Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, Desember 2021, 1 (12), 1796-1802
p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534
Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index
DOI : 10.36418/cerdika.v1i12.258 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika
TINJAUAN KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN BERKAS REKAM
MEDIS DI PUSKESMAS PLAJU TAHUN 2021
Dea Sillia Sagita1, Tiara Dwi Puryati2
Politeknik Piksi Ganesha1, 2
deadea931@gmail.com1, tiaradwipuryati94@gmail.com2
Abstrak
Received:
Revised :
Accepted:
06-08-2021
16-12-2021
18-12-2021
Latar Belakang: Rak penyimpanan merupakan salah satu
peralatan puskesmas yang berfungsi untuk menyimpan
berkas rekam medis, dengan tersedianya rak penyimpanan
yang sesuai dengan kapasitas berkas rekam medis maka
tidak akan terjadi penumpukan di ruangan penyimpanan.
Tujuan: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui
kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis di
Puskesmas Plaju.
Metode: Metode deskriptif kuantitatif yaitu dengan
memaparkan hasil penelitian apa adanya dan
membandingkan dengan teori yang kemudian diambil
kesimpulannya. Subjek dan objek yang digunakan dalam
penelitian ini adalah petugas filing dan kepala instalasi
rekam medis. Instrumen penelitian yang digunakan adalah
observasi dan wawancara dengan responden sebanyak
56.216 dari tahun 2018 - 2020.
Hasil: Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa jumlah
kunjungan pasien di Puskesmas Plaju dari tahun dari tahun
2018 – 2020 sebanyak 56.216 pasien. Jika pada saat ini di
Puskesmas Plaju hanya memiliki 7 rak rekam medis, maka
puskesmas perlu menyediakan tambahan 1 rak rekam medis
lagi agar kebutuhan rak rekam medis tercukupi.
Kesimpulan: Kesimpulan dalam penelitian ini yaitu
penulis dengan menggunakan sampel 100 berkas rekam
medis dapat diketahui bahwa jumlah rak yang tersedia di
Puskesmas Plaju masih kurang. Jumlah rak rekam medis
yang ada pada saat ini hanya ada 7 rak rekam medis,
sedangkan kebutuhan rak rekam medis seharusnya 8 rak
rekam medis. Maka dari itu Puskesmas Plaju harus
menambahkan 1 rak rekam medis lagi agar berkas rekam
medis dapat tersusun secara rapi dan teratur serta petugas
akan mudah dalam mencari atau menyimpan berkas rekam
medis.
Kata kunci: berkas rekam medis; jumlah kunjungan pasien;
rak penyimpanan.
Abstract
Background: Storage rack is one of the puskesmas
equipment that functions to store medical record files, with
the availability of storage racks that are in accordance with
Dea Sillia Sagita, Tiara Dwi Puryati /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1796-1802
Tinjauan Kebutuhan Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Puskesmas Plaju Tahun
2021
1797
the capacity of medical record files, there will be no
accumulation in the storage room.
Objective: This study aims to determine the need for
medical record file storage racks at Plaju Health Center.
Methods: Quantitative descriptive method, namely by
describing the results of the research as they are and
comparing them with the theory and then drawing
conclusions. The subjects and objects used in this study
were the filing clerk and the head of the medical record
installation. The research instrument used was observation
and interviews with 56,216 respondents from 2018 - 2020.
Results: The results showed that the number of patient visits
at the Plaju Health Center from 2018 - 2020 was 56,216
patients. If at this time the Plaju Health Center only has 7
medical record shelves, the puskesmas needs to provide an
additional 1 more medical record rack so that the need for
medical record shelves is fulfilled.
Conclusion: The conclusion in this study is that by using a
sample of 100 medical record files, it can be seen that the
number of shelves available at Plaju Health Center is still
lacking. Currently, there are only 7 medical record shelves,
while the need for medical record shelves should be 8
medical record shelves. Therefore Plaju Health Center
must add 1 more medical record rack so that medical record
files can be arranged neatly and regularly and officers will
find it easy to find or store medical record files.
Keywords: medical record file; number of patient visits;
storage shelf.
*Correspondent Author: Dea Sillia Sagita
Email: deadea931@gmail.com
PENDAHULUAN
Menurut PERMENKES 2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Permenkes, 2008). Guna
melengkapi rekam medis harus memiliki data pasien yang benar guna menghasilkan suatu
proses, jaminan, pengobatan dan hasil akhir (BAB, n.d. 2007).
Menurut Undang–Undang Nomor 44 tahun 2009, rumah sakit adalah institusi
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Seluruh
pelayanan pasien rawat jalan yang dilakukan oleh petugas kesehatan di rumah sakit akan
dicatat dan direkam yang disebut rekam medis (UU RI Nomor 44, 2009).
Ketersediaan rak penyimpanan berkas rekam medis di fasilitas pelayanan
kesehatan tingkat pertama merupakan hal yang sangat penting dalam menjaga keamanan
serta menghindari dari kerusakan berkas rekam medis itu sendiri. Kebutuhan rak
penyimpanan rekam medis rawat jalan harus sesuai dengan jumlah kunjungan pasien rawat
jalan di puskesmas (Ritonga & Ritonga, 2018).
Dea Sillia Sagita, Tiara Dwi Puryati /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1796-1802
Tinjauan Kebutuhan Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Puskesmas Plaju Tahun
2021
1798
Menurut (Huffman, 2019), rekam medis adalah berkas yang menyatakan siapa,
apa, dimana, mengapa, kapan dan bagaimana pelayanan yang diperoleh seorang pasien
selamat dirawat atau menjalani pengobatan. Rekam medis merupakan kumpulan data yang
berdasarkan fakta tentang riwayat penyakit serta pengobatan seorang pasien pada saat ini
maupun masa lampau yang ditulis oleh pihak yang berwenang dalam upaya memberikan
pelayanan kesehatan kepada pasien (Erfavira & Kirana, 2012).
Ruang penyimpanan merupakan tempat penyimpanan berkas rekam medis yang
berfungsi sebagai penyimpan, penyedia dan pelindung berkas rekam medis (Miska, 2020).
Jika rak penyimpanan melebihi daya tampung dikarenakan rekam medis bertambah maka
dibutuhkan perhitungan jumlah rak penyimpanan rekam medis. Ukuran dan bentuk rak
penyimpanan diharapkan sesuai standar ergonomi dan juga harus memperhatikan luas
ruangan. Sehingga penyediaan rak tersebut dapat dilakukan sesuai kebutuhan yang
bertujuan agar mampu menampung seluruh dokumen rekam medis (Setyaningrum &
Setyowati, 2016).
Berdasarkan observasi yang dilakukan di Puskesmas Plaju, bahwa jumlah rak
penyimpanan rekam medis sudah tidak dapat menampung berkas rekam medis pasien.
Sehingga berkas rekam medis pasien diletakkan dan disimpan di dalam kardus-kardus.
Adapun penelitian ini bertujuan untuk mengetahui kebutuhan rak penyimpanan berkas
rekam medis di Puskesmas Plaju.
METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode deskriptif kuantitatif
(Sugiyono, 2014). Penelitian ini dilakukan dengan teknik pengumpulan data melalui
observasi yaitu pengamatan secara langsung dan wawancara mendalam. Wawancara ini
dilakukan dengan menggunakan pedoman wawancara, namun penggunaanya tidak seketat
wawancara terstruktur. Subjek penelitian ini adalah petugas filing dan kepala instalasi
rekam medis. Objek penelitian ini adalah melihat kebutuhan rak penyimpanan berkas
rekam medis di Puskesmas Plaju.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
Tabel 1. Jumlah Kunjungan Pasien Per-tahun di Puskesmas Plaju
Tahun Kunjungan
Jumlah Berkas Rekam Medis
2018
20508
2019
21395
2020
14313
Total
56216
Berdasarkan hasil tabel 1 di atas, pengambilan data yang sudah dilakukan peneliti
di Puskesmas Plaju didapatkan data jumlah kunjungan pasien 3 tahun terakhir.
Ketebalan Berkas Rekam Medis
Guna mencari ketebalan berkas, penulis membutuhkan 100 berkas rekam medis
untuk dijadikan sampel. Sampel itu didapatkan dengan perhitungan rumus sebagai berikut:
Dea Sillia Sagita, Tiara Dwi Puryati /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1796-1802
Tinjauan Kebutuhan Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Puskesmas Plaju Tahun
2021
1799
berkas
Sesuai sampel 100 berkas rekam medis, masing-masing memiliki ketebalan
sebagai berikut:
2 mm : 52 berkas
5 mm : 28 berkas
7 mm : 18 berkas
10 mm : 2 berkas
Maka: 2 mm x 52 = 104
5 mm x 28 = 140
7 mm x 18 = 126
10 mm x 2 = 20 +
390 mm = 39 cm
Jadi, total keseluruhan untuk ketebalan 100 berkas rekam medis adalah 39 cm.
Untuk mencari rata-rata ketebalan berkas rekam medis yaitu dengan menggunakan rumus
sebagai berikut:
=
= 0,39 cm
= 0,4 cm
Sesuai perhitungan di atas didapat ketebalan berkas rekam medis di Puskesmas
Plaju yang diambil menjadi sampel yaitu 0,4 cm.
Ukuran Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Rak penyimpanan berkas rekam medis yang tersedia di ruang penyimpanan
Puskesmas Plaju dengan jumlah keseluruhan ada 7 rak dengan ketentuan masing-masing
sebagai berikut:
a. 2 (dua) rak terdiri dari 6 (enam) baris dan 5 (lima) kolom.
b. 2 (dua) rak terdiri dari 6 (enam) baris dan 3 (dua) kolom.
c. 4 (empat) rak terdiri dari 5 (lima) baris dan 2 (dua) kolom.
Sesuai pengukuran rak rekam medis di Puskesmas Plaju dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 2. Hasil Pengukuran Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis
di Puskesmas Plaju
Rak
Rak Penyimpanan Rekam
Medis
Lebar
Kolom
Jumlah
Rak
Jumlah Lebar
Keseluruhan
Rak
Baris
Kolom
Jumlah
A
6
5
30
83
2
4980
B
6
3
18
83
2
2988
C
5
2
10
83
4
3320
Jumlah
17
10
58
249
8
11288
Dea Sillia Sagita, Tiara Dwi Puryati /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1796-1802
Tinjauan Kebutuhan Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Puskesmas Plaju Tahun
2021
1800
Berdasarkan hasil tabel 2 di atas pengukuran yang dilakukan oleh penulis yang
telah dicantumkan pada tabel diatas, maka didapat jumlah lebar keseluruhan rak rekam
medis adalah 11.288 cm dengan rata-rata lebar rak 1.612 cm.
Kebutuhan Jumlah Rak Penyimpanan
Sudah diketahui jumlah kunjungan pasien yang berobat ke Puskesmas Plaju
dengan rata-rata ukuran ketebalan berkas rekam medis dengan perhitungan sebagai berikut:
File Expansion = rata-rata tebal BRM x 25%
= 0,4 x 25%
= 0,1
PP dibutuhkan = Jumlah BRM x (tebal BRM + Hasil FE)
PP tersedia = Jumlah sub rak x panjang sub rak
Kebutuhan rak = PP dibutuhkan
PP tersedia
Tabel 3. Kebutuhan Rak Penyimpanan Tahun 2018 – 2020 dengan File Expansion
Tahun
2018
2019
2020
File Expansion
0,1
0,1
0,1
PP dibutuhkan
10254
10697
7156
PP tersedia
2490
1494
830
Kebutuhan Rak
4
6
8
Berdasarkan hasil tabel 3 di atas dapat disimpulkan bahwa kebutuhan rak
penyimpanan rekam medis tahun 2018 – 2020 dengan file expansion 25% berjumlah 8 rak
rekam medis. Jika saat ini Puskesmas Plaju hanya mempunyai 7 rak rekam medis maka
Puskesmas Plaju hanya perlu menambahkan 1 rak rekam medis lagi agar berkas rekam
medis dapat tersusun secara rapi dan teratur sehingga tidak berceceran ataupun berantakan.
B. Pembahasan
Rata-rata Kunjungan Pasien
Setiap hari pasien semakin bertambah dan berkas rekam medisnya pasti bertambah
juga serta ketebalan berkas rekam medis di dalam rak penyimpanan akan bertambah pula.
Berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan di Puskesmas Plaju Palembang rata-rata
kunjungan pasien dari tahun 2018 - 2020 berjumlah 56.216 pasien.
Rata – rata Ketebalan Berkas Rekam Medis
Bertambahnya ketebalan berkas rekam medis dan pasien baru yang berobat setiap
harinya akan mempengaruhi kebutuhan rak penyimpanan rekam medis (Muzakir &
Pratama, 2020). Ketebalan berkas rekam medis akan terus bertambah setiap harinya seiring
dengan bertambahnya jumlah pasien yang datang berobat ke Puskesmas Plaju. Sesuai
dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis di Puskesmas Plaju, ukuran ketebalan
berkas rekam medis yang berjumlah 100 berkas adalah 39 cm dengan rata-rata ukuran
ketebalan berkas rekam medis masing-masing 0,4 cm.
Kebutuhan Jumlah Rak Penyimpanan
Berdasarkan perhitungan kebutuhan rak rekam medis, jika saat ini Puskesmas Plaju
memiliki 7 rak rekam medis, maka Puskesmas Plaju perlu menyediakan 1 rak rekam medis
lagi agar kebutuhan rak dapat tercukupi dan dapat menampung semua berkas rekam medis
pasien secara sistematis dan tidak menyulitkan petugas dalam proses pencarian dan
penyimpanan berkas rekam medis pasien.
Dea Sillia Sagita, Tiara Dwi Puryati /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1796-1802
Tinjauan Kebutuhan Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Puskesmas Plaju Tahun
2021
1801
Menurut (E. R. risr. Rustiyanto & Rahayu, 2011) bentuk penyimpanan terbagai
menjadi 3 yaitu manual, semi manual, dan elektronik. Bentuk penyimpanan manual sendiri
adalah bentuk yang tidak bisa digerakkan biasanya terbuat dari bahan kayu. Pemilihan rak
kayu atau besi sendiri sangat menghemat pengeluaran dan pembuatannya sangat mudah
dilakukan dan tahan lama, tetapi rak kayu sendiri lebih memakan ruang penyimpanan.
Kemudian untuk roll o’pack atau bentuk semi manual adalah suatu rak yang bisa digeser
ke kanan maupun ke kiri.
Menurut (Permenkes RI, 2008) tentang rekam medis bahwa isi dari rekam medis
harus dijaga kerahasiaanya. Rak kayu adalah jenis rak dengan sistem open self atau rak
terbuka, sehingga rak kayu rawan pencurian dan isi dari rekam medis itu sendiri bisa hilang
atau rusak, sedangkan roll o’pack adalah rak yang tertutup atau bisa dikunci kapan saja,
sehingga rekam medis dan isinya minim dari kejadian hilang dan rusak. Sedangkan
menurut (E. Rustiyanto, 2009) untuk memilih rak penyimpanan salah satunya harus
memperhatikan faktor keamanan berkas rekam medis.
KESIMPULAN
Sesuai hasil penelitian menggunakan metode observasi dan wawancara dapat
disimpulkan bahwa berdasarkan hasil perhitungan yang dilakukan oleh penulis dengan
menggunakan sampel 100 berkas rekam medis dapat diketahui bahwa jumlah rak yang
tersedia di Puskesmas Plaju masih kurang. Jumlah rak rekam medis yang ada pada saat ini
hanya ada 7 rak rekam medis, sedangkan kebutuhan rak rekam medis seharusnya 8 rak
rekam medis. Maka dari itu Puskesmas Plaju harus menambahkan 1 rak rekam medis lagi
agar berkas rekam medis dapat tersusun secara rapi dan teratur serta petugas akan mudah
dalam mencari atau menyimpan berkas rekam medis.
BIBLIOGRAFI
BAB, I. (n.d.). Financial,(d) Education,(e) Documentation.[2] Rekam medis adalah siapa,
apa, dimana, dan bagaiman perawatan pasien selama dirumah sakit. Untuk
melengkapi rekam medis harus memiliki data yang cukup tertulis dalam rangkaian
kegiatan guna menghasilkan suatu .
Erfavira, A., & Kirana, S. (2012). Perbedaan Kelengkapan Pengisian Rekam Medis antara
Instalasi Rawat Jalan dan Instalasi Rawat Darurat di Poli Bedah RSUP dr. Kariadi
Semarang. Fakultas Kedokteran.
Huffman. (2019). Medical Record Management. Berwyn: Physicians Record Company.
Miska, Y. A. (2020). Penerapan Prinsip Ergonomi di Ruangan Penyimpanan Berkas
Rekam Medis.
Muzakir, I., & Pratama, R. Y. (2020). Perhitungan Kebutuhan Rak Penyimpanan Rekam
Medis Untuk 5 Tahun Kedepan di Puskesmas Dedai. Journal Perekam Medis dan
Informasi Kesehatan, 3(1), 35–39.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 Tentang Rekam Medis,
(2008).
Permenkes RI. (2008). permenkes ri 269/MENKES/PER/III/2008. In Permenkes Ri No
269/Menkes/Per/Iii/2008 (Vol. 2008, p. 7).
Ritonga, Z. A., & Ritonga, N. A. (2018). Analisa Kebutuhan Rak Penyimpanan Berkas
Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Madani Medan. Jurnal Ilmiah
Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 3(1), 417–424.
Rustiyanto, E. (2009). Etika profesi perekam medis dan informasi kesehatan. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Dea Sillia Sagita, Tiara Dwi Puryati /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(12), 1796-1802
Tinjauan Kebutuhan Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Puskesmas Plaju Tahun
2021
1802
Rustiyanto, E. R. risr., & Rahayu, W. A. (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia.
Setyaningrum, Y. I., & Setyowati, M. (2016). Tinjauan kebutuhan rak file dokumen rekam
medis (drm) rawat inap di RSUD dr. H. Soewondo kendal tahun 2016.
Sugiyono. (2014). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif Dan R&D (12th, Cetaka ed.).
CV Alfabeta.
UU RI Nomor 44. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009
Tentang Rumah Sakit. 12–42.
© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication under the
terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)
license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).
