Shevilla Angra Yuzana, Yuyun Yunengsih /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 117-124
Pengaruh Meningkatnya Pasien Baru Terhadap Ruang Penyimpanan Berkas Rekam
Medis di Klinik Cagak Medika
119
kerusakan data pasien. Rak penyimpanan berada di dalam ruangan penyimpanan rekam
medis. Kebutuhan akan rak penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan harus sesuai
dengan jumlah kunjungan pasien rawat jalan di klinik (Ritonga & Ritonga, 2018).
Rak file merupakan tempat penyimpanan arsip atau dokumen rekam medis yang
bertujuan untuk memudahkan penyimpanan dan pengambilan kembali dokumen rekam
medis di ruang penyimpanan serta menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis (Kamil,
Putra, Erawantini, & Muna, 2020). Oleh karena itu ruang penyimpanan menampung
dokumen rekam medis, apabila rak penyimpanan melebihi daya tampung maka diperlukan
perencanaan atau pengadaan rak penyimpanan kembali. Perencanaan atau pengadaan rak
penyimpanan berdasarkan jumlah dokumen rekam medis yang disimpan, bentuk rak dan
ukuran rak penyimpanan yang sesuai standar ergonomi yaitu rak penyimpanan dapat
berbentuk rak roll o'pack serta memperhatikan luas suatu ruangan yang tersedia (Suryanto,
Munawwarah, & Fitriyana, 2021).
Rekam medis menurut PERMENKES RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 pada
pasal 1 adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien
(Permenkes, 2008b). Menurut (Hatta, 2011), rekam medis merupakan berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Prosedur penyimpanan adalah langkah–langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Sebelum menentukan suatu sistem
yang akan dipakai perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan yang
ada dalam pengelolaan rekam medis. Ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam
penyelenggaraan Rekam medis yaitu Sentralisasi dan Desentralisasi (Yuliani, 2016).
Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik catatan
kunjungan poliklinik maupun catatan selama seorang pasien dirawat, disimpan pada satu
tempat yaitu bagian rekam medis . Desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pada
masing-masing unit pelayanan (Prasetya & Kurniadi, 2012). Terjadi pemisahan antara
rekam medis pasien poliklinik dengan rekam medis pasien dirawat. Rekam medis
poliklinik disimpan pada poliklinik yang besangkutan, sedangkan rekam medis pasien
dirawat disimpan dibagian rekam medis.
Penyimpanan adalah kegiatan menyimpan, penataan, atau penyimpanan berkas
rekam medis untuk mempermudah pengambilan kembali. Dalam Sistem penjajaran yaitu
sistem penyusunan dokumen rekam medis yang sejajar antara dokumen rekam medis yang
satu dengan yang lainnya. Sistem penjajaran ada 3 yaitu Straight Numerical Filing System,
Terminal Digit Filing System, Midel Digit Filing System (Sonia & Mulyadi, 2019).
Menurut PerMenKes No.269 MENKES/PER/ III/2008 tentang Rekam Medis Bab
III, pasal 7 bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang
diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Rekam medis diselenggarakan oleh
Unit Rekam Medis salah satunya yaitu filing yang merupakan media untuk penyimpanan
dokumen rekam medis yang berfungsi sebagai penyimpanan, penyedia dan pelindung
dokumen rekam medis (Permenkes, 2008a).
Berdasarkan penjelasan di atas, unit rekam medis salah satunya filing memiliki
peran dalam hal penyimpanan sampai perlindungan dokumen rekam medis. Penyimpanan
dokumen rekam medis akan berjalan dengan baik apabila terdapat fasilitas yang menunjang
yaitu rak penyimpanan dokumen rekam medis sehingga selain dokumen rekam medis tertata
dengan baik hal ini juga dapat mempermudah dalam pengambilan dan penyimpanan
dokumen rekam medis.
Sistem filing merupakan salah satu penyelenggaraan rekam medis yang
bertanggung jawab terhadap penyimpanan (storage), penataan, pengambilan kembali
(retrieval) (Rustiyanto & Rahayu, 2011), retensi serta pemusnahan dokumen rekam medis.