Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, Maret 2022, 2 (3), 394-399
p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534
Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index
DOI : 10.36418/cerdika.v2i3.358 394
Tinjauan Sistem Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit
Ernaldi Bahar Provinsi Sumatera Selatan
Party Elliyanti1*, Popin Septri Badoriasari2
Politeknik Piksi Ganesha Bandung, Indonesia1, 2
Partyelliyanti@gmail.com1, Popinsbs1995@gmail.com2
Abstrak
Received:
Revised :
Accepted:
25-10-2021
10-03-2022
25-03-2022
Usaha peningkatan kualitas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan
dapat terlaksana dengan baik bila sesuai dengan alur prosedur dan harus
memenuhi standar rata-rata waktu pelayanan di pendaftaran. Di dalam
kenyataannya sering terdapat faktor-faktor penghambat yang sering
terjadi. Cari tahu mengapa layanan pendaftaran rawat jalan dilarang.
Metode penelitian yang digunakan adalah analisis deskriptif, yaitu dengan
mengamati secara keseluruhan terhadap pelayanan pendaftaran unit rawat
jalan. Populasi penelitian ini adalah pasien yang datang berkunjung di unit
rawat jalan dan petugas pendaftaran rawat jalan dengan menghitung rata-
rata waktu pelayanan yang diberikan terhadap pasien yang datang sesuai
dengan standar prosedur yang telah ditetapkan. Berdasarkan hasil yang
penulis teliti rata – rata waktu pelayanan pendaftaran rawat jalan
memperoleh sampel sebanyak 133 pasien, pasien lama terdiri dari 120
orang dan pasien baru 13 orang. Bagi pasien lama rata – rata waktu
pelayanannya sekitar 7 menit paling lamanya dan pasien baru rata- rata
sekitar 11 menit. Hasil penelitian menunjukkan sistem pelayanan
pendaftaran pasien rawat jalan di Rumah Sakit Ernaldi Bahar Provinsi
Sumatera Selatan dapat dikatakan masih belum optimal karena masih
terdapat faktor kendala yang terjadi saat melakukan pendaftaran yaitu
seperti gangguan pada jaringan internet, dan terhambatnya pencarian
berkas rekam medis rawat jalan karena mesin pencetak tracer macet
sehingga harus menunggu SJP/SEP terlebih dahulu baru berkas rekam
medis rawat jalan bisa dicari/diambil untuk diserahkan ke poliklinik rawat
jalan.
Kata kunci: pelayanan; pendaftaran; pasien; rawat jalan; waktu.
Abstract
Efforts to improve the quality of outpatient registration services can be
carried out properly if they are in accordance with the procedure flow and
must meet the average standard of service time at registration. In reality,
there are often inhibiting factors that often occur. Find out why outpatient
registration services are banned. The research method used is descriptive
analysis, namely by observing the overall registration service of the
outpatient unit. The population of this study were patients who came to
visit the outpatient unit and outpatient registration officers by calculating
the average service time provided to patients who came in accordance with
established standard procedures. Based on the results that the authors
examined, the average time for outpatient registration services obtained a
sample of 133 patients, old patients consisted of 120 people and 13 new
patients. For old patients, the average service time is about 7 minutes at
most and new patients are on average about 11 minutes. The results
showed that the outpatient registration service system at Ernaldi Bahar
Hospital, South Sumatra Province, can be said to be still not optimal
because there are still constraint factors that occur when registering, such
as interference with the internet network, and delays in searching for
outpatient medical record files because of the printing machine. the tracer
is jammed so you have to wait for the SJP/SEP first before the outpatient
Party Elliyanti, Popin Septri Badoriasari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(3), 394-399
Tinjauan Sistem Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit Ernaldi Bahar Provinsi
Sumatera Selatan 395
medical record file can be searched/retrieved to be submitted to the
outpatient polyclinic.
Keywords: service; registration; patient; outpatient; time
*Correspondent Author: Party Elliyanti
Email: [email protected]
PENDAHULUAN
Menurut Permenkes No. 340/MENKES/PER/III/2010, Rumah Sakit adalah
institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan rawat inap, rawat jalan
dan gawat darurat (No, 2010). Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008
Rekam medis adalah file yang berisi catatan dan dokumen tentang identifikasi pasien,
diagnosis, pengobatan, tindakan, dengan layanan lain yang diberikan kepada pasien
(Permenkes, 2008). Pelayanan Rumah Sakit mendukung rekam medis yang baik dan
akurat, pelayanan rumah sakit kurang berhasil dalam upaya meningkatkan pelayanan yang
diharapkan salah satunya peningkatan kualitas pelayanan di tempat pendaftaran rawat jalan
(Giyana, 2012).
Pelayanan pasien dinilai baik apabila dikelola oleh petugas yang ramah, sopan,
tertib dan akuntabel sesuai dengan kebutuhan pelayanan pasien (Lily & Deasy, 2017). Unit
TPPRJ melayani pasien dari pendaftaran sampai pasien menerima pelayanan. Menurut
penelitian sebelumnya, pasien BPJS akan hadir pada siang hari jika tidak memenuhi
persyaratan fotokopi, surat rekomendasi, fotokopi SKP dan kartu BPJS, dll. Anda tidak
langsung mendapatkan layanan tambahan. Hal ini dapat menyebabkan pasien BPJS
mengalami kendala dalam pendaftaran pasien rawat jalan, sehingga mengakibatkan
keterlambatan atau kegagalan layanan secara langsung (Nengsih, 2021).
Pelayanan rekam medis harus memenuhi standar rata-rata waktu pelayanan.
Namun kenyataannya masih sering terdapat faktor-faktor dan keterlambatan yang sering
terjadi dalam pelayanan di tempat pendaftaran pasien rawat jalan (Hasibuan, 2020).
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan tentang Standar Pelayanan Minimal (SPM) Rumah
Sakit, waktu penyediaan rekam medis rawat jalan tidak boleh lebih dari 10 menit dari
selesainya pendaftaran pasien sampai dengan kedatangan rekam medis di poliklinik atau
klinik (Maryati, 2015).
Berdasarkan penelitian (Apriliyani, 2021) dari pengamatan tersebut dapat
disimpulkan bahwa ketersediaan pelayanan di Klinik Darul Arqam Garut dapat dikatakan
efektif. Peralatan kesehatan yang memadai untuk menunjang kebutuhan, seperti
laboratorium untuk penunjang medis, dan dua ambulans sudah tersedia untuk memenuhi
kebutuhan pasien.
Adapun dalam penelitian (Farid et al., 2021) peranan rekam medis elektronik
memudahkan tenaga medis dalam melayani pasien, sehingga lebih efisien dalam melayani
pasien. Dari pengamatan tersebut dapat disimpulkan bahwa ketersediaan pelayanan Klinik
Darul Arqam Garut dapat dikatakan efektif. Pengamatan peralatan medis di klinik bisa
dikatakan lengkap, mulai dari ruang tunggu yang nyaman, peralatan sanitasi yang memadai
untuk menunjang kebutuhan, seperti laboratorium untuk penunjang medis, dan sudah ada
dua ambulans untuk memenuhi kebutuhan pasien.
Sedangkan dalam penelitian (Widodo et al., 2022) RSUD Tebet Jakarta
menggunakan aplikasi bernama Hospital Information System (HIS) yang dibuat oleh
RSUD Tebet Jakarta dan bekerjasama dengan provider untuk melakukan pendaftaran
pasien berbasis website secara komputerisasi. Kendala yang sering terjadi pada aplikasi
Sistem Informasi Rumah Sakit (HIS) masih ada, antara lain pencarian data pasien lama
tanpa membawa kartu kunjungan, yang dilakukan sesuai aturan rekam medis, hanya
Party Elliyanti, Popin Septri Badoriasari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(3), 394-399
Tinjauan Sistem Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit Ernaldi Bahar Provinsi
Sumatera Selatan 396
memasukkan tanggal lahir pasien, namun tetap ada di Tebet Data Duplikat Rumah Sakit,
karena pada sistem database tidak terdapat data pasien berupa tanggal lahir sebagai primary
key, sehingga pasien mencari data pasien berdasarkan tanggal lahir. Oleh karena itu,
disarankan kepada RSUD Tebet Jakarta untuk memperbaiki database dan menggunakan
tanggal lahir pada tabel pasien sebagai primary key untuk menghindari duplikasi data
pasien dan duplikasi data pada sistem.
Penelitian ini bertujuan untuk peneliti tertarik untuk mengetahui faktor
penghambat dalam pelayanan Pendaftaran pasien rawat jalan di RS Ernaldi, Sumatera
Selatan.
METODE PENELITIAN
Penelitian dilakukan di Rumah Sakit Ernaldi Bahar Provinsi Sumatera Selatan
pada bulan Juli 2021. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah
penelitian kualitatif dengan menggunakan metode deskriptif (Notoatmodjo, 2016).
Menurut (Winartha, 2006), Pendekatan kualitatif adalah untuk menganalisis,
menggambarkan dan meringkas situasi yang berbeda dengan mengumpulkan informasi
tentang mereka selama wawancara atau observasi lapangan. Kemudian peneliti mengamati
secara keseluruhan pasien di unit pendaftaran rawat jalan dan menggambarkan apa saja
yang terjadi di unit pendaftaran rawat jalan. Populasi dalam penelitian ini adalah pasien
rawat jalan sebanyak 200 orang dengan teknik simple random sampling. Perhitungan
jumlah sampel menggunakan rumus Slovin dan memperoleh sampel sebanyak 133 pasien
rawat jalan. Metode sampel adalah uji coba terkontrol secara acak dengan daftar checklist.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil observasi di Rumah Sakit Ernadi Bahar Provinsi Sumatera
Selatan terdapat prosedur pelayanan rawat jalan yakni Prosedur Tetap Pelayanan
Pendaftaran Pasien Instalasi Rawat Jalan, Pasien yang berobat ke Instansi Rawat jalan, jam
buka pelayanan pendaftaran pada hari :
Senin s/d kamis : 07.30 s/d 12.00
Jumat : 07.30 s/d 10.00
Sabtu : 07.30 s/d 11.00
1. Menunjukan syarat-syarat berobat :
(KK,KTP,KARTU BEROBAT, KARTU BPJS dan RUJUKAN)
2. Untuk pasien baru petugas pendaftaran membuat status pasien, dan memberikan
nomor rekam medis serta mencatat dibuku register (nama, nama orang tua, tempat
tanggal lahir, umur, JK, alphabet, alamat, status, pekerjaan, pendidikan, cara bayar,
tujuan poliklinik)
3. Petugas pendaftaran membuatkan kartu identitas berobat pasien baru dan disarankan
agar dibawa bila berobat ulang.
4. Untuk pasien lama menyerahkan kartu identitas berobat, petugas penyimpanan
mencari Berkas Rekam Medis pasien tersebut.
5. Pasien dipersilahkan menunggu di poliklinik yang di tuju.
6. Berkas rekam medis akan dicari dan dicatat dalam buku ekspedisi (nama, No. RM)
serta diantar oleh petugas rekam medis.
7. Pasien mendapatkan pelayanan poliklinik.
Waktu Pelayanan Pendaftaran
Party Elliyanti, Popin Septri Badoriasari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(3), 394-399
Tinjauan Sistem Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit Ernaldi Bahar Provinsi
Sumatera Selatan 397
Menurut (Depkes, 2008) telah memberikan Standar layanan rumah sakit yang
rendah, pelayanan rekam medis yang baik dan berkualitas dari pelayanan yang ramah, cepat
dan nyaman. Waktu pelayanan pendaftaran pasien dibutuhkan waktu kurang dari atau sama
dengan 10 menit dan disebut lama jika waktu tunggu lebih dari 10 menit. Rumah Sakit
Ernaldi Bahar Provinsi Sumatera Selatan diperoleh sample sebanyak 133 pasien yang
diteliti, untuk pasien lama terdiri dari 120 orang dan pasien baru13 orang dan terbukti untuk
ketepatan waktu pelayanan pendaftaran pasien masih belum optimal. Pasien lama rata –
rata sekitar 7 menit paling lamanya dan pasien baru rata- rata sekitar 11 menit.
Table 1. Hasil Check List Waktu Pelayanan Pendaftaran Rekam Medis Rawat Jalan
di Rumah Sakit Ernal di Bahar Provinsi Sumatera Selatan
Kegiatan
Rata – rata
waktu
(Menit)
Keterangan
≥ 10
Menit
Waktu Pendaftaran Pasien Lama, BPJS,
IPWL, UMUM
7,03 Menit
16 RM
Waktu Pendaftaran Pasien Baru, BPJS,
IPWL, UMUM
11,15 Menit
8 RM
Total
133 RM
Keterangan :
waktu pelayanan
jumlah pasien lama = 844 Menit
120 = 7,03 menit
waktupelayanan
jumlah pasien baru =145 Menit
13 =11,15 menit
Berdasarkan tabel 1 diatas menyatakan bahwa hasil perhitungan rata-rata waktu
pelayanan petugas TPPRJ dan petugas penyimpanan di Rumah Sakit Ernaldi Bahar
Provinsi Sumatera Selatan dalam melakukan pelayanan rekam medis rawat jalan untuk
pasien baru adalah sekitar 11 menit dan pasien lama sekitar 7 menit baik pasien BPJS,
IPWL maupun pasien UMUM.
Pelayanan diberikan kepada pasien sejak pendaftaran sampai pasien menerima
pelayanan. Menurut penelitian sebelumnya, pasien BPJS akan hadir pada siang hari jika
tidak memenuhi persyaratan fotokopi, surat rekomendasi, fotokopi SKP dan kartu BPJS,
dll. Anda tidak langsung mendapatkan layanan tambahan. Hal ini dapat menyebabkan
pasien BPJS mengalami kendala dalam pendaftaran pasien rawat jalan, sehingga
mengakibatkan keterlambatan atau kegagalan layanan secara langsung (Mendrofa &
Suryawati, 2016).
Berdasarkan hasil penelitan pendaftaran pasien rawat jalan di Rumah Sakit Ernaldi
Bahar Provinsi Sumatera Selatan sudah menyampaikan usulan SOP, namun masih ada
antrian panjang di Pusat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) yang akan
memperpanjang pelayanan pasien. Hal tersebut sejalan dengan penelitian yang dilakukan
oleh Demi Febrianty pada tahun 2016 di Rumah Sakit Ernadi Bahar Provinsi Sumatera
Selatan dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Sistem Pelayanan Pendaftaran Rekam Medis
Rawat Jalan” yang menyatakan bahwa di Rumah Sakit Ernadi Bahar Provinsi Sumatera
Selatan ini standar SOP sudah ada, namun belum optimal, masih kurangnya jumlah petugas
rekam medis dalam ruang filing yang menyebabkan pelayanan rekam medis menjadi
sedikit lama dan pada saat itu belum terdapat mesin tracer yang tersambung internet (Dewi
& Ismahmudi, 2016).
Party Elliyanti, Popin Septri Badoriasari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(3), 394-399
Tinjauan Sistem Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit Ernaldi Bahar Provinsi
Sumatera Selatan 398
Hasil yang peneliti teliti pada bulan juli 2021 di Rumah Sakit Ernaldi Bahar
Provinsi Sumatera Selatan pengidentifikasi pasien rawat jalan sudah dilakukan sesuai
standar SOP Rumah Sakit, dilakukan secara komputerisasi. Petugas loket pendaftaran
terdapat 3 orang, 1 orang loket BPJS, dan 1 orang loket UMUM dan 1 loket IPWL.
Pengambilan berkas rekam medis sudah menggunakan cara online yaitu dengan cara
petugas pendaftaran memasukan No.RM pasien ke komputer dan langsung terhubung ke
mesin pencetak kertas tracer di bagian filling rak penyimpanan (Sardjito & Lapang, 2021).
Waktu petugas dalam melayanin pasien belum cukup baik, dilihat dari bagian tempat
pendaftaran pasien rawat jalan para petugas melayani pasien rawat jalan pasien lama paling
lambat 7 menit dan pasien baru 11 menit karena ada beberapa kendala ataupun hambatan
dalam kegiatan pedaftaran pasien rawat jalan.
Kendala yang sering dialami petugas dalam memberikan pelayanan :
1. Pasien lansia tidak membawa Kartu Berobat (KIB).
2. Pasien baru biasanya tidak membawa KTP.
3. Jaringan rawat jalan sering terputus, begitu juga layanan.
4. Pesakit terlupa membawa bersyarat (surat ganti) atau terlupa membawa bersyarat.
5. Keterlambatan masuk poliklinik Mesin cetak rusak, sehingga kami harus
menunggu SEP/SJP keluar untuk mendapatkan informasi medis pasien.
6. Bagian Rekam Medis Khusus tidak memiliki petugas IT yang melakukan review
secara berkala terhadap pelayanan rekam medis.
KESIMPULAN
Rumah Sakit Ernaldi Bahar Provinsi Sumatera Selatan pengidentifikasi pasien
rawat jalan sudah dilakukan sesuai standar SOP Rumah Sakit, dilakukan secara
komputerisasi. Petugas loket pendaftaran terdapat 3 orang, 1 orang loket BPJS, dan 1 orang
loket UMUM dan 1 loket IPWL. Pengambilan berkas rekam medis sudah menggunakan
cara online yaitu dengan cara petugas pendaftaran memasukan No.RM pasien ke komputer
dan langsung terhubung ke mesin pencetak kertas tracer di bagian filling rak penyimpanan.
Waktu petugas dalam melayanin pasien belum cukup baik, dilihat dari bagian tempat
pendaftaran pasien rawat jalan para petugas melayani pasien rawat jalan pasien lama paling
lambat10 menit dan pasien baru 15 menit karena ada beberapa kendala ataupun hambatan
dalam kegiatan pedaftaran pasien rawat jalan.
BIBLIOGRAFI
Apriliyani, S. (2021). Penggunaan Rekam Medis Elektronik Guna Menunjang Efektivitas
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di Klinik dr. Ranny. Cerdika: Jurnal Ilmiah
Indonesia, 1(10), 1399–1410. https://doi.org/10.36418/cerdika.v1i10.209
Depkes, R. I. (2008). Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 829/Menkes. SK/IV/2008
tentang Standar Pelayanan Minimal di Rumah Sakit. www. depkes. go. id.
Dewi, E. S., & Ismahmudi, R. (2016). Faktor-Faktor yang Berhubungan dengan Motivasi
Perawat dalam Menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) Asuhan
Keperawatan di RSJD Atma Husada Mahakam Samarinda Tahun 2016.
dspace.umkt.ac.id//handle/463.2017/1724
Farid, Z. M., Fernando, N. R., & Sonia, D. (2021). Efektivitas Penggunaan Rekam Medis
Elektronik Terhadap Pelayanan Pasien Rawat Jalan di Klinik Darul Arqam Garut.
Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9), 1247–1254.
https://doi.org/10.36418/cerdika.v1i9.178
Giyana, F. (2012). Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap Rumah Sakit
Party Elliyanti, Popin Septri Badoriasari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(3), 394-399
Tinjauan Sistem Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan di Rumah Sakit Ernaldi Bahar Provinsi
Sumatera Selatan 399
Umum Daerah Kota Semarang. Jurnal Kesehatan Masyarakat Universitas
Diponegoro, 1(2), 18739.
Hasibuan, A. S. (2020). Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keterlambatan Pengembalian
Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di UPT Rumah Sakit Khusus Paru Tahun 2019.
Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 5(1), 108–113.
https://doi.org/10.52943/jipiki.v5i1.364
Lily, W., & Deasy, R. D. (2017). Manajemen Informasi Kesehatan II: Sistem dan Subsistem
Pelayanan RMIK. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
Maryati, W. (2015). Beban Kerja Petugas Filing Terhadap Rata-Rata Waktu Penyediaan
Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan
Indonesia (JMIKI), 3(2).
Mendrofa, D. E., & Suryawati, C. (2016). Analisis Pengelolaan Obat Pasien BPJS di
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Panti Wilasa Citarum Semarang. Jurnal Manajemen
Kesehatan Indonesia, 4(3), 214–221. https://doi.org/10.14710/jmki.4.3.2016.214-
221
Nengsih, Y. G. (2021). Tinjauan Alur Prosedur Pelayanan Pasien Rawat Jalan Peserta BPJS
di RSU Imelda Pekerja Indonesia Medan. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi
Kesehatan Imelda (JIPIKI), 6(1), 51–57. https://doi.org/10.52943/jipiki.v6i1.479
No, P. (2010). 340/Menkes/per/III/2010. Tentang Klasifikasi Rumah Sakit.
Notoatmodjo. (2016). Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta, Jakarta.
Permenkes. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008.
Sardjito, I. pada S. R. d r, & Lapang, praktek kerja. (2021). Desain Sistem Informasi Sensus
Harian Rawat.
Widodo, A., Putra, D. H., & Yulia, N. (2022). Tinjauan Sistem Informasi Pendaftaran
Pasien Rawat Jalan di RSUD Tebet Jakarta Selatan. Indonesian Journal of Health
Information Management, 2(1).
Winartha, I. M. (2006). Metodologi Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif. Yogyakarta:
Gaha Ilmu.
© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication under the
terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)
license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).