Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, April 2022, 2 (4), 463-368
p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534
Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index
DOI : 10.36418/cerdika.v2i4.362 463
Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan di
Rumah Sakit Umum Bhakti Asih
Adinda Pratiwi1*, Lily Widjaja2, Muniroh3, Daniel Happy Putra4
Fakultas Ilmu-Ilmu Kesehatan, Universitas Esa Unggul, Indonesia1, 2, 3, 4
adindapratiwi340@gmail.com1, lily.widjaja@esaunggul.ac.id2,
muniroh@esaunggul.ac.id3, daniel.putra@esaunggul.ac.id4
Abstrak
Received:
Revised :
Accepted:
03-04-2022
05-04-2022
25-04-2022
Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam
tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik, laboratorium, diagnosa
segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan
pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang
mendapatkan pelayanan gawat darurat. Distribusi dalam bidang
kesehatan khususnya rekam medis memiliki arti yaitu suatu proses
penyebaran rekam medis ke tiap-tiap poli klinik yang dituju oleh pasien
sesuai dengan nomor rekam medis. Standar Pelayanan Minimal (SPM)
adalah ketentuan tentang jenis dan mutu pelayanan dasar dalam
kecepatan penyediaan rekam medis, standar waktu penyediaan rekam
medis pelayanan rawat jalan 10 menit. Penelitian ini dilakukan di
Rumah Sakit Bhakti Asih yang berlokasi di Jalan Raden Saleh No.10,
Karang Tengah, Kota Tangerang, Banten 15157. Tujuan penelitian ini
untuk mengetahui lama waktu pendistribusian rekam medis rawat jalan
di RSU Bhakti Asih. Jenis penelitian ini menggunakan metode deskriptif
kuantitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi
dan wawancara. Pada penelitian ini pengambilan populasi adalah seluruh
rekam medis pasien rawat jalan pada periode bulan Juni 2021 dengan
sampel yang berjumlah 96 rekam medis rawat jalan, menggunakan teknik
pengambilan sampel Incidental/Convenience (kebetulan). Hasil dari
penelitian ini dapat diketahui bahwa 52 rekam medis (54,16%) telah
memenuhi SOP ≤ 10 menit, sedangkan 44 rekam medis (45,83%) belum
memenuhi SOP 10 menit. Waktu perhitungan pendistribusian rekam
medis rawat jalan dengan 96 sampel selama 10 hari dengan jumlah waktu
984 menit diperoleh rata-rata waktu pendistribusian rekam medis rawat
jalan 10,25 menit.
Kata kunci: rekam medis, lama waktu pendistribusian, rawat jalan.
Abstract
Medical record is written or recorded information regarding identity,
history taking, physical determination, laboratory, diagnosis of all
medical services and actions provided to patients and treatment, whether
inpatient, outpatient or receiving emergency services. Distribution in the
health sector, especially medical records, has the meaning of a process
of distributing medical records to each polyclinic addressed by the
patient according to the medical record number. Minimum Service
Standards (SPM) are provisions regarding the type and quality of basic
services in the speed of providing medical records, the standard time for
providing medical records for outpatient services is 10 minutes. This
research was conducted at Bhakti Asih Hospital located at Jalan Raden
Saleh No. 10, Karang Tengah, Tangerang City, Banten 15157. The
purpose of this study was to determine the length of time for the
distribution of outpatient medical records at Bhakti Asih General
Hospital. This type of research uses descriptive quantitative methods.
Data collection techniques used are observation and interviews. In this
Adinda Pratiwi, Lily Widjaja, Muniroh, Daniel Happy Putra /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(4), 1-6
Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Bhakti Asih 464
study, the population was all outpatient medical records in the period
June 2021 with a sample of 96 outpatient medical records, using the
Incidental/Convenience sampling technique. The results of this study can
be seen that 52 medical records (54.16%) have met the SOP 10 minutes,
while 44 medical records (45.83%) have not met the SOP 10 minutes.
The time of calculating the distribution of outpatient medical records
with 96 samples for 10 days with a total time of 984 minutes obtained an
average time of distribution of outpatient medical records of 10.25
minutes.
Keywords: medical record, distribution time, outpatient
*Correspondence Author: Adinda Pratiwi
PENDAHULUAN
Demi mencapai kesehatan yang optimal, penyelenggara fasilitas pelayanan
kesehatan harus memberikan pelayanan kesehatan kepada seluruh lapisan masyarakat
untuk mendorong peningkatan mutu pelayanan kesehatan di berbagai fasilitas pelayanan
kesehatan, salah satunya melalui pengelolaan rekam medis di setiap fasilitas pelayanan
kesehatan (RI, 2006). Menurut (Dep Kes, 2008), tentang standar pelayanan minimal
dokumen penyediaan rekam medis oleh rumah sakit, standar rata-rata adalah 10 menit.
Standar pelayanan minimal rumah sakit adalah spesifikasi standar pelayanan minimal yang
diberikan oleh organisasi pelayanan publik kepada masyarakat (Dewi et al., 2017).
Pengungkapan pelayanan yang cepat dan tepat dalam memberikan dan menetapkan
riwayat pasien dapat memudahkan dokter dan membuat pasien tetap puas karena
pemeriksaan yang akan dilakukan tidak menunggu rekam medis datang. Kecepatan
penyediaan rekam medis merupakan salah satu indikator kepuasan pelayanan pasien.
Waktu penyediaan rekam medis sesuai standar pelayanan minimal < 10 menit. Semakin
cepat rekam medis didistribusikan kepada perawat di poliklinik maka semakin cepat pula
pasien dilayani, menurut penelitian (Dewi et al., 2017), salah satu faktor kepuasan pasien
adalah “waktu tunggu pasien untuk sampai ke ruang pemeriksaan dokter untuk
mendapatkan pelayanan tidak lebih dari 1 jam”, dengan angka 73,10% dilaksanakan di
poliklinik rawat jalan untuk menyediakan rekam medis menurut (Hakamb, 2018b)
Argumentasi bahwa penyediaan rekam medis dilaksanakan di mana klasifikasi rekam
medis yang cepat dan akurat merupakan tujuan utama dari pendistribusian rekam medis
mempengaruhi pemberian pelayanan medis kepada pasien.
Menurut (Depkes, 2016), penugasan rekam medis ke poliklinik harus dilakukan oleh
orang yang berwenang membawa rekam medis pasien guna meminimalisir terjadinya
kebocoran informasi dan kebocoran rekam medis dimulai dari pendaftaran pasien di loket
pendaftaran, kemudian petugas operator mengambil bukti pembayaran, kemudian petugas
operator menempelkan nomor antrian pasien dan bukti pembayaran ke berkas rekam medis
Setelah diperiksa oleh petugas operator, petugas operator akan mendistribusikan catatan
medis tersebut ke bagian atau klinik yang ditunjuk sesegera mungkin.
Menurut (Ary, 2017) “Pendistribusian yang cepat dan tepat merupakan tujuan utama
dari kegiatan pendistribusian karena berpengaruh terhadap pemberian pelayanan kepada
pasien”, melihat keterlambatan pendistribusian rekam medis masih ditemukan
menyebabkan keterlambatan pendistribusian rekam medis. catatan, mempengaruhi
pelayanan medis kepada pasien. Semakin lama rekam medis disediakan, semakin lama pula
pasien akan diberikan pelayanan medis.
Penelitian teoritis menurut Pasal 1 Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No. 1. (Permenkes RI, 2008). Rekam medis adalah dokumen yang berisi catatan dan
Adinda Pratiwi, Lily Widjaja, Muniroh, Daniel Happy Putra /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(4), 1-6
Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Bhakti Asih 465
dokumen identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang
telah diberikan kepada pasien, dan setiap penyelenggara pelayanan kesehatan wajib
membuat rekam medis, baik rawat jalan maupun rawat inap. Rekam medis yang baik harus
didukung oleh sistem pendistribusian berkas rekam medis, pendistribusian yang baik
adalah dengan membagi rekam medis secara benar, cepat dan efisien.
Menurut (DepKes, 2006), penugasan rekam medis ke poliklinik harus dilakukan oleh
orang yang berwenang membawa rekam medis pasien, dengan tujuan untuk meminimalisir
terjadinya kebocoran informasi dan kebocoran rekam medis. lingkup rumah sakit. Rumah
Sakit merupakan sarana kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan individu secara
paripurna melalui pelayanan gawat darurat, rawat jalan dan rawat inap. serta pelatihan dan
penelitian bagi pegawai kesehatan (UU, 2009).
Rekam medis adalah informasi tertulis atau rekaman tentang identitas, riwayat
kesehatan, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosis, serta pasien dan tata cara
pengobatan untuk semua pelayanan medis, baik pelayanan rawat inap, rawat jalan, maupun
gawat darurat (Akbar & Kirana, 2012). Rekam medis juga dapat digunakan sebagai bukti
tertulis atau tindakan pelayanan bagi pasien, yang dapat melindungi hak dan kepentingan
sah pasien yang bersangkutan (Wiguna & Sidauruk, 2017).
Distribusi adalah proses pendistribusian rekam medis ke setiap poliklinik yang
dikunjungi pasien berdasarkan nomor rekam medis (Hakam, 2018a). Penyebarluasan
rekam medis harus mendukung kualitas pelayanan medis, termasuk pelayanan rawat jalan
(Valentina, 2018). Untuk mendukung pelayanan yang berkualitas, penyebarluasan rekam
medis harus memenuhi standar yang ditetapkan oleh pemerintah. Standar pemberian
pelayanan ini mendukung kepuasan pasien terhadap pelayanan yang diberikan rumah sakit
kepada pasien (Sandika & Uci Mutia Fadila Sari, 2018)
Dalam observasi awal, pendistribusian rekam medis mengalami kendala karena
dari 30 rekam medis yang dihitung lama waktu pengirimannya, yang sesuai dengan standar
lama waktu pengiriman rekam medis rawat jalan hanya 50%, sedangkan sisanya masih
diatas standar atau ≥ 10 menit. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk melakukan penelitian
“Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan di RS Bhakti Asih”.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini menggunakan metode deskriptif kuantitatif (Sugiyono, 2012).
Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dan wawancara (Pujaastawa,
2016). Dalam penelitian ini diambil sampel 96 rekam medis rawat jalan dari seluruh rekam
medis rawat jalan pada bulan Juni 2021 dengan menggunakan teknik
incidental/convenience (kebetulan). Penelitian ini bersifat deskriptif kuantitatif dan
berdasarkan pengamatan terhadap kurun waktu pendistribusian rekam medis keliling di
Fasilitas Rekam Medis RSU Bhakti Asih.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Bersumber pada hasil penelitian yang dilakukan terhadap proses pendistribusian
rekam medis rawat jalan di RSU Bhakti Asih, sebaagai berikut :
Tabel 1. Persentase Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan
Pendistribusian Rekam
Medis Rawat Jalan
Jumlah
Persentase
Tepat waktu ≤ 10 menit
52 RM
54,16%
Adinda Pratiwi, Lily Widjaja, Muniroh, Daniel Happy Putra /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(4), 1-6
Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Bhakti Asih 466
Tidak tepat waktu 10
menit
44 RM
45,83%
Total
96 RM
100%
Rata-rata waktu
pendistribusian rekam medis
rawat jalan
Berdasarkan hasil perhitungan jumlah pendistribusian rekam medis rawat jalan
pada penelitian ini adalah 96 rekam medis, dengan rata-rata waktu pendistribusian 10,25
menit. Diketahui bahwa 52 rekam medis (54,16%) belum tercapai SOP 10 menit,
sedangkan 44 rekam medis (45,83%) belum tercapai SOP 10 menit waktu pendistribusian
rekam medis rawat jalan.
RSU Bhakti Asih dalam pelaksanaanya sudah mempunyai SOP(Standar
Oprasional Prosedur) untuk pendistribusian rekam medis rawat jalan dengan waktu ≤10
menit yang diterbitkan pada tanggal 18 Juni 2019. Waktu penghitungan dimulai saat rekam
medis dicetak sampai diterima oleh petugas poliklinik yang ditunjuk. Pengoperasian rekam
medis di RS Bhakti Asih tidak sesuai dengan SOP yang ada karena masih ada rekam medis
yang diproses pada saat pendistribusian rekam medis rawat jalan dengan rata-rata waktu
10 menit (25,10 menit)
Berdasarkan hasil perhitungan waktu pendistribusian rekam medis rawat jalan
berdasarkan 96 rekam medis pasien di RS Bhaktiasi dengan rata-rata 10 rekam medis per
hari selama 10 hari, didapatkan total waktu 984 menit, dan rata-rata waktu pendistribusian
rekam medis rawat jalan adalah 10 menit 25 detik. Hasil waktu pendistribusian rekam
medis ini menunjukkan masih banyak lagi rekam medis yang ditemukan dalam waktu 10
menit. Jika rekam medis dibagi sangat lambat, maka akan berdampak terhadap pelayanan
medis pasien dengan tidak adanya rekam medis maka pasien tidak dapat penanganan dan
pelayanan yang diberikan oleh dokter, karena tanpa adanya rekam medis pasien maka
dokter tidak dapat memberikan pelayanan medis kepada pasien (Pratiwi, 2021).
Pendistribusian rekam medis rawat jalan yang tepat waktu menjadi tanggung jawab petugas
rekam medis untuk pelayanan yang lebih baik di RS Bhakti Asih.
Berdasarkan temuan, Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu faktor
penyebab keterlambatan pendistribusian rekam medis rawat jalan di RS Bhakti Asih.
kurangnya pengetahuan petugas terkait dengan penyediaan rekam medis rawat jalan,
adalah tenaga medis yang tidak mempunyai standar kompetensi terhadap pengetahuan
dalam menyediakan rekam medis, dikarenakan adanya petugas dengan jenjang Sekolah
Menengah Atas (SMA) yang tidak memiliki waktu untuk menyediakan catatan medis dan
kurangnya pelatihan di rumah sakit untuk meningkatkan pengetahuan tenaga medis.
Material Rekam medis banyak yang tidak disimpan sehingga mengakibatkan
keterlambatan pengiriman rekam medis rawat jalan. Cara kerja (metodologi) RS Bhakti
Asih dalam pencarian rekam medis dan penyerahan rekam medis rawat jalan mengalami
keterlambatan karena tidak melengkapi standar pelayanan minimal 10 menit. Untuk
machine, dan money di RSU Bhakti Asih sudah berjalan dengan baik karena faktor yang
menyebabkan keterlambatan hanya dari faktor man, material dan method.
KESIMPULAN
Setelah melakukan pengkajian tentang “Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian
Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Bhakti Asih” dapat di Simpulkan bahwa
Di RSU Bhakti Asih sudah terdapat SOP untuk proses pendistribusian rekam medis rawat
jalan, Namun untuk implementasinya masih ada hal-hal yang belum sinkron dengan SOP
yang ada, hal tersebut menyebabkan terlambatnya rekam medis rawat jalan sampai di
poliklinik yang dituju. Dengan rata-rata waktu pendistribusian rekam medis rawat jalan
Adinda Pratiwi, Lily Widjaja, Muniroh, Daniel Happy Putra /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(4), 1-6
Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Bhakti Asih 467
10,25 menit, sedangkan dalam SOP penyaluran rekam medis rawat jalan dengan waktu
dibutuhkan sekitar ≤ 10 menit.
Terdapat 52 rekam medis (54,16%) yang waktu pendistribusiannya 10 menit yang
telah memenuhi SOP, sedangkan 44 rekam medis rawat jalan (45,83%) mengalami
keterlambatanpendistribusian yaitu ≥10 menit atau belum memenuhi SOP dari hasil waktu
perhitungan pendistribusian rekam medis rawat jalan dengan 96 rekam medis pasien di
RSU Bhakti Asih selama 10 hari dengan jumlah rata-rata perharinya 10 rekam medis,
didapati total waktu 984 permenit dengan rata-rata waktu pendistribusian rekam medis
rawat jalan 10,25 menit. Hasil waktu pendistribusia rekam medis ini membuktikan bahwa
masih banyak rekam medis yang ditemukan ≥10 menit.
Berdasarkan temuan, Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu sebab
yang menjadi factor terlambatnya penyaluran rekam medis terhadap pelayanan rawat jalan
di Rumah Sakit Bhakti Asih adalah tenaga medis yang tidak mempunyai standar
kompetensi terhadap pengetahuan dalam menyediakan rekam medis, dikarenakan adanya
petugas dengan jenjang Sekolah Menengah Atas (SMA) yang tidak memiliki waktu untuk
menyediakan catatan medis dan kurangnya pelatihan di rumah sakit untuk meningkatkan
pengetahuan tenaga medis. Material (Bahan) dokumen rekam medis rawat jalan masih
banyak yang belum belum terdokumentasikan sehingga menyebabkan keterlambatan.
Pencarian dan penyerahan dokumen rekam medis mengalami keterlambatan dikarnakan
cara kerja (Method) di RSU Bhakti Asih masih belum mencapai standar pelayanan minimal
yang diberikan dengan rentan waktu 10 menit. Untuk machine, dan money di RSU
Bhakti Asih sudah berjalan dengan baik karena faktor yang menyebabkan keterlambatan
hanya dari faktor man, material dan method.
BIBLIOGRAFI
Akbar, F. H. N., & Kirana, S. (2012). Hubungan antara masa kerja dokter dengan
kelengkapan pengisian data rekam medis oleh dokter yang bertugas di puskesmas
Kecamatan Karawang Barat Kabupaten Karawang Periode 1-31 Oktober 2011.
Fakultas Kedokteran.
Ary, S. L. (2017). Parents’ Perceptions of a School-Based Inclusion Program for their
Children with Autism. Walden University.
Dep Kes, R. I. (2008). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
129/Menkes/Sk/II/2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Nomor
Tambahan Lembaran Negara Nomor 4355 Nomor Tambahan Lembaran Negara
Nomor, 4400(1), 5.
Depkes, R. I. (2016). Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Farmakope Indonesia.
DepKes, R. I. (2006). Petunjuk Teknis Peyelenggaraan Rekam Medis, Direktorat Jenderal
Pelayanan Medik. Jakarta: DepKes RI.
Dewi, E., Hidayat, K., & Sunarti, S. (2017). Pengaruh Bauran Promosi terhadap
Penjualan Produk Ekspor (Studi pada Perusahaan Kerajinan Bunga Kering Ud
Azizah Florist Malang). Brawijaya University.
https://doi.org/10.14710/jkm.v5i4.18314
Hakam, F. (2018a). Analisis Penyediaan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Berdasarkan
Standar Operasional Prosedur (SOP) di Puskesmas X. Jurnal Manajemen Informasi
Dan Administrasi Kesehatan (JMIAK), 1(1). https://doi.org/10.32585/jmiak.v1i1.119
Hakam, F. (2018b). Pelatihan Manajemen Rekam Medis Sesuai dengan Standar Pedoman
Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis di Puskesmas Kecamatan Weru
Adinda Pratiwi, Lily Widjaja, Muniroh, Daniel Happy Putra /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(4), 1-6
Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Bhakti Asih 468
Kabupaten Sukoharjo. Jurnal Manajemen Informasi Dan Administrasi Kesehatan,
1(2). https://doi.org/10.32585/jmiak.v1i02.164
Permenkes RI. (2008). permenkes ri 269/MENKES/PER/III/2008. In Permenkes Ri No
269/Menkes/Per/Iii/2008 (Vol. 2008, p. 7).
Pratiwi, R. (2021). Analisis Faktor-Faktor yang Menyebabkan Keterlambatan pada
Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan: Literature Review. Jurnal Ilmiah
Permas: Jurnal Ilmiah STIKES Kendal, 11(2), 433446.
Pujaastawa, I. B. G. (2016). Teknik Wawancara dan observasi untuk pengumpulan bahan
informasi. Manuskrif Tidak Diterbitkan. Denpasar, Bali: Pogram Studi Antropologi,
Fakultas Sastra Dan Budaya, Universitas Udayana. Tersedia Secara Online Juga Di:
Https://Simdos. Unud. Ac. Id/Uploads/File_penelitian_1_dir [Diakses Di Makassar,
Sulawesi Selatan, Indo.
RI, D. (2006). Pedoman Penyelenggaraan & Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia Revisi II. REVISI II.
Sandika, T. W., & Uci Mutia Fadila Sari. (2018). Tinjauan Pelaksanaan Pendistribusian
Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Khusus Paru Tahun 2018. Jurnal
Ilmiah Perekam Dan Informasi , 2, 493498.
https://doi.org/10.52943/jipiki.v3i2.68
Sugiyono. (2012). Metode Penelitian Kuantitatif. 4657.
UU. (2009). Undang-Undang Republik indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah
Sakit.
Valentina, V. (2018). Tinjauan Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis Pada Pasien
Rawat Jalan Di RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016. Jurnal Ilmiah
Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda, 2(1), 251257.
www.neliti.com/publications/299178/tinjauan-lama-waktu-pendistribusian-rekam-
medis-pada-pasien-rawat-jalan-di-rsu-i#id-section-content
Wiguna, A. S., & Sidauruk, R. P. (2017). Tinjauan Lama Tunggu Pendistribusian Berkas
Rekam Medis Rawat Jalan Di Puskesmas Teladan Medan Tahun 2017. Jurnal Ilmiah
Perekam Dan …, 2, 348355. jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/view/48
© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication under the
terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)
license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).