Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, November 2021, 1 (11), 1454- 1460
p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534
Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index
DOI : 10.36418/cerdika.v1i11.222 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika
TINJAUAN ASPEK KEAMANAN DAN KERAHASIAN REKAM MEDIS
DI RUANG FILING RSBSA BANDUNG
Aloysius F Tarigan1, Leni Herfiyanti2
Politeknik Piksi Ganesha Bandung, Indonesia1, 2
Aloysiusfernando97@gmail.com1, leniherfiyanti@gmail.com2
Abstrak
Received:
Revised :
Accepted:
14-07-2021
13-11-2021
18-11-2021
Latar Belakang: Keamanan dan kerahasiaan merupakan
faktor yang sangat penting dalam pengelolaan dokumen
rekam medis. Keamanan dan kerahasian rekam medis di
Rumah Sakit Bhayangkara Sartika Asih Bandung masih
belum terjaga. Masih ada selain petugas rekam medis yang
bisa keluar masuk ke ruang Filing.
Tujuan: Guna mengetahui keamanan dari beberapa segi
aspek berkas rekam medis di ruang filing RSBSA Bandung.
Metode: Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif
kualitatif dengan menggunakan metode observasi. Objek
penelitian yaitu 50 dokumen rekam medis dan ruangan
rekam medis.
Hasil: Hasil penelitian menunjukkan dari segi aspek fisik
tinta yang digunakan berwarna hitam dan kertas yang
digunakan berukuran A4. Tidak adanya Out guide, bon
peminjaman dan kamper. Selain itu masih ada petugas diluar
rekam medis yang bisa keluar masuk dan meminjam
dokumen rekam medis tanpa sepengetahuan petugas Filing,
sehingga banyak dokumen rekam medis yang hilang atau
terbawa oleh petugas. Aspek biologis adanya jamur,
serangga seperti rayap, kecoa dan tikus. Aspek kimiawi
adanya petugas rekam medis yang makan atau minum di
ruang Filing. Aspek kerahasiaanya masih ada dokumen
rekam medis yang terbawa atau hilang oleh petugas di luar
rekam medis.
Kesimpulan: Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan
di atas, penulis menyimpulkan diantaranya untuk menjaga
kerahasiaan rekam medis diperlukan ruang Filing yang
memenuhi ketentuan dalam menjaga keamanan dan
kerahasiaan dokumen rekam medis pasien. Ruang filing
dapat dikatakan baik jika telah memenuhi prosedur yang
ditentukan dan dapat menjamin keamanan serta terhindar
dari kehilangan atau kerusakan yang dapat membahayakan
dokumen rekam medis.
Kata kunci: dokumen rekam medis; keamanan; kerahasiaan.
Abstract
Background: Security and confidentiality are very
important factors in managing medical record documents.
The security and confidentiality of medical records at
Aloysius F Tarigan, Leni Herfiyanti /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11), 1454- 1460
Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasian Rekam Medis di Ruang Filing RSBSA
Bandung
1455
Bhayangkara Sartika Asih Hospital in Bandung is still not
maintained. There are still other than the medical record
officer who can enter and leave the room Filing.
Objective: To determine the security of several aspects of
medical record files in the room of Filing RSBSA Bandung.
Methods: The type of research used is descriptive
qualitative by using the observation method. The research
object is 50 medical record documents and a medical
record room.
Results: The results showed that in terms of physical aspects,
the ink used was black and the paper used was A4 size. There
are no Out guides, loan receipts and camphor. In addition,
there are officers outside the medical record who can go in
and out and borrow medical record documents without the
knowledge of the officer Filing, so that many medical record
documents are lost or carried away by the officers.
Biological aspects of the presence of fungi, insects such as
termites, cockroaches and mice. The chemical aspect is the
medical record officer who eats or drinks in the room Filing.
Aspects of confidentiality there are still medical record
documents carried or lost by officers outside the medical
record.
Conclusion: Based on the results of the research and
discussion above, the authors conclude that to maintain the
confidentiality of medical records, aroom is needed Filing
that meets the provisions in maintaining the security and
confidentiality of patient medical record documents.room
Filing can be said to be good if it has met the specified
procedures and can guarantee security and avoid loss or
damage that can endanger medical record documents.
Keywords: medical record documents; security; secrecy.
*Correspondent Author: Aloysius F Tarigan
Email: Aloysiusfernando97@gmail.com
PENDAHULUAN
Rumah Sakit Bhayangkara Sartika Asih (RSBSA) berawal dari sebuah klinik
bersalin (Kraamkliniek) yang didirikan pada tanggal 15 Maret 1957 oleh yayasan
kesejahteraan pegawai polisi priangan. Kemudian pada tanggal 21 Mei 1969 berubah
menjadi RS. Sartika Asih (RSSA). Pada tanggal 23 Agustus 1999 RSSA berpindah tempat
ke Jln. Moch, Toha. No. 369 Bandung. Pada tanggal 30 Oktober 2001 RSBSA disahkan
tingkatan statusnya menjadi Rumah Sakit Bhayangkara tingkat II. Berdasarkan Skep
Kapolri No. Pol: SKEP/1549/X/2001 tanggal 30 Oktober 2001 berubah nama menjadi
Rumah Sakit Bhayangkara Sartika Asih (RSBSA) (Puspita Sari, 2019).
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana
pelayanan kesehatan peraturan Menteri Kesehatan No. 269/MENKES/III/2008 tentang
rekam medis, pasal 10 ayat (1) bahwa berkas rekam medis mengandung nilai kerahasiaan
yang harus dijaga karena di dalam rekam medis mengandung riwayat pengobatan pasien
Aloysius F Tarigan, Leni Herfiyanti /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11), 1454- 1460
Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasian Rekam Medis di Ruang Filing RSBSA
Bandung
1456
dari awal hingga akhir. Maka dari itu rumah Sakit berkewajiban menjaga keamanan dan
kerahasiaan dokumen rekam medis (Permenkes, 2008).
Sistem Filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang berfungsi
menyimpan dokumen rekam medis, penyediaan dokumen untuk berbagai keperluan.
Perlindungan dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data rekam medis,
perlindungan dokumen rekam medis terhadap bahaya rusak fisik, kimiawi dan biologi.
Sedangkan permenkes No. 269/MENKES/2008 pasal 12 ayat (1) bahwa rekam medis
memiliki sarana pelayanan kesehatan, ayat 2 bahwa isi rekam medis merupakan milik
pasien, maka Rumah sakit memiliki kewajiban untuk menjaga kerahasiaan dan
keawetannya (Menkes, 2008).
Keamanan dokumen rekam medis menyangkut dalam bahaya dan kerusakan rekam
medis sendiri. Adapun kerusakan yang meliputi aspek fisik, aspek kimiawi, aspek biologis,
serta pencurian. Aspek fisik adalah kerusakan dokumen seperti kualitas kertas dan tinta
yang disebabkan oleh sinar matahari, hujan, banjir, panas dan kelembaban. Aspek kimiawi
adalah kerusakan dokumen yang disebabkan oleh tikus, kecoa, dan rayap (Hutauruk &
Astuti, 2018). Sedangkan untuk keamanan isi dari dokumen rekam medis perlu adanya
ketentuan peminjaman, sehingga dapat diketahui keberadaan dokumen dan siapa
peminjamnya, dan juga perlu diketahui juga kepentingan peminjam dokumen harus
diperhatikan dari aspek hukumnya (Violita, 2011).
Guna menjaga kerahasiaan rekam medis, diperlukan ruangan Filing yang
memenuhi ketentuan dalam menjaga keamanan dan kerahasiaan. Ruang Filing dapat
dikatakan baik apabila ruangan tersebut menjamin keamanan dan terhindar dari ancaman
kehilangan, kelalaian, bencana dan segala sesuatu yang dapat membahayakan berkas rekam
medis tersebut (Siswati & Dindasari, 2019).
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara di Rumah Sakit Bhayangkara Sartika
Asih Bandung, keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis di ruang Filing belum
terlalu baik. Peneliti menemukan beberapa masalah yang berkaitan dengan keamanan dan
kerahasiaan rekam medis. Terdapat 3 ruangan penyimpanan rekam medis yang terpisah,
keadaan ini mengakibatkan petugas rekam medis kesulitan untuk melakukan pengawasan.
Peneliti juga sering menemukan beberapa dokumen rekam medis yang robek dan terlipat
karena rak penyimpanan yang sudah sangat padat.
Menurut data yang peneliti dapatkan pada bulan April – Mei tahun 2021 ada 4
dokumen rekam medis yang hilang karena di bawa atau di pinjam oleh petugas rumah sakit
tanpa seizin petugas Filing. Sering di dapat juga petugas rumah sakit yang tidak termasuk
bagian Filing mendistribusikan dokumen rekam medis. Padahal setiap pintu ruangan
ruangan rekam medis baik ruang Filing atau ruang kerja sudah terdapat tanda peringatan
bahwa selain petugas dilarang masuk. Hal ini sejalan dengan teori (Salsabila, 2017) bahwa
ruang Filing harus aman (untuk melindungi dokumen rekam medis dari kerusakan,
kehilangan, atau digunakan oleh pihak tidak berwenang). Berdasarkan permasalahan
tersebut, peneliti ingin membahas “Tinjauan Aspek Keamanan Dan Kerahasiaan Rekam
Medis di Ruang Filing RSBSA Bandung”.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan menggunakan pendekatan
deskriptif melalui observasi dan wawancara. Metode observasi yaitu metode penelitian
dengan meninjau langsung objek yang diteliti (Notoamodjo, 2018). Penelitian ini di mulai
pada bulan April – Mei 2021. Dilakukan di Rumah Sakit Bhayangkara Sartika Asih
Bandung. Populasi dalam penelitian ini adalah dokumen rekam medis yang ada di ruang
Filing Rumah Sakit Bhayangkara Sartika Asih Bandung pada bulan April – Mei 2021
bertambah sebanyak 256 dokumen rekam medis pasien baru.
Aloysius F Tarigan, Leni Herfiyanti /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11), 1454- 1460
Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasian Rekam Medis di Ruang Filing RSBSA
Bandung
1457
Data primer di peroleh langsung dari petugas rekam medis dari sumber observasi
dan aspek – aspek keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis (Sari, 2011). Data
sekunder adalah data yang sudah ada yaitu kebijakan prosedur atau Standar Operasional
Prosedure (SOP) di Rumah Sakit Bhayangkara Sartika Asih Bandung (Huffman, 1994).
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
Tabel 1. Aspek Fisik
No
Jenis Kertas
Tinta
1
A4 70gr
Hitam
Berdasarkan tabel 1 di atas, hasil observasi yang dilakukan di Rumah Sakit
Bhayangkara Sartika Asih Bandung kualitas kertas dan tinta yang digunakan untuk
formulir sudah sangat baik. Namun kualitas untuk map belum menggunakan map yang
berkualitas baik.
Fasilitas Ruangan
Tabel 2. Fasilitas Ruangan Mempengaruhi Keamanan Dokumen Rekam Medis Di
Ruang Filing RSBSA Bandung
No
Fasilitas Ruangan
Ada
Tidak ada
1
AC
2
Roll o pack
3
Out Guide
4
Alat Pengukur kelembaban Suhu
5
APAR
6
Kamper
Berdasarkan dari tabel 2 di atas dapat dilihat bahwa fasilitas ruangan rekam medis
mempengaruhi keamanan dan keawetan dokumen rekam medis, yaitu tidak adanya Out
guide, alat pengukur kelembaban suhu dan kamper.
Kondisi Ruangan
Tabel 3. Kondisi Ruangan Mempengaruhi Keamanan Dokumen Rekam Medis Di
RSBSA Bandung
No
Kondisi Ruangan
Ada
Tidak ada
1
Atap Bocor
2
Pencahayaan
Berdasarkan tabel 3 di atas dapat dilihat bahwa kondisi ruangan medis
mempengaruhi keamanan dokumen rekam medis yaitu adanya pencahayaan sinar matahari
yang langsung jatuh di permukaan dokumen rekam medis.
Kelembaban Suhu
Tabel 4. kelembaban Suhu Mempengaruhi Keamanan Dokumen Rekam Medis di
Ruang Filing
Aloysius F Tarigan, Leni Herfiyanti /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11), 1454- 1460
Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasian Rekam Medis di Ruang Filing RSBSA
Bandung
1458
No
Waktu
Suhu
1
Pengukuran I Selasa, 13 April 2021
31,5°C
2
Pengukuran II Rabu, 14 April 2021
21,7°C
3
Pengukuran III Kamis, 15 April 2021
21,3°C
Berdasarkan dari tabel 4 di atas dapat dilihat bahwa pengukuran kelembaban suhu
yang dilakukan selama 3 kali terdapat perubahan di hari ke 2 dan 3 di mana suhunya 21,7°C
dan 21,3°C suhu normal.
Aspek Biologis
Tabel 5. Organisme Yang Dapat Mempengaruhi Keamanan Dokumen Rekam
No
Organisme yang merusak dokumen
Ada
Tidak Ada
1
Jamur
2
Kutu Buku
3
Serangga (rayap, kecoa, dan tikus)
Berdasarkan tabel 5 di atas dapat dilihat bahwa masih ada jamur dan serangga yang
terlihat di ruang Filing.
Aspek Kimiawi
Tabel 6. Bahan-Bahan Kimia Mempengaruhi Keamanan Dokumen Rekam Medis di
Ruang Filing RSBSA Bandung
No
Ancaman
Ada
Tidak Ada
1
Makanan/Minuman
2
Debu
Berdasarkan tabel 6 di atas dapat dilihat bahwa makanan/minuman dan debu
mempengaruhi keamanan dan keawetan dokumen rekam medis.
Aspek Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing
Tabel 7. Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis
No
Ancaman
Ada
Tidak Ada
1
Selain petugas Filing yang masuk ke ruang penyimpanan
2
Dokumen rekam medis yang dibawa pasien atau hilang
3
Dokter dan perawat wajib menjaga isi rekam medis
Berdasarkan tabel 7 di atas dapat dilihat bahwa dokter dan perawat menjaga
kerahasiaan isi rekam medis, tidak menjadi penyebab kerahasiaan dokumen rekam medis,
melainkan ada selain petugas rekam medis yang masuk ke ruang penyimpanan dan ada
dokumen yang terbawa atau hilang.
B. Pembahasan
Aspek Fisik
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di Rumah Sakit Bhayangkara Sartika
Asih Bandung, ditemukan bahwa kualitas kertas dan tinta yang digunakan sudah baik.
Namun bahan perekat map mudah lepas dan mudah robek sehingga formulir mudah lepas
dari map. Kerusakan arsip berasal dari bahan arsip itu sendiri, kualitas kertas, tinta, dan
lem perekat sangat mempengaruhi kualitas arsip. Arsip mengandung bahan kimia sehingga
Aloysius F Tarigan, Leni Herfiyanti /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11), 1454- 1460
Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasian Rekam Medis di Ruang Filing RSBSA
Bandung
1459
proses kerusakannya dapat terjadi cepat atau lambat tergantung kualitas bahan yang
digunakan. Hasil penelitian ini berupa desain yang diharapkan dapat digunakan untuk
bahan pertimbangan di dalam merencanakan suatu formulir khususnya formulir surveilans
infeksi, sehingga rumah sakit lebih mudah di dalam melakukan kegiatan pencatatan dan
pelaporan mengenai surveilans infeksi nosokomial.
Aspek Kimiawi
Aspek kimiawi adalah kerusakan dokumen yang disebabkan oleh makanan,
minuman, dan bahan-bahan kimia (Rohmawati, Supriadi, & Wahab, 2021). Berdasarkan
hasil observasi yang dilakukan di Rumah Sakit Bhayangkara Sartika Asih Bandung, aspek
kimiawi terjadi karena kualitas bahan yang digunakan kurang baik, karena penggunaan
bahan yang kurang berkualitas akan merusak dan luntur dengan sangat mudah. Terkadang
ada petugas yang membawa makanan atau minuman keruang Filing apabila makanan
mengandung minyak dapat mengotori ruangan yang dapat mengakibatkan dokumen akan
mudah rusak.
Aspek Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis
Berdasarkan hasil penelitian masih banyak terdapat selain petugas rekam medis
yang keluar masuk ruang Filing membawa dokumen rekam medis tanpa persetujuan
petugas Filing. Rekam medis bersifat sangat rahasia karena terdapat identitas, diagnosis,
riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan milik pasien
(Rahmadiliyani & Faizal, 2018). Bab IV butir 2 keputusan DIRJEN Pelayanan Medik
Nomor: 78/Yanmed/RS.UM.DIK/YMU/I/91 tentang petunjuk pelaksanaan
penyelenggaraan Rekam Medik/Medical Record di rumah sakit, yang berbunyi (isi rekam
medis adalah milik pasien yang wajib dijaga kerahasiaannya) (Ri, 2006). Guna melindungi
kerahasiaannya tersebut, maka dibuat ketentuan diantaranya hanya petugas rekam medis
yang diizinkan masuk kedalam kedalam penyimpanan berkas rekam medis, dilarang
mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk badan-badan atau perorangan,
kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, Selama
pasien dirawat, rekam medis menjadi tanggung jawab perawat ruangan dan menjaga
kerahasiaannya (Firdaus, 2008).
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan di atas, penulis menyimpulkan
diantaranya untuk menjaga kerahasiaan rekam medis diperlukan ruang Filing yang
memenuhi ketentuan dalam menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis
pasien (Putri, 2011).
Namun dalam penelitian (Ohoiwutun & Setiatin, 2021), bahwa unit kerja Rekam
Medis yang diakreditasi oleh Departemen Kesehatan yang berfungsi sebagai tempat
pengaturan dan penyimpanan dokumen atas dasar sistem penataan tertentu melalui
prosedur yang sistematis sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat menyajikan secara
cepat dan tepat. Ruang Filing dapat dikatakan baik jika telah memenuhi prosedur yang
ditentukan dan dapat menjamin keamanan dan terhindar dari kehilangan atau kerusakan
yang dapat membahayakan dokumen rekam medis. Ruang Filing belum menjamin
keamanan dan kerahasiaan rekam medis dikarenakan semua petugas mengetahui kode
kunci pintu ruang Filing. Sehingga petugas yang bukan bagian dari Filing dapat dengan
mudah keluar masuk dan mengambil berkas lalu mendistribusikan tanpa izin petugas
Filing.
Aloysius F Tarigan, Leni Herfiyanti /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(11), 1454- 1460
Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasian Rekam Medis di Ruang Filing RSBSA
Bandung
1460
BIBLIOGRAFI
Firdaus, Sunny Ummul, Kirana, Rosita Cadra, Siswantiti, Nurulla Tri, & Saddhono,
Kundharu. (2008). Rekam medik dalam sorotan hukum dan etika. Lembaga
Pengembangan Pendidikan (LPP).
Huffman, Edna K. (1994). Health information management.
Hutauruk, Puput Melati, & Astuti, Widya Tri. (2018). Tinjauan Aspek Keamanan dan
Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis Di Ruang Filing Rumah Sakit Khusus (RSK)
Paru Medan Tahun 2018. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda
(JIPIKI), 3(2), 510–517.
Menkes, R. I. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
269/MenKes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Kementerian Kesehatan
RI.
Notoamodjo Soekidjo. (2018). Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: PT. Rineka
Cipta.
Ohoiwutun, Norberta, & Setiatin, Sali Setiatin. (2021). Pengaruh Latarbelakang
Pendidikan Perekam Medis Terhadap Sistem Penyimpanan Rekam Medis di RSUD
Boven Digoel. Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(8), 1029–1036.
Permenkes. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008.
Puspita Sari, Rika. (2019). Analisis Efektivitas Biaya Pengobatan Pneumonia Anak
Menggunakan Ampisilin-Sulbaktam Dan Seftriakson Di Rumah Sakit Bhayangkara
Sartika Asih Bandung.
Putri, Novi Mulyani. (2011). Hubungan Beban Kerja Coder dengan Keakuratan Kode
Diagnosis Pasien Rawat Inap Berdasarkan ICD-10 di RSUP dr. Sardjito Yogyakarta
Tahun 2011. Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Rahmadiliyani, Nina, & Faizal, Faizal. (2018). Kerahasiaan Rekam Medis Di Rumah Sakit
Aveciena Medika Martapura. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia
(JMIKI), 6(2), 69–78.
Ri, Depkes. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit
di Indonesia. Jakarta: Depkes RI.
Rohmawati, Ade, Supriadi, Tasya Saldira Putri, & Wahab, Syaikhul. (2021). Tinjauan
Pelaksanaan Assembling Dalam Pengendalian Ketidaklengkapan Dokumen Rekam
Medis Rawat Inap di RSUD Soreang. Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9), 1079–
1086.
Salsabila, Luthfi Nisrina. (2017). Tinjauan Aspek Keamanan Berkas Rekam Medis di
RSUD Wates Kulon Progo.
Sari, Tri Kartika. (2011). Analisis Faktor Penyebab Ketidaklengkapan Rekam Medis Rawat
Inap RSU Haji Surabaya. UNIVERSITAS AIRLANGGA.
Siswati, Siswati, & Dindasari, Dea Ayu. (2019). Tinjauan Aspek Keamanan dan
Kerahasiaan Rekam Medis di Rumah Sakit Setia Mitra Jakarta Selatan. Jurnal Rekam
Medis Dan Informasi Kesehatan, 2(2), 91–99.
Violita, Desima. (2011). Pengelolaan Arsip di Bagian Sekretariat Rumah Sakit PKU
Muhammadiyah Surakarta.
© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication under the
terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)
license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).
