Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, November 2021, 1 (11), 1545-1550
p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534
Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index
DOI : 10.36418/cerdika.v1i11.244 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika
ANALISIS PENGELOLAAN REKAM MEDIS KHUSUS PASIEN HIV DI
RUMAH SAKIT UMUM X KOTA BANDUNG
Panji Maulana¹, Muhamad Ruslan Firmansyah², Dina Sonia³
Politeknik Piksi Ganesha Bandung, Indonesia1, 2, 3
panjim846@gmail.com¹, ruslanf13@gmail.com², nasoniaonya.ds@gmai.com³
Abstrak
Received:
Revised :
Accepted:
13-07-2021
17-11-2021
18-11-2021
Latar Belakang: Rumah Sakit X adalah salah satu fasilitas
pepelayanan kesehatan di Bandung yang memiliki klinik
Voluntary Counselling and Testing VCT. Jumlah kunjungan
pasien di klinik ini meningkat secara signifikan pada triwulan
akhir 2021 sebanyak 53 pasien dan dilanjutkan pada triwulan
awal 2021 sebanyak 102 pasien. Sehingga intensitas
pepelayanan yang diberikan kepada pasien semakin tinggi dan
berdampak pada peningkatan jumlah dokumen rekam medis
pasien yang dihasilkan oleh klinik VCT.
Tujuan: Tujuan penelitian ini adalah mendeskripsikan
pengelolaan dokumen rekam medis pasien di klinik VCT.
Metode: Jenis penelitian ini menggunakan metode kualitatif
dengan pendekatan deskriptif, cara pengumpulan data
pengumpulan dengan wawancara dan observasi.
Hasil: Hasil penelitian menunjukan bahwa sistem pencatatan
dilakukan berdasarkan formulir khusus dari Menteri
kesehatan namun pengisian nya masih belum optimal.
Penyimpanan rekam medis masih kurang menjaga aspek
keamanan dan kerahasiaan.
Kesimpulan: Pelaporan kasus HIV sudah sesuai dengan
peraturan Menteri Kesehatan yaitu dengan aplikasi sistem
informasi HIV/AIDS dan IMS (SIHA).
Kata kunci: pengelolaan dokumen rekam medis; klinik
VCT; HIV.
Abstract
Background: Hospital X is one of the facilities in Bandung
which has a VCT clinic. The number of patient visits at this
clinic increased significantly in the final quarter of 2020 as
many as 53 patients and continued in the quarter early of
2021 as many as 102 patients.
Objective: So that the intensity of services provided to
patients is getting higher and has an impact on increasing
the number of patient medical record documents produced
by VCT clinics.
Methods: The purpose of this study was to describe the
management of patient medical record documents at the
VCT clinic.
Results: This type of research is descriptive, the method of
collecting data is by interviewing and observing. The results
Panji Maulana, Muhamad Ruslan Firmansyah, Dina Sonia /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,
1(11), 1545-1550
Analisis Pengelolaan Rekam Medis Khusus Pasien HIV di Rumah Sakit Umum X Kota
Bandung
1546
showed that the recording system is based on a special form
of the minister's health but is still not optimal. Storage of
medical records is still lacking in maintaining security and
confidentiality aspects.
Conclusion: Reporting of HIV cases is in accordance with
the regulations of the Minister of Health, namely the
application of the HIV/AIDS and IMS (SIHA) information
system.
Keywords: medical record document management; VCT
clinic; HIV.
*Correspondent Author: Panji Maulana
Email: panjim846@gmail.com
PENDAHULUAN
Voluntary Counseling and Testing (VCT) merupakan kegiatan untuk membantu
penderita HIV/AIDS dengan mengadakan konseling sebelum maupun sesudah tes HIV
secara sukarela dan dijamin kerahasiaan informasinya (Seha, 2020). Rekam medis
menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 adalah berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pepelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Permenkes RI, 2008). Human
Immuno-deficiency Virus (HIV), menurut (Depkes, 2003) didefinisikan sebagai virus
penyebab AIDS, sedangkan Acquired ImmunoDeficiency Syndrome (AIDS) didefinisikan
oleh (Agubay & SAP, 2018) sebagai bentuk paling berat dari keadaan sakit terus menerus
yang berkaitan dengan infeksi HIV.
Pemerintah Indonesia mulai dua puluh tahun yang lalu telah berupaya
menanggulangi HIV/AIDS. Pemerintah juga mengeluarkan keputusan Kementerian
Kesehatan Republik Indonesia No. 1285 pada tahun 2002 tentang pedoman
penanggulangan HIV/AIDS dan penyakit seksual sebagai pedoman dasar setelah
membentuk komisi di atas. Keputusan ini berisi tentang keinginan pemerintah untuk
mencegah atau mengurangi penyebaran HIV/AIDS (Ginting, Agustino, & Yusuf, 2017).
Pedoman yang dibuat oleh Kementerian Kesehatan Republik Indonesia dalam program
VCT adalah keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1507 tahun 2005
tentang pedoman konseling dan testing HIV/AIDS secara sukarela. Rumah Sakit X
Umum Kota Bandung merupakan Rumah Sakit yang memiliki klinik VCT (Risqi &
Wahyono, 2018).
Peningkatan jumlah kunjungan pasien yang signifikan terjadi pada triwulan awal
2021. Kejadian ini mengakibatkan jumlah penggunaan berkas rekam medis juga
meningkat sehingga diperlukan suatu pengelolaan dokumen yang baik pada rekam medis
klinik VCT Rumah Sakit Umum X Kota Bandung. Adapun tujuan penelitian ini yaitu
untuk mendeskripsikan sistem pengelolaan dokumen rekam medis di klinik VCT Rumah
Sakit Umum X Kota Bandung dengan cara membandingkan sistem pengelolaan tersebut
dengan pengelolaan yang berlaku.
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia terus berupaya meningkatkan jumlah
pelayanan konseling dan Tes HIV (KTHIV) untuk meningkatkan cakupan tes HIV,
sehingga semakin banyak orang yang mengetahui status HIV nya dan dapat segera
mendapatkan akses pelayanan lebih lanjut yang dibutuhkan. Tes HIV sebagai satu
satunya pintu masuk untuk akses pelayanan pencegahan, pengobatan, perawatan dan
dukungan harus terus ditingkatkan baik jumlah maupun kualitasnya. Perluasan jangkauan
Panji Maulana, Muhamad Ruslan Firmansyah, Dina Sonia /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,
1(11), 1545-1550
Analisis Pengelolaan Rekam Medis Khusus Pasien HIV di Rumah Sakit Umum X Kota
Bandung
1547
pelayanan KTHIV akan menimbulkan normalisasi HIV di masyarakat. Tes HIV akan
menjadi seperti tes untuk penyakit lainya (Permenkes, 2013).
Peningkatan cakupan tes HIV kepada ibu hamil, pasien IMS, pasien TB dan
hepatitis B atau C dan pasangan ODHA, serta melakukan tes ulang HIV 6 bulan sekali
pada populasi kunci (penggunaan napza suntik, pekerja seks, laki-laki yang berhubungan
seks dengan laki-laki serta pasangan seksualnya dan wanita). Konseling dan Tes HIV
telah mulai dilaksanakan di Indonesia sejak tahun 2004, yaitu dengan pendekatan
konseling dan tes HIV atas inisiatif klien atau yang dikenal dengan konseling dan tes HIV
sukarela (KTS). Hingga saat ini pendekatan tersebut masih dilakukan bagi klien yang
ingin mengetahui status HIV nya. Sejak tahun 2010 mulai dikembangkan konseling dan
tes HIV dengan pendekatan konseling dan tes HIV atas inisiatif pemberi pelayanan
kesehatan (KTIP). Kedua pendekatan konseling dan tes HIV ini bertujuan untuk
mencapai universal akses, dengan menghilangkan stigma dan diskriminasi, serta
mengurangi missed opportunities pencegahan infeksi HIV (Imaroh, Sriatmi, &
Suryoputro, 2018).
Bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 27 Peraturan Menteri Kesehatan
Nomor 21 Tahun 2013 tentang Penanggulangan HIV dan AIDS, perlu menetapkan
Peraturan Menteri Kesehatan tentang Pedoman Pelaksanaan Konseling dan Tes HIV
(Permenkes, 2013). Komponen penting dalam pelaksanaan dan tata kelola KTHIV adalah
monitoring dan evaluasi, untuk memastikan bahwa sumber daya yang ada termanfaatkan
dengan efektif, pelayanan yang tersedia dimanfaatkan dan terjangkau secara optimal oleh
masyarakat, kegiatan sesuai dengan pedoman nasional dan target cakupannya tercapai.
Monitoring dan evaluasi dapat memantau kualitas pelayanan terus meningkat dan
bermanfaat bagi masyarakat pada umumnya (Permenkes, 2014).
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif
(Sugiyono, 2016). Penelitian ini dilaksanakan bulan April s.d Juni 2021, berdasarkan data
triwulan akhir 2020 dan triwulan pertama 2021. Instrumen penelitian adalah penelitian
sendiri selanjutnya dibantu dengan instrument tambahan berupa pedoman wawancara dan
observasi. Kepala petugas pengelolaan pencatatan pelaporan HIV. Responden tersebut
dipilih secara purposive sampling.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
Gambaran umum tempat penelitian di Rumah Sakit Umum X Kota Bandung,
Gambaran pencatatan dan pelaporan pada tahapan ini, peneliti mencoba menggambarkan
sistem yang ada saat ini atau yang sedang berjalan di Rumah Sakit Umum X Kota
Bandung, sistem tersebut meliputi, alur proses serta prosedur pengelolaan HIV. Data
yang ada diperoleh berdasarkan hasil dari wawancara dengan petugas terkait dan hasil
pengamatan langsung yang dilakukan oleh peneliti, serta berdasarkan prosedur atau
aturan-aturan yang telah ada.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis mengenai data pengelolaan
berkas rekam medis pasien HIV di klinik VCT Rumah Sakit Umum X Kota Bandung
Penulis menemukan hasil dari Triwulan Akhir 2020 sampai dengan Triwulan Awal 2021
adanya kenaikan pasien kasus HIV.
Panji Maulana, Muhamad Ruslan Firmansyah, Dina Sonia /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,
1(11), 1545-1550
Analisis Pengelolaan Rekam Medis Khusus Pasien HIV di Rumah Sakit Umum X Kota
Bandung
1548
Tabel 1. Jumlah Kunjungan Pasien Klinik VCT Triwulan Akhir 2021 sampai
Triwulan Awal 2021
POLI
VCT
Triwulan Akhir 2020
53 Pasien
Triwulan Awal 2021
102 Pasien
Sumber: Data klinik VCT Rumah Sakit Umum X Kota Bandung
B. Pembahasan
1. Sistem Pencatatan Dokumen Rekam Medis Klinik VCT Rumah Sakit Umum X
Bandung
Pedoman pencatatan yang digunakan adalah petunjuk teknis pengisian form
manual pencatatan program pengendalian HIV-AIDS dan IMS tahun 2012. Petugas
menyatakan bahwa pedoman yang dilaksanakan berdasarkan peraturan Menteri
Kesehatan tentang VCT yang dibuat pada tahun 2012. Pedoman tersebut berisi
formulir-formulir yang digunakan untuk mendokumentasikan data pasien HIV serta
bagaimana cara pengisian yang tepat.
Pengisian yang pertama kali dilakukan ialah pemberian nomor rekam medis
pada formulir yang berguna untuk memberikan identifikasi atau perbedaan antar
formulir setiap pasien. Penomoran yang dilakukan di Rumah Sakit Umum X Kota
Bandung sudah menggunakan penomoran sistem straight yaitu penyimpanan rekam
medis dalam rak penyimpanan secara berurutan sesuai dengan urutan nomor, dimana
pasien datang dimulai dari angka satu sampai dengan seterusnya. Setelah pemberian
nomor pada setiap formulir rekam medis, data yang harus dimasukan adalah
identitas pasien dan data pemeriksaan. Petugas menjelaskan pada saat pengisian
identitas perlu dilakukan dengan wawancara kepada pasien ataupun dengan
meminjam kartu identitas pasien. Masalah yang dialami petugas saat melakukan
pendataan adalah pada saat pasien tidak membawa kartu identitas. Pasien hanya
memberikan informasi yang umum, tidak spesifik dan akurat seperti yang
dibutuhkan dalam pengisian. Contohnya pada kolom alamat yang diperlukan adalah
alamat lengkap.
Pemberian nomor rekam medis dan pencatatan data sosial yang dilakukan di
klinik VCT Rumah Sakit Umum X Kota Bandung dilakukan dengan mengisi
formulir sesuai dengan jawaban dan interaksi dengan pasien. Hal ini dapat
mengurangi tingkat kelengkapan dan keakuratan data (Depkes, 2008). Pada pedoman
pengisian data diperlukan alat bukti identitas dari pasien seperti kartu tanda
penduduk (KTP) ataupun kartu keluarga (KK) untuk meningkatkan data yang
diperoleh (Giyana, 2012).
2. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Klinik VCT Rumah Sakit Umum
X Bandung
Penyimpanan dokumen rekam medis di klinik VCT Rumah Sakit Umum X
Kota Bandung dilakukan secara terpisah dengan dokumen rekam medis lainya.
Dokumen yang disimpan yaitu berisi formulir registrasi konseling dan tes HIV,
informed consent, hasil laboratorium, dan surat rujukan jika ada. Lembar ini
disatukan dengan stepler di bagian kiri atas. Dokumen-dokumen ini dikumpulkan
setiap satu bulan sekali dan dimasukan ke dalam satu map kertas. Map yang berisi
formulir tersebut disimpan dalam lemari.
Pengumpulan formulir pasien HIV perbulan dalam satu map kertas dapat
menimbulkan suasana tidak rapi. Pengumpulan dengan cara seperti ini akan
menyulitkan petugas saat membutuhkan dokumen tersebut jika ada pasien yang
berkunjung kembali. Penyimpanan yang dilakukan di luar rak rekam medis dapat
Panji Maulana, Muhamad Ruslan Firmansyah, Dina Sonia /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,
1(11), 1545-1550
Analisis Pengelolaan Rekam Medis Khusus Pasien HIV di Rumah Sakit Umum X Kota
Bandung
1549
menimbulkan ketidak amanan isi maupun fisik dari dokumen rekam medis tersebut
(Kemenkes, 2008).
3. Sistem Pelaporan Dokumen Rekam Medis Klinik VCT Rumah Sakit Umum X
Bandung
Laporan yang disusun oleh klinik VCT Rumah Sakit Umum X Kota
Bandung dengan menggunakan aplikasi SIHA. Aplikasi ini dibuat oleh Kementerian
kesehatan sebagai sarana untuk melakukan monitoring dan evaluasi secara langsung
dengan memanfaatkan sistem informasi. Aplikasi SIHA merupakan bentuk software
dari formulir-formulir yang digunakan di klinik VCT .Setiap hari petugas melakukan
penginputan data sesuai dengan yang ada di formulir ke dalam aplikasi SIHA.
Aplikasi ini secara otomatis sudah bisa menyusun laporan yang diperlukan. Petugas
melakukan export data menjadi bentuk .zip yang dikirimkan kepada Kementerian
kesehatan dalam bentuk .xls untuk dicetak dan dikirim kepada dinas kesehatan.
Sistem Pelaporan Dokumen Rekam Medis Klinik VCT Rumah Sakit Umum
X Kota Bandung melakukan pelaporan dengan mengumpulkan data yang
dikelompokan berdasarkan kebutuhan sehingga mendapat suatu informasi. Sesuai
dengan penelitian (Seha, 2020), dijelaskan bahwa sistem pelaporan yang digunakan
sudah sesuai dengan buku manual aplikasi sistem informasi HIV-AIDS dan IMS
(versi 1.6.5). Pada buku ini terdapat cara pengisian sampai laporan apa saja yang
dapat disusun berdasarkan data yang dimasukan oleh petugas.
Pedoman pencatatan yang digunakan adalah petunjuk teknis pengisian form
manual pencatatan program pengendalian HIV-AIDS dan IMS tahun 2012 (Jegalus,
Sirait, Dodo, & Kendjam, 2019). Petugas menyatakan bahwa pedoman yang
dilaksanakan berdasarkan peraturan Menteri Kesehatan tentang VCT yang dibuat
pada tahun 2012. Pedoman tersebut berisi formulir-formulir yang digunakan untuk
mendokumentasikan data pasien HIV serta bagaimana cara pengisian yang tepat.
Masalah yang dialami petugas Rumah Sakit X Kota Bandung saat melakukan
pencatatan masih banyaknya tahapan yang harus diselesaikan.
KESIMPULAN
Pencatatan dokumen rekam medis di klinik VCT Rumah Sakit Umum X Kota
Bandung masih menggunakan pedoman yang lama karena ada data yang dibutuhkan
dalam penginputan di aplikasi SIHA. Data lain yang perlu diperhatikan juga adalah data
sosial pasien. Data ini sebaiknya diisi sesuai dengan kartu identitas pasien. Penyimpanan
yang dilakukan di klinik VCT Rumah Sakit Umum X tidak dilakukan sesuai dengan
pedoman. Hal ini ditunjukan dengan adanya formulir yang menumpuk dan tidak rapi.
Formulir registrasi setiap pasien disatukan perbulan dalam map dan ditumpuk tanpa ada
sistem penyimpanan yang terstruktur. Pelaporan yang digunakan oleh klinik VCT Rumah
Sakit Umum X menggunakan aplikasi SIHA. Data yang diinputkan dalam aplikasi
disesuaikan dengan data yang berada di formulir manual yang digunakan.
BIBLIOGRAFI
Agubay, Farhin Bala, & SAP, Fakultas Psikologi. (2018). Berpikir Positif Terhadap
Penyandang HIV Dan AIDS.
Depkes, R. I. (2003). Indikator Indonesia Sehat 2010 dan Pedoman Penetapan Indikator
Provinsi Sehat dan Kabupaten/Kota Sehat. Jakarta: Depkes RI.
Depkes, R. I. (2008). Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 829/Menkes. SK/IV/2008
Panji Maulana, Muhamad Ruslan Firmansyah, Dina Sonia /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,
1(11), 1545-1550
Analisis Pengelolaan Rekam Medis Khusus Pasien HIV di Rumah Sakit Umum X Kota
Bandung
1550
tentang Standar Pepelayanan Minimal di Rumah Sakit. www. depkes. go. id.
Ertiana, Dwi. (2020). Dukungan Petugas Terhadap Perilaku Konseling Dan Tes HIV
(Human Immunodeficiency Virus) Ibu Hamil Di Kelurahan Kepanjenlor Kecamatan
Kepanjenkidul Kota Blitar. Jurnal Kebidanan, 9(2), 120–129.
Ginting, Maria Lusyana Br, Agustino, Leo, & Yusuf, Maulana. (2017). Critical Policy
Analysis Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 21 Tahun 2013 Tentang
Penanggulangan Hiv/Aids di Kota Tangerang. Universitas Sultan Ageng Tirtayasa.
Giyana, Frenti. (2012). Analisis Sistem Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap Rumah
Sakit Umum Daerah Kota Semarang. Jurnal Kesehatan Masyarakat Universitas
Diponegoro, 1(2), 18739.
Imaroh, Rida Krita, Sriatmi, Ayun, & Suryoputro, Antono. (2018). Analisis Implementasi
Pepelayanan Voluntary Counseling and Testing (VCT) di Puskesmas Kota Salatiga.
Jurnal Kesehatan Masyarakat (Undip), 6(1), 71–80.
Jegalus, Desiderata, Sirait, Rina Waty, Dodo, Dominirsep O., & Kendjam, Yoseph.
(2019). Manajemen Logistik Obat Antiretroviral Dalam Program Penanggulangan
HIV/AIDS. Timorese Journal of Public Health, 1(2), 58–69.
Kemenkes. (2008). permenkes ri 269/MENKES/PER/III/2008. Permenkes Ri No
269/Menkes/Per/Iii/2008, p. 7.
Permenkes, R. I. (2014). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75
tahun 2014, tentang Pusat Kesehatan Masyarakat. Jakarta: Menteri Kesehatan
Republik Indonesia, 3–23.
Permenkes RI. (2008). permenkes ri 269/MENKES/PER/III/2008. Permenkes Ri No
269/Menkes/Per/Iii/2008, Vol. 2008, p. 7.
Risqi, Nisrina Dwi, & Wahyono, Bambang. (2018). Program Pepelayanan Voluntary
Counseling and Testing (VCT) di Puskesmas. HIGEIA (Journal of Public Health
Research and Development), 2(4), 564–576.
Seha, Harinto Nur. (2020). Pengelolaan Rekam Medis Khusus Pasien HIV di Fasyankes
Primer. Prosiding" Standar Akreditasi Rumah Sakit (SNARS) Edisi 1 Terkait Rekam
Medis" Yogyakarta Tahun 2018.
Sugiyono. (2016). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: PT
Alfabet.