Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, November 2021, 1 (11), 1574-1580
p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534
Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index
DOI : 10.36418/cerdika.v1i11.236 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika
PELAKSANAAN PENYIMPANAN FAMILY FOLDER TERHADAP
EFEKTIVITAS PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS DI
PUSKESMAS CIKARO
Rizka Fujiawanti1, Defi Eka Novianty2, Erix Gunawan3
Politeknik Piksi Ganesha Bandung, Indonesia1, 2, 3
Piksi.defi.18303179@gmail.com1, Piksi.rizka.18303180@gmail.com2,
erix.gunawan@piksi.ac.id3
Abstrak
Received:
Revised :
Accepted:
11-07-2021
17-11-2021
18-11-2021
Latar Belakang: Bentuk sistem penomoran dan
penyimpanan yang baik merupakan tahap awal dalam
pemberian pelayanan terhadap pasien. Pengambilan dan
penyimpanan rekam medis yang cepat merupakan elemen
penting dalam pemberian pelayanan. Perlu kehati-hatian
dalam merencanakan sistem penomoran dan penyimpanan.
Tujuan: Tujuan penelitian ini adalah menganalisis
pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis
menggunakan penomoran family folder di Puskesmas
Cikaro.
Metode: Jenis penelitian yang digunakan adalah praktik
kerja lapangan yang bersifat deskriptif, dengan pendekatan
kualitatif dan kuantitatif. Subjek penelitian adalah 4 orang
karyawan di Instalasi Rekam medis. Objek penelitian adalah
aplikasi simpus yang digunakan di pendaftaran, Standar
operasional prosedur dan ruang penyimpanan berkas rekam
medis.
Hasil: Hasil penelitian menunjukan adanya nomor rekam
medis yang ganda, terdapat Missfile dan banyak map rekam
medis yang disimpan tidak sesuai dengan penjajaran yang
ada.
Kesimpulan: Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan
yang telah diuraikan, maka peneliti menyimpulkan petugas
rekam medis di Puskesmas Cikaro sudah ada yang
berkualifikasi pendidikan perekam medis dan informasi
kesehatan.
Kata kunci: rekam medis; penomoran; penyimpanan.
Abstract
Background: The form of a good numbering and storage
system is the initial stage in providing services to patients.
Quick retrieval and storage of medical records is an
important element in service delivery. Care needs to be
taken in planning the numbering and storage system
Objective: The purpose of this study was to analyze the
implementation of medical record file storage using family
folder numbering at Cikaro Health Center.
Rizka Fujiawanti, Defi Eka Novianty, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11),
1574-1580
Pelaksanaan Penyimpanan Family folder Terhadap Efektivitas Penyimpanan Berkas
Rekam Medis di Puskesmas Cikaro
1575
Methods: The type of research used is descriptive field work
practice, with qualitative and quantitative approaches. The
research subjects were 4 employees at the Medical Record
Installation. The object of research is the Simpus
application used for registration, standard operating
procedures and medical record file storage space.
Results: The results showed that there were double medical
record numbers, there were Miss files and many medical
record folders that were stored did not match the existing
alignment.
Conclusion: Based on the results of the research and
discussion that has been described, the researchers
conclude that there are already medical record officers at
the Cikaro Health Center who have medical record and
health information qualifications.
Keywords: medical record; numbering; storage.
*Correspondent Author: Rizka Fujiawanti
Email: Piksi.defi.18303179@gmail.com
PENDAHULUAN
Pusat Kesehatan Masyarakat adalah fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama
yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan,
dengan mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan
masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya (Permenkes, 2014). Puskesmas
adalah unit pelaksana teknis dinas kabupaten/kota yang memiliki tanggung jawab untuk
menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja (Harianja, 2018).
Berdasarkan survei awal di Puskesmas Cikaro diketahui bahwa pelayanan rekam
medis di Puskesmas dimulai dari pendaftaran pasien, pelayanan medis rawat jalan,
pelayanan administrasi keuangan, pelayanan pencatatan, pelaporan dan penyimpanan
(Marlina, 2014). Bagian sistem tersebut terdapat sub sistem rekam medis yang terdiri dari
sistem penomoran, sistem penyimpanan dan sistem penjajaran (Hatta, 2013). Hal lain yang
juga penting, yang mendasari pemikiran dalam (Nomor, 2017) bahwa keperluan peraturan
tersebut mendesak, adalah peran rekam medis sebagai suatu berkas alat bukti tertulis yang
sah dalam pembuktian masalah-masalah hukum, etik dan disiplin. Peran fungsi ini dengan
jelas disebutkan sebagai salah satu manfaat dari rekam medis dalam Permenkes Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.
Sistem penomoran tujuan nya untuk memudahkan pencarian dokumen rekam
medis apabila pasien kemudian datang kembali berobat di sarana-sarana pelayanan
kesehatan serta untuk kesinambungan informasi dengan menggunakan sistem penomoran
maka informasi-informasi dapat secara berurut dan meminimalkan informasi yang hilang
(Rumana, 2019).
Sistem penyimpanan yang digunakan di Puskesmas Cikaro adalah Family
numbering atau family folder, merupakan sistem penyimpanan yang paling tepat untuk
FKTP dimana semua anggota keluarga dapat menerima perawatan kesehatan dengan
sistem ini satu nomor unit diberikan untuk 1 rumah tangga dan ekstra digit ditambahkan
untuk menunjukkan setiap individu dalam rumah tangga (keluarga). Contoh: 1 = kepala
rumah tangga (ayah) 2 = istri (ibu) 3 = anak/keluarga yang lain (Simanjuntak, 2021).
Berdasarkan studi pendahuluan dan pengalaman praktik lapangan pada semester 6
yang peneliti lakukan di Puskesmas Cikaro peneliti melihat pengelolaan rekam medis nya
Rizka Fujiawanti, Defi Eka Novianty, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11),
1574-1580
Pelaksanaan Penyimpanan Family folder Terhadap Efektivitas Penyimpanan Berkas
Rekam Medis di Puskesmas Cikaro
1576
cukup baik, akan tetapi ada beberapa permasalahan yaitu dokumen rekam medis yang
disimpan di rak penyimpanan terlalu banyak atau padat sehingga cukup sulit untuk
mengambil berkas maupun menyimpan berkas di rak tersebut. Di samping itu peneliti
menemukan berkas rekam medis dengan nomor yang sama tetapi beda keluarga (nomor
ganda) sehingga sering terjadi missfile atau salah memberikan berkas.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan yaitu penelitan dengan metode deskriptif dengan
pendekatan kualitatif dan Kuantitatif (Moleong, 2017). Penelitian ini dilakukan di
Puskesmas Cikaro yang beralamat di Jl. Kesehatan No. 03 Rt 03 Desa Majakerta
Kecamatan Majalaya Kabupaten Bandung. Pada tanggal 20 April 2021 sampai dengan 20
Juni 2021. Subjek penelitian pada penelitian ini adalah petugas rekam medis, sistem
penyimpanan rekam medis, prosedur penyimpanan rekam medis, dan fasilitas
penyimpanan rekam medis. Adapun jumlah Informan dalam penelitian ini adalah 4 orang
petugas rekam medis, diantaranya kepala rekam medis sebanyak 1 orang dan petugas
pelaksana sebanyak 3 orang. Analisis penelitian yang digunakan adalah analisis data yang
dilakukan dengan cara deskriptif, penyajian dan penarikan kesimpulan, sehingga diperoleh
gambaran yang jelas tentang pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis family folder
di Puskesmas Cikaro. Data primer diperoleh langsung dari petugas rekam medis melalui
wawancara dan dari hasil praktek kerja lapangan. Data sekunder adalah data yang sudah
ada yaitu profil Puskesmas, kebijakan dan SOP yang ada di Puskesmas, penelitian
sebelumnya serta dokumentasi lainnya.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
Karakteristik Informan
Tabel 1. Karakteristik Informan
Petugas Rekam Medis
Jenis Kelamin
Pendidikan
Lama Kerja
Informan 1
Perempuan
SMA
33 Tahun
Informan 2
Perempuan
DIII-REKAM MEDIS
4 Tahun
Informan 3
Perempuan
SMA
3 Tahun
Informan 4
Laki-Laki
SMA
2 Tahun
Berdasarkan tabel 1 di atas, informan 1 berjenis kelamin perempuan berumur 56
tahun dengan tingkat pendidikan SMA dimana lama kerjanya 33 tahun. Informan 2 berjenis
kelamin perempuan dan berumur 25 tahun dengan tingkat pendidikan D-III Rekam medis
dimana lama kerjanya 4 tahun. Informan 3 berjenis kelamin perempuan berumur 24 tahun
dengan tingkat pendidikan SMA dimana lama kerjanya 3 tahun. Informan 4 berjenis
kelamin laki-laki berumur 32 tahun dengan tingkat pendidikan SMA dimana lama kerjan
nya 2 tahun.
Sistem Pendaftaran
Tabel 2. Hasil Sistem Pendaftaran
No.
Pengamatan
Keterangan
Rizka Fujiawanti, Defi Eka Novianty, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11),
1574-1580
Pelaksanaan Penyimpanan Family folder Terhadap Efektivitas Penyimpanan Berkas
Rekam Medis di Puskesmas Cikaro
1577
1.
Pendaftaran
Sebagai acuan penerapan Langkah-
langkah untuk petugas Pendaftaran
supaya tertib dalam melaksanakan
kegiatan pendftaran demi kenyaman
dalam pelayanan pasien
dilingkungan puskesmas Cikaro.
Berdasarkan tabel 2 di atas, hasil penelitian di Puskesmas Cikaro sistem
pendaftaran adalah awal dari pelaksanaan penyimpanan rekam medis yaitu suatu tempat
pelayanan penerimaan pasien atau pelayanan rekam medis yang diberikan kepada pasien
yang datang berobat ke instalasi rawat jalan.
Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Tabel 3. Hasil Observasi Sistem Penyimpanan Rekam Medis
No.
Pengamatan
Keterangan
1
Penomoran
Rekam medis di Puskesmas Cikaro menggunakan sistem
penomoran Numeric
2
Penjajaran
Rekam medis di Puskesmas Cikaro Menggunakan sistem
Straight Numerical Filing yang mana berkas rekam medis
dijajarkan berdasarkan urutan langsung nomor rekam
medisnya pada rak penyimpanan.
3
Sistem Penyimpanan
Sistem penyimpanan menggunakan Family folder yaitu
satu berkas rekam medis digunakan oleh satu keluarga dan
terdapat kode tambahan khusus untuk ayah 01 ibu 02 anak
ke-1 03 dan seterusnya. Menggunakan penyimpanan sesuai
lokasi yaitu sentralisasi, yang mana berkas rekam medis
disimpan dalam satu ruangan.
Berdasarkan tabel 3 di atas, hasil observasi penyimpanan rekam medis di
Puskesmas Cikaro menggunakan sistem penyimpanan Family folder, dikelola secara
Sentralisasi menggunakan sistem penjajaran Straight Numerical Filing (SNF) serta
menggunakan kode wilayah, penomoran berkas rekam medis menggunakan Numeric.
Sistem Pengambilan Berkas Rekam Medis
Tabel 4. Hasil Observasi Pengambilan Berkas Rekam Medis
No.
Pengamatan
Keterangan
1
Pengambilan rekam medis
dilakukan oleh petugas rekam medis
dan dilakukan sudah sesuai prosedur
SOP.
Pengambilan rekam medis dilakukan pada
saat diakhir jam kerja, sehingga
penyimpanan rekam medis dapat langsung
dilakukan setelah akhir jam kerja.
Berdasarkan tabel 4 di atas, hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti
menunjukan bahwa pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis di ruang
penyimpanan hanya dilakukan petugas rekam medis dan dilakukan sudah sesuai dengan
prosedur di akhir jam kerja.
Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis
Tabel 5. Hasil Observasi Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis
No.
Pengamatan
Keterangan
Rizka Fujiawanti, Defi Eka Novianty, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11),
1574-1580
Pelaksanaan Penyimpanan Family folder Terhadap Efektivitas Penyimpanan Berkas
Rekam Medis di Puskesmas Cikaro
1578
1
Pengembalian berkas dilakukan
selain petugas rekam medis
Kadang berkas rekam medis dikembalikan
oleh perawat dari poli.
Berdasarkan tabel 5 di atas, hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti
menunjukan bahwa pengembalian rekam medis bisa dilakukan selain oleh petugas rekam
medis.
Fasilitas Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Tabel 6. Hasil Observasi Fasilitas Penyimpanan Berkas Rekam Medis
No.
Observasi
Ya
Tidak
Keterangan
1
Tracer
Tidak menggunaka tracer
1. 2
Buku Ekspedisi
Tidak menggunakan Buku Ekpedisi
2. 3
Map Rekam Medis
Menggunakan Map
3. 4
Tangga
Tidak Menggunakan tangga
4. 5
Rak Penyimpanan
Menggunakan Rak penyimpanan
Berdasarkan tabel 6 di atas, hasil observasi bahwa di ruang penyimpanan terdapat
map berkas RM, rak penyimpan sedangkan tangga, tracer dan buku ekspedisi tidak
tersedia.
B. Pembahasan
Karakteristik Informan
Berdasarkan hasil penelitian sebagian besar dalam kategori umur <35 tahun
sebanyak 3 orang dan sisanya 1 orang berumur >35 tahun. Berdasarkan jenis kelamin
sebagian besar berjenis kelamin perempuan yaitu sebanyak 3 orang dan 1 orang berjenis
kelamin laki-laki. Berdasarkan dari pendidikan hanya 1 orang yang pendidikannya berlatar
belakang D-III Rekam Medis, 1 orang PNS (Pegawai Negeri Sipil) dan 2 orang lain nya
lulusan dari SMA. Hal ini mengakibatkan kurangnya pengetahuan petugas dalam
penyimpanan, karena dari aspek kompetensi tidak memenuhi syarat standar pengengetuhan
kompetensi perekam medis.
Kebaruan Penelitian
Sudah banyak penelitian yang mengkaji tentang Tata Pelaksanaan Penyimpan
Rekam Medis, Namun masig masing daerah tentu memiliki karakteristik tersendiri untuk
tema tersebut. Baik dari penyebab terjadinya kolaborasi, siapa saja yang terlibat, tahapan
yang dilalui selama berkolaborasi, hambatan yang dilalui, dan kewenangan masing masing
pihak yang terlibat. Selain itu fokus masalah yang di kaji yakni terkait Tata Pelaksaanan
Penyimpanan. Dalam sebuah forum belum banyak dilakukan oleh penekiti terdahulu.
Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil penelitian menunjukan bahwa terdapat Standar Operasional
(SOP) di mulai dari pendaftaran, penyimpanan, penomoran, monitoring kelengkapan dan
kerahasiaan rekam medis. Sesuai dengan hasil observasi dan wawancara penyimpanan
berkas Rekam Medis di Puskesmas Cikaro menggunakan sistem penyimpanan Family
folder, dikelola secara Sentralisasi menggunakan sistem penjajaran Straight Numerical
Filing (SNF) serta menggunakan kode wilayah, penomoran menggunakan Numeric.
Pelaksanaan penyimpanan maupun alur sudah tertulis dengan lengkap dan sudah
dilaksanakan cukup baik, hanya pelaksanaan nya masih ada yang tidak sesuai SOP yaitu
ditemukan double rekam medis 1 nomor rekam medis dimiliki oleh 2 orang dari kepala
keluarga yang berbeda, hal ini terjadi karena sistem informasi puskesmas (simpus) sering
Rizka Fujiawanti, Defi Eka Novianty, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11),
1574-1580
Pelaksanaan Penyimpanan Family folder Terhadap Efektivitas Penyimpanan Berkas
Rekam Medis di Puskesmas Cikaro
1579
terjadi kendala jaringan, sehingga tidak bisa melacak nomor rekam medis lama dan
berakibat pasien tersebut diberikan nomor yang baru.
Pengambilan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil penelitan menunjukan bahwa pengambilan berkas rekam medis
dilakukan oleh petugas pendaftaran, karena memang sedikit nya petugas rekam medis
mengakibatkan tidak ada nya pembagian petugas, dan pengerjaanya dilakukan di akhir jam
kerja.
Sistem Pengembalian Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil penelitian menunjukan bahwa pengembalian berkas rekam
medis dilakukan setelah jam kerja. Hanya saja peneliti menemukan berkas yang tidak ada
di rak penyimpanan dan masih belum dikembalikan dari poli. Sesuai dengan teori (Riyanto,
2012) pada peminjam semestinya membuat ketentuan berapa jangka lama waktu untuk 1
rekam medis di ijinkan tidak terdapat pada rak penyimpanan. Semestinya setiap dokumen
rekam medis kembali pada setiap akhir hari kerja.
Pengembalian yang tidak sesuai dengan ketentuan dapat mengakibatkan miss file
pada sistem penyimpanan, dan petugas filing pada keesokan harinya menjadi kewalahan
karena harus menyusun berkas yang harus dikembalikan dan juga petugas harus mencari
berkas pasien yang berobat saat itu, sehingga akan terjadi penumpukan pasien pada
pendaftaran (Ritonga & Lubis, 2021).
Fasilitas Penyimpanan Berkas Rekam medis
Sesuai penelitian dan wawancara fasilitas pada ruang penyimpanan dijumpai rak
dan map rekam medis sedangkan tangga, tracer dan buku ekspedisi belum ada, hal ini tidak
sesuai dengan teori pengambilan berkas (Suraja, 2019) yang berakibat missfile karena
petugas tidak tahu keberadaan rekam medis setelah digunakan untuk pelayanan. Disamping
itu tidak adanya sirkulasi udara dan pendingin ruangan sehingga ruangan menjadi lembab
dan terasa pengap. Tidak adanya ruangan khusus untuk retensi sehingga tidak terlaksana
nya pemusnahan berkas sesuai dengan tahun kunjungan sehingga berkas menjadi
bertumpuk dibagian filing.
Bagian Kartu Berobat itu tercantum No File, Nama Kepala Keluarga/KK, No
Rekam Medis pasien, alamat dan baris untuk beberapa keluarga yang datang untuk berobat
lagi. Biasanya pasien yang sudah pernah berobat lalu kedatangan berikutnya oleh anggota
keluarga lainnya itu akan dijadikan satu Nomor File tetapi berbeda nomor rekam medis,
map untuk keduanya pun dibedakan karena khawatir jika mereka bersama-sama berobat
lalu berbeda poli itu akan cukup memakan waktu yang sangat banyak, oleh sebab itu,
penggunaan family folder pun dihapuskan oleh Puskesmas karena banyak menyita waktu
terlebih banyak kasus pasien berobat bersama-sama satu keluarga tetapi beda poli
(Nurussyifa, Penti, & Sari, 2021).
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan, maka peneliti
menyimpulkan petugas Rekam Medis di Puskesmas Cikaro sudah ada yang berkualifikasi
pendidikan Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Sistem penyimpanan yang dilakukan
pada Puskesmas Cikaro menggunakan family folder, dan penjajaran menggunakan Straight
Numerical Filing (SNF). Pelaksanaan prosedur penyimpanan sudah sesuai dengan SOP
yang ada dan dilindungi dari akses yang tidak berhak atau selain petugas rekam medis.
Prosedur pengembalian rekam medis selalu dipulangkan pada akhir jam kerja. Fasilitas dan
sarana yang ada di ruang penyimpanan di puskesmas cikaro kurang memadai, untuk
Rizka Fujiawanti, Defi Eka Novianty, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11),
1574-1580
Pelaksanaan Penyimpanan Family folder Terhadap Efektivitas Penyimpanan Berkas
Rekam Medis di Puskesmas Cikaro
1580
kelengkapan dan tempatnya, yaitu tidak adanya tangga, tracer, dan buku ekspedisi serta
kurang nya sirkulasi udara dan pendingin ruangan.
BIBLIOGRAFI
Harianja, Harianja. (2018). Perancangan Aplikasi Rawat Jalan Pada Unit Pelaksana Teknis
Dinas (UPTD) Kesehatan Benai. Jurnal Teknologi Dan Open Source, 1(1), 8–24.
Hatta, Gemala R. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Disarana Pelayanan
Kesehatan (Revisi 2). Jakarta: Universitas Indonesia.
Marlina, Evi. (2014). Tinjauan Pelayanan Rekam Medis Bagian Filing di Puskesmas Bejen
Kabupaten Temanggung Tahun 2014. Eprints. Dinus. Ac. Id.
Moleong, Lexy J. (2017). Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya,
2013). Munawir, Ahmad Warson, Kamus Al-Munawir.
Nomor, Permenkes Republik Indonesia. (2017). 269/Menkes/Per III 2008 tentang Rekam
Medis.
Nurussyifa, Adinda Amalia, Penti, Nisa Sri, & Sari, Irda. (2021). Penerapan Nomor File
dalam Manajemen Operasional Rekam Medis Berdasarkan Wilayah di Puskesmas
Muka. Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10), 1255–1261.
Permenkes, R. I. (2014). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 tahun
2014, tentang Pusat Kesehatan Masyarakat. Jakarta: Menteri Kesehatan Republik
Indonesia, 3–23.
Ritonga, Zulham Andi, & Lubis, Hasran Ependi. (2021). Tinjauan Pelaksanaan Sistem
Penyimpanan Rekam Medis Berdasarkan Standar Akreditasi Di UPTD Puskesmas
Kotanopan Mandailing Natal. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan
Imelda (JIPIKI), 6(1), 14–22.
Riyanto, B. (2012). Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan dan Pengambilan Dokumen
Rekam Medis di Bagian Filling RSUD Kabupaten Karang Anyar. E-Jurnal
Stikesmhk. Ac. Id.
Rumana, Nanda Aula, Widjaya, Lily, Indawati, Laela, Sitoayu, Laras, & Angeliana, Devi.
(2019). Revitalisasi Sistem Pengelolaan Rekam Medis di Klinik Khalifah Kabupaten
Tangerang Tahun 2019.
Simanjuntak, Esraida. (2021). Penyuluhan Sistem Penyimpanan Rekam Medis di
Puskesmas Glugur Darat Kota Medan. Ji-SOMBA, 1(1), 10–13.
Suraja, Yohannes. (2019). Pengelolaan Rekam Medis Pada Fasilitas Pelayanan Kesehatan.
Jurnal Administrasi Dan Kesehatan, 4(1), 62–71.
© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication under the
terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)
license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).
