Nabila Nur Raihanny Ali, Irda Sari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11), 1538-1544
Tinjauan Peminjaman dan Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Guna Menunjang
Efektifitas Kerja
1543
ini telah sesuai dengan prosedur tetap tentang penyimpanan dan penjajaran yang disahkan
oleh direktur rumah sakit.
Adapun pelaksanaan peminjaman dokumen rekam medis baik rawat jalan, rawat
inap, maupun gawat darurat yang selesai digunakan untuk kebutuhan pasien atau internal
rumah sakit. Penyimpanan dokumen rekam medis yang telah selesai digunakan harus
segera dikembalikan, lalu petugas rekam medis menerima buku serah terima dari petugas
Unit Rawat Jalan, Unit Rawat Inap, Unit Gawat Darurat yang berisi tanggal peminjaman,
nomor rekam medis dan nama pasien.
Petugas rekam medis harus menandatangani buku serah terima tersebut sebagai
bukti bahwa dokumen rekam medis telah dikembalikan. Sedangkan dokumen rekam
medis yang telah selesai digunakan untuk kepentingan eksternal rumah sakit. Petugas
yang meminjam menyerahkan dokumen rekam medis yang telah selesai digunakan
kepada petugas Filing dengan mengisi buku pinjam yang berisi tanggal peminjaman,
nomor rekam medis, nama pasien dan tanggal pengembalian, selanjutnya petugas Filing
menandatangani buku pinjam tersebut sebagai bukti bahwa dokumen rekam medis telah
dikembalikan.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis kepada 3 petugas
rekam medis pada saat melakukan peminjaman dan penyimpanan dokumen rekam medis,
petugas menjelaskan masih ada dokumen rekam medis yang tidak berada pada tempatnya
(misfile). Dokumen rekam medis yang salah letak pada rak penyimpanan baik rawat jalan,
rawat inap, maupun gawat darurat dapat menghambat pencarian dokumen. Hal ini terjadi
karena kurangnya ketelitian petugas dalam melakukan penyimpanan dan tidak
digunakannya tracer pada saat pengambilan dokumen rekam medis, sehingga pada saat
penyimpanan tidak ada alat bantu sebagai pedoman dalam penyimpanan dokumen rekam
medis kembali. Selain itu tidak adanya penyisiran dokumen rekam medis dikarenakan
terbatasnya waktu dan jumlah petugas rekam medis sehingga dapat mengakibatkan
terjadinya misfile sehingga menghambat penyimpanan dan pencarian dokumen rekam
medis.
KESIMPULAN
Rumah Sakit Muhammadiyah Bandung telah memiliki kebijakan tentang
penyimpanan rekam medis yang diatur secara lengkap. Sehingga petugas dalam
melaksanakan penyimpanan rekam medis memiliki pedoman yang sesuai dengan
kebijakan yang telah ditetapkan yaitu penyimpanan rekam medis menggunakan sistem
sentralisasi dan penjajarannya secara terminal digit filing. Dari segi pelaksanaannya
petugas sudah melakukan penyimpanan rekam medis sesuai dengan kebijakan yang telah
dibuat.
Manfaat dari kebijakan penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit
Muhammadiyah Bandung yaitu dapat mempermudah petugas dalam penyimpanan dan
pengambilan kembali rekam medis karena sudah memiliki pedoman. Hal tersebut sudah
sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
512/Menkes/Per/IV/2007 dimana standar prosedur operasional memberikan langkah yang
benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan
dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar
profesi (Permenkes, 2007).
Dalam pelaksanaan penyimpanan rekam medis baik rawat jalan, rawat inap dan
gawat darurat sudah sesuai dengan kebijakan yaitu secara sentralisasi dan penjajarannya
secara terminal digit filing. Hal ini sudah sesuai menurut Depkes RI yang menyatakan
bahwa berkas rekam medis sebaiknya menggunakan sentralisasi karena secara teori cara