Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, November 2021, 1 (11), 1516-1524
p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534
Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index
DOI : 10.36418/cerdika.v1i11.226 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika
ANALISIS PELAKSANAAN RETENSI REKAM MEDIS GUNA
MENGHINDARI PENUMPUKAN REKAM MEDIS INAKTIF DI RS X
Indra Lesmana1, Mas Rinaldo2, Erix Gunawan3
Politeknik Piksi Ganesha Bandung, Indonesia1, 2, 3
indralesmanaag@gmail.com1, masrinaldo485@gmail.com2, erix.gunawan@piksi.ac.id3
Abstrak
Received:
Revised :
Accepted:
11-08-2021
16-11-2021
18-11-2021
Latar Belakang: Pelaksanaan retensi berkas rekam medis
berpedoman pada standar operasional prosedur tentang
penyimpanan berkas rekam medis di ruang penyimpanan.
Ruang penyimpanan (Filing) merupakan tempat berkas
rekam medis rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat
disimpan dengan metode tertentu dan pelaksanaan retensi
rekam medis.
Tujuan: Tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi
pelaksanaan retensi berkas rekam medis di RS X.
Metode: Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian
ini ialah Penelitian Kualitatif. Penelitian kualitatif digunakan
untuk menganalisis pelaksanaan retensi berkas rekam medis.
Metode pengambilan data yang digunakan dalam penelitian
ini dengan cara observasi, wawancara dan dengan meminta
data dibagian rekam medis.
Hasil: Hasil penelitian yang didapatkan bahwa pada
pelaksanaan retensi, petugas melaksanakan retensi sebanyak
50-100 berkas rekam medis dalam waktu 1 (satu) hari dan
dalam satu (1) bulan petugas melaksanakan retensi sebanyak
1500 berkas rekam medis yang telah diretensi. Petugas
bertanggung jawab atas pelaksanaan retensi dan petugas juga
memiliki tugas pokok selain melaksanakan retensi berkas
rekam medis. Alat yang gunakan untuk melakukan retensi di
RS X hanya menggunakan buku dan alat tulis, staples, yang
dilakukan setiap hari oleh petugas retensi. Sampel data pada
penelitian ini adalah 6 petugas filing di RS X.
Kesimpulan: Pelaksanaan retensi di RS X ada 6 petugas
yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan retensi setiap
hari dan petugas berhasil menyelesaikan 50-100 berkas yang
telah diretensi dengan jumlah per bulannya 1500 berkas
rekam medis yang telah diretensi, petugas bertanggung
jawab atas pelaksanaan retensi dan petugas juga memiliki
tugas pokok selain melaksanakan retensi berkas rekam
medis.
Kata kunci: analisis, retensi, rekam medis inaktif.
Abstract
Background: The implementation of medical record file
retention is guided by standard operating procedures
regarding storing medical record files in the storage room.
Indra Lesmana, Mas Rinaldo, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11), 1516-1524
Analisis Pelaksanaan Retensi Rekam Medis Guna Menghindari Penumpukan Rekam
Medis Inaktif di RS X
1517
Filing is a place where outpatient, inpatient and emergency
medical record files are stored with certain methods and the
implementation of medical record retention.
Objective: The purpose of this study was to identify the
implementation of medical record file retention in X
Hospital.
Methods: The type of research used in this research is
qualitative research. Qualitative research is used to analyze
the implementation of the retention of medical record files.
The data collection method used in this study was by
observation, interviews and by asking for data in the
medical record section.
Results: The results of the study found that in the
implementation of retention, the officers carried out the
retention of 50-100 medical record files within 1 (one) day
and in one (1) month the officers carried out the retention
of 1500 medical record files that had been retained. The
officer is responsible for the implementation of retention
and the officer also has the main task in addition to carrying
out the retention of medical record files. The tools used to
carry out retention at RS X only use books and stationery,
staples, which are carried out every day by the retention
officer. The data sample in this study were 6 filing officers
at X Hospital.
Conclusion: Implementation of retention at X Hospital
there are 6 officers who are responsible for the
implementation of retention every day and officers have
successfully completed 50-100 files that have been retained
with a monthly number of 1500 medical record files that
have been retained, officers are responsible for the
implementation of retention and officers also has a main
task in addition to carrying out the retention of medical
record files.
Keywords: analysis, retention, inactive medical records.
*Correspondent Author: Indra Lesmana
Email: indralesm[email protected]
PENDAHULUAN
Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat
jalan, rawat inap dan gawat darurat. Rumah Sakit sebagai institusi yang bergerak dibidang
pelayanan kesehatan yang harus senantiasa memberikan kepuasan kepada setiap pasien
dengan meningkatkan mutu dalam segala pelayanannya, dengan memberikan pelayanan
kuratif dan rehabilitative (Permenkes, 2014).
Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada fasilitas
kesehatan (Menkes, 2013). Salah satu bagian rumah sakit yang menunjang dalam
pelayanan rekam medis pasien adalah ruang penyimpanan (filing) dimana berkas rekam
Indra Lesmana, Mas Rinaldo, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11), 1516-1524
Analisis Pelaksanaan Retensi Rekam Medis Guna Menghindari Penumpukan Rekam
Medis Inaktif di RS X
1518
medis baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat disimpan karena rekam medis
pasien bersifat rahasia dan mempunyai aspek hukum maka keamanan fisik menjadi
tanggung jawab rumah sakit, sedangkan aspek dari rekam medis merupakan milik pasien
(Ritonga & Wannara, 2020).
Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis berpedoman pada standar
operasional prosedur tentang penyimpanan berkas rekam medis di ruang penyimpanan.
Sebab hal itu, pemeliharaan dan pengawasan rekam medis dilakukan secara maksimal.
Namun, penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis masih dilakukan sesuai dengan
petunjuk buku (Salsabila, Syahidin, & Hidayati, 2021). Ruang penyimpanan (filing)
merupakan tempat berkas rekam medis rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat disimpan
dengan metode tertentu pelaksanaan retensi rekam medis (Wati & Pujihastuti, 2011).
Retensi adalah proses memilih berkas rekam medis untuk memisahkan berkas
rekam medis aktif ke inaktif sesuai jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis. Dalam
pelaksanaan retensi petugas melihat jadwal retensi arsip (JRA) sebagai pedoman untuk
menentukan jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis (Betri, 2020). Berkas rekam
medis disimpan sekurang-kurangnya 5 tahun setelah dilihat dari terakhir pasien berobat.
Pelaksanaan retensi bisa dilakukan setiap hari, setiap bulan maupun tahunan. Hal ini
bertujuan untuk mengurangi jumlah berkas rekam medis yang ada dan untuk menghindari
bertambahnya berkas rekam medis setiap harinya maka perlu adanya retensi berkas rekam
medis (Latuconsina, Dewi, & Susantyo, 2019).
Pelaksanaan retensi dengan cara memilih berkas rekam medis yang memiliki nilai
guna seperti resume, informed consent, lembar operasi, lembar kematian dan lembar
identitas bayi. Lembar yang memiliki nilai guna akan disimpan dan di scanner sedangkan
berkas rekam medis yang tidak memiliki nilai guna akan ditumpuk diberkas rekam medis
inaktif kemudian akan dilakukan pemusnahan rekam medis (Zulmi, 2016).
Permasalahan berdasarkan data yang peneliti temukan di RS X tersebut :
- Kekurangan tempat penyimpanan rekam medis (Filing)
- Tidak adanya Scanner
Berdasarkan survei awal pada tanggal 26 juli 2021 di Unit Rekam Medis RS X
melalui wawancara Kepala Instalasi Rekam Medis bahwa RS X sudah melakukan retensi
pada tahun 2020 kemarin. Data Kunjungan Pasien di RS X dari tahun 2016 sampai 2019
di RS X yang mengalami peningkatan jumlah kunjungan setiap tahun, sedangkan dari tahun
2020 terakhir mengalami penurunan jumlah kunjungan. Berdasarkan data kunjungan
pasien dapat diketahui bahwa pada tahun 2016 sampai tahun 2017 mengalami peningkatan
jumlah kunjungan sebanyak 17.605 pasien, tahun 2018 mengalami peningkatan jumlah
kunjungan sebanyak 7.439 pasien, tahun 2019 mengalami peningkatan jumlah kunjungan
sebanyak 6.354 pasien, dan tahun 2020 mengalami penurunan jumlah kunjungan sebanyak
36.271 pasien.
Tujuan Penelitian ini adalah Mengidentifikasi Pelaksanaan Retensi Berkas Rekam
Medis Di RS X. Dapat diketahui bahwa terdapat jumlah kunjungan terendah pada tahun
2020 dan jumlah kunjungan tertinggi pada tahun 2019. Jumlah kunjungan setiap tahun
mencapai rata-rata (Median) 205 pasien dan dapat menyebabkan rak penyimpanan aktif
tidak bisa menampung berkas lagi jika tidak dilakukan retensi. Data kunjungan pasien
dapat mempengaruhi penyimpanan rak berkas rekam medis aktif dimana hal ini sejalan
dengan penelitian yang dilakukan oleh (Apriliani, Muflihatin, & Muna, 2020) yang
menyatakan bahwa data kunjungan dapat diketahui total pertambahan berkas rekam medis
baru pertahun.
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas rekam medis di RS X, rekam medis
tersebut disimpan di ruangan khusus dengan rak penyimpanan terbatas yang terbagi
menjadi rak penyimpanan aktif dan rak penyimpanan inaktif. Berkas rekam medis tersebut
tidak akan selamanya disimpan dirak penyimpanan aktif, karena akan terjadi penumpukan
berkas rekam medis dirak tersebut. Rekam medis harus disimpan sesuai dengan peraturan
Indra Lesmana, Mas Rinaldo, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11), 1516-1524
Analisis Pelaksanaan Retensi Rekam Medis Guna Menghindari Penumpukan Rekam
Medis Inaktif di RS X
1519
yang telah dibuat sebelumnya yaitu masa simpan rekam medis dirak penyimpanan aktif di
pelayanan selain rumah sakit maksimal dua tahun. Maka disediakan rak penyimpanan
inaktif agar berkas rekam medis yang telah melewati batas maksimalnya dipindahkan ke
rak tersebut sesuai peraturan yang berlaku.
Dengan adanya peraturan tersebut maka perlu adanya penyusutan berkas rekam
medis atau biasa disebut retensi rekam medis. Menurut BPPRM (Buku Pedoman
Penyelenggaraan Rekam Medis) tahun 2006, retensi memiliki pengertian yaitu suatu
kegiatan memisahkan atau memindahkan antara dokumen rekam medis inaktif dengan
dokumen rekam medis yang masih aktif di ruang penyimpanan (filing) (Gunawan,
Nurseha, & Hidayati, 2021). Retensi ini berguna untuk mengurangi jumlah formulir yang
ada di dalam berkas rekam medis. Pengurangan dilakukan dengan cara menyortir satu
persatu dan melihat berkas tersebut mempunyai nilai guna atau tidak. Jika memiliki nilai
guna maka akan disimpan kembali dan jika tidak memiliki nilai guna maka akan
dilanjutkan ke tahap selanjutnya. Penyusutan atau retensi di RS X bisa dilakukan sesuai
dengan standar operasional prosedur yang ada di RS X. Penyusutan dilakukan untuk
mengurangi penumpukan berkas rekam medis diruang penyimpanan agar rekam medis
selalu tertata rapi dan rekam medis mudah ditemukan oleh petugas.
Berdasarkan latar belakang tersebut maka peneliti akan mengambil judul penelitian
yaitu “Analisis Pelaksanaan Retensi Rekam Medis Guna Menghindari Penumpukan Rekam
Medis Inaktif di RS X”.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini ialah Penelitian Kualitatif
(Sugiyono, 2016). Penelitian kualitatif digunakan untuk menganalisis pelaksanaan retensi
berkas rekam medis. Metode pengambilan data yang digunakan dalam penelitian ini
dengan cara observasi, wawancara dan dengan meminta data dibagian rekam medis. Waktu
pelaksanaan penelitian pada bulan mei-juli 2021 di RS X. Pada penelitian ini ialah 6
petugas rekam medis di bagian filing dan kepala instalasi rekam medis SOP retensi berkas
rekam medis dan alat-alat retensi. Pengumpulan data dengan cara wawancara dan
observasi, kemudian dianalisis sesuai teori.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
Kebijakan Retensi Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil wawancara kepala instalasi rekam medis bahwa di RS X sudah
memiliki standar operasional prosedur retensi rekam medis yang sesuai dengan SK
Direktur No 180B/SK-Dir/XII/2018 tentang Kebijakan Pelayanan Rekam Medis. Standar
operasional prosedur yang telah dibuat oleh RS X ini bertujuan sebagai acuan penerapan
langkah-langkah untuk proses retensi dan pemusnahan rekam medis. SOP retensi rekam
medis yang ada di RS X ialah:
a. Petugas memilah berkas rekam medis inaktif di rak penyimpanan berdasarkan tahun
kunjungan.
b. Memindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak file rekam medis aktif ke rak file
inaktif.
c. Simpan berkas rekam medis inaktif selama 2 tahun.
d. Petugas melakukan penilaian selama 2 tahun.
Indra Lesmana, Mas Rinaldo, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11), 1516-1524
Analisis Pelaksanaan Retensi Rekam Medis Guna Menghindari Penumpukan Rekam
Medis Inaktif di RS X
1520
Dari hasil wawancara yang dilakukan peneliti terhadap kepala instalasi rekam medis
RS X pada tanggal 27 juli 2021 diketahui bahwa, RS X sudah melakukan retensi rekam
medis dan pelaksanaan tersebut terkahir pada tahun 2020 yang lalu sebelum peneliti
melaksanakan penelitian di RS X, dengan jumlah berkas rekam medis yang diretensi tidak
dapat disebutkan oleh pihak RS X. Pada saat ini RS X melakukan retensi rekam medis
terakhir pada tahun 2020 dengan jumlah berkas rekam medis 60.000 berkas yang akan
diretensi. Jumlah tersebut hanya dari perkiraan peneliti dikarenakan kerahasiaan terkait
berkas rekam medis.
Bagian berkas rekam medis yang tidak dapat diretensi tidak ada, hanya berpatokan
yang sudah tidak aktif selama 2 tahun lamanya. Sehinga tidak terjadinya penumpukan di
ruang penyimpanan berkas rekam medis. Karena retensi sudah dilakukan sebelum peneliti
melakukan penelitian di RS tersebut. Sedangkan pada saat wawancara pemusnahan baru
akan dilakukan pada bulan agustus mendatang, bulan tersebut peneliti sudah berakhir
melakukan penelitian. Jadi peneliti tidak dapat menyaksikan saat pemusnahan. Pelaksanaan
retensi yang dilakukan setiap 5 tahun sekali ini sesuai dengan SOP dan teori yang berlaku
di RS X yang mengatur bahwa retensi dilakukan setiap 5 tahun dari kunjungan terkahir
pasien. Alat yang gunakan untuk melakukan retensi di RS X hanya menggunakan buku dan
alat tulis, staples, yang dilakukan setiap hari oleh petugas retensi. Walaupun tidak adanya
kendala dalam proses retensi tetapi dianggap tidak efektif dan efisien dikarenakan tidak
adanya alat scan untuk mengetahui nilai guna dalam berkas tersebut secara menyeluruh.
Apabila tersedianya alat tersebut dapat menghemat waktu maupun memudahkan kinerja
dibagian retensi.
1. Mengidentifikasi pelaksanaan retensi berkas rekam medis
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan peneliti terhadap petugas rekam
medis terkait jumlah keseluruhan berkas rekam medis dalam jangka waktu 1 tahun
berjumlah 18.000 berkas rekam medis. Perhitungan tersebut sewaktu waktu bisa
berubah dikarenakan target pelaporan dari SDM yang belum tentu tercapai. Tahap
pelaksanaan retensi rekam medis dipisahkan dari rak aktif ke inaktif berdasarkan
tanggal terakhir pasien datang untuk berobat, rekam medis diambil dari ruang filing
aktif dipindahkan ke ruang inaktif dan disejajarkan. Dalam sistem penjajaran rekam
medis inaktif menggunakan sistem penjajaran straight numerical system, disimpan di
rak rekam medis inaktif dan ada juga yang disimpan di dalam kardus (Rustiyanto &
Rahayu, 2011). Guna ketentuan lamanya penyimpanan rekam medis inaktif
berdasarkan wawancara dengan petugas filing RS X sekitar 2 sampai 3 tahun lamanya.
2. Tinjauan pelaksanaan retensi berkas rekam medis di RS X
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan peneliti pada tanggal 27 juli
2021 pada petugas rekam medis terkait tinjauan pelaksanaan retensi berkas rekam
medis. Jumlah petugas diruang filing secara keseluruhan ada 6 petugas rekam medis
diantaranya 3 dibagian filing 3 petugas dibagian Instalasi Rekam Medis yang meliputi
pelaporan, pengolahan data serta bagian Coding. Dikarenakan tidak adanya sccaner di
RS tersebut hanya menggunakan buku dan alat tulis, staples, yang dilakukan setiap
hari oleh petugas retensi, maka peneliti menyimpulkan bahwa pelaksanaan retensi
tergolong lambat dan nilai guna tidak terdeteksi secara menyeluruh. Pada sistem
penyimpanan rekam medis (ruang filing), terdiri dari 2 ruang penyimpanan berkas
rekam medis, dalam ruang penyimpanan pertama terdapat 19 rak besi penyimpanan
rekam medis aktif, sedangkan ruang penyimpanan kedua terdapat 47 rak besi
penyimpanan rekam medis aktif dan terdapat 4 rak besi penyimpanan rekam medis
inaktif dan Sistem penyimpanan secara sentralisasi.
B. Pembahasan
Indra Lesmana, Mas Rinaldo, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11), 1516-1524
Analisis Pelaksanaan Retensi Rekam Medis Guna Menghindari Penumpukan Rekam
Medis Inaktif di RS X
1521
Kebijakan Retensi Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil wawancara kepala instalasi rekam medis bahwa di RS X sudah
memiliki standar operasional prosedur retensi rekam medis yang sesuai dengan SK
Direktur No 180B/SK-Dir/XII/2018 tentang Kebijakan Pelayanan Rekam Medis. Standar
operasional prosedur yang telah dibuat oleh RS X ini bertujuan sebagai acuan penerapan
langkah-langkah untuk proses retensi dan pemusnahan rekam medis. SOP retensi rekam
medis yang ada di RS X ialah :
1. Petugas memilah berkas rekam medis inaktif di rak penyimpanan berdasarkan tahun
kunjungan.
2. Memindahkan berkas rekam medis inaktif dari rak file rekam medis aktif ke rak file
inaktif.
3. Simpan berkas rekam medis inaktif selama 2 tahun.
4. Petugas melakukan penilaian selama 2 tahun.
Hal tersebut sudah sesuai dengan Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008
pasal 9 tentang rekam medis yang menyatakan bahwa berkas rekam medis maksimal
disimpan selama 2 tahun di rak aktif dan inaktif (Nomor, 2017).
1. Tinjauan pelaksanaan retensi berkas rekam medis di RS X
Berdasarkan hasil wawancara di RS X pada tanggal 27 juli 2021 bahwa RS X
sudah melakukan retensi rekam medis dan pelaksanaan tersebut terkahir pada tahun
2020 yang lalu sebelum peneliti melaksanakan penelitian di RS X, dengan jumlah
berkas rekam medis yang diretensi tidak dapat disebutkan oleh pihak RS X. Pada saat
ini RS X melakukan retensi rekam medis terakhir pada tahun 2020 dengan jumlah
berkas rekam medis 60.000 berkas yang akan diretensi. Jumlah tersebut hanya dari
perkiraan peneliti dikarenakan kerahasiaan terkait berkas rekam medis.
Tahapan pelaksanaan retensi berkas rekam medis dipisahkan dari rak aktif ke
inaktif berdasarkan tanggal terakhir pasien datang untuk berobat, rekam medis diambil
dari ruang filing aktif kemudian dipindahkan ke ruang filing inaktif dan disejajarkan
sesuai dengan sistem penjajaran straight numerical system. Untuk ketentuan lamanya
penyimpanan berkas rekam medis inaktif berdasarkan wawancara dengan petugas
filing RS X sekitar 2 tahun lamanya.
Petugas meretensi berkas rekam medis dalam waktu 1 (satu) bulan dengan
jumlah 1500 berkas rekam medis dan seluruhnya dapat diretensi karena sudah
memenuhi syarat dalam retensi. Untuk berkas rekam medis yang tidak dapat diretensi
tidak ada, hanya berpatokan yang sudah tidak aktif selama 2 tahun lamanya. Sehinga
tidak terjadinya penumpukan di ruang penyimpanan berkas rekam medis. Karena
retensi sudah dilakukan sebelum peneliti melakukan penelitian di RS tersebut.
Sedangkan pada saat wawancara pemusnahan baru akan dilakukan pada bulan agustus
mendatang, bulan tersebut peneliti sudah berakhir melakukan penelitian. Jadi peneliti
tidak dapat menyaksikan saat pemusnahan.
Pelaksanaan retensi yang dilakukan setiap 5 tahun sekali ini sesuai dengan
SOP dan teori yang berlaku di RS X yang mengatur bahwa retensi dilakukan setiap 5
tahun dari kunjungan terkahir pasien. Hal tersebut sudah sesuai dengan Peraturan
Menteri Kesehatan No. 269/MenKes/Per/III/2008 tentang rekam medis, Pasal 8 ayat
(1): Rekam Medis Pasien Rawat Inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu 5 Page 22 9 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir
pasien berobat atau dipulangkan (Indonesia, 2006).
2. Menganalisis pelaksanaan retensi berkas rekam medis di RS X
Berdasarkan hasil wawancara pada tanggal 27 juli 2021 jumlah rekam medis
yang di retensi tiap harinya mencapai 50-100 berkas medis. Setiap bulan petugas
meretensi berkas sebanyak 1500 berkas medis. Dalam ruang filing yang bertanggung
jawab hanya 6 orang petugas dan itupun hanya unit terkait saja ialah petugas distribusi
Indra Lesmana, Mas Rinaldo, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11), 1516-1524
Analisis Pelaksanaan Retensi Rekam Medis Guna Menghindari Penumpukan Rekam
Medis Inaktif di RS X
1522
rekam medis dan petugas retensi rekam medis. Data Kunjungan Pasien di RS X yang
dapat dilihat pada tabel 1, sebagai berikut:
Tabel 1. Data Kunjungan Pasien Tahun 2016 sampai 2020 di RS X
No
Tahun
Jumlah Kunjungan
1
2016
59.574
2
2017
77.179
3
2018
84.618
4
2019
90.972
5
2020
54.701
Sumber : Data sekunder bagian laporan, 2021.
Berdasarkan hasil pada tabel 1 di atas yang kami teliti selama 2 (dua) bulan
data yang dihasilkan merupakan data hasil retensi selama 5 tahun terkahir ialah dari
tahun 2016-2020. Dari hasil data selama 5 tahun tersebut peneliti menguraikan bahwa
data kunjungan pasien pada [1] Tahun 2016 sebanyak 59.574 pasien, [2] Tahun 2017
sebanyak 77.179 pasien, [3] Tahun 2018 sebanyak 84.618 pasien, [4] Tahun 2019
sebanyak 90.972 pasien dan pada [5] Tahun 2020 sebanyak 54.701. Dari total data
kunjungan pasien selama 5 tahun yaitu dari 2016-2020 data rekam medis yang telah
dijumlahkan dan akan diretensi sebanyak 367.044 berkas rekam medis.
Menurut Permenkes nomor 269 MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam
Medis Bab III, pasal 7 bahwa lembaga pelayanan kesehatan wajib menyediakan
fasilitas yang dibutuhkan dalam rangka penyelenggaran rekam medis (Permenkes RI,
2008). Fasilitas tersebut adalah media yang dibutuhkan dalam penyimpanan file rekam
medis, seperti ruangan rekam medis yang memadai, rak penyimpanan yang besar, alat
dan bahan yang dapat menunjang keutuhan serta melindungi rekam medis pasien.
Dengan terpenuhinya hal tersebut terutama rak maka penyimpanan rekam medis dapat
berjalan sesuai fungsinya. Selain itu berkas rekam medis menjadi lebih tertata rapi
sehingga memudahkan dalam pengambilan rekam medis. Namun faktanya ruangan
dan rak yang tersedia terbatas sehingga menjadi hambatan. Ruangan yang terbatas
juga dapat menyebabkan terjadinya kesulitan dalam proses melayani dokumen rekam
medis pasien. Hal ini sejalan dengan hasil penelitian sebelumnya bahwa kendala
pelaksanaan retensi diberbagai fasilitas pelayanan kesehatan diakibatkan karena
penyimpanan rak aktif dan inaktif dalam satu ruangan.
Berdasarkan hasil penelitian yang peneliti dapatkan mengenai adanya
tinjauan pelaksanaan retensi berkas rekam medis maka peneliti berpendapat bahwa
penambahan tempat penyimpanan rekam medis (filing) harus segera dilakukan supaya
tidak ada lagi rekam medis yang disimpan didalam kardus karena tempat penyimpanan
rekam medis tidak sesuai dengan jumlah berkas rekam medis yang setiap hari semakin
bertambah banyak serta salah satu kelancaran dalam retensi ialah penyediaan alat-alat
yang mumpuni untuk digunakan terkait pelaksanaan retensi dan pelaksanaan retensi
tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan dan petugas harus lebih teliti lagi
terhadap berkas rekam medis yang akan diretensi dengan cara melihat tanggal terkahir
pasien berobat dan petugas harus tahu lembar apa saja yang tidak boleh diretensi oleh
petugas retensi.
KESIMPULAN
Pelaksanaan retensi di RS X ada 6 petugas yang bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan retensi setiap hari dan petugas berhasil menyelesaikan 50-100 berkas yang
telah diretensi dengan jumlah per bulannya 1500 berkas rekam medis yang telah diretensi,
Indra Lesmana, Mas Rinaldo, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11), 1516-1524
Analisis Pelaksanaan Retensi Rekam Medis Guna Menghindari Penumpukan Rekam
Medis Inaktif di RS X
1523
petugas bertanggung jawab atas pelaksanaan retensi dan petugas juga memiliki tugas pokok
selain melaksanakan retensi berkas rekam medis. Petugas pelaksanaan retensi belum
pernah mengikuti pelatihan atau kepala rekam medis sekalipun, hanya melakukan
pengarahan di ruang filing. Dengan tidak adanya scanner di RS tersebut, tidak menutup
kemungkinan terkendalanya proses retensi. Berdasarkan hasil penelitian yang peneliti
dapatkan mengenai adanya tinjauan pelaksanaan retensi berkas rekam medis maka peneliti
berpendapat bahwa penambahan tempat penyimpanan rekam medis(filing) harus segera
dilakukan supaya tidak ada lagi rekam medis yang disimpan didalam kardus karena tempat
penyimpanan rekam medis tidak sesuai dengan jumlah berkas rekam medis yang setiap hari
semakin bertambah banyak serta salah satu kelancaran dalam retensi ialah penyediaan alat-
alat yang mumpuni untuk digunakan terkait pelaksanaan retensi dan pelaksanaan retensi
tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan dan petugas harus lebih teliti lagi
terhadap berkas rekam medis yang akan diretensi dengan cara melihat tanggal terkahir
pasien berobat dan petugas harus tahu lembar apa saja yang tidak boleh diretensi oleh
petugas retensi.
BIBLIOGRAFI
Apriliani, Eltigeka Devi, Muflihatin, Indah, & Muna, Niyalatul. (2020). Analisis
Pelaksanaan Retensi dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis di Rumkital dr Ramelan
Surabaya. J-REMI: Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, 1(4), 564–574.
Betri, Evinia. (2020). Analisa Pelaksaan Retensi Dokumen Rekam Medis di RSU
Muhammadiyah Ponorogo. Jurnal Delima Harapan, 7(2), 86–91.
Gunawan, Novi Indriyani, Nurseha, Meita, & Hidayati, Meira. (2021). Analisis Retensi
Rekam Medis Rawat Jalan Aktif ke Inaktif di UPT Puskesmas Sukarasa. Jurnal
Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 6(2), 131–138.
Indonesia, Konsil Kedokteran. (2006). Komunikasi efektif dokter-pasien. Jakarta: KKI.
Latuconsina, Nurfitria Dara, Dewi, Tiara Chandra, & Susantyo, Andy. (2019). Tinjauan
Pelaksanaan Retensi Sesuai Dengan Permenkes Ri No. 269 Tahun 2008 Dan
Akreditasi Snars Di Rsud Kanjuruhan Kabupaten Malang. Kampurui Jurnal
Kesehatan Masyarakat, 1(1), 11–16.
Menkes, R. I. (2013). Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 55 Tahun 2013 tentang
Penyelenggaraan Pekerjaan Rekam Medis. Jakarta: Indonesia.
Nomor, Permenkes Republik Indonesia. (2017). 269/Menkes/Per III 2008 tentang Rekam
Medis.
Permenkes, R. I. (2014). No. 56 tahun 2014 tentang. Klasifikasi Dan Perizinan Rumah
Sakit.
Permenkes RI. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 Tentang
Rekam Medis. , (2008).
Ritonga, Zulham Andi, & Wannara, Alan Juli. (2020). Faktor-faktor Penyebab
Keterlambatan Waktu Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum
Madani Tahun 2019. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda
(JIPIKI), 5(1), 85–97.
Rustiyanto, Efile:///G:/ALL REFERENCE/rustiyanyo. risr., & Rahayu, Warih Ambar.
(2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.
Salsabila, Auliya, Syahidin, Yuda, & Hidayati, Meira. (2021). Perancangan Sistem
Informasi Retensi Rekam Medis Berbasis Web di Rumah Sakit Umum Bina Sehat.
Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10), 1271–1282.
Sugiyono. (2016). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung: PT
Alfabet.
Indra Lesmana, Mas Rinaldo, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11), 1516-1524
Analisis Pelaksanaan Retensi Rekam Medis Guna Menghindari Penumpukan Rekam
Medis Inaktif di RS X
1524
Wati, Oniek Mustika, & Pujihastuti, Antik. (2011). Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan
dan Penjajaran Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing RSUD dr. Moewardi. Rekam
Medis, 5(2).
Zulmi, Dwi Kurnia Lestari. (2016). Penerapan Komunikasi Pasien dan Keluarga
Berdasarkan Standar Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS) di Rumah Sakit Tk. II
Pelamonia Makassar Tahun 2016. Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar.
© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication under the
terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)
license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).
