Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, Oktober 2021, 1 (10), 1334-1344
p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534
Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index
DOI : 10.36418/cerdika.v1i10.220 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika
FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN FISIK REKAM MEDIS
RAWAT JALAN DI PUSKESMAS PASEH
Rahma Suci Hadiyanti
1*
, Muhammad Ihsan Hafizhan
2
, Sali Setiatin
3
Politeknik Piksi Ganesha Bandung, Indonesia
1, 2, 3
piksi.rahma.18303083@gmail.com
1*
, mihafizhan@piksi.ac.id
2
, salisetiatin@gmail.com
3
Abstrak
Received:
Revised :
Accepted:
17-09-2021
20-10-2021
25-10-2021
Latar Belakang : Dokumen Rekam Medis merupakan alat
untuk merekam mencatat terjadinya transaksi pelayanan.
Sehingga berkas rekam medis dapat memberikan informasi
yang akurat dan berkesinambungan, mutu pelayanan dapat
ditingkatkan bila didukung oleh keamanan dan kerahasiaan
berkas rekam medis pasien di ruang penyimpanan,
dokumen rekam medis harus dikelola dengan baik karena
mempunyai nilai manfaat yang besar bagi puskesmas.
Pengelolaan dokumen rekam medis memerlukan
penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan supaya tidak
rusak.
Tujuan : Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apa saja
faktor-faktor benyebab kerusakan fisik rekam medis rawat
jalan di Puskesmas Paseh.
Metode : Penelitian ini menggunakan metode kualitatif
dengan pendekatan deskriptif dan pengumpulan data
dengan praktik kerja lapangan atau observasi, studi pustaka
dan wawancara yang mendalam kepada perekam medis
dengan menggunakan analisis unsur manajemen 5M (Man,
machine, method, material, dan Money).
Hasil : 100 rekam medis yang mengalami kerusakan
dengan kualitas map putih berbahan tipis sehingga formulir
didalamnya bisa ikut rusak atau robek. Di Puskesmas Paseh
terdapat 1 dari 3 perekam medis yang memiliki latar
belakang pendidikan bukan D3 rekam medis, tidak adanya
SOP terkait pemeliharaan rekam medis, kurangnya rak
penyimpanan serta kapasitas ruangan yang kurang luas, dan
bahan data pasien masih ada yang menggunakan map
dokumen yang kurang tebal.
Kesimpulan : Pemeliharaan rekam medis di Puskesmas
Paseh tergolong cukup namun ada beberapa yang perlu di
lakukan seperti meningkatkan pelatihan perekam medis
terkait pemeliharaan rekam medis, menambah rak
penyimpanan, memperluas ruangan, serta membuat standar
prosedur operasional (SPO) terkait perlindungan dan
pemeliharanan dokumen rekam medis.
Kata kunci: rekam medis; kerusakan; rawat jalan;
puskesmas.
Abstract
Rahma Suci Hadiyanti, Muhammad Ihsan Hafizan, Sali Setiatin /Cerdika: Jurnal Ilmiah
Indonesia, 1(10), 1334-1344
Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas
Paseh
1335
Background: Medical Record Document is a tool to record
the occurrence of service transactions. So that medical
records files can provide accurate and continuous
information, the quality of service can be improved when
supported by the security and confidentiality of patient
medical records files in storage rooms,.. Medical records
documents must be managed properly because it has great
benefit value for health centers. Management of medical
record documents requires storage, security and
maintenance so as not to be damaged.
Objective: This study aims to determine what are the factors
that cause physical damage to outpatient medical records
at the Paseh Health Center.
Methods: This research uses qualitative methods with
descriptive approaches and data collection with fieldwork
or observation practices, literature studies and in-depth
interviews to medical recorders using analysis of 5M
management elements (Man, machine, method, material,
and Money).
Result: 100 damaged medical records with white folder
quality made of thin so that the forms inside can be
damaged or torn. At Push Health Center there are 1 out of
3 medical recorders who have an educational background,
not D3 medical records, there is no SOP related to medical
record maintenance, lack of storage racks and less spacious
room capacity, and patient data materials still used
document folders that are not thick
Conclusion: Maintenance of medical records at the Paseh
Health Center is sufficient but there are several things that
need to be done such as increasing medical record training
related to medical record maintenance, adding storage
shelves, expanding the room, and making standard
operating procedures (SPO) related to the protection and
maintenance of medical record documents.
Keywords: medical record; damage; outpatient; public
health center.
*Correspondent Author : Rahma Suci Hadiyanti
Email : piksi.rahm[email protected]
PENDAHULUAN
Sesuai dengan PERMENKES No. 75 Tahun 2014 Pusat Kesehatan Masyarakat
atau Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya
kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih
mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan
masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya (Purnamasari et al., 2017).
Puskesmas merupakan unit pelaksanaan teknis dinas kesehatan kabupaten/kota yang
bertanggungjawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan disuatu wilayah kerja.
Rahma Suci Hadiyanti, Muhammad Ihsan Hafizan, Sali Setiatin /Cerdika: Jurnal Ilmiah
Indonesia, 1(10), 1334-1344
Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas
Paseh
1336
Rekam medis merupakan salah satu faktor penting penunjang pelayanan puskesmas
(Suryanto, 2020).
Menurut Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis adalah
berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pengobatan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam
Medis juga dapat diartikan sebagai keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam
tentang identitas, anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosis segala pelayanan dan
tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik rawat jalan maupun
rawat inap (Permenkes, 2008).
Dokumen Rekam Medis merupakan alat untuk merekam mencatat terjadinya
transaksi pelayanan. Sehingga berkas rekam medis dapat memberikan informasi yang
akurat dan berkesinambungan, mutu pelayanan dapat ditingkatkan bila didukung oleh
keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis pasien di ruang penyimpanan berkas rekam
medis itu sendiri (Sebayang, 2018).
PMK No. 312 Tahun 2020 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi
Kesehatan menegaskan bahwa profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan (PMIK) di
setiap fasilitas pelayanan kesehatan dituntut untuk memberikan pelayanan informasi
kesehatan yang profesional dan berorientasi pada kebutuhan informasi kesehatan bagi
pemberi layanan kesehatan (Garmelia et al., 2021).
Adapun pengelolaan rekam medis itu sendiri yaitu merupakan salah satu bentuk
dari pelayanan penunjang medis. Sistem pengelolaan rekam medis sendiri di mulai dari
tempat penerimaan pasien (menyiapkan atau membuatkan berkas rekam medis), dilanjut
dengan assembling, coding, indexing dan filing. Pada bagian filing penyimpanan dan
pengembalian kembali rekam medis dilakukan, penyimpanan berkas rekam medis
bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat pengambilan dan pengembalian berkas
rekam medis yang tersimpan, juga melindungi berkas rekam dari berbagai faktor
diantaranya yaitu bahaya pencurian, faktor intrinsik dan faktor ekstrinsik (Sebayang, 2018).
Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan yang berasal dari dokumen itu sendiri,
misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, dan pengaruh perekat. Sedangkan faktor ekstrinsik
sendiri adalah penyebab kerusakan yang berasal dari luar rekam medis, misalnya faktor
lingkungan fisik, faktor biologis berupa serangga atau hewan misalnya kutu, kecoa, rayap,
tikus dan jamur, dan faktor kimiawi (Yuliani, 2016).
Menurut Permenkes No. 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan
Perekam Medis Pasal 1 yaitu Manajemen Pelayanan Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan adalah kegiatan menjaga memelihara dan melayani rekam medis baik secara
manual maupun elektronik sampai menyajikan informasi kesehatan di rumah sakit, praktek
dokter klinik, asuransi kesehatan, fasilitas pelayanan kesehatan dan lainnya yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan menjaga rekaman (Sandika, 2019).
Puskesmas Paseh diresmikan pada tahun 2010 dengan menggunakan sistem
penyimpanan sentralisasi, sistem penomoran menggunakan serial numbering system, dan
menggunakan sistem penjajaran nomor langsung (Straight Numerical Filing).
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara kepada salah satu perekam medis, serta
praktek kerja lapangan di Puskesmas Paseh menyatakan bahwa rekam medis di Puskesmas
Paseh terdapat 2 (dua) rekam medis dengan map yang berbeda, yang pertama rekam medis
dengan menggunakan map hijau yang berbahan tebal dan yang kedua dengan map putih
yang berbahan tipis. Rekam medis dengan map putih yang berbahan tipis inilah yang
membuat dokumen mudah rusak atau robek, dikarenakan belum semua dokumen diganti
dengan map hijau yang kualitasnya lebih tebal, kurangnya rak penyimpanan dan ruangan
yang kurang memadai serta baru sebagian dokumen yang di retensi. Keamanan merupakan
keadaan bebas dari bahaya dan merupakan faktor yang sangat penting dalam pengelolaan
rekam medis (Kholifah et al., 2020).
Rahma Suci Hadiyanti, Muhammad Ihsan Hafizan, Sali Setiatin /Cerdika: Jurnal Ilmiah
Indonesia, 1(10), 1334-1344
Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas
Paseh
1337
Berdasarkan hasil penelitian di Puskesmas Paseh bahwa rekam medis yang rusak
dikarenakan sampul map tipis yang menyebabkan dokumen mudah robek sehingga
menyebabkan formulir didalam nya terlipat dan jika dibiarkan semakin lama maka akan
robek. Penyebab rusaknya rekam medis juga disebabkan oleh kurangnya rak penyimpanan
serta keadaan ruangan yang tidak memadai. Selain itu penyebab lainnya juga dikarenakan
kurangnya pelatihan rekam medis terkait bagian filing, serta tidak adanya SOP terkait
perlindungan dan pemeliharaan dokumen rekam medis. Standar Prosedur Operasional
(SPO) adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas dan pekerjaan sesuai dengan
fungsi dari pekerjaan tersebut, dengan adanya SPO semua kegiatan di suatu instansi dapat
terancang dengan baik dan berjalan sesuai kemauan instansi. SPO dapat didefinisikan
sebagai berkas yang menjabarkan aktivitas operasional yang dilakukan sehari-hari dengan
tujuan agar pekerjaan tersebut dilakukan dengan benar, tepat, dan konsisten untuk
menghasilkan produk agar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya
(Gabriele, 2018).
Sesuai dengan penelitian (Arif, 2018) menyatakan bahwa pemeliharaan rekam
medis merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menjaga keselamatan dokumen dengan
cara menyimpan, merawat, melindungi dokumen dari faktor-faktor yang dapat merusak
dan memusnahkan dokumen rekam medis. Faktor yang mengakibatkan kurang optimalnya
pemeliharaan rekam medis adalah faktor sumber daya manusia (SDM) serta faktor sarana
dan prasarana. Menurut (Sandika, 2019) bahwa faktor lain yang menyebabkan kurang
optimalnya pelaksanaan pemeliharaan rekam medis adalah belum adanya standar prosedur
operasional (SPO) tentang pemeliharaan rekam medis itu sendiri (Ayuningrum et al.,
2020). Penelitian sebelumnya kondisi ruangan dalam keadaan berantakan dikarenakan
belum dilaksanakan retensi, akan tetapi setelah dilakukan penelitian saat ini kondisi
ruangan dalam keadaan sudah rapi dikarenakan sedang dilaksanakan retensi, serta penataan
dokumen yang terlalu padat sekarang sudah mulai renggang dan sebagian dokumen yang
belum dilakukan pembaruan cover saat ini sudah banyak dokumen yang dilakukan
pembaruan cover. Namun untuk SOP sendiri sampai saat ini masih belum ada begitu juga
dengan rak penyimpan dan ruangan masih sama.
Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya
kerusakan fisik pada rekam medis rawat jalan di Puskesmas Paseh. Maka dari itu
berdasarkan permasalahan diatas penulis mengambil judul apa saja faktor-faktor penyebab
dari kerusakan fisik rekam medis dan bagaimana upaya yang akan dilakukan dalam
perbaikan dan pemeliharaan dokumen agar terhindar dari kerusakan.
METODE PENELITIAN
Adapun jenis penelitian yang digunakan yaitu menggunakan analisis kualitatif
dengan pendekatan deskriptif. Jenis analisis ini digunakan untuk mencari apa saja faktor-
faktor penyebab dari rusaknya rekam medis dan bagaimana upaya perbaikan dan
pemeliharaan yang akan dilakukan agar terhindar dari kerusakan dengan menggunakan
unsur manajemen 5M yang terdiri dari Man, Money, Material, Machine, dan Method
(Kholifah et al., 2020). Subjek dalam penelitian ini adalah perekam medis di Puskesmas
Paseh yang berjumlah 3 orang. Sedangkan untuk metode pengumpulan data penulis
menggunakan metode observasi, studi pustaka dan wawancara mendalam dengan
memberikan pertanyaan-pertanyaan yang telah disediakan untuk disajikan kepada
responden. Analisis data yang digunakan yaitu univariat.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Rahma Suci Hadiyanti, Muhammad Ihsan Hafizan, Sali Setiatin /Cerdika: Jurnal Ilmiah
Indonesia, 1(10), 1334-1344
Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas
Paseh
1338
A. Hasil Penelitian
Selama satu bulan melakukan penelitian (observasi) di Puskesmas Paseh peneliti
menemukan 100 rekam medis yang rusak. Jumlah kerusakan dokumen dapat dilihat di tabel
1 dibawah ini :
Tabel 1. Jumlah Kerusakan Rekam Medis Rawat Jalan
No.
Tahun
Jumlah dokumen yang rusak
1.
2019
8
2.
2020
82
3.
2021
10
Total
100
Sumber : Sub Bagian Filing di Puskesmas Paseh, 2021
Berdasarkan tabel 1 di atas menjelaskan pada tahun 2019 – 2021 terdapat 100
rekam medis dengan map yang mudah robek karena belum diganti dengan map yang lebih
tebal. Ruang filing di Puskesmas Paseh masih terdapat dokumen yang disimpan didalam
kardus karena kepadatan rak penyimpanan dan kurang nya rak penyimpanan/roll o’pack
dikarenakan keadaan/kapasitas ruangan yang sempit/tidak memadai untuk penambahan
rak.
Dapat disimpulkan bahwa kerusakan rekam medis di Puskesmas Paseh disebabkan
oleh beberapa faktor berdasarkan unsur 5M, yaitu :
1. Unsur Man :
a. Pengetahuan/Pelatihan Petugas : Tergolong cukup, namun jika disesuaikan
dengan standar maka pe petugas masih belum sesuai standar yang telah
ditetapkan, karena 1 dari 3 perekam medis yang berpendidikan akhir SMA.
b. Kedisiplinan Petugas : Sudah cukup jadi tidak ada masalah.
c. Kegiatan Pelatihan Petugas : Belum pernah diadakannya kegiatan pelatihan
terkait pemeliharaan rekam medis.
2. Unsur Money : Tidak ada permasalahan karena untuk anggaran dana untuk rekam
medis yang berupa map di Puskesmas Paseh sudah mencukupi.
3. Unsur Material : Terdapat beberapa rekam medis masih menggunakan map putih yang
kualitas bahannya tipis, kurangnya rak penyimpanan serta kondisi ruangan yang tidak
memadai (sempit).
4. Unsur Machine : Penataan dokumen yang terlalu padat dan jumlah rak yang sedikit
serta belum semua rekam medis di retensi.
5. Unsur Method : Tidak tersedia SOP tentang perlindungan dan pemeliharaan rekam
medis.
B. Pembahasan
1. Faktor-faktor penyebab kerusakan fisik rekam medis rawat jalan berdasarkan
unsur Man di Puskesmas Paseh
Salah satu faktor penyebab rusaknya rekam medis yaitu faktor man yang
merujuk kepada sumber daya manusia yang berperan secara langsung dalam kegiatan
sistem penyimpanan rekam medis. Sumber daya manusia yang berpengaruh dalam
kegiatan ini adalah perekam medis. Variabel yang digunakan berdasarkan unsur man
yaitu terdiri dari pengetahuan/pelatihan petugas, kedisiplinan dalam kerja serta
kegiatan pelatihan petugas.
a. Pengetahuan/Pelatihan Petugas
Pengetahuan/Pelatihan petugas terhadap pentingnya menjaga,
memelihara, dan merawat rekam medis sangatlah penting dan berpengaruh maka
Rahma Suci Hadiyanti, Muhammad Ihsan Hafizan, Sali Setiatin /Cerdika: Jurnal Ilmiah
Indonesia, 1(10), 1334-1344
Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas
Paseh
1339
dari itu tingkat pendidikan petugas dapat berpengaruh. Perekam medis yang baik
harus memiliki kompetensi yang baik yaitu dengan lulusan perekam medis.
Berdasarkan hasil wawancara kepada salah satu dari 3 perekam medis di
Puskesmas Paseh diketahui bahwa 2 petugas merupakan lulusan D3 rekam medis
dan 1 petugas merupakan lulusan Sekolah Menengah Atas (SMA). Hal tersebut
bisa dilihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 2. Pendidikan Rekam Medis di Puskesmas Paseh
No
Nama Perekam Medis
Pendidikan Perekam Medis
1
Perekam Medis 1
SMA
2
Perekam Medis 2
D-III Rekam Medis
3
Perekam Medis 3
D-III Rekam Medis
Sumber : Perekam Medis di Puskesmas Paseh
Berdasarkan tabel diatas menjelaskan bahwa 1 dari 3 perekam medis
yang berpendidikan akhir Sekolah Menengah Atas (SMA), yang artinya unit
rekam medis di Puskesmas Paseh masih belum sesuai standar yang telah
ditetapkan, dimana perekam medis harus memiliki kualifikasi pendidikan formal
minimal D3 rekam medis (Permenkes, 2020).
b. Kedisiplinan Kerja
Kedisiplinan Kerja merupakan sikap petugas terhadap peraturan-
peraturan yang tercermin dalam bentuk perilaku dalam melakukan suatu
pekerjaan. Kedisiplinan kerja dalam penelitian ini adalah kedisiplinan petugas
terhadap melakukan kegiatan pengelolaan rekam medis. Kedisiplinan
perekam medis di Puskesmas Paseh sudah terbilang cukup, karena petugas
akan langsung melakukan pergantian map apabila terdapat map yang rusak
(robek). Hal ini dapat dilihat berdasarkan hasil observasi berikut dibawah ini:
Tabel 3. Kedisiplinan Kerja Perekam Medis di Puskesmas Paseh
No.
Kategori Kedisiplinan
True
(Ya)
False
(Tidak)
Keterangan
1.
Petugas langsung memberikan
map terhadap berkas rekam
medis yang belum tersampul.
V
Pemberian map atau sampul
dilakukan di awal
pendaftaran jika pasien baru.
2.
Petugas langsung melakukan
pergantian map apabila
terdapat dokumen yang rusak.
V
Pergantian map dilakukan
pada saat petugas
menemukan rekam medis
yang rusak.
3.
Petugas langsung memasukan
rekam medis apabila dokumen
telah dikembalikan.
V
Petugas memasukan rekam
medis secara langsung
apabila dokumen rekam
medis telah kembalikan.
Sumber : Hasil observasi kedisiplinan kerja perekam medis di Puskesmas Paseh
Berdasarkan tabel 3 di atas menjelaskan bahwa perekam medis secara
langsung akan melakukan pergantian map apabila terdapat dokumen yang rusak.
Hal ini dapat disimpulkan bahwa kedisiplinan kerja perekam medis dalam
pemeliharaan rekam medis tergolong cukup. Kedisiplinan dalam kerja merupakan
sikap ketaatan dan kesetiaan petugas terhadap peraturan tertulis maupun tidak
tertulis dalam bentuk perilaku dan perbuatan pada instansi untuk mencapai suatu
tujuan (Wati & Nuraini, 2019).
c. Kegiatan Pelatihan Petugas
Rahma Suci Hadiyanti, Muhammad Ihsan Hafizan, Sali Setiatin /Cerdika: Jurnal Ilmiah
Indonesia, 1(10), 1334-1344
Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas
Paseh
1340
Kegiatan pelatihan petugas dalam penelitian ini adalah salah satu
proses untuk mengembangkan kemampuan petugas terkait kegiatan dibagian
filling, penyimpanan, pengembalian dan peminjaman rekam medis.
Berdasarkan hasil wawancara kepada salah satu perekam medis terkait
pelatihan menyatakan bahwa petugas tidak pernah mengikuti pelatihan terkait
kegiatan filling. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara terhadap 1 dari 3
perekam medis yang menyatakan sebagai berikut : “nggak, filing mah otomatis
ilmu rekam medis dari kita sendiri,ilmu dari kampus, diterapkan disini gitu,
kalau seminar pernah, kita ikut seminar kalau ada yang ngadain dimana gitu”.
Berdasarkan dari hasil wawancara dan observasi tersebut dapat
disimpulkan bahwa di Puskesmas Paseh belum pernah diadakan pelatihan
untuk rekam medis terkait pemeliharaan rekam medis. Pelatihan yang
dilakukan di Puskesmas Paseh secara internal yaitu dari ilmu rekam medis
yang didapat dari kampus yang kemudian diterapkan di instansi. Pelatihan
rekam medis sangat penting bagi petugas untuk meningkatkan pengetahuan
dan keterampilan dalam penyelenggaraan pelayanan rekam medis sesuai
dengan undang-undang No.13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan, tahun
2003 pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali,
meningkatkan dan mengembangkan kompetensi guna meningkatkan
kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan (Kholifah et al., 2020).
2. Faktor-faktor penyebab kerusakan fisik rekam medis rawat jalan
berdasarkan unsur Money di Puskesmas Paseh
Money merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Money
adalah alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar kecilnya hasil kegiatan dapat diukur
dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan
alat yang penting untuk mencapai suatu tujuan karena segala sesuatu harus
diperhitungkan secara rasional. Anggaran merupakan faktor penting bagi
puskesmas, tanpa anggaran tentunya puskesmas tidak dapat menjalankan
pelayanan dan melaksanakan operasionalisasi secara menyeluruh. Sasaran
anggaran dapat dicapai melalui pelaksanaan serangkaian aktifitas yang telah
ditetapkan sebelumnya dalam bentuk anggaran. Berikut hasil wawancara dari
petugas, yaitu : “Anggaran dana ada, pasti ada dari bendahara”.
Berdasarkan hasil dari wawancara tersebut maka dapat disimpulkan bahwa
faktor money bisa menjadi penyebab kerusakan rekam medis, karena anggaran
yang diberikan oleh pihak yang bersangkutan adalah berupa penyediaan map
rekam medis. Bagian unsur money diketahui ada dana untuk pengelolaan rekam
medis (Kamilia et al., 2020). Dana yang ada untuk kerusakan fisik rekam medis di
Puskesmas Paseh sudah terpenuhi sehingga tidak ada kekurangan.
3. Faktor-faktor penyebab kerusakan fisik rekam medis rawat jalan
berdasarkan unsur Material di Puskesmas Paseh
Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi.
Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli
dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan atau materi sebagai salah
satu sarana. Sebab materi manusia tidak dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan
tercapai hasil yang diinginkan. Map rekam medis di Puskesmas Paseh sudah cukup
terlindungi. Hal ini didukung dengan hasil wawancara berikut : “cover yang beda
yang warna putih ini bahannya agak tipis jadi mudah rusak beda dengan yang
terbaru yang warna hijau, yang terbaru lumayan cukup tebal bahannya jadi ga
mudah rusak”.
Berikut adalah map rekam medis terbaru 2021 di Puskesmas Paseh :
Rahma Suci Hadiyanti, Muhammad Ihsan Hafizan, Sali Setiatin /Cerdika: Jurnal Ilmiah
Indonesia, 1(10), 1334-1344
Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas
Paseh
1341
Gambar 1 : Map rekam medis baru
Gambar 2 : Map rekam medis lama
Berdasarkan dari gambar-gambar diatas yaitu rekam medis dengan map
putih dan map hijau. Map yang berwarna putih merupakan map rekam medis lama
sedangkan map yang berwarna hijau merupakan map rekam medis rawat jalan
terbaru di Puskesmas Paseh. Map hijau tersebut baru dipakai pada tahun 2021,
karena itu masih ada dokumen yang memakai map yang berwarna putih yang
berbahan tipis yang mengakibatkan rekam medis mudah rusak/robek.
Dapat disimpulkan dari kedua gambar tersebut bahwa map hijau sudah
cukup tebal akan tetapi kapasitas penyimpanan masih terlalu sempit/sedikit
sehingga perlu penambahan rak penyimpanan. Dampak dari kerusakan dokumen
yaitu pada keamanan, keteraturan dokumen, dan kerapian dalam menyimpan
rekam medis di ruang penyimpanan. Penyebab ketidakrapian berkas yaitu
kurangnya rak penyimpanan rekam medis pasien (Sahfitri, 2017).
4. Faktor-faktor penyebab kerusakan fisik rekam medis rawat jalan
berdasarkan unsur Machine di Puskesmas Paseh
Machine atau mesin yang digunakan untuk memberi kemudahan atau
menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efisiensi kerja.
Bagian filing merupakan salah satu bagian unit rekam medis yang berfungsi untuk
menyimpan rekam medis, penyediaan rekam medis untuk berbagai keperluan,
perlindungan arsip-arsip rekam medis terhadap kerahasiaan isi data dokumen,
perlindungan dokumen terhadap kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi (Kholifah
Rahma Suci Hadiyanti, Muhammad Ihsan Hafizan, Sali Setiatin /Cerdika: Jurnal Ilmiah
Indonesia, 1(10), 1334-1344
Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas
Paseh
1342
et al., 2020). Dalam unsur machine ini alat yang digunakan untuk perlindungan
dokumen juga mempermudah petugas dalam pengambilan dan pengembalian
dokumen yaitu rak penyimpanan.
Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan/observasi di Puskesmas Paseh
bahwa kepadatan serta kekurangan rak penyimpanan dokumen dapat
menyebabkan kerusakan pada rekam medis, karena kepadatan rak pada saat
pengambilan dan pengembalian dokumen akan ditarik dan dimasukan dengan
paksa sehingga rekam medis saling berdempetan dan terlipat di bagian ujung map,
jika terus seperti itu maka lama kelamaan akan menyebabkan kerusakan pada
dokumen. Jenis rak penyimpanan di Puskesmas Paseh yaitu menggunakan rak
lemari yang terbuat dari kayu dan menggunakan rol o’pack.
Lemari atau rak penyimpanan yang terlalu rapat/padat juga dapat merusak
kertas seperti kertas akan robek dan lusuh karena harus ditarik dengan paksa untuk
keluar masuk (Palaguna & Indrahti, 2016). Sementara di Puskesmas Paseh belum
semua dokumen di retensi. Berikut dapat dibuktikan pada gambar dibawah ini :
Gambar 4 : Kepadatan dokumen
Berdasarkan gambar diatas membuktikan bahwa terdapat rekam medis
yang robek dikarenakan penataan dokumen yang terlalu padat dan jumlah rak yang
sedikit serta belum semua rekam medis di retensi. Penyusutan atau retensi
merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah penumpukan rekam
medis yang tidak lagi memiliki nilai guna. Berkas tersebut sebaiknya dimusnahkan
agar tersedia tempat penyimpanan dan fasilitas pemeliharaan yang lebih baik
terhadap rekam medis yang masih memiliki nilai guna (Cahyarida, n.d.).
5. Faktor-faktor penyebab kerusakan fisik rekam medis rawat jalan
berdasarkan unsur Method di Puskesmas Paseh
Method atau metode yaitu suatu tata cara kerja yang baik, memfasilitasi,
dan akan memperlancar jalannya suatu pekerjaan. Sebuah metode yang dinyatakan
sebagai penetapan cara pelaksanaan suatu tugas dengan memberikan sebagai
pertimbangan-pertimbangan untuk sarana, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan
penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Meskipun metode yang baik
yaitu orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak memiliki pengalaman
maka hasilnya tidak akan memuaskan. Peranan utama dalam manajemen tetap
manusianya sendiri (Kholifah et al., 2020).
Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas dan pekerjaan sesuai dengan fungsi dari pekerjaan tersebut,
dengan adanya SPO semua kegiatan di suatu instansi dapat terancang dengan baik
dan berjalan sesuai kemauan instansi. SPO dapat didefinisikan sebagai berkas yang
menjabarkan aktivitas operasional yang dilakukan sehari-hari dengan tujuan agar
pekerjaan tersebut dilakukan dengan benar, tepat, dan konsisten untuk
menghasilkan produk agar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya (Gabriele, 2018).
Rahma Suci Hadiyanti, Muhammad Ihsan Hafizan, Sali Setiatin /Cerdika: Jurnal Ilmiah
Indonesia, 1(10), 1334-1344
Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas
Paseh
1343
Puskesmas Paseh sudah memiliki beberapa SOP yang berlaku, misalnya
SOP tentang perlindungan dan pemeliharaan rekam medis dari kerusakan dan
pengrusakan. Hal ini dapat didukung dengan hasil wawancara berikut :
“nggak ada, paling SOP rekam medis, SOP kelengkapan rekam medis,
SOP kerahasiaan informasi rekam medis, pendaftaran, kelengkapan dan
ketepatan isi rekam medis, sama pengisian udah segitu aja, kalau SOP
tentang perlindungan dan pemeliharaan dokumen nggak ada”.
Berdasarkan dari hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa SPO
tentang perlindungan dan pemeliharaan rekam medis di Puskesmas Paseh tidak
ada, maka dari itu Puskesmas Paseh dianjurkan untuk membuat SPO terkait
perlindungan dan pemeliharaan rekam medis serta melakukan sosialisasi.
Sosialisasi adalah salah satu kebijakan strategi yang dilakukan untuk
meningkatkan pemahaman dan kejelasan terhadap SPO yang akan dilaksanakan
(Kusdamayanti et al., 2020).
Berdasarkan penelitian sebelumnya kondisi ruangan dalam keadaan
berantakan dikarenakan belum dilaksanakannya retensi, akan tetapi pada penelitian
saat ini kondisi ruangan dalam keadaan sudah rapi dikarenan sedang
dilaksanakannya retensi, dan penataan dokumen yang terlalu padat sekarang sudah
mulai renggang, sebagian dokumen yang belum dilakukan pembaruan cover saat
ini sudah banyak dokumen yang dilakukan pembaruan. Namun untuk SOP sampai
saat ini masih belum ada begitu juga dengan rak penyimpan dan ruangan belum
bertambah.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dari penelitian (observasi), studi pustaka dan wawancara di atas
dapat disimpulkan bahwa terdapat 100 rekam medis rusak atau sobek di Puskesmas Paseh
yang disebabkan oleh beberapa faktor berdasarkan unsur 5M, di antaranya Unsur Man :
Pengetahuan petugas : Tergolong cukup, namun jika disesuaikan dengan standar maka
pengetahuan/pelatihan petugas masih belum sesuai standar yang telah ditetapkan, karena 1
dari 3 perekam medis yang berpendidikan akhir SMA. Kedisiplinan petugas : Sudah cukup
jadi tidak ada masalah. Kegiatan pelatihan petugas : Belum pernah diadakannya kegiatan
pelatihan terkait pemeliharaan rekam medis. Unsur Money : Tidak ada permasalahanan
karena untuk anggaran dana untuk rekam medis yang berupa map di Puskesmas Paseh
sudah mencukupi. Unsur Material : Terdapat beberapa rekam medis masih menggunakan
map putih yang kualitas bahannya tipis, kurangnya rak penyimpanan serta kondisi ruangan
yang tidak memadai (sempit). Unsur Machine : Penataan dokumen yang terlalu padat dan
jumlah rak yang sedikit serta belum semua rekam medis di retensi. Unsur Method : Tidak
tersedia SOP tentang perlindungan dan pemeliharaan rekam medis.
BIBLIOGRAFI
Arif, M. R. (2018). Pengelolaan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit Aminah Tangerang.
Jakarta: Fakultas Adab & Humaniora UIN Syarif Hidayatullah.
Ayuningrum, T. A., Alfiansyah, G., Sugeng, S., & Farlinda, S. (2020). Tinjauan
Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filling RSUP Dr.
Sardjito. J-REMI: Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, 2(1), 107–113.
Cahyarida, I. (n.d.). Pemeliharaan Dan Peyusutan Arsip Dinamis Inaktif Di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi Dan Sumber Daya Mineral. Fakultas Adab & Humaniora
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Rahma Suci Hadiyanti, Muhammad Ihsan Hafizan, Sali Setiatin /Cerdika: Jurnal Ilmiah
Indonesia, 1(10), 1334-1344
Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Fisik Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas
Paseh
1344
Gabriele, G. (2018). Analisis Penerapan Standar Operasional Prosedur (Sop) Di
Departemen Marketing Dan Hrd PT Cahaya Indo Persada Artikel Ilmiah Jurnal
Agora. Agora, 6(1).
Garmelia, E., Lestari, S., & Golo, Z. A. (2021). Tinjauan Efektivitas Kerja Penanggung
Jawab Rekam Medis (PJRM) di Bangsal Perawatan Sesuai dengan Kompetensi
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan (PMIK). Jurnal Manajemen Informasi
Kesehatan Indonesia (JMIKI), 9(1), 5.
Kamilia, N., Wijayanti, R. A., & Nurmawati, I. (2020). Identifikasi Faktor Penyebab
Penumpukan Berkas Rekam Medis Aktif di RS Husada Utama. J-REMI: Jurnal
Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, 1(4), 476–483.
Kholifah, A. N., Nuraini, N., & Wicaksono, A. P. (2020). Analisis Faktor Penyebab
Kerusakan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Universitas Airlangga. J-REMI:
Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, 1(3), 364–373.
Kusdamayanti, F. A., Widayanti, M. R., & Djajanti, C. W. (2020). Gambaran Pelaksanaan
Standar Operasional Prosedur Pencegahan Dekubitus Pada Pasien Rawat Inap (Study
Deskriptif Di Ruang Rawat Inap Rumah Sakit X Surabaya). Jurnal Penelitian
Kesehatan, 10(2), 49–55.
Palaguna, S. K., & Indrahti, S. (2016). Preservasi Arsip Rekam Medis Di Rumah Sakit
Umum Daerah Dr. Soeselo Kabupaten Tegal. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 5(3), 341–
350.
Permenkes, R. I. (2008). Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam
Medis. Jakarta: Kemenkes RI.
Permenkes, R. I. (2020). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 3 Tahun
2020 Tentang Klasifikasi Rumah Sakit. Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia.
Purnamasari, S., Mangesti, Y. A., & Novianto, W. T. (2017). Implementasi Kebijakan
Penurunan Angka Kematian Ibu di Kabupaten Banyumas. Jurnal Hukum Dan
Pembangunan Ekonomi, 6(1).
Sahfitri, Y. (2017). Tinjauan aspek keamanan berkas rekam medis di ruang penyimpanan
rst dr. Soetarto yogyakarta.
Sandika, T. W. (2019). Tinjauan Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis Di
Ruang Filing Rumah Sakit Jiwa Prof. dr. muhammad Ildrem Medan Tahun 2018.
Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 4(1), 560–566.
Sebayang, S. B. (2018). Faktor Penyebab Kerusakan Dokumen Rekam Medis di Ruang
Penyimpanan RSU Mitra Sejati Medan. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi
Kesehatan Imelda (JIPIKI), 3(1), 386–393.
Suryanto, H. (2020). Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Petugas
Rekam Medis Puskesmas Adan-adan Kabupaten Kediri Analysis of Workload and
Human Resources Needs at the Adan-adan Health Center in Kediri District. Jurnal
Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan, 3(1).
Wati, T. G., & Nuraini, N. (2019). Analisis Kejadian Missfile Berkas Rekam Medis Rawat
Jalan di Puskesmas Bangsalsari. Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan.
Yuliani, N. (2016). Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keamanan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan Peraturan Perundang-Undangan (Studi Kasus Di Rumah Sakit Umum
Daerah Sukoharjo). Jurnal INFOKES Universitas Duta Bangsa Surakarta, 6(1).
© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication under the
terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)
license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).
