat dan akurat merupakan tujuan utama dari pendistribusian rekam medis

mempengaruhi pemberian pelayanan medis kepada pasien.

Menurut (Depkes, 2016), penugasan rekam medis ke poliklinik harus dilakukan oleh

orang yang berwenang membawa rekam medis pasien guna meminimalisir terjadinya

kebocoran informasi dan kebocoran rekam medis dimulai dari pendaftaran pasien di loket

pendaftaran, kemudian petugas operator mengambil bukti pembayaran, kemudian petugas

operator menempelkan nomor antrian pasien dan bukti pembayaran ke berkas rekam medis

Setelah diperiksa oleh petugas operator, petugas operator akan mendistribusikan catatan

medis tersebut ke bagian atau klinik yang ditunjuk sesegera mungkin.

Menurut (Ary, 2017) “Pendistribusian yang cepat dan tepat merupakan tujuan utama

dari kegiatan pendistribusian karena berpengaruh terhadap pemberian pelayanan kepada

pasien”, melihat keterlambatan pendistribusian rekam medis masih ditemukan

menyebabkan keterlambatan pendistribusian rekam medis. catatan, mempengaruhi

pelayanan medis kepada pasien. Semakin lama rekam medis disediakan, semakin lama pula

pasien akan diberikan pelayanan medis.

Penelitian teoritis menurut Pasal 1 Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

No. 1. (Permenkes RI, 2008). Rekam medis adalah dokumen yang berisi catatan dan

Adinda Pratiwi, Lily Widjaja, Muniroh, Daniel Happy Putra /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(4), 1-6

Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Bhakti Asih 465

dokumen identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang

telah diberikan kepada pasien, dan setiap penyelenggara pelayanan kesehatan wajib

membuat rekam medis, baik rawat jalan maupun rawat inap. Rekam medis yang baik harus

didukung oleh sistem pendistribusian berkas rekam medis, pendistribusian yang baik

adalah dengan membagi rekam medis secara benar, cepat dan efisien.

Menurut (DepKes, 2006), penugasan rekam medis ke poliklinik harus dilakukan oleh

orang yang berwenang membawa rekam medis pasien, dengan tujuan untuk meminimalisir

terjadinya kebocoran informasi dan kebocoran rekam medis. lingkup rumah sakit. Rumah

Sakit merupakan sarana kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan individu secara

paripurna melalui pelayanan gawat darurat, rawat jalan dan rawat inap. serta pelatihan dan

penelitian bagi pegawai kesehatan (UU, 2009).

Rekam medis adalah informasi tertulis atau rekaman tentang identitas, riwayat

kesehatan, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosis, serta pasien dan tata cara

pengobatan untuk semua pelayanan medis, baik pelayanan rawat inap, rawat jalan, maupun

gawat darurat (Akbar & Kirana, 2012). Rekam medis juga dapat digunakan sebagai bukti

tertulis atau tindakan pelayanan bagi pasien, yang dapat melindungi hak dan kepentingan

sah pasien yang bersangkutan (Wiguna & Sidauruk, 2017).

Distribusi adalah proses pendistribusian rekam medis ke setiap poliklinik yang

dikunjungi pasien berdasarkan nomor rekam medis (Hakam, 2018a). Penyebarluasan

rekam medis harus mendukung kualitas pelayanan medis, termasuk pelayanan rawat jalan

(Valentina, 2018). Untuk mendukung pelayanan yang berkualitas, penyebarluasan rekam

medis harus memenuhi standar yang ditetapkan oleh pemerintah. Standar pemberian

pelayanan ini mendukung kepuasan pasien terhadap pelayanan yang diberikan rumah sakit

kepada pasien (Sandika & Uci Mutia Fadila Sari, 2018)

Dalam observasi awal, pendistribusian rekam medis mengalami kendala karena

dari 30 rekam medis yang dihitung lama waktu pengirimannya, yang sesuai dengan standar

lama waktu pengiriman rekam medis rawat jalan hanya 50%, sedangkan sisanya masih

diatas standar atau ≥ 10 menit. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk melakukan penelitian

“Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan di RS Bhakti Asih”.

METODE PENELITIAN

Jenis penelitian ini menggunakan metode deskriptif kuantitatif (Sugiyono, 2012).

Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dan wawancara (Pujaastawa,

2016). Dalam penelitian ini diambil sampel 96 rekam medis rawat jalan dari seluruh rekam

medis rawat jalan pada bulan Juni 2021 dengan menggunakan teknik

incidental/convenience (kebetulan). Penelitian ini bersifat deskriptif kuantitatif dan

berdasarkan pengamatan terhadap kurun waktu pendistribusian rekam medis keliling di

Fasilitas Rekam Medis RSU Bhakti Asih.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Bersumber pada hasil penelitian yang dilakukan terhadap proses pendistribusian

rekam medis rawat jalan di RSU Bhakti Asih, sebaagai berikut :

Tabel 1. Persentase Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan

Pendistribusian Rekam

Medis Rawat Jalan

Jumlah

Persentase

Tepat waktu ≤ 10 menit

52 RM

54,16%

Adinda Pratiwi, Lily Widjaja, Muniroh, Daniel Happy Putra /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(4), 1-6

Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Bhakti Asih 466

Tidak tepat waktu ≥ 10

menit

44 RM

45,83%

Total

96 RM

100%

Rata-rata waktu

pendistribusian rekam medis

rawat jalan

10,25 menit

Berdasarkan hasil perhitungan jumlah pendistribusian rekam medis rawat jalan

pada penelitian ini adalah 96 rekam medis, dengan rata-rata waktu pendistribusian 10,25

menit. Diketahui bahwa 52 rekam medis (54,16%) belum tercapai SOP ≤ 10 menit,

sedangkan 44 rekam medis (45,83%) belum tercapai SOP ≥ 10 menit waktu pendistribusian

rekam medis rawat jalan.

RSU Bhakti Asih dalam pelaksanaanya sudah mempunyai SOP(Standar

Oprasional Prosedur) untuk pendistribusian rekam medis rawat jalan dengan waktu ≤10

menit yang diterbitkan pada tanggal 18 Juni 2019. Waktu penghitungan dimulai saat rekam

medis dicetak sampai diterima oleh petugas poliklinik yang ditunjuk. Pengoperasian rekam

medis di RS Bhakti Asih tidak sesuai dengan SOP yang ada karena masih ada rekam medis

yang diproses pada saat pendistribusian rekam medis rawat jalan dengan rata-rata waktu

10 menit (25,10 menit)

Berdasarkan hasil perhitungan waktu pendistribusian rekam medis rawat jalan

berdasarkan 96 rekam medis pasien di RS Bhaktiasi dengan rata-rata 10 rekam medis per

hari selama 10 hari, didapatkan total waktu 984 menit, dan rata-rata waktu pendistribusian

rekam medis rawat jalan adalah 10 menit 25 detik. Hasil waktu pendistribusian rekam

medis ini menunjukkan masih banyak lagi rekam medis yang ditemukan dalam waktu 10

menit. Jika rekam medis dibagi sangat lambat, maka akan berdampak terhadap pelayanan

medis pasien dengan tidak adanya rekam medis maka pasien tidak dapat penanganan dan

pelayanan yang diberikan oleh dokter, karena tanpa adanya rekam medis pasien maka

dokter tidak dapat memberikan pelayanan medis kepada pasien (Pratiwi, 2021).

Pendistribusian rekam medis rawat jalan yang tepat waktu menjadi tanggung jawab petugas

rekam medis untuk pelayanan yang lebih baik di RS Bhakti Asih.

Berdasarkan temuan, Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu faktor

penyebab keterlambatan pendistribusian rekam medis rawat jalan di RS Bhakti Asih.

kurangnya pengetahuan petugas terkait dengan penyediaan rekam medis rawat jalan,

adalah tenaga medis yang tidak mempunyai standar kompetensi terhadap pengetahuan

dalam menyediakan rekam medis, dikarenakan adanya petugas dengan jenjang Sekolah

Menengah Atas (SMA) yang tidak memiliki waktu untuk menyediakan catatan medis dan

kurangnya pelatihan di rumah sakit untuk meningkatkan pengetahuan tenaga medis.

Material Rekam medis banyak yang tidak disimpan sehingga mengakibatkan

keterlambatan pengiriman rekam medis rawat jalan. Cara kerja (metodologi) RS Bhakti

Asih dalam pencarian rekam medis dan penyerahan rekam medis rawat jalan mengalami

keterlambatan karena tidak melengkapi standar pelayanan minimal 10 menit. Untuk

machine, dan money di RSU Bhakti Asih sudah berjalan dengan baik karena faktor yang

menyebabkan keterlambatan hanya dari faktor man, material dan method.

KESIMPULAN

Setelah melakukan pengkajian tentang “Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian

Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Bhakti Asih” dapat di Simpulkan bahwa

Di RSU Bhakti Asih sudah terdapat SOP untuk proses pendistribusian rekam medis rawat

jalan, Namun untuk implementasinya masih ada hal-hal yang belum sinkron dengan SOP

yang ada, hal tersebut menyebabkan terlambatnya rekam medis rawat jalan sampai di

poliklinik yang dituju. Dengan rata-rata waktu pendistribusian rekam medis rawat jalan

Adinda Pratiwi, Lily Widjaja, Muniroh, Daniel Happy Putra /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(4), 1-6 
                                                       
Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Bhakti Asih   467                                                                              
10,25 menit, sedangkan dalam SOP penyaluran rekam medis rawat jalan dengan waktu 
dibutuhkan sekitar  ≤ 10 menit.  
Terdapat 52 rekam medis (54,16%) yang waktu pendistribusiannya ≤10 menit yang 
telah  memenuhi  SOP,  sedangkan  44  rekam  medis  rawat  jalan  (45,83%)  mengalami 
keterlambatanpendistribusian yaitu ≥10 menit atau belum memenuhi SOP dari hasil waktu 
perhitungan pendistribusian rekam medis rawat jalan dengan 96 rekam medis pasien di 
RSU Bhakti Asih  selama 10 hari dengan jumlah rata-rata perharinya 10 rekam medis, 
didapati total waktu 984 permenit dengan rata-rata waktu pendistribusian rekam medis 
rawat jalan 10,25 menit.  Hasil waktu pendistribusia rekam medis ini membuktikan bahwa 
masih banyak rekam medis yang ditemukan ≥10 menit.  
Berdasarkan temuan, Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu sebab 
yang menjadi factor terlambatnya penyaluran rekam medis terhadap pelayanan rawat jalan 
di  Rumah  Sakit  Bhakti  Asih  adalah  tenaga  medis  yang  tidak  mempunyai  standar 
kompetensi terhadap pengetahuan dalam menyediakan rekam medis, dikarenakan adanya 
petugas dengan jenjang Sekolah Menengah Atas (SMA) yang tidak memiliki waktu untuk 
menyediakan catatan medis dan kurangnya pelatihan di rumah sakit untuk meningkatkan 
pengetahuan tenaga medis. Material (Bahan) dokumen rekam medis rawat jalan masih 
banyak  yang  belum  belum  terdokumentasikan  sehingga  menyebabkan  keterlambatan. 
Pencarian dan penyerahan dokumen rekam medis mengalami keterlambatan dikarnakan 
cara kerja (Method) di RSU Bhakti Asih masih belum mencapai standar pelayanan minimal 
yang diberikan dengan rentan waktu ≥ 10  menit. Untuk machine, dan money di RSU 
Bhakti Asih sudah berjalan dengan baik karena faktor yang menyebabkan keterlambatan 
hanya dari faktor man, material dan method. 
 
 
BIBLIOGRAFI 
 
Akbar,  F.  H.  N.,  &  Kirana,  S.  (2012).  Hubungan  antara  masa  kerja  dokter  dengan 
kelengkapan pengisian data rekam medis oleh dokter yang bertugas di puskesmas 
Kecamatan  Karawang  Barat  Kabupaten  Karawang  Periode  1-31  Oktober  2011. 
Fakultas Kedokteran. 
Ary, S. L. (2017). Parents’ Perceptions of a School-Based Inclusion Program for their 
Children with Autism. Walden University. 
Dep  Kes,  R.  I.  (2008).  Keputusan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor 
129/Menkes/Sk/II/2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Nomor 
Tambahan  Lembaran  Negara  Nomor  4355  Nomor  Tambahan  Lembaran  Negara 
Nomor, 4400(1), 5. 
Depkes, R. I. (2016). Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Farmakope Indonesia. 
DepKes, R. I. (2006). Petunjuk Teknis Peyelenggaraan Rekam Medis, Direktorat Jenderal 
Pelayanan Medik. Jakarta: DepKes RI. 
Dewi,  E.,  Hidayat,  K.,  &  Sunarti,  S.  (2017).  Pengaruh  Bauran  Promosi  terhadap 
Penjualan  Produk  Ekspor  (Studi  pada  Perusahaan  Kerajinan  Bunga  Kering  Ud 
Azizah  Florist  Malang).  Brawijaya  University. 
https://doi.org/10.14710/jkm.v5i4.18314 
Hakam, F. (2018a). Analisis Penyediaan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Berdasarkan 
Standar Operasional Prosedur (SOP) di Puskesmas X. Jurnal Manajemen Informasi 
Dan Administrasi Kesehatan (JMIAK), 1(1). https://doi.org/10.32585/jmiak.v1i1.119 
Hakam, F. (2018b). Pelatihan Manajemen Rekam Medis Sesuai dengan Standar Pedoman 
Penyelenggaraan  dan  Prosedur  Rekam  Medis  di  Puskesmas  Kecamatan  Weru 

Adinda Pratiwi, Lily Widjaja, Muniroh, Daniel Happy Putra /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(4), 1-6

Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Bhakti Asih 468

Kabupaten Sukoharjo. Jurnal Manajemen Informasi Dan Administrasi Kesehatan,

1(2). https://doi.org/10.32585/jmiak.v1i02.164

Permenkes RI. (2008). permenkes ri 269/MENKES/PER/III/2008. In Permenkes Ri No

269/Menkes/Per/Iii/2008 (Vol. 2008, p. 7).

Pratiwi, R. (2021). Analisis Faktor-Faktor yang Menyebabkan Keterlambatan pada

Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan: Literature Review. Jurnal Ilmiah

Permas: Jurnal Ilmiah STIKES Kendal, 11(2), 433–446.

Pujaastawa, I. B. G. (2016). Teknik Wawancara dan observasi untuk pengumpulan bahan

informasi. Manuskrif Tidak Diterbitkan. Denpasar, Bali: Pogram Studi Antropologi,

Fakultas Sastra Dan Budaya, Universitas Udayana. Tersedia Secara Online Juga Di:

Https://Simdos. Unud. Ac. Id/Uploads/File_penelitian_1_dir [Diakses Di Makassar,

Sulawesi Selatan, Indo.

RI, D. (2006). Pedoman Penyelenggaraan & Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di

Indonesia Revisi II. REVISI II.

Sandika, T. W., & Uci Mutia Fadila Sari. (2018). Tinjauan Pelaksanaan Pendistribusian

Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Khusus Paru Tahun 2018. Jurnal

Ilmiah Perekam Dan Informasi …, 2, 493–498.

https://doi.org/10.52943/jipiki.v3i2.68

Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Kuantitatif. 46–57.

UU. (2009). Undang-Undang Republik indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah

Sakit.

Valentina, V. (2018). Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Pada Pasien

Rawat Jalan Di RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016. Jurnal Ilmiah

Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda, 2(1), 251–257.

www.neliti.com/publications/299178/tinjauan-lama-waktu-pendistribusian-rekam-

medis-pada-pasien-rawat-jalan-di-rsu-i#id-section-content

Wiguna, A. S., & Sidauruk, R. P. (2017). Tinjauan Lama Tunggu Pendistribusian Berkas

Rekam Medis Rawat Jalan Di Puskesmas Teladan Medan Tahun 2017. Jurnal Ilmiah

Perekam Dan …, 2, 348–355. jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/view/48

terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)

license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).