Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, Desember 2021, 1 (12), 1742-1753
p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534
Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index
DOI : 10.36418/cerdika.v1i12.274 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika
FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN FISIK DOKUMEN REKAM MEDIS
TERHADAP PASIEN RAWAT JALAN DI KLINIK DR.ALFRED
MAJALAYA
Uus Gustiana1, Marlina Febriana2, Erix Gunawan3
Politeknik Piksi Ganesha Bandung1, 2, 3
uusgusti19@gmail.com1, marlinafebriana2@gmail.com2, erik.gunawan@piksi.ac.id3
Abstrak
Received:
Revised :
Accepted:
09-08-2021
18-12-2021
18-12-2021
Latar Belakang: Rekam medis akan terlaksana dengan baik
apabila bagian pengolahan data dan pencatatan melakukan
tugasnya dengan baik. Salah satunya pengolahan data di
bagian Penyimpanan (filing). Berdasarkan hasil studi
pendahuluan yang dilakukan di klinik dr. Alfred Majalaya
diketahui bahwa pada bulan Januari sampai bulan Mei 2021
sebanyak 52 berkas mengalami kerusakan dan 21 berkas
mengalami kelunturan pada berkas rekam medis.
Tujuan: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor
penyebab kerusakan fisik dokumen rekam medis terhadap
pasien rawat jalan di klinik dr.Alfred Majalaya.
Metode: Jenis penelitian ini menggunakan penelitian
kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Data dikumpulkan
berdasarkan wawancara dan observasi terkait penyimpanan
berkas rekam medis agar terhindar dari kerusakan dengan
menggunakan unsur 5 M yang terdiri dari man, money,
material, machines and method. Populasi dalam penelitian ini
yaitu menggunakan petugas rekam medis bagian filing, yang
berjumlah 5 petugas.
Hasil: Hasil yang didapat bahwa masih banyak petugas
rekam medis yang memiliki latar belakang bukan D III rekam
medis. SOP terkait penyimpanan berkas rekam medis belum
pernah disosialisasikan bahkan belum pernah diadakan
pelatihan terhadap petugas rekam medis, jumlah rak filing
sangat terbatas, serta bahan dokumen rekam medis yang tipis
sehingga mudah rusak dan robek pada bagian ujung atas
bawah rekam medis.
Kesimpulan: ada beberapa petugas yang tidak pernah
mengikuti pelatihan khusus terkait dokumen rekam medis.
Rak rekam medis di klinik dr. Alfred Majalaya jumlahnya
sangat terbatas terbatas secara keseluruhan masih
menggunakan kayu. Pihak klinik belum melaksanakan retensi.
Klinik dr.Alfred belum melakukan sosialisasi terkait SOP
penyimpanan berkas rekam medis.
Kata kunci: berkas rekam medis; penyimpanan; klinik.
Abstract
Background: Medical records will be carried out properly if
the data processing and recording department does their job
well. One of them is data processing in the storage (filing)
Uus Gustiana, Marlina Febriana, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1742-
1753
Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Dokumen Rekam Medis Terhadap Pasien Rawat Jalan
di Klinik Dr.Alfred Majalaya
1743
section. Based on the results of a preliminary study
conducted at the clinic of dr. Alfred Majalaya it is known that
from January to May 2021 as many as 52 files were damaged
and 21 files faded in the medical record files.
Objective: This study aims to determine the factors that cause
physical damage to medical record documents for outpatients
at the dr.Alfred Majalaya clinic.
Methods: This type of research uses qualitative research with
a descriptive approach. Data were collected based on
interviews and observations related to the storage of medical
record files to avoid damage by using the 5 M elements
consisting of man, money, material, machines and methods.
The population in this study is to use the medical records
filing section, which amounts to 5 officers.
Results: The results found that there were still many medical
record officers who had non-D III medical record
backgrounds. SOPs related to the storage of medical record
files have never been socialized and even training for medical
record officers has never been held, the number of filing
shelves is very limited, and the medical record document
material is thin so that it is easily damaged and torn at the
top and bottom of the medical record.
Conclusion: There are several officers who have never
attended special training related to medical record
documents. The number of medical record shelves at Dr.
Alfred Majalaya's clinic is very limited. Overall, they still use
wood. The clinic has not carried out retention. dr.Alfred
clinic has not conducted any socialization related to the SOP
for storing medical record files.
Keywords: medical record file; storage; clinic.
*Correspondent Author: Uus Gustiana
Email: uusgusti19@gmail.com
PENDAHULUAN
Sesuai undang-undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit,
menyebutkan bahwa rumah sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan
pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (UU RI Nomor 44, 2009). Berdasarkan
hal tersebut maka rumah sakit dituntut untuk dapat mengelola dan memberikan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat sebagai pelanggannya dengan baik, baik pelayanan yang
bersifat langsung maupun yang bersifat tidak langsung seperti pelayanan di bagian rekam
medis (Yusuf, Syafar, Rosmasrah, & Hasmah, 2021).
Rekam medis akan terlaksana dengan baik apabila bagian pengolahan data dan
pencatatan melakukan tugasnya dengan baik. Salah satunya pengolahan data di bagian
Penyimpanan (filing). Filing adalah unit kerja rekam medis yang diakreditasi oleh
Departemen Kesehatan yang berfungsi sebagai tempat pengaturan dan penyimpanan
dokumen atas dasar sistem penataan tertentu melalui prosedur yang sistematis sehingga
sewaktu-waktu dibutuhkan dapat menyajikan secara cepat dan tepat (Farlinda, Nurul, &
Uus Gustiana, Marlina Febriana, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1742-
1753
Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Dokumen Rekam Medis Terhadap Pasien Rawat Jalan
di Klinik Dr.Alfred Majalaya
1744
Rahmadani, 2017). Dokumen rekam medis adalah catatan yang berisikan identitas pasien,
diagnosis serta riwayat penyakit pasien (Kholili, 2011).
Dokumen Rekam medis dapat dimanfaatkan sebagai dokumen yang berisi
penyimpanan dan pengobatan pasien, sebagai alat bukti dalam proses penegakan hukum,
disiplin dan etika kedokteran dan kedokteran gigi, untuk kebutuhan pendidikan dan
pengetahuan (Roby, 2021). Sistem pengolahan rekam medis terdiri dari beberapa
subsistem, yaitu mulai dari tempat penerimaan pasien TPPRJ dan TPPRI (membuat atau
menyiapkan berkas rekam medis), dilanjutkan dengan assembling, coding, indexing dan
filing. Bagian filing penyimpanan dan pengambilan kembali rekam medis dilakukan.
Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan mempermudah dan mempercepat
ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, mudah
mengambil dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam
medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik, kimiawi dan biologi (Wahyuni, 2021).
Adapun faktor yang mempengaruhi kerusakan fisik dokumen rekam medis dapat
dibedakan menjadi dua jenis yaitu faktor intrinsik yang merupakan penyebab kerusakan
dokumen rekam medis itu sendiri, misalnya kualitas kertas, dan pengaruh tinta. Faktor
ekstrinsik adalah penyebab kerusakan berasal dari luar dokumen rekam medis, seperti
faktor lingkungan fisik, biologis, dan kimiawi (Maimun, Fikriya, Nufus, Inggriyana, &
Aprilda, 2021). Faktor fisik yang dapat menyebabkan kerusakan dokumen rekam medis
temperatur udara, kondisi rak penyimpanan yang begitu sempit, lantai ruangan
penyimpanan tidak berlubang-lubang, sinar matahari, pengamanan dari kemungkinan
serangan api atau kebakaran.
Faktor Biologis organisme yang dapat merusak arsip diantaranya jamur, kutu buku,
rayap, kecoa, dan tikus. Faktor kimiawi yaitu kerusakan dokumen rekam medis yang lebih
diakibatkan oleh merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dari bahan dokumen rekam
medis itu sendiri, makanan dan minuman karena mengandung minyak akan menempel dan
menjadi kotor, bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan minuman tersebut juga
dapat merusak kertas (Husnina & Sutrisno, 2021).
Klinik Dr.Alfred Majalaya berdiri pada tgl 13 Mei 2019 yang berlokasikan di Jl.
Babakan Majalaya Ruko Maris square Kav.22 Kab. Bandung. Sehubungan membuka
pelayanan kesehatan Rawat Jalan juga membuka berbagai Poli diantaranya Poli Umum dan
Poli Gigi yang sering masyarakat kunjungi dan kini klinik dr.Alfred menjadi klinik yang
bisa dikatakan pesat dari awal berdiri hingga sekarang. Karna klinik dr.Alfred mampu
memberikan pelayanan kesehatan setingkat rumah sakit. Adapun kekurangan pada klinik
dr.Alfred yaitu dalam penyimpanan, penjajaran ataupun penomoran pada berkas rekam
medis yang belum menggunakan sistem sesuai SOP. Berdasarkan hasil wawancara dan
Observasi kepada petugas filing, menyatakan bahwa berkas rekam medis di klinik dr.Alfred
banyak yang rusak/robek dikarenakan tempat penyimpanan berkas rekam medis yang tidak
begitu memadai, tinta yang mudah luntur sehingga susah untuk di baca, serta penggunaan
tipe-x yang terlalu banyak terhadap berkas rekam medis. Keamanan merupakan bebas dari
bahaya. Guna menjaga keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis perlu adanya tempat
atau alat yang digunakan untuk menaruh, meletakan dan menyimpan berkas rekam medis
itu sendiri harus aman dan menjaga informasi yang terkandung di dalamnya.
Pada klinik dr.Alfred Majalaya Berkas rekam medis masih menggunakan kertas
dimana penyimpanannya secara tumpuk. Berikut hasil survei Pendahuluan pada tanggal 5
April – 5 juni 2021 dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
Tabel 1. Jumlah Kerusakan Dokumen Rekam Medis
No.
Bulan
Rusak/Robek
1
Januari
6
2
Februari
12
3
Maret
22
Uus Gustiana, Marlina Febriana, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1742-
1753
Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Dokumen Rekam Medis Terhadap Pasien Rawat Jalan
di Klinik Dr.Alfred Majalaya
1745
4
April
7
5
Mei
5
Jumlah
52
Sumber: Sub Bagian filing
Berdasarkan tabel 1 pada bulan Januari – Mei 2021 terdapat 73 berkas dimana
terdapat 52 berkas dokumen rekam medis yang rusak/robek dan 21 berkas dokumen rekam
medis yang luntur. Ruang penyimpanan berkas rekam medis di klinik dr.Alfred Majalaya
terdapat berkas dokumen rekam medis yang tidak tertata rapi, setiap ada berkas rekam
medis yang kembali langsung ditumpuk di atasnya tidak diurutkan sehingga menyebabkan
berkas rekam medis yang bagian bawah menjadi rusak.
Pentingnya penelitian ini dibuat guna mengetahui faktor penyebab kerusakan fisik
dokumen rekam medis terhadap pasien rawat jalan di klinik dr.Alfred Majalaya. Penelitian
ini bertujuan untuk mengetahui faktor penyebab kerusakan fisik dokumen rekam medis
terhadap pasien rawat jalan di klinik dr.Alfred Majalaya.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian adalah penelitian kualitatif dengan pendekatan deskriptif
(Sugiyono, 2014). Penelitian kualitatif yang digunakan untuk menganalisis faktor-faktor
penyebab kerusakan fisik dokumen rekam medis tersebut dan bagaimana upaya yang
dilakukan dalam perbaikan dan penyimpanan berkas rekam medis agar terhindar dari
kerusakan dengan menggunakan unsur 5 M yang terdiri dari man, money, material,
machines and method.
Penelitian dilakukan pada bulan April 2021 sampai Juni 2021. Penelitian dilakukan
di Klinik dr.Alfred Majalaya yang beralamat di Jl. Babakan Majalaya Ruko Maris Square
Kav.22 Kab. Bandung. Populasi dalam penelitian ini seluruh petugas rekam medis yang ada
di ruang penyimpanan Klinik dr.Alfred Majalaya.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
Identifikasi faktor penyebab kerusakan fisik dokumen rekam medis berdasarkan
faktor Man di klinik dr.Alfred Majalaya.
Man yang dimaksud oleh peneliti ini merujuk ke Sumber daya manusia (SDM) yang
terlibat dalam penyimpanan berkas rekam medis di bagian filing. Sumber daya manusia
yang berperan dalam penyimpanan berkas rekam medis yaitu petugas rekam medis.
Variabel yang digunakan dalam mengidentifikasi faktor penyebab kerusakan fisik dokumen
rekam medis berdasarkan faktor man terdiri dari tingkat pendidikan petugas, disiplin dalam
kerja dan pelatihan terhadap petugas.
1. Pendidikan Petugas
Tingkat pendidikan terhadap petugas sangatlah diperlukan untuk mengetahui
pengetahuan dan wawasan dalam menjaga berkas rekam medis. Petugas yang baik
adalah petugas yang memiliki kualifikasi dan kompetisi yang baik yaitu dengan
lulusan Perekam Medis. Berdasarkan hasil wawancara terhadap 5 petugas filing di
klinik dr.Alfred Majalaya diketahui bahwa 5 petugas tersebut merupakan lulusan
Sekolah menengah atas (SMA).hal tersebut bisa dilihat pada tabel 2:
Uus Gustiana, Marlina Febriana, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1742-
1753
Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Dokumen Rekam Medis Terhadap Pasien Rawat Jalan
di Klinik Dr.Alfred Majalaya
1746
Tabel 2. Kualifikasi Pendidikan Petugas di Bagian Filing
No.
Nama Petugas
Pendidikan Petugas
Jabatan
1
Narasumber 1
SMA
Koordinator
2
Narasumber 2
SMA
Petugas
3
Narasumber 3
SMA
Petugas
4
Narasumber 4
SMA
Petugas
5
Narasumber 5
SMA
Petugas
Sumber: Data Sekunder di Klinik dr.Alfred Majalaya
Berdasarkan tabel 2 di atas menjelaskan bahwa petugas rekam medis di klinik
dr.Alfred Majalaya pada kualifikasi pendidikan terdapat 5 petugas yang bukan dari
lulusan perekam medis tetapi lulusan Sekolah Menengah Atas (SMA) Pada unit bagian
filing. Kualifikasi pendidikan petugas di klinik dr.Alfred Majalaya masih belum sesuai
dengan standar yang telah ditetapkan, dimana petugas rekam medis harus memiliki
kualifikasi pendidikan formal minimal D-III Perekam Medis (Menkes, 2007).
2. Disiplin Petugas dalam kerja
Disiplin petugas rekam medis adalah pelatihan pikiran dan sikap untuk
menghasilkan pengendalian diri untuk mentaati peraturan yang berlaku bagi setiap
petugas rekam medis untuk menjalankan tugas rekam medis sesuai kelompok kerja
agar kegiatan rekam medis berjalan baik (Depkes, 2007).
Disiplin kerja dalam penelitian ini yaitu disiplin dalam melaksanakan tata cara
pada kegiatan di bagian filing klinik dr.Alfred Majalaya. Hasil Observasi dan
wawancara terhadap petugas rekam medis tentang disiplin kerja sebagai petugas
penyimpanan berkas rekam medis di bagian filing didapatkan sebagai berikut :
“Nanti dikerjakan kalau ada waktu”.
Hal ini didukung oleh hasil Observasi oleh peneliti, sebagai berikut:
Tabel 3. Observasi Disiplin Kerja Petugas Filing Terkait penyimpanan Berkas
Rekam Medis
No.
Kategori Disiplin Kerja
Ya
Tidak
1
Petugas langsung memberikan
kartu berobat pada pasien rawat
jalan
√
2
Petugas rekam medis rawat
jalan melakukan penggantian
medrec secara berkala jika ada
yang rusak
√
3
Petugas rekam medis rawat
jalan merapikan medrec setelah
pemeriksaan pasien selesai
√
Sumber: Hasil Observasi disiplin kerja petugas filing
Berdasarkan tabel 3 dapat disimpulkan bahwa petugas filing langsung
memberikan kartu berobat ketika awal pendaftaran, mengganti rekam medis ketika
hilang, kemudian merapikan rekam medis pada waktu menjelang pulang, tidak
dilakukan secara berkala saat pemeriksaan selesai. Penjelasan di atas menyimpulkan
bahwa disiplin kerja petugas filing dalam penyimpanan berkas rekam medis tergolong
kurang. Disiplin kerja adalah sikap ketaatan dan kesetiaan petugas terhadap peraturan
Uus Gustiana, Marlina Febriana, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1742-
1753
Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Dokumen Rekam Medis Terhadap Pasien Rawat Jalan
di Klinik Dr.Alfred Majalaya
1747
tertulis/ tidak tertulis yang tercermin dalam bentuk tingkah laku dan perbuatan pada
instansi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Pranata, 2012).
3. Pelatihan Petugas
Pelatihan tugas adalah suatu proses mengembangkan kemampuan petugas
yang dilakukan pada kegiatan bagian filing, penyimpanan, pengembalian, serta
peminjaman berkas rekam medis. Didasarkan pada hasil wawancara yang telah
dilakukan kepada petugas filing yaitu bahwa petugas tidak pernah mengikuti
pelatihan terkait kegiatan di bagian filing. Pernyataan tersebut sesuai dengan yang
diungkapkan oleh 5 petugas filing,
“Petugas filing selama ini belum pernah mengikuti kegiatan pelatihan,
petugas filing hanya pernah mengikuti seminar“.
Pernyataan di atas dikuatkan dengan data observasi di bawah ini:
Tabel 4. Observasi Pelatihan Petugas Rekam Medis di bagian filing
No.
Kategori Pelatihan
Ya
Tidak
Keterangan
1
Pelatihan petugas terkait
kegiatan berkas rekam medis
mendapatkan sertifikat
√
Petugas tidak memiliki sertifikat
pelatihan kegiatan rekam medis
karena belum pernah ada pelatihan
Sumber: Hasil Observasi Pelatihan Petugas Filing
Berdasarkan Tabel.4 dapat dilihat bahwa petugas yang bekerja di Klinik dr. Alfred
Majalaya belum atau tidak memiliki sertifikat pelatihan kegiatan rekam medis dikarenakan
Klinik Dr. Alfred sendiri belum pernah mengadakan pelatihan mengenai hal tersebut
sehingga hal tersebut sebagian kecil bisa menjadi faktor penyebab kerusakan berkas rekam
medis. Klinik dr.Alfred Majalaya belum pernah diadakan pelatihan tentang rekam medis
yang berkaitan dengan berkas rekam medis, baik untuk petugas yang baru maupun petugas
yang lama. Secara internal pelatihan ini dilakukan dengan petugas lama mengajarkan ke
petugas yang baru. Akan tetapi petugas yang lama ini, sebelumnya belum mengikuti
kegiatan pelatihan. Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh (Wati & Nuraini,
2019) yang menyatakan bahwa apabila petugas belum pernah mengikuti pelatihan tentang
rekam medis maka wawasan mereka tidak berkembang tentang rekam medis, sehingga
petugas tidak memiliki pengetahuan yang cukup tentang rekam medis. Pelatihan rekam
medis penting untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan petugas dalam
penyelenggaraan pelayanan rekam medis sesuai dengan Undang-Undang No.13 tahun 2003
tentang Ketenagakerjaan Tahun 2003 Pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk
membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi kerja guna meningkatkan
kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan (Ketenagakerjaan, 2003).
Identifikasi Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis berdasarkan
Faktor Machine di klinik dr.Alfred Majalaya
Machine sangat diperlukan untuk mendukung pekerjaan agar lebih mudah dalam
proses pelayanan kesehatan yaitu peralatan untuk pelayanan (Kholifah, Nuraini, &
Wicaksono, 2020). Machine atau mesin merupakan suatu alat yang digunakan untuk
memberikan kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar sera menciptakan
efisiensi kerja (Syawaludin Syah, 2015). Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit
rekam medis yang berfungsi menyimpan berkas rekam medis, penyediaan berkas rekam
medis untuk berbagai keperluan, perlindungan arsip-arsip berkas rekam medis terhadap
kerahasiaan isi data rekam medis, perlindungan arsip-arsip berkas rekam medis terhadap
bahaya rusak fisik, kimiawi dan biologi (Rosita & Rumpiati, 2018).
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi di klinik dr.Alfred Majalaya,
didapatkan rak yang padat dan sempit sehingga menyebabkan kerusakan berkas dokumen
Uus Gustiana, Marlina Febriana, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1742-
1753
Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Dokumen Rekam Medis Terhadap Pasien Rawat Jalan
di Klinik Dr.Alfred Majalaya
1748
rekam medis. Hal ini karena pada saat pengambilan berkas rekam medis maupun
pengembalian berkas, berkas akan ditarik-tarik dan dimasukkan dengan paksa, sehingga
posisi berkas tidak beraturan dan saling berhimpitan. Hal ini dapat menyebabkan kerusakan
pada rekam medis, karena pada saat melakukan pengambilan berkas, bagian ujung atas dan
ujung bawah berkas rekam medis ditarik sehingga banyak yang robek.
Menurut (Sandika, 2019) dalam penelitiannya menjelaskan bahwa lemari atau rak
penyimpanan yang terlalu rapat juga dapat merusak kertas seperti kertas menjadi robek dan
lusuh karena harus ditarik paksa untuk keluar masuk. Menurut (Satrio, 2018) menuliskan
bahwa penyusutan atau retensi merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi
masalah menumpuknya berkas rekam medis yang tidak lagi memiliki nilai guna. Berkas
tersebut sebaiknya dimusnahkan agar tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas
penyimpanan yang lebih baik terhadap berkas rekam medis yang masih memiliki nilai
kegunaan.
Identifikasi Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis berdasarkan
Faktor Method di Klinik dr Alfred Majalaya
Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu
tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan pada sasaran, fasilitas yang tersedia dan
penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Method merupakan suatu tata cara kerja
atau metode yang baik dan akan memperlancar jalannya pekerjaan. Walaupun metode baik,
jika orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman
hasilnya tidak akan memuaskan. Maka hal ini sesuai dengan yang diungkapkan
(Syawaludin Syah, 2015), manusia tetap menjadi peran utama dalam manajemen
Berkas yang menjabarkan aktivitas operasional yang dilakukan sehari-hari
merupakan definisi dari SPO, dengan tujuan agar pekerjaan tersebut dilakukan secara benar,
tepat, dan konsisten, untuk menghasilkan produk sesuai standar yang telah ditetapkan
sebelumnya. Gabriele (2018) menjelaskan bahwa standar prosedur operasional (SPO)
adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas dan pekerjaaan sesuai dengan fungsi
dari pekerjaan tersebut, dengan adanya SPO semua kegiatan di suatu perusahaan dapat
terancang dengan baik dan dapat berjalan sesuai kemauan perusahaan. Pada Klinik dr.
Alfred Majalaya belum memiliki SOP yang berlaku, misalnya SOP tentang perlindungan
berkas rekam medis dari kerusakan dan pengrusakan. Hal ini dapat didukung dari hasil
wawancara. sebagai berikut:
Dapat disimpulkan bahwa Pengetahuan petugas akan penyimpanan berkas dinilai
kurang, dari hasil wawancara yang telah dilakukan. Hal ini didasarkan karena belum
pernah dilakukan sosialisasi terkait penyimpanan berkas maupun SPO yang berkaitan.
Sosialisasi merupakan salah satu kebijakan strategi yang dilakukan untuk meningkatkan
pemahaman dan kejelasan terhadap SPO yang akan dilaksanakan. Guna menjaga mutu
pelayanannya rumah sakit juga menetapkan standar pelayanan yang harus dilaksanakan
oleh seluruh karyawan, salah satu standar pelayanannya tersebut tertuang didalam SPO
(Bangkeling, 2017).
Identifikasi Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis berdasarkan
Faktor Material di klinik dr.Alfred Majalaya
Dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam
bidangnya, juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana.
Material terdiri atas bahan setengah jadi dan bahan jadi. Materi dan manusia tidak dapat
dipisahkan. Tanpa materi, hasil Tanpa materi, hasil yang dikehendaki tidak akan (Syah,
2015). Map berkas medis di Klinik dr. Alfred Majalaya sudah melindungi. Hal ini
dibuktikan pada wawancara pada petugas:
“Ada beberapa map yang robek kalau raknya sudah padat, jadi waktu
mengeluarkan berkas agak sulitnya dapat melindungi formulirnya yang ada
Uus Gustiana, Marlina Febriana, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1742-
1753
Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Dokumen Rekam Medis Terhadap Pasien Rawat Jalan
di Klinik Dr.Alfred Majalaya
1749
didalamnya jarang sekali robek, tapi . Dari bahan map sudah cukup melindungi,
akan tetapi yang sering robek pada bagian ujung map“.
Kesimpulannya, bahan map yang digunakan sudah cukup tebal tetapi desain map
yang kurang memenuhi yaitu pada ujung berkas rekam medis, sehingga jika bagian ujung
robek petugas sulit mencari berkas rekam medis. Dampak dari kerusakan berkas yaitu pada
keamanan, kerapihan dan keteraturan berkas rekam medis yang ada di ruang penyimpanan.
Penyebab ketidakrapihan penataan berkas yaitu kurangnya rak penyimpanan berkas rekam
medis pasien (Sahfitri, 2017).
Identifikasi Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis berdasarkan Faktor
Money di Klinik dr. Alfred Majalaya
Besar kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam
perusahaan.Money atau uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan, uang
merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Oleh karena itu, uang merupakan alat yang
penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional.
Jumlah uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja berhubungan
dengan hal tersebut. Anggaran merupakan faktor yang sangat menentukan bagi rumah sakit,
tanpa anggaran tentunya rumah sakit tidak dapat menjalankan pelayanan, dan
melaksanakan operasionalisasi secara menyeluruh. Sasaran anggaran dapat dicapai melalui
pelaksanaan serangkaian aktivitas yang telah ditetapkan sebelumnya dalam bentuk
anggaran (Maidin, Indar, & Agusalim, 2013). Hasil wawancara dari petugas yaitu:
“Mengenai anggaran dana kurang saya ketahui, karena yang mengurusnya pihak
pengadaan, tapi pastinya hal ini ada. Dari dahulu, kita sempat kehabisan map”.
Hal ini dapat disimpulkan bahwa faktor money menyebabkan kerusakan map
berkas rekam medis, karena penyediaan map berkas rekam medis dan map tentunya tidak
dapat tersedia dengan cepat saat persediaan telah habis anggaran diberikan oleh pihak
pengadaan yang berupa. Salah satu proses yang manajemen keuangan yang sangat penting.
Kepentingan dari proses ini dapat dilihat dari fungsi suatu anggaran bagi rumah sakit.
Proses penganggaran di rumah sakit merupakan alat perencanaan dan pengendalian
kegiatan operasional rumah sakit. Dalam mencapai efisiensi dan efektifitas pengelolaan
secara keseluruhan. Terpenuhinya fungsi dari anggaran tersebut akan membantu pengelola
rumah sakit (Andini, 2007).
Merumuskan Upaya Perbaikan Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis di Klinik
dr. Alfred Majalaya
Telah dipaparkan faktor penyebab berdasarkan 5M (man, machine, method,
material, money) dari kerusakan berkas rekam rekam medis. Berdasarkan hal tersebut dapat
dirumuskan upaya perbaikan sebagai berikut:
Tabel 5. Masalah dan Upaya Perbaikan yang Diberikan
No.
Masalah
Upaya Perbaikan
1
Man
Pengetahuan petugas mengenai
penyimpanan berkas rekam medis
masih kurang bagus. Hal ini
disebabkan karena di klinik
dr.Alfred ada beberapa petugas
yang lulusan SMA
Guna mengatasi permasalahan mengenai
penyimpanan berkas rekam medis, yaitu
dapat dilakukan dengan cara
menyampaikan terkait isi SOP dalam
rentan waktu minimal satu bulan sekali.
Uus Gustiana, Marlina Febriana, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1742-
1753
Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Dokumen Rekam Medis Terhadap Pasien Rawat Jalan
di Klinik Dr.Alfred Majalaya
1750
Dalam kedisiplinan kerja, petugas
kurang disiplin. Hal ini disebabkan,
karena petugas sangat malas dalam
melakukan penggantian medrec
Hal ini dapat diatasi dengan melakukan
evaluasi yang telah terjadwal, yaitu dalam
rentan waktu minimal satu bulan sekali.
Dengan ini dapat mengetahui seberapa
banyak berkas medrec yang rusak. Sehingga
dapat dilakukan pemberian Reward dan
Punishment.
Ada beberapa petugas yang tidak
pernah mengikuti pelatihan khusus
terkait dokumen rekam medis.
Untuk mengatasi permasalahan ini, pihak
klinik dr. Alfred Majalaya mengadakan
bimbingan terkait penyimpanan medrec
rekam medis yang ditujukan kepada seluruh
petugas rekam medis. Bimbingan ini
dilakukan guna meningkatkan kinerja
petugas.
2
Machine
Rak rekam medis di klinik dr.Alfred
Majalaya jumlahnya sangat terbatas
terbatas. Secara keseluruhan masih
menggunakan kayu.
Guna mengatasi hal ini pihak klinik seharus
menambahkan jumlah rak yang lebih luas
dan sebaiknya mengganti rak yang besi
dengan roll o pack semua
Pihak klinik Belum melaksanakan
retensi.
Seharusnya petugas rekam medis Memilah
berkas rekam medis yang akan diretensi,
hal ini agar meminimalisir rak rekam medis
sedikit
3
Method
Klinik dr.Alfred belum melakukan
sosialisasi terkait SOP
penyimpanan berkas rekam medis
Hal ini dapat dilakukan dengan cara
mengadakan sosialisasi dengan rentan waktu
minimal satu bulan sekali terkait penyimpan
berkas rekam medis. Selain itu, semua
petugas rekam medis wajib menjaga
keamanan dan kerahasiaan medrec rekam
medis yang telah tercantum pada SOP
4
Material
Secara keseluruhan masih banyak
berkas rekam medis yang rusak
dan robek pada bagian ujung atas
bawah medrec rekam medis.
Hal ini dapat dilakukan dengan redesain
pada medrec berkas rekam medis
5
Money
Terdapat beberapa anggaran dana
serta penyediaan medrec yang telah
disediakan oleh pihak pengadaan,
sehingga tidak terdapat atau tidak
mempunyai masalah.
Hal ini dapat dilakukan oleh bagian logistik,
dan lebih mengatur dalam pengajuan medrec
berkas rekam medis
Sumber : Hasil Observasi Pelatihan Petugas Filing
Upaya Perbaikan Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis di Klinik dr. Alfred
Majalaya ditinjau dari beberapa hasil penelitian yang sudah dilakukan sehingga bisa
merumuskan beberapa upaya yang bisa dilakukan guna mengurangi kerusakan dari fisik
dokumen rekam medis di Klinik Dr. Alfred Majalaya.
Uus Gustiana, Marlina Febriana, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1742-
1753
Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Dokumen Rekam Medis Terhadap Pasien Rawat Jalan
di Klinik Dr.Alfred Majalaya
1751
B. Pembahasan
Berdasarkan penelitian menunjukan bahwa petugas tidak memiliki sertifikat
pelatihan kegiatan rekam medis karena belum pernah ada pelatihan sehingga menjadi
kemungkinan kecil menjadi faktor penyebab kerusakan berkas rekam medis di Klinik Dr.
Alfred Majalaya.
Rak yang padat dan sempit sehingga menyebabkan kerusakan berkas dokumen
rekam medis. Hal ini karena pada saat pengambilan berkas rekam medis maupun
pengembalian berkas, berkas akan ditarik-tarik dan dimasukkan dengan paksa, sehingga
posisi berkas tidak beraturan dan saling berhimpitan. Hal ini dapat menyebabkan kerusakan
pada rekam medis, karena pada saat melakukan pengambilan berkas, bagian ujung atas dan
ujung bawah berkas rekam medis ditarik sehingga banyak yang robek. Pada Klinik dr.
Alfred Majalaya belum memiliki SOP yang berlaku, misalnya SOP tentang perlindungan
berkas rekam medis dari kerusakan dan pengrusakan. Pengetahuan petugas akan
penyimpanan berkas dinilai kurang, dari hasil wawancara yang telah dilakukan. Hal ini
didasarkan karena belum pernah dilakukan sosialisasi terkait penyimpanan berkas maupun
SPO yang berkaitan.
Bahan map yang digunakan sudah cukup tebal tetapi desain map yang kurang
memenuhi yaitu pada ujung berkas rekam medis, sehingga jika bagian ujung robek petugas
sulit mencari berkas rekam medis. Faktor money juga bisa menjadi penyebab kerusakan
map berkas rekam medis, karena penyediaan map berkas rekam medis dan map tentunya
tidak dapat tersedia dengan cepat saat persediaan telah habis anggaran diberikan oleh pihak
pengadaan yang berupa. Salah satu proses yang manajemen keuangan yang sangat penting.
Kepentingan dari proses ini dapat dilihat dari fungsi suatu anggaran bagi rumah sakit.
KESIMPULAN
Pengetahuan petugas mengenai penyimpanan berkas rekam medis masih kurang
bagus. Hal ini disebabkan karena di klinik dr.Alfred mayoritas petugas yang lulusan SMA.
Bagian kedisiplinan kerja, petugas kurang disiplin. Hal ini disebabkan, karena petugas
sangat malas dalam melakukan penggantian rekam medis. Ada beberapa petugas yang tidak
pernah mengikuti pelatihan khusus terkait dokumen rekam medis. Rak rekam medis di
klinik dr.Alfred Majalaya jumlahnya sangat terbatas terbatas Secara keseluruhan masih
menggunakan kayu. Pihak klinik Belum melaksanakan retensi. Klinik dr.Alfred belum
melakukan sosialisasi terkait SOP penyimpanan berkas rekam medis. Bahan yang
digunakan merupakan ketentuan dari klinik dr.Alfred itu sendiri. Bahannya cukup tipis
sehingga mudah robek.
BIBLIOGRAFI
Andini, PRITA. (2007). Evaluasi Penganggaran Biaya Rumah Sakit (Studi Kasus Rumah
Sakit Umum Palang Merah Indonesia (RSU PMI) Bogor).
Bangkeling, Yulia Reviani Charlot. (2017). Rancangan Manajemen Implementasi Standar
Prosedur Operasional (SPO) Keperawatan Dalam Upaya Peningkatan Mutu
Pelayanan Keperawatan di RSIA Limijati Bandung. unpas.
Depkes. (2007). Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan
RI.
Farlinda, Sustin, Nurul, Rinda, & Rahmadani, Sapitri Adinta. (2017). Pembuatan Aplikasi
Filling Rekam Medis Rumah Sakit. Jurnal Kesehatan, 5(1), 8–13.
Uus Gustiana, Marlina Febriana, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1742-
1753
Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Dokumen Rekam Medis Terhadap Pasien Rawat Jalan
di Klinik Dr.Alfred Majalaya
1752
Husnina, Nur, & Sutrisno, Trismianto Asmo. (2021). Literature Review: Aspek Keamanan
dDan Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit. Indonesian Journal of
Health Information Management, 1(1), 36–42.
Ketenagakerjaan, Dinas. (2003). Undang-Undang RI No. 13 Tahun 2003 Tentang
Ketenagakerjaan. Proyek PPHI Kepaniteraan Penyelesaian perseliasihan Perburuhan
Daerah.
Kholifah, Aulia Nurul, Nuraini, Novita, & Wicaksono, Andri Permana. (2020). Analisis
Faktor Penyebab Kerusakan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Universitas
Airlangga. J-REMI: Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, 1(3), 364–373.
Kholili, Ulil. (2011). Pengenalan ilmu rekam medis pada masyarakat serta kewajiban tenaga
kesehatan di rumah sakit. Jurnal Kesehatan Komunitas, 1(2), 60–72.
Maidin, Alimin, Indar, Indar, & Agusalim, Agusalim. (2013). Analisis Mekanisme
Penganggaran sebagai Alat Pengendalian Keuangan Studi Kasus Rumah Sakit Umum
Anutapura Palu Tahun 2011. Jurnal Administrasi Dan Kebijakan Kesehatan
Indonesia, 2(01), 8267.
Maimun, Nur, Fikriya, Atika, Nufus, Airin Hayatin, Inggriyana, Yunita Fajriah, & Aprilda,
Asriyani. (2021). Sosialisasi Faktor Yang Mempengaruhi Kerusakan Rekam Medis di
Loket Pendaftaran Puskesmas Rawat Inap Simpang Tiga Pekanbaru. Jurnal
Pengabdian Kesehatan Komunitas, 1(2), 143–148.
Menkes, R. I. (2007). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
512/Menkes/Per/IV/2007 Tentang Izin Praktik dan Pelaksanaan Praktik Kedokteran.
Jakarta: Menkes RI.
Pranata, Arif. (2012). Implementasi kepemimpinan guru dalam membina kedisiplinan dan
mentaati tata tertib siswa di SD Negeri 01 Dukuh Ngargoyoso Karanganyar Tahun
2011/2012. Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Roby, Andika Rohmati. (2021). Perancangan Formulir Rekam Medis Poli Gigi Di
Puskesmas Grujugan Bondowoso. Politeknik Negeri Jember.
Rosita, Ani, & Rumpiati, Rumpiati. (2018). Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasiaan
Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing Puskesmas Balong Kabupaten Ponorogo. 2-
TRIK: Tunas-Tunas Riset Kesehatan, 8(3).
Sahfitri, Yeka. (2017). Tinjauan Aspek Keamanan Bberkas Rekam Mmedis di Ruang
Penyimpanan RS dr. Soetarto Yogyakarta.
Sandika, Tri Widya. (2019). Tinjauan Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis
Di Ruang Filing Rumah Sakit Jiwa Prof. dr. muhammad Ildrem Medan Tahun 2018.
Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 4(1), 560–566.
Satrio, Dimas. (2018). Pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip rekam medis: studi kasus
pada rumah sakit Dr. Suyoto. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta: Fakultas Adab dan
Humaniora, 2018.
Sugiyono. (2014). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif Dan R&D (12th, Cetaka ed.).
Bandung: CV Alfabeta.
Syawaludin Syah, Mochammad Zamroni. (2015). Manajemen Citra Kampung Jetis Sebagai
Sentra Batik di Sidoarjo. UIN Sunan Ampel Surabaya.
UU RI Nomor 44. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009 Tentang
Rumah Sakit. 12–42.
Wahyuni, Sari. (2021). Sistem Pelaksanaan Penyimpanan Rekam Medis di Kilinik Pratama
Bakti Timah Pangkalbalam. Jurnal Health Sains, 2(9), 1255–1262.
Wati, Try Ganjar, & Nuraini, Novita. (2019). Analisis Kejadian Missfile Berkas Rekam
Medis Rawat Jalan di Puskesmas Bangsalsari. J-REMI: Jurnal Rekam Medik Dan
Informasi Kesehatan, 1(1), 23–30.
Yusuf, Andi, Syafar, Muhammad, Rosmasrah, Rosmasrah, & Hasmah, Hasmah. (2021).
Pengaruh Motivasi Terhadap Kinerja Tenaga Rekam Medis. Jurnal Ilmiah Kesehatan
Sandi Husada, 10(2), 340–346.
Uus Gustiana, Marlina Febriana, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1742-
1753
Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Dokumen Rekam Medis Terhadap Pasien Rawat Jalan
di Klinik Dr.Alfred Majalaya
1753
© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication under the
terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)
license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).