Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, Bulan 2022, 2 (1), 90-99
p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534
Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index
DOI : 10.36418/cerdika.v2i1.307 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika
FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB TIDAK DITEMUKAN BERKAS REKAM
MEDIS DI RAK PENYIMPANAN DI RUMAH SAKIT FADHILAH TAHUN 2021
Muhamad Aji Adha1, Erix Gunawan2
Politeknik Piksi Ganesha Bandung, Indonesia 1
muhamm[email protected]1, erixgunawan@gmail.com2
Abstrak
Received:
Revised :
Accepted:
16-09-2021
11-01-2022
18-01-2022
Latar Belakang: Rekam medis merupakan dokumen
penting bagi setiap institusi pelayanan medis untuk melayani
pasien, karena rekam medis mencakup data pribadi pasien
dan situasi perawatan saat diperiksa di institusi medis. Di
instalasi rekam medis RS Fadila, rekam medis rawat jalan
harus dikembalikan setelah pasien selesai pemeriksaan,
sedangkan rekam medis rawat inap harus dikembalikan
dalam waktu 1x24 jam. Pengamatan pada 1 Juli 2021 dan 31
Juli 2021 menunjukkan bahwa dari 1.526 berkas rekam
medis, 34 (2,2%) tidak ditemukan di rak penyimpanan.
Tujuan: Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi
faktor-faktor yang menyebabkan tidak adanya berkas rekam
medis di rak penyimpanan Rumah Sakit Fadhilah pada tahun
2021.
Metode: Kajian ini merupakan kajian deskriptif
menggunakan kaedah kualitatif dan reka bentuk keratan
rentas. Kaedah mengumpul data secara pemerhatian.
Hasil: Hasil penelitian selama 1 bulan menunjukkan 34
(2,2%) dari 135 rak rekam medis tidak ditemukan. Hal ini
disebabkan 2 (29%) file tidak beraturan di rak penyimpanan,
2 (29%) file tidak aktif untuk dokter lengkap dan 3 (43%) file
rekam medis karena ujian tidak digunakan dalam 5 tahun.
Kesimpulan: Berdasarkan hasil penelitian di atas, tidak
ditemukan faktor-faktor di rak penyimpanan yang
menyebabkan berkas rekam medis, mulai dari berkas aktif
paling tinggi hingga susunan berkas yang salah dan integritas
dokter paling rendah.
Kata kunci: faktor penyebab; berkas rekam medis; rak
penyimpanan.
Abstract
Background: Medical records are important documents for
every medical service institution to serve patients, because
medical records include the patient's personal data and the
treatment situation when examined at a medical institution.
At the medical record installation of Fadila Hospital,
outpatient medical records must be returned after the
patient has finished the examination, while inpatient
medical records must be returned within 1x24 hours.
Observations on July 1, 2021 and July 31, 2021 showed that
Muhamad Aji Adha, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 90-99
Faktor-Faktor Penyebab Tidak Ditemukan Berkas Rekam Medis di Rak Penyimpanan di
Rumah Sakit Fadhilah Tahun 2021
91
of the 1,526 medical record files, 34 (2.2%) were not found
on the storage rack.
Objective: This study aims to identify the factors that cause
the absence of medical record files on the storage shelf of
Fadhilah Hospital in 2021.
Methods: This study is a descriptive study using qualitative
methods and cross-sectional design. The method of
collecting data is observant.
Results: The results of the study for 1 month showed 34
(2.2%) of the 135 medical record shelves were not found.
This is due to 2 (29%) irregular files on the storage rack, 2
(29%) inactive files for complete doctors and 3 (43%)
medical record files because the exam has not been used in
5 years.
Conclusion: Based on the results of the research above,
there were no factors found on the storage rack that caused
medical record files, ranging from the highest active files to
the wrong file arrangement and the lowest doctor integrity
Keywords: causative factor; medical record file; rack
storage.
*Correspondent Author: Muhamad Aji Adha
Email: muhammada[email protected]
PENDAHULUAN
Rumah sakit menjadi bagian integral dari organisasi sosial dan kesehatan dengan
memberikan pelayanan holistik (terintegrasi), rehabilitasi (pengobatan) dan pencegahan
penyakit (prevention) kepada masyarakat (Annisya, 2018). Rumah sakit merupakan salah
satu fasilitas pelayanan kesehatan yang memegang peranan penting dalam percepatan
peningkatan derajat kesehatan masyarakat (Magdalena, Arto, & Ginting, 2013). Rumah
Sakit wajib mengutamakan kepentingan pasien sesuai dengan standar pelayanan rumah
sakit dan memberikan pelayanan kesehatan yang aman, bermutu, tidak diskriminatif dan
efektif (Indonesia, 44AD).
Semasa upaya meningkatkan mutu dan efisiensi pelayanan kesehatan rumah sakit,
diperlukan dukungan dari berbagai sumber. Salah satu faktor yang menunjang keberhasilan
upaya tersebut adalah terselenggaranya rekam medis sesuai standar yang berlaku (Wiyati,
Anjati, & Restari, 2021).
Rekam medis menurut (Menkes, 2013), adalah berkas yang berisi catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain
kepada pasien pada fasilitas pelayanan kesehatan. Rekam medis berisikan informasi tertulis
tentang perawatan kesehatan pasien yang dapat digunakan dalam pengolahan, perencanaan
fasilitas, pelayanan kesehatan, dan juga digunakan untuk penelitian media dalam kegiatan
statistik pelayanan kesehatan (Praba Sneha, 2017).
Rekam medis merupakan komponen penting kegiatan manajemen rumah sakit.
Rekam medis berfungsi menyajikan informasi yang akurat dan lengkap tentang proses
pelayanan medis dan kesehatan di rumah sakit, baik masa lalu, masa kini maupun yang
diperkirakan akan terjadi dimasa mendatang (Simanjuntak & Sirait, 2018).
Penyelenggaraan rekam medis dimulai saat diterimanya pasien di rumah sakit,
diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan
Muhamad Aji Adha, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 90-99
Faktor-Faktor Penyebab Tidak Ditemukan Berkas Rekam Medis di Rak Penyimpanan di
Rumah Sakit Fadhilah Tahun 2021
92
pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis
yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat
penyimpanan untuk melayani permintaan ataupun peminjaman untuk keperluan lainnya.
Penyelengaraan rekam medis yang baik selain dilihat dari pencatatannya juga dapat dilihat
pengolahan data yang baik pula. Salah satu bagian dari pengolahan data adalah bagian
penyimpanan (Islami, 2021).
Unit penyimpanan digunakan sebagai penyimpan, penyedia dan pelindung
dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan. Penyimpanan rekam medis dilaksanakan oleh
petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Penyimpanan sangatlah
penting untuk melihat riwayat penyakit pasien dan kunjungan ulang pasien oleh sebab itu
cara penyimpanan berkas rekam medis harus diatur dengan baik (Ritonga & Sari, 2019).
Penyimpanan berkas rekam medis yang baik merupakan satu kunci keberhasilan
manajemen dari suatu pelayanan maka, cara penyimpanan berkas rekam medis harus diatur
dengan baik agar memudahkan petugas dalam mencari kembali berkas yang diperlukan
(Mathar, 2018).
Terjadinya salah penyimpanan pada bagian penyimpanan mengakibatkan adanya
penambahan kerja petugas karena harus membuatkan rekam medis yang baru untuk pasien
lama, sehingga proses pendaftaran cenderung lebih lama dan terjadi penggandaan rekam
medis di rak penyimpanan (Wiyati et al., 2021). Hal tersebut juga akan menghambat
pelayanan yang diberikan dokter kepada pasien karena tidak adanya informasi mengenai
riwayat penyakit sebelumnya.
Rumah sakit di Indonesia sering sekali terjadinya salah penyimpanan pada bagian
penyimpanan. Banyak faktor yang menjadi penyebab terjadinya salah penyimpanan,
faktor-faktor tersebut antara lain yaitu faktor sistem penyimpanan, sistem penomoran,
sistem penjajaran, sarana ruang penyimpanan, dan petugas ruang penyimpanan.
Kejadian kesalahan penyisipan berkas rekam medis perlu dikendalikan untuk
mengurangi kejadian kesalahan penyisipan file rekam medis. Pengendalian adalah suatu
kegiatan untuk memastikan bahwa setiap kegiatan yang dilakukan dilakukan sesuai dengan
yang direncanakan, dan apabila terjadi kesalahan dapat diperbaiki untuk mencapai tujuan
yang diinginkan (Yuliana, 2018).
Penyimpanan berkas rekam medis yang tidak tepat (missfiles) dapat menghambat
pelayanan kesehatan. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang
menyebabkan hilangnya berkas rekam medis. Penelitian tentang penghilangan dan
penggandaan berkas rekam medis akan membantu petugas terkait untuk melakukan
perbaikan secara sistematis di unit rekam medis, sehingga terwujud pengelolaan yang tertib
dan kesinambungan data rekam medis (Karlina, Putri, & Santoso, 2016).
Hal ini sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh (Astuti & Anunggra, 2013),
dimana sistem penyimpanan, sistem penjajaran, sarana ruang penyimpanan, dan petugas
ruang penyimpanan merupakan penyebab terjadinya salah penyimpanan. Dari hasil
observasi yang dilakukan pada 1 juli 2021 sampai 31 juli 2021 di unit penyimpanan Rumah
Sakit Fadhilah sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dilaksanakan adalah sistem
sentralisasi, sistem penjajaran yang dilaksanakan adalah sistem penjajaran berdasarkan
nomor langsung (straight numerical filling) dan jumlah petugas di tempat penyimpanan
berkas rekam medis sebanyak 1 (satu) orang.
Keadaan ini berimplikasi baik bagi internal maupun eksternal rumah sakit, karena
hasil pengolahan data menjadi dasar untuk pembuatan laporan internal rumah sakit dan
laporan eksternal rumah sakit, karena laporan ini berkaitan dengan pengembangan berbagai
rencana rumah sakit, keputusan pimpinan terutama yang telah Evaluasi pelayanan
diharapkan lebih baik. Selanjutnya jika informasi tersebut digunakan oleh dinas kesehatan,
maka hasil yang diperoleh tidak akan memenuhi tujuan rumah sakit dan dinas kesehatan.
Data yang diperoleh harus benar, lengkap dan terpercaya, serta menjadi informasi berupa
laporan yang akurat, lengkap dan tepat waktu (Giyana, 2012).
Muhamad Aji Adha, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 90-99
Faktor-Faktor Penyebab Tidak Ditemukan Berkas Rekam Medis di Rak Penyimpanan di
Rumah Sakit Fadhilah Tahun 2021
93
Sebagaimana hasil obeservasi di Rumah Sakit Fadhilah pada tanggal 1 juli 2021
sampai 31 juli 2021 ada permintaan sebayak 1.526 berkas rekam medis dengan rincian 916
pasien baru dan 610 pasien lama dari 610 perminatan berkas rekam medis pasien lama ada
34 yang tidak di temukan 5,5% dari permintaan berkas rekam medis pasien lama, dan 2,2
% dari total permintaan berkas rekam medis.
Berdasarkan latar belakang pertanyaan di atas, maka penulis merumuskan
pertanyaan untuk penelitian ini: Apa saja faktor penyebab kesalahan penyimpanan berkas
rekam medis di rak penyimpanan RS Fadila tahun 2021. Tujuan dari penelitian ini adalah
untuk mengidentifikasi faktor-faktor penyebab kesalahan penyimpanan pada bagian
penyimpanan berkas rekam medis RS Fadhilah Prabumulih tahun 2021.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan proyek penelitian cross sectional
untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang menyebabkan terjadinya mismanagement di
bagian penyimpanan berkas rekam medis RS Fadhilah Prabumulih tahun 2021 (Levin,
2006). Penelitian ini menggunakan metode observasi dan wawancara. Observasi adalah
proses pengamatan sistematis dan pencatatan fenomena yang dipelajari. Penelitian
dilaksanakan mulai dari tanggal 01 juli 2021 sampai 31 juli 2021di Rumah Sakit Fadhilah
Prabumulih.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
Alur Pengambilan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil observasi pengambilan berkas rekam medis pasien di rak
penyimpanan dilakukan oleh petugas filling apabila ada permintaan dari petugas
pendaftaran. Pengambilan berkas rekam medis juga bisa di lakukan oleh petugas
pendaftaran jika petugas filling istirahat dan libur bekerja. Tata cara pengambilan rekam
medis yang dilakukan di instalasi rekam medis RS Fadhilah adalah sebagai berikut:Petugas
filling menerima lembar periksa dari simrs dari petugas pendaftaran.
1. Petugas filling menerima lembar periksa dari simrs dari petugas regitrasi.
2. Petugas filling mencari berkas rekam medis di rak penyimpanan jika berkas yang
diminta berkas rekam medis pasien lama, jika yang diminta berkas rekam medis baru
maka akan dibuatkan berkas rekam medis baru.
3. Petugas filling mengambil berkas rekam medis tersebut.
Pengambilan berkas rekam medis harus dengan teliti agar meminimalisir terjadinya
salah ambil.
Alur Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil observasi, penyimpanan rekam medis dilakukan setelah
penggunaan rekam medis rawat jalan dan rumah sakit pada hari tersebut. Adapun alur
penyimpanan rekam medis yang dilakukan petugas filing di RS Fadhilah adalah sebagai
berikut:
1. Petugas filling menerima berkas yang sudah di gunakan dan sudah di koding
diagnosanya di simrs. Dan sudah di assembling untuk berkas rawat inap.
2. Petugas filling memilah rekam medis sesuai dengan nomor awal rekam medis guna
memudahkan penyusunan rekam medis.
Muhamad Aji Adha, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 90-99
Faktor-Faktor Penyebab Tidak Ditemukan Berkas Rekam Medis di Rak Penyimpanan di
Rumah Sakit Fadhilah Tahun 2021
94
Contoh: di Rumah Sakit Fadhilah nomor rekam medis sudah mencapai di
nomor 07-00-00 untuk yang terbaru. Petugas filling memilah berkas rekam medis
berdasarkan nomor awal 06-00-00, 05-00-00, 04-00-00, 03-00-00, 02-00-00, 01-00-
00, 00-00-00. Hal ini tentu untuk mempermudah penyusunan berkas rekam medis di
rak penyimpanan.
3. Petugas filling menyusun berkas di rak penyimpanan sesuai nomor rekam medis.
Jumlah Berkas Rekam Medis Yang Tidak Ditemukan Di Rak Penyimpanan
Berdasarkan hasil observasi peneliti, sejak 1 Juli 2021 sampai dengan 31 Juli 2021
permohonan rekam medis sebanyak 1.526 rekam medis. Dalam permintaan rekam medis
tersebut, petugas filling tidak selalu dapat menemukan semua permintaan. Dari 1.526
rekam medis yang diminta, 34 rekam medis atau 2,2% dari rekam medis tidak ditemukan
dalam waktu satu bulan. Berdasarkan hasil observasi di bagian filling, peneliti menyusun
tabel rekam medis yang tidak ditemukan dan ditemukan pada rak penyimpanan dengan
hasil sebagai berikut:
Tabel 1. Berkas Rekam Medis Tidak Ditemukan dan Ditemukan
Hari ke
Tanggal
Berkas Tidak
ditemukan
Persentase
1
1 juli 2021
1
2%
2
2 juli 2021
3
6%
3
3 juli 2021
2
5%
4
4 juli 2021
2
4,4%
5
5 juli 2021
1
1,2%
6
6 juli 2021
4
5,9%
7
7 juli 2021
2
2,2%
8
8 juli 2021
1
1,4%
9
9 juli 2021
0
0%
10
10 juli 2021
0
0%
11
11 juli 2021
0
0%
12
12 juli 2021
2
3,3%
13
13 juli 2021
3
5,4%
14
14 juli 2021
1
1,6%
15
15 juli 2021
0
0%
16
16 juli 2021
1
3,4%
17
17 juli 2021
1
2,3%
18
18 juli 2021
0
0%
19
19 juli 2021
4
5,1%
20
20 juli 2021
0
0%
21
21 juli 2021
0
0%
22
22 juli 2021
1
2,1%
23
23 juli 2021
1
1,9%
24
24 juli 2021
0
0%
25
25 juli 2021
0
0%
26
26 juli 2021
0
0%
27
27 juli 2021
1
2,5%
28
28 juli 2021
0
0%
29
29 juli 2021
2
4,5%
Muhamad Aji Adha, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 90-99
Faktor-Faktor Penyebab Tidak Ditemukan Berkas Rekam Medis di Rak Penyimpanan di
Rumah Sakit Fadhilah Tahun 2021
95
30
30 juli 2021
1
3,7%
31
31 juli 2021
0
0%
Jumlah
34
2,2%
Rata-rata
1 Berkas tidak
ditemukan
2,0%
Sumber: Hasil Observasi di Bagian Filling Rumah Sakit Fadhilah.
Proses Pencarian Berkas Rekam Medis Tidak Ditemukan.
Berdasarkan pada tabel 1 di atas, hasil observasi rekam medis yang tidak
ditemukan di rak gudang dapat ditelusuri kembali keberadaannya baik dengan melacak di
rak gudang maupun menggunakan sistem komputer. Petugas yang tidak dapat menemukan
rekam medis terlebih dahulu melacaknya di rak terdekat dan memeriksa rekam medis di
buku pinjaman, jika tidak ditemukan petugas akan mencari sistem komputer untuk melihat
kapan dan di mana pasien dengan nomor rekam medis melakukan pemeriksaan terakhir .
Berkas rekam medis yang sebelumnya digunakan untuk pemeriksaan, petugas akan
melihat terlebih dahulu pada rak sortir berkas, apakah berkas medis tersebut sudah kembali
atau belum. Jika tidak dikembalikan, berkas tersebut masih ada di poliklinik sebelumnya.
Rekam medis yang digunakan untuk rawat inap harus dikembalikan dalam waktu 1x24 jam
setelah pasien kembali. Bahkan, ketika petugas mencari rekam medis untuk digunakan
pada hari itu, mereka masih belum kembali ke bagian filing. Jika ada kejadian maka petugas
akan mencarinya di bagian pengolahan berkas terlebih dahulu, jika tidak ada bagian
pengolahan berkas maka rekam medis masih ada di bangsal, sehingga petugas harus
menyiapkan rekam medis baru sesuai kebutuhan dokter. nomor file, setelah
mengembalikan file lama, itu akan digabung menjadi satu dengan file medis baru.
Peneliti juga menemukan bahwa kasus dokumentasi medis yang akan digunakan
untuk penelitian ternyata berada di gudang bekas. Berkas medis di gudang tertutup artinya
sudah 5 tahun terakhir tidak digunakan, jika terjadi hal demikian petugas segera
membuatkan berkas medis baru sesuai dengan nomor dokumen rekam medis yang lama.
Rekam medis lama tidak dilampirkan pada rekam medis baru, kecuali jika diminta oleh
dokter. Berdasarkan Tabel 1, jumlah rekam medis yang tidak ditemukan dapat ditelusuri
dengan melihat tabel di bawah ini:
Tabel 2. Berkas di Temukan
Jumlah
permintaan
berkas
Jumlah
berkas
tidak
ditemukan
Keterangan ditemukan
Salah
susun
di rak
Kelengkapan
dokter (tim
casemix)
Berkas
in aktif
salah
penyimpanan
1.526
34
Jumlah
10
8
16
0
Persentase
29,4%
23,5%
47%
0%
Sumber: data sekunder dari penyimpanan Rumah Sakit Fadhilah Prabumulih.
Berdasarkan dari tabel 2 diatas dapat diketahui faktor-faktor penyebab berkas
rekam medis tidak ditemukan di rak penyimpanan karena salah susun di rak
penyimpanan, kelengkapan dokter (tim casemix), berkas inaktif. Berikut penjabaran
faktor penyebab:
a. Salah Susun di Rak Penyimpanan
Muhamad Aji Adha, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 90-99
Faktor-Faktor Penyebab Tidak Ditemukan Berkas Rekam Medis di Rak Penyimpanan di
Rumah Sakit Fadhilah Tahun 2021
96
Permintaan berkas rekam medis yang tinggi dan beban kerja yang banyak hasil
observasi di ruang filling. Dilihat dari anggota unit rekam medis terdapat 7 orang anggota
yang terdiri dari 1 D3 rekam medis dan 6 orang lulusan non rekam medis. Dengan rincian
tugas dapat dilihat di tabel 3 berikut:
Tabel 3. beban unit Rekam Medis
Pendidikan
Jumlah
Tugas
D3 Rekam Medis
1
Filling, assembling, koding,
pelaporan
Non D3 Rekam Medis
6
Pendaftaran
Berdasarkan dari tabel 3 beban kerja diatas terlihat, bahwa satu orang memiliki
beban kerja yang tinggi sehingga pada saat rekam medis disusun sering terjadi salah
susun berkas contoh berkas 03-67-98 disimpan pada rak penyimpanan 02-67-98 contoh
lagi bisa terjadi tertukar nomor ditengah dan akhir tertukar contoh dinomor tengah 03-
67-98 disimpan pada rak 03-76-98 dan contoh di nomor akhir 03-67-98 disimpan pada
rak 03-67-89. Contoh lagi nomor 03-67-98 disimpan pada rak sebelah kiri dan kanan
yang terdekat contoh 03-67-98 di simpan pada rak 03-68-98 dan 03-66-98. Akibatnya
terjadi kasus salah susun berkas rekam medis 10 kasus 29,4% dari berkas tidak
ditemukan.
b. Kelengkapan dokter (tim casemix)
1). SDM Tuntutan pekerjaan yang tinggi membuat dokter tidak dapat melengkapi isi
berkas rekam medis pasien tepat waktu dan melebihi waktu yang telah ditetapkan yaitu
1x24jam setelah pasien pulang dari ruang rawat inap. Akibatnya, berkas rekam medis
menumpuk di kelengkapan dokter terutama untuk resume pasien BPJS ( Badan
Penyelengara Jaminan Sosial ) rawat inap karena harus di lengkapi oleh verifikator tim
casemix dan berkas pendukung lain untuk claim yang memakan watu lama . Dan
terdapat 8 kasus tidak di temukan berkas rekam medis 23,5% dari berkas rekam medis
tidak di temukan.
2). Sarana dan prasarana
Tidak terdapat sarana dan prasarana yang menghambat faktor penyebab dari
kelengkapan dokter.
c. Berkas in aktif
1). SDM SDM telah mencukupi untuk melaksanakan pekerjaan yang ada. Dalam
pelaksanaan tugasnya, petugas hanya memilah formulir rekam medis yang masih
bernilai guna. Tim pemusnahan/penghapusan berkas rekam medis adalah tim yang
dibentuk dengan keputusan Direktur rumah sakit yang mempunyai tugas membantu
Direktur dalam menyelenggarakan penghapusan pemusnahan berkas rekam medis.
2). Sarana dan prasarana
Pada gudang in-aktif di Rumah Sakit Fadhilah tidak terdapat alat scan untuk
menggandakan formulir rekam medis yang bernilai guna agar dapat disimpan di
komputer. Formulir rekam medis yang bernilai guna akan dipilah dan disimpan
kembali oleh petugas
3). Sistem
Terdapat kebijakan mengenai retensi dan pemusnahan berkas rekam medis
di Rumah Sakit Fadhilah. Dari tabel dapat dilihat berkas rekam medis di gudang
inaktif berjumlah 16 (47%) berkas rekam medis dari 1.526 berkas rekam medis. Hal
tersebut disebabkan karena pasien dalam kurun waktu lima tahun terakhir sudah
Muhamad Aji Adha, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 90-99
Faktor-Faktor Penyebab Tidak Ditemukan Berkas Rekam Medis di Rak Penyimpanan di
Rumah Sakit Fadhilah Tahun 2021
97
tidak melakukan pemeriksaan di Rumah Sakit Fadhilah. Berkas rekam medis yang
tidak digunakan dalam kurun waktu tersebut diletakkan di gudang inaktif dan akan
digunakan kembali apabila pasien yang bersangkutan melakukan pemeriksaan
kembali dan atas permintaan dokter.
B. Pembahasan
Alur pengambilan berkas rekam medis oleh petugas filling di Rumah Sakit
Fadhilah adalah sebagai petugas filling meneriam lembar periksa pasien dari petugas
pendaftaran, petugas filling memeriksa lembar periksa apakah berkas rekam medis baru
atau lama, petugas mengambil berkas rekam medis pasien.
Alur penyimpanan berkas rekam medis yang dilaksanakan oleh petugas filling
adalah sebagai petugas filling menerima berkas yang sudah digunakan dan sudah dikoding
disimrs dan sudah di assembling untuk berkas rawat inap, petugas filling memilah berkas
rekam medis sesuai nomor awal rekam medis untuk mempermudah penyusunan berkas
rekam medis. Contoh di rumah sakit fadhilah nomor rekam medis sudah mencapai di nomor
07-00-00 untuk yang terbaru. Jadi di pilah berasarkan nomor awal .06-00-00 , 05-00-00,
04-00-00 , 03-00-00 , 02-00-00 , 01-00-00 , 00-00-00, petugas filling menyusun berkas di
rak penyimpanan sesuai nomor rekam medis.
Berdasarkan hasil observasi terdapat kebijakan mengenai sistem penyimpanan
rekam medis di Rumah Sakit Fadhilah antara lain sebagai berikut:
1. Semua berkas rekam medis disimpan dengan menggunakan sistem sentralisasi;
2. Setiap lembar formulir rekam medis rawat jalan dan rawat inap dimasukkan dalam map
secara individual.
3. Dokumen rekam medis harus dikelola dan dilindungi sehingga aman dan terjaga
kerahasiaannya. 21
4. Ruang penyimpanan dan fasilitas harus dijaga dan dirawat dengan baik.
Ditemukan Berkas Rekam Medis Yang Tidak Ada Di Rak Penyimpanan
Berdasarkan hasil studi dokumentasi belum terdapat laporan mengenai tempat-
tempat ditemukannya berkas rekam medis yang tidak ada di rak penyimpanan dan belum
terdapat SPO (Standar Prosedur Operasional) kebijakan maupun pedoman mengenai cara
pelacakan berkas rekam medis diluar rak penyimpanan. Hasil observasi menunjukkan 34
(2,2%) berkas rekam medis tidak dapat ditemukan, sedangkan 10 (29,4%) berkas tidak
tertata dengan baik, karena tidak adanya petugas kasus yang sebenarnya ditugaskan pada
bagian ini.
Berkas masih dalam kelengkapan klaim bpjs ada 8 (23,5%) hal ini terjadi karena
menumpuknya berkas BPJS (Badan Penyelengaraan Jaminan Sosial) di ruang casemix
karena petugas verifikator juga merangkap tugas lain seperti perawat ruangan , poliklinik
dan bidan.
Ada 16 file aktif pada kejadian ini (47%) karena rekam medis dari lima tahun
terakhir tidak digunakan untuk penelitian. Dari hasil pemeriksaan rekam medis terdapat
kebijakan mengenai kebijakan penyimpanan dan pemusnahan rekam medis yang
menjelaskan bahwa semua rekam medis dinyatakan tidak aktif jika disimpan selama lima
tahun setelah pasien terakhir berobat.
Selama observasi peneliti mengamati dan menyimpulkan bahwa petugas rekam
medis tidak menemukan berkas rekam medis yang dicari. Kegiatan penelusuran rekam
medis membutuhkan waktu yang lama, karena petugas harus terlebih dahulu mencari di
rak-rak dengan jumlah yang hampir sama dan menelusurinya menggunakan komputer. Jika
dokumen medis yang dipersyaratkan tidak ditemukan, petugas harus menyiapkan berkas
baru dengan nomor dokumen medis yang sama. Hal-hal tersebut juga menyebabkan
keterlambatan transfer rekam medis ke bagian distribusi.
Muhamad Aji Adha, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 90-99
Faktor-Faktor Penyebab Tidak Ditemukan Berkas Rekam Medis di Rak Penyimpanan di
Rumah Sakit Fadhilah Tahun 2021
98
KESIMPULAN
Proses pencarian rekam medis dilakukan berdasarkan teori yang ada. Belum ada
SOP (Standard Operating Procedure), kebijakan dan pedoman alur rekam medis dan tracer
di RS Fadhilah. Alur penyimpanan rekam medis telah dilaksanakan berdasarkan teori yang
ada, dan terdapat kebijakan sistem penyimpanan rekam medis. Jumlah rekam medis yang
tidak ditemukan petugas di rak penyimpanan rata-rata 2,2% (34 rekam medis) dari 1.526
pertanyaan tentang rekam medis.
Rekam medis yang tidak dapat ditemukan di rak dapat ditemukan dan faktor
penyebab diidentifikasi sebagai berikut: 1) Berkas salah susun ada 10 (29,4%) hal ini terjadi
karena belum adanya petugas filling yang Benar-benar di tugaskan di bagian tersebut. 2)
Berkas masih dalam kelengkapan klaim bpjs ada 8 (23,5%) hal ini terjadi karena
menumpuknya berkas bpjs di ruang casemix karena petugas verifikator juga merangkap
tugas lain seperti perawat ruangan, poliklinik dan bidan. 3) Ada 16 (47%) file tidak aktif
karena catatan medis dari lima tahun terakhir tidak digunakan untuk penelitian. Dari hasil
pemeriksaan rekam medis terdapat kebijakan penyimpanan dan pemusnahan rekam medis
yang menjelaskan bahwa semua rekam medis dinyatakan tidak aktif jika disimpan selama
lima tahun setelah pasien terakhir berobat. 4) Rekam medis tidak ditemukan, dengan kasus
terbesar adalah berkas tidak aktif, 16 (47%) dari seluruh berkas tidak ditemukan.
BIBLIOGRAFI
Annisya, Syafwita Utami. (2018). Prosedur Penagihan Klaim BPJS Kesehatan pada
Semen Padang Hospital. Universitas Andalas.
Astuti, Retno, & Anunggra, Dian Ingwi. (2013). Faktor-Faktor penyebab Terjadinya
Missfile di Bagian Filing Rumah Sakit Umum Daerah Banyumas Tahun 2013.
Penelitian Ilmiah. Juni.
Giyana, Frenti. (2012). Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap Rumah
Sakit Umum Daerah Kota Semarang. Jurnal Kesehatan Masyarakat Universitas
Diponegoro, 1(2), 18739.
Indonesia, Presiden Republik. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44
Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.
Islami, Nurani Puji. (2021). Pencegahan Kejadian Missfile Berkas Rekam Medis di Unit
Filing Rumah Sakit: Literature Review. Politeknik Negeri Jember.
Karlina, Destri, Putri, Imandini Anggimelya, & Santoso, Dian Budi. (2016). Kejadian
Misfile dan Duplikasi Berkas Rekam Medis Sebagai Pemicu Ketidaksinambungan
Data Rekam Medis. Jurnal Kesehatan Vokasional, 1(1), 44–52.
Levin, Kate Ann. (2006). Study design III: Cross-sectional studies. Evidence-Based
Dentistry, 7(1), 24–25.
Magdalena, Marito, Arto, Sugi, & Ginting, Rosnani. (2013). Peningkatan kualitas
pelayanan dengan menggunakan metode quality function deployment (QFD) di
rumah sakit xyz. Jurnal Teknik Industri USU, 3(2), 219406.
Muhamad Aji Adha, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 2(1), 90-99
Faktor-Faktor Penyebab Tidak Ditemukan Berkas Rekam Medis di Rak Penyimpanan di
Rumah Sakit Fadhilah Tahun 2021
99
Mathar, Irmawati. (2018). Manajemen Informasi Kesehatan: Pengelolaan Dokumen
Rekam Medis. Deepublish.
Menkes, R. I. (2013). Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 55 Tahun 2013 tentang
Penyelenggaraan Pekerjaan Rekam Medis. Jakarta: Indonesia.
Praba Sneha, V. R. (2017). Sistem Informasi Rekam Medis Berbasis Web di Puskesmas
Plupuh Sragen. Universitas Negeri Semarang.
Ritonga, Zulham Andi, & Sari, Faradila Maya. (2019). Tinjauan Sistem Penyimpanan
Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Pusat H Adam Malik Tahun 2019.
Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 4(2), 637–647.
Simanjuntak, Esraida, & Sirait, Lisna Wati Oktavin. (2018). Faktor-faktor penyebab
terjadinya missfile di bagian penyimpanan berkas rekam medis rumah sakit mitra
medika medan tahun 2017. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda
(JIPIKI), 3(1), 370–379.
Wiyati, Eka Putri, Anjati, Noila Wisida, & Restari, Afitha. (2021). Study Literature Review
Tentang Pelaksanaan Prosedur Peminjaman Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di
Unit Filing Rumah Sakit.
Yuliana, Anastasya Shinta. (2018). Analisis Pengendalian Kejadian Salah Sisip Dokumen
Rekam Medis di Rumah Sakit Islam Ibnu Sina Pekanbaru Tahun 2018. Al-Tamimi
Kesmas: Jurnal Ilmu Kesehatan Masyarakat (Journal of Public Health Sciences),
7(2), 97–111.
© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication under the
terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)
license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).