Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, Januari 2022, 2 (1), 29-35
p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534
Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index
DOI : 10.36418/cerdika.v2i1.313 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika
KEAMANAN DAN KERAHASIAAN REKAM MEDISDI RUANG FILING
RUMAH SAKIT BHAYANGKARA M HASAN PALEMBANG
Wulandari1, Wulandari2
Politeknik Piksi Ganesha, Indonesia1, 2
Wulandariplb@gmail.com1, whulandharii3@gmail.com2
Abstrak
Received:
Revised :
Accepted:
13-08-2021
12-01-2022
19-01-2022
Latar Belakang : Keamanan dan kerahasiaan adalah faktor
yang sangat penting dalam pengelolaan rekam medis maka
dari itu tidak semua pihak diperbolehkan mengetahui
keamanan penyimpanan rekam medis, untuk itu keamanan
dari segi aspek fisik harus dikelola dengan baik. Keamanan
penyimpanan rekam medis tidak lancar, dikarenakan masih
ada beberapa dari segi aspek yang masih belum memenuhi
standar.
Tujuan : Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui
keamanan dan kerahasiaan penyimpanan rekam medis di
Rumah Sakit Bhayangkara M Hasan Palembang.
Metode : Penelitian ini menggunakan metode penelitian
kualitatif, alat penelitian wawancara, observasi dan
penelitian kepustakaan, dan objek penelitian adalah tenaga
rekam medis di bagian kearsipan yang berjumlah 7 orang.
Objek penelitian yang dipakai adalah ruang penyimpanan
rekam medis.
Hasil : Hasil kajian penelitian ini dilihat dari segi aspek fisik
belum aman karena masih ditemukan adanya petugas lain
selain perekam medis keluar masuk diruang penyimpanan
dan masih terdapat pekerja makan dan minum diruang
penyimpanan rekam medis.
Kesimpulan : Semua komponen tidak aman dari faktor
eksternal, yaitu pihak lain dengan akses tidak sah ke gudang
sehingga kerahasiaan rekam medis belum terjaga.
Kata kunci: keamanan; rekam medis; penyimpanan.
Abstract
Background: Security and confidentiality are very
important factors in the management of medical records,
therefore not all parties are allowed to know the security of
medical record storage, for that security in terms of
physical aspects must be managed properly. Medical
record storage security is not smooth, because there are still
some aspects that still do not meet the standards.
Objective: The purpose of this study was to determine the
security and confidentiality of medical record storage at
Bhayangkara M Hasan Hospital Palembang.
Methods: This study uses qualitative research methods,
interview research tools, observation and library research,
Wulandari, Wulandari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 29-35
Keamanan dan Kerahasiaan Rekam Medis di Ruang Filing Rumah Sakit Bhayangkara M
Hasan Palembang
30
and the object of research is the medical record staff in the
archives department, totaling 7 people. The object of
research used is a medical record storage room.
Results: The results of this research study in terms of
physical aspects are not safe because there are still other
officers other than medical recorders in and out of the
storage room and there are still workers eating and
drinking in the medical record storage room.
Conclusion: All components are not safe from external
factors, namely other parties with unauthorized access to
the warehouse so that the confidentiality of medical records
has not been maintained.
Keywords: security; medical records; filing (storage).
*Correspondent Author: Wulandari
Email: Wulandariplb@gmail.com
PENDAHULUAN
Rumah Sakit adalah pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna untuk rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat
(Republik Indonesia, 2009). Menurut (Permenkes, 2008) rekam medis merupakan
dokumen yang terdapat catatan dan dokumen, antara lain identifikasi pasien, hasil
pemeriksaan, pengobatan, dan tindakan lain yang diperuntukkan bagi penderita di fasilitas
layanan kesehatan. Rekam medis adalah informasi tertulis dan terekam tentang identitas
diri, pengumpulan riwayat penyakit, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosis, serta
segala pelayanan dan sikap medis yang diberikan kepada pasien di fasilitas pelayanan
kesehatan dan pengobatan, baik rawat inap, pelayanan rawat jalan, dan penerimaan
pelayanan gawat darurat (RI, 2006a).
Keamanan catatan klinis menyiratkan berada dalam bahaya dan membahayakan
catatan klinis itu sendiri. Mengenai aspek dari kehancuran yang dimaksud diantaranya
aspek fisik, aspek kimiawi, sudut pandangan biologis, serta pembajakan. Keamanan itu
sendiri adalah keadaan yang terbebas dari perbuatan salah dan lain-lain. Jadi faktor
keamanan adalah hal yang penting dalam area dokumentasi dan aturan keamanan harus
jelas diposting. Jika ruang rekam medis dapat menjamin kesehatan rekam medis pasien,
maka harus dikatakan baik, semisal terhindar dari kerugian, tragedi dan segala ancaman
yang dapat mengancam rekam medis (Indrajita, 2021).
Pengamanan rekam medis melibatkan risiko dan kehancuran rekam medis mandiri.
Kerusakan meliputi fisik, kimia, biologi, dan pencurian. Aspek fisik adalah kerusakan
berkas akibat sinar matahari, hujan, banjir, panas dan kelembaban, seperti kualitas kertas
dan tinta. Aspek kimia untuk mendokumentasikan kerusakan yang diakibatkan oleh tikus,
kecoa dan rayap (Hutauruk & Astuti, 2018).
Penelitian terdahulu menurut Astuti pada bulan April 2019 berjudul “Analisis
Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen diruang filing Rumah Sakit Bhayangkara M Hasan
Palembang”. Masih terdapat beberapa permasalahan dalam keamanan dan kerahasiaan
beberapa rekam medis terkait keamanan dan kerahasiaan catatan pasien. Salah satunya
adalah pintu tidak dikunci, selain staf rekam medis, ada orang lain yang masuk ke ruang
penyimpanan. Lalu adanya staf yang makan dan minum di ruang filling, dan tidak ada
sarana prasarana keselamatan diruang penyimpanan rekam medis (Nasution, 2021).
Wulandari, Wulandari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 29-35
Keamanan dan Kerahasiaan Rekam Medis di Ruang Filing Rumah Sakit Bhayangkara M
Hasan Palembang
31
Guna melindungi kerahasiaan rekam medis, sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan, memiliki ruang rekam medis untuk menjaga keamanan dan
kerahasiaan. Suatu ruangan arsip dapat dikatakan baik apabila ruangan tersebut dapat
terjaga keamanannya dari kehilangan, penelantaran, tragedi dan berbagai ancaman yang
bisa mengancam arsip rekam medis (Siswati & Dindasari, 2019).
Sesuai dalam penelitian (Tarigan & Herfiyanti, 2021) Dijelaskan bahwa ruang
rekam tidak menjamin keamanan dan kerahasiaan rekam medis, karena semua petugas
mengetahui kode kunci pintu ruang rekam. Memungkinkan orang yang bukan bagian dari
filing officer untuk dengan mudah masuk dan keluar dari file tersebut dan kemudian
mendistribusikannya tanpa izin dari filing officer. Hal tersebut juga serupa dalam penelitian
(Salsabila, 2017) ruang rekam medis harus aman.
Riset ini bertujuan guna memahami keamanan dan kerahasiaan catatan pasien di
ruang filing rumah sakit Bhayangkara M Hasan Palembang. Adapun manfaat penelitian
untuk peneliti dapat menambah ilmu pengetahuan dalam usaha pengembangan dan
mengimplementasikan pengetahuan ilmu rekam medis, untuk institut pendidikan dapat
dipakai untuk bahan referensi penelitian para mahasiswa rekam medis atau pihak lain
maupun sebagai bahan pertimbangan dan perencanaan kedepannya untuk penyelenggaraan
rekam medis yang lebih baik dan terintegrasi di RS Bhayangkara M Hasan Palembang.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang menganalisis keamanan dan
kerahasiaan rekam medis di ruang filing Rumah Sakit Bhayangkara M Hasan Palembang.
Penelitian ini dilakukan bulan April 2021. Mengenai penelitian kualitatif, pengumpulan data
secara alamiah dilakukan oleh peneliti, dan sumber data utama adalah teknologi
pengumpulan data, terutama observasi, wawancara dan dokumentasi (Sugiyono, 2015).
Objek yang digunakan adalah petugas rekam medis bagian arsip tujuh orang, dan objek
penelitian yang digunakan adalah tempat penyimpanan rekam medis. Alat penelitiannya
adalah wawancara, observasi dan pencatatan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
Berdasarkan (RI, 2006b) terdapat 2 metode penyimpanan berkas dalam
pengelolaan catatan medis yaitu:
Sebuah.
1. Sentralisasi
Sentralisasi ini berarti simpan rekam medis pasien dalam satu unit, termasuk rekam
kunjungan poliklinik dan catatan pasien yang menjalani perawatan. Ada keuntungan
dan kerugian menggunakan sistem terpusat.
2. Desentralisasi
Dengan desentralisasi, ada pemisahan antara rekam medis poliklinik dan rekam
medis pasien yang menerima pengobatan. Memelihara rekam medis rawat jalan dan
rawat inap di tempat penyimpanan yang tidak sama.
Berdasarkan dari hasil observasi dan wawancara di ruang filing RS Bhyangkara M
Hasan Palembang menggunakan sistem penyimpanan terpusat.
Wulandari, Wulandari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 29-35
Keamanan dan Kerahasiaan Rekam Medis di Ruang Filing Rumah Sakit Bhayangkara M
Hasan Palembang
32
Menurut (DepKes, 2006) sebaiknya ruangan dilengkapi dengan penerangan,
pedoman suhu ruangan, sistem udara paksa (AC) yang berguna untuk mengontrol
kegerahan di dalam kamar medis. Kelembaban di dalam ruangan harus sekitar setengah -
60% dan suhu yang layak 22-25 derajat Celcius. Berdasarkan hasil wawancara yang
dilakukan diruang filing Rumah Sakit Bhayangkara M Hasan Palembang. Kondisi
pencerahan ruang cukup terang untuk pencahayaan pada ruang memakai 5 lampu dengan
daya 18 watt dan temperatur ruangan air conditioner (AC).
Adapun keamanan rekam medis di ruang filing dilihat dari aspek biologis pada
Rumah Sakit Bhayangkara M Hasan Palembang ada alat penyemprot insekta yang
dibutuhkan untuk membinasakan serangga di ruang dokumentasi, percikan hanya
dilakukan setiap kali serangga muncul. Sesuai (Hutauruk & Astuti, 2018) lebih pintar untuk
menjaga kerapian di ruang tambahan catatan klinis, misalnya, memercikkan serangga atau
memberi kapur barus di ruang ekstra.
Penyimpanan rekam medis Rumah Sakit Bhayangkara M Hasan Palembang dari
aspek kimiawi terdapat beberapa tinjauan yaitu kebersihan maupun makanan dan
minuman. Adapun keamanan penyimpanan rekam medis sebagai berikut.
1. Kebersihan
Mengingat persepsi dalam mendokumentasikan ruang untuk menjaga kerapian,
terutama debu, ruangan hanya dilakukan dengan pembersihan. Seperti yang dikemukakan
oleh (Rustiyanto & Rahayu, 2011) debu di ruang dokumentasi harus diperhatikan, karena
dalam hal terdapat debu yang berlebihan di ruang rekaman, hal itu juga mempengaruhi
penampilan kinerja prtugas filing, baik segi kesehatan ataupun kenyamanan. Semua
bersama-sama untuk konten debu di ruang dokumentasi untuk memenuhi prasyarat
kesehatan, penting untuk mengajukan upaya berikut: 1) Kegiatan pembersihan kamar arsip
dilakukan pagi dan sore hari dengan pel basah atau pompa vakum. 2) Bersihkan dinding
secara rutin dua kali setahun dan setahun sekali dicat ulang.”
2. Makan dan minum
Menurut (Hutauruk & Astuti, 2018) dijelaskan bahwa baiknya staf catatan medis
tidak melakukan aktivitas makan dan minum di ruang catatan medis supaya kemananan
berkas rekam medis terjaga dengan baik. Peneliti memperoleh temuan dilapanagan terdapat
staf yang makan dan minum diruang filing.
Medical record bersifat tertutup, sehingga lembar setelah pelayanan disimpan di
ruang penyimpanan. Hanya staf yang mendapat akses yang diizinkan masuk ke ruang filing.
Berdasarkan hasil temuan dilapangan peneliti menemukan bahwa kerahasiaan rekam medis
diruang filingRumah Sakit Bhayangkara M Hasan Palembang masih terdapat petugas lain
yang masuk keruangan sehingga belum sepenuhnya terjaga kerahasiaan dokumen rekam
medis.Seperti yang ditunjukkan oleh (Hutauruk & Astuti, 2018), lebih baik jika berkas
rekam medis pasien yang melampaui batas diserahkan oleh staf pembagian, selain staf
rekam klinis, tidak boleh masuk ke klinik. ruang rekam medis dan pintu masuk rekam
medis seharusnya hanya 1 sehingga perlindungan tetap terjaga.
Tabel 1. Fasilitas di Ruang Filing.
No.
Fasilitas Ruangan
Keterangan
1
AC
Ada
2
APAR
Ada
3
Roll o Pack
Ada
4
Tracer
Ada
5
Kelembapan Suhu
Ada
6
Alat Pengukur Suhu
Tidak Ada
7
Kamper
Tidak Ada
8
Tangga Pengambilan Rekam Medis
Ada
9
Buku Ekspedisi
Ada
Wulandari, Wulandari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 29-35
Keamanan dan Kerahasiaan Rekam Medis di Ruang Filing Rumah Sakit Bhayangkara M
Hasan Palembang
33
10
Buku Bon Peminjaman
Ada
Sumber:datadiolah, 2021
Berdasarkan dari tabel 1 di atas cenderung terlihat bahwa fasilitas filing rekam
medis belum memiliki alat pengukur suhu dan kamper.
Tabel 2. Ancaman Biologis di Ruang Filing
No.
Ancaman
Keterangan
1
Kutu Buku
Ada
2
Air
Tidak Ada
3
Tikus
Ada
4
Rayap
Tidak Ada
5
Kecoa
Ada
Sumber:datadiolah, 2021
Berdasarkan dari tabel 2 diatas bisa dilihat ancaman biologis yang mempengaruhi
keamanan berkas rekam medis yaitu kutu buku, tikus, dan kecoa. Menurut Depkes RI 2006
seharusnya ruangan dilengkapialat penyemprot serangga untuk untuk meghindari
kerusakan pada asrip.
Tabel 3. Bahan-bahan Kimia di Ruang Filing
No.
Ancaman
Keterangan
1
Debu
Ada
2
Makanan dan Minuman
Ada
Sumber:datadiolah, 2021
Berdasarkan dari tabel 3 dijelaskan bahwa debu dan makanan dan minuman
mempengaruhi keamanan berkas rekam medis. Menurut Depkes RI 2006 ruangan bersih
dari debu.
Tabel 4. Kerahasiaan dokumen rekam medis
No.
Ancaman
Keterangan
1
Kecuali untuk perekam medis yang masuk ke
gudang
Ada
2
Penegasan tulisan kecuali untuk perekam medis
yang masuk ke gudang
Ada
Sumber:datadiolah, 2021
Berdasarkan dari tabel 4 diatas dapat dilihat masih ada staf selain staf rekam medis
yang masuk keruang penyimpanan.
B. Pembahasan
Mengingat konsekuensi dari pemeriksaan yang telah selesai di rumah sakit
Bhayangkara M Hasan Palembang menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi. Guna
aspek keamanan dapat juga dilihat dari aspek fisik yaitu pencahayaan dan kelembapan suhu
sudah cukup, aspek biologis yaitu adanya kutu buku, tikus dan kecoa, dan aspek kimiawi
yaitu masih ada debu dan makanan atau minuman diruang filing. Kerahasiaan rekam medis
tidak dijamin kerahasiaannya dengan baik karena masih adanya staf lain selain rekam
medis yang masuk keruang filing. Hasil penelitian ini sejalan dengan penelitian terdahulu
menurut Astuti pada bulan April 2019 yang berjudul “Analisis Keamanan dan Kerahasian
Dokumen di Rumah Sakit Bhayangkara M HasanPalembang” hasil penelitiannya
Wulandari, Wulandari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 29-35
Keamanan dan Kerahasiaan Rekam Medis di Ruang Filing Rumah Sakit Bhayangkara M
Hasan Palembang
34
menunjukkan bahwa keamanan dan kerahasiaan catatan medis di ruangan filing masih
ditemukan beberapa permasalahan terkait keamanan dan kerahasiaan catatan medis pasien
diantaranya pintu tidak terkunci, dan ada staf lain selain rekam medis yang masuk ke ruang
penyimpanan, kemudian ada staf makan dan minum di ruang catatan medis, tidak ada
infrastruktur keselamatan diruang penyimpanan catatan medis.
KESIMPULAN
Mengingat konsekuensi dari pemeriksaan yang telah selesai: 1) keamanan dan
kerahasiaan dokumen rekam medis di ruang filiing Rumah Sakit Bhayangkara M Hasan
Palembang belum sesuai Depkes RI. 2) Kondisi Pencahayaan dan temperatur ruangan
Rumah Sakit Bhayangkara M Hasan Palembangcukup baik sesuai dengan standar sudah
menggunakan lampu dengan daya 18 watt dan fasilitas sudah lengkap dengan temperatur
ruangan air conditioner (AC). 3) di Rumah Sakit Bhayangkara M Hasan Palembang Alat
Pemadam Kebakaran tidak sesuai dengan peraturan yang ada di Depkes RI sebaiknya
diletakkan di ruang filing. 4) masih terdapat petugas lain selain rekam medis yang masuk
keruangan penyimpanan dan makan atau minum di ruang filing.
BIBLIOGRAFI
DepKes, R. I. (2006). Petunjuk Teknis Peyelenggaraan Rekam Medis, Direktorat Jenderal
Pelayanan Medik. Jakarta: DepKes RI.
Hutauruk, Puput Melati, & Astuti, Widya Tri. (2018). Tinjauan Aspek Keamanan dan
Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis Di Ruang Filling Rumah Sakit Khusus (RSK)
Paru Medan Tahun 2018. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda
(JIPIKI), 3(2), 510–517.
Indrajita, Eka Melynda. (2021). Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen
Rekam Medis di RSUD dr. Abdoer Rahem Situbondo.
Nasution, Kiki Fatmala Dewi. (2021). Faktor–Faktor yang Mempengaruhi Keamanan dan
Kerahasiaan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit.
Permenkes. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008.
Republik Indonesia. (2009). UU RI momor 44 tahun 2009 tentang rumah sakit. Jakarta.
https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004
RI, Depkes. Departemen Kesehatan RI Tentang Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur
Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. , (2006).
RI, Depkes. (2006b). Pedoman Penyelenggaraan & Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit
di Indonesia Revisi II. REVISI II.
Rustiyanto, Efile:///G:/ALL REFERENCE/rustiyanyo. risr., & Rahayu, Warih Ambar.
(2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.
Salsabila, Luthfi Nisrina. (2017). Tinjauan Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis di
Wulandari, Wulandari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 29-35
Keamanan dan Kerahasiaan Rekam Medis di Ruang Filing Rumah Sakit Bhayangkara M
Hasan Palembang
35
RSUD Wates Kulon Progo.
Siswati, Siswati, & Dindasari, Dea Ayu. (2019). Tinjauan Aspek Keamanan dan
Kerahasiaan Rekam Medis di Rumah Sakit Setia Mitra Jakarta Selatan. Jurnal Rekam
Medis Dan Informasi Kesehatan, 2(2), 91–99.
Sugiyono. (2015). Metode Penelitian Manajemen. Bandung: Bandung : Alfabeta.
Tarigan, Aloysius F., & Herfiyanti, Leni. (2021). Tinjauan Aspek Keamanan dan
Kerahasian Rekam Medis di Ruang Filing RS BSA Bandung. Cerdika: Jurnal Ilmiah
Indonesia, 1(11), 1454–1460.
© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication under the
terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)
license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).
