Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, Oktober 2021, 1 (10), 1306-1315

p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534

Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index

DOI : 10.36418/cerdika.v1i10.218 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika

TINJAUAN PELAKSANAAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS RAWAT

JALAN TERHADAP EFEKTIVITAS PELAYANAN DI RS X

Jihad Azzaidi

, Muhammad Bayu Herlambang

, Irda Sari

Politeknik Piksi Ganesha, Indonesia

1, 2, 3

azzaidijihad01@gmail.com

muhamm[email protected]

, irdasari13@gmail.com

Abstrak

Received:

Revised :

Accepted:

05-10-2021

23-10-2021

25-10-2021

Latar Belakang: Semakin berkembangnya teknologi di

Indonesia, maka semakin tipis pula batas antara informasi

yang informatif dengan informasi yang non informative.

Begitu juga di dunia kesehatan, semakin berkembang

teknologi semakin transparan pula informasi mengenai

kesehatan ke khalayak ramai. Bukan hanya mengenai tenaga

kesehatannya tapi hingga ilmu kesehatannya pun sedang

banyak diperbincangkan sekarang ini. Maka dari itu

dibutuhkan penjelasan yang jelas mengenai kesehatan,

seperti mengenai pemeliharaan kesehatan, pemeliharaan

kesehatan merupakan suatu upaya penanggulangan, dan

pencegahan gangguan kesehatan yang memerlukan

pemeriksaan, pengobatan ataupun perawatan termasuk

kehamilan, dan persalinan.

Tujuan: Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui

bagaimana pelaksanaan pemusnahan rekam medis rawat

jalan yang menunjang efektivitas pelayanan di Rumah Sakit

X serta Upaya untuk Pemecahan Permasalahan Dalam

Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan di

Rumah Sakit X.

Metode: Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif

dengan pendekatan deskriptif dan teknik pengumpulan data

dengan cara observasi dan wawancara serta melakukan

kajian pustaka yang berkaitan dengan pokok permasalahan.

Hasil: Hasil dari penelitian, pelayanan yang diberikan dapat

dikatakan efektif jika pelaksanaan pemusnahan rekam medis

dilakukan secara tepat dan cepat sesuai dengan prosedur dan

ketentuan yang berlaku.

Kesimpulan: Berdasarkan penelitian yang dilakukan,

ditemukan beberapa permasalahan yaitu: (1) Adanya

penumpukkan dokumen yang akan dilakukan penilaian

rekam medis in aktif dikarenakan tidak ada ruangan khusus

untuk menyimpan dokumen tersebut; (2) Belum adanya

jadwal yang spesifik dari rumah sakit mengenai pelaksanaan

retensi rekam medis.

Kata kunci: rawat jalan; efektif; pemusnahan rekam medis.

Abstract

Background: With the development of technology in

Indonesia, the boundary between informative and non-

Jihad Azzaidi, Muhammad Bayu Herlambang, Irda Sari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10),

1306-1315

Tinjauan Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan Terhadap Efektivitas

Pelayanan di RS X

1307

informative information is getting thinner. Likewise in the

world of health, the more technology develops, the more

transparent information about health becomes to the

general public. It's not just about the health workers, but the

health sciences are being discussed a lot right now.

Therefore, a clear explanation is needed regarding health,

such as regarding health care, health care is an effort to

overcome, and prevent health problems that require

examination, treatment or care including pregnancy and

childbirth.

Objective: This study aims to determine how the

implementation of outpatient medical record destruction

that supports the effectiveness of services at Hospital X and

Efforts to Solve Problems in the Implementation of

Outpatient Medical Record Destruction in Hospital X.

Methods: The research method used is qualitative with a

descriptive approach. and data collection techniques by

means of observation and interviews as well as conducting

a literature review related to the subject matter.

Results: The results of the research, the services provided

can be said to be effective if the destruction of medical

records is carried out appropriately and quickly in

accordance with applicable procedures and provisions.

Conclusion: Based on the research conducted, several

problems were found, namely: (1) There was a buildup of

documents to be assessed in active medical records because

there was no special room to store these documents; (2)

There is no specific schedule from the hospital regarding

the implementation of medical record retention.

Keywords: outpatient; effective; medical record

destruction.

*Correspondent Author : Jihad Azzaidi, Muhammad Bayu H

Email : azzaidijihad01@gmail.com

PENDAHULUAN

Rumah sakit merupakan salah satu tempat pelayanan kesehatan (Maringka,

Kawatu, & Punuh, 2019). Menurut (Anjaryani, 2009), bukan hanya tempat untuk orang

sakit tapi juga tempat untuk orang sehat Rumah sakit bukan hanya bersifat rehabilitatif

namun juga diperlukan sifat promotif dan preventif di dalamnya dengan maksud sebagai

pemberi pengarahan lebih spesifik mengenai kesehatan kepada instansi kesehatan yang

lebih rendah ataupun langsung kepada masyarakat.

Unit rekam medis merupakan unit yang mempunyai kegiatan yang beragam, tidak

hanya terpaku pada kegiatan pencatatan saja tetapi rekam medis adalah unit yang

mengelola data beserta isi dari rekam medis itu sendiri. Pengelolaan yang dimaksud adalah

proses pengelolaan data rekam medis pasien dari awal data diberikan sampai data tersebut

disimpan dalam rak penyimpanan (Husni, 2019).

Rekam medis harus dikelola dengan baik karena memiliki banyak nilai guna

dalam rumah sakit salah satunya adalah menunjang tertib administrasi (Herfiyanti &

Apriyani, 2019). Pengelolaan rekam medis terdiri dari penerimaan pasien; analisis;

Jihad Azzaidi, Muhammad Bayu Herlambang, Irda Sari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10),

1306-1315

Tinjauan Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan Terhadap Efektivitas

Pelayanan di RS X

1308

assembling; indeksing; penyimpanan dan pengambilan berkas, retensi dan pemusnahan

berkas rekam medis; pelaporan; serta medico legal (Lubis, 2018). Salah satu pengelolaan

rekam medis yang sangat perlu dilakukan adalah pemusnahan rekam medis (Hutama &

Santosa, 2016). Di mana pemusnahan sendiri adalah kegiatan penghancuran secara fisik

sebuah arsip yang masa fungsinya sudah berakhir dan tidak memiliki nilai guna, rusak atau

sudah tidak terbaca lagi (Pujihastuti & Rohmadi, 2020).

Pemusnahan rekam medis dilakukan dengan salah satu tujuan memberikan ruang

lebih untuk penyimpanan rekam medis untuk menyimpan rekam medis yang baru. Hal

tersebut dilakukan karena rekam medis tidak disimpan selamanya dan tidak semua data

memiliki nilai guna, sehingga diperlukan pemusnahan rekam medis. Dengan dilakukannya

pemusnahan rekam medis, ruang penyimpanan lebih kosong dan petugas dapat tetap

menjaga kualitas pelayanan, yang salah satunya di unit rawat jalan (Rohman, 2019).

Efektivitas pelayanan kegiatan di Rumah Sakit yang bersifat medis ataupun non

medis selalu menjadi sorotan utama baik untuk instansi luar rumah sakit tersebut dan juga

untuk para pengunjung rumah sakit (Karina, 2016). Oleh sebab itu, hampir semua hal yang

dikerjakan di rumah sakit menjadi tolak ukur seberapa baik efektivitas pelayanan yang

diberikan, semakin optimal kinerja yang diberikan di setiap bidangnya maka semakin baik

pula efektivitas pelayanan yang dapat dinilai dan diberikan. Pelaksanaan pemusnahan

rekam medis pun menjadi salah satu tolak ukur dalam efektivitas pelayanan khususnya di

unit rekam medis itu sendiri, entah itu terhadap pasien ataupun terhadap instalasi lain

dirumah sakit tersebut (Gustiana, 2016).

Tujuan umum penelitian ini guna untuk mengetahui bagaimana tinjauan

pelaksanaan pemusnahan rekam medis rawat jalan terhadap efektivitas pelayanan di RS X.

Sedangkan tujuan khususnya untuk mengetahui apa saja permasalahan yang dihadapi

dalam pelaksanaan pemusnahan rekam medis rawat jalan terhadap efektivitas pelayanan di

RS X. Tinjauan pelaksanaan pemusnahan rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit X

adalah untuk mengetahui bagaimana efektivitas pelayanan rekam medis di Rumah Sakit X,

untuk mengetahui bagaimana tinjauan pelaksanaan pemusnahan rekam medis guna

memnunjang efektivitas pelayanan rekam medis di Rumah Sakit X, untuk mengetahui apa

saja permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan pemusnahan rekam medis rawat jalan

guna menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di Rumah Sakit Umum X.

Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan, Rumah Sakit X unit rawat jalan adalah

unit yang paling aktif dimana setiap harinya pasien silih berganti berkunjung untuk berobat,

mulai dari pasien yang membutuhkan pengobatan ke berbagai poliklinik yang tidak

membutuhkan rawat inap. Unit ini merupakan salah satu unit penting dalam Rumah Sakit,

di unit rawat jalan inilah pemeliharaan promotif dan preventif digalakan. Unit rawat jalan

juga perlu dilakukan pemusnahan rekam medis jika sistem penyimpanan yang digunakan

oleh rumah sakit adalah sistem penyimpanan desentralisasi, dengan tujuan yang sama yaitu

untuk efesiensi waktu pelayanan kepada pasien. Kegiatan pemusnahan rekam medis ini,

dibutuhkan evaluasi dan peninjauan di setiap pelaksanaannya, dilakukannya evaluasi dan

peninjauan dengan maksud agar di kegiatan pemusnahan selanjutnya dapat dilakukan lebih

optimal dan efektif dari sebelumnya agar dapat menunjang efektivitas pelayanan rekam

medis dan juga agar dapat diketahui secara rinci bagaimana kegiatan pemusnahan ini

dilakukan.

METODE PENELITIAN

Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan

deskriptif, yaitu sebuah prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-

Jihad Azzaidi, Muhammad Bayu Herlambang, Irda Sari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10),

1306-1315

Tinjauan Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan Terhadap Efektivitas

Pelayanan di RS X

1309

kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan prilaku yang dapat diamati. Menurut YW, Best

yang disunting oleh Sanpiah Faisal (Cholid Narbuko dan Abu Achmadi 2016:118) “yang

disebut variabel penelitian adalah kondisi-kondisi atau serenteristik-serenteristik yang oleh

peneliti dimanipulasikan, dikontrol atau diobservasi dalam suatu penelitian” (Safitriani,

Hurmaini, & Meslita, 2020).

Cholid Narbuko dan Abu Achmadi (2016:61) menjelaskan bahwa variabel-

variabel yang akan diteliti harus didefiniskan secara operasional, yaitu definisi yang

didasarkan atas sifat-sifat hal yang didefinisikan yang dapat diamati (diobservasi), sehingga

apa yang dilakukan oleh peneliti terbuka untuk diuji kembali oleh orang lain.

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian

Berdasarkan hasil penelitian diketahui penulis melakukan wawancara kepada

seluruh petugas mengenai pelaksanaan pemusnahan Rekam medis terhadap efektivitas

pelayanan di Rumah sakit untuk mengetahui tentang hubungan pelaksanaan pemusnahan

Rekam medis dengan efektivitas pelayanan.

Tabel 1. Hubungan Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis dengan Efektivitas

Pelayanan.

Variabel

Indikator

Keterangan

Pelaksanaan Pemusnahan

Rekam Medis Rawat Jalan

SOP

SOP Pelaksanaan retensi

dan pemusnahan di unit

Rekam medis.

SOP dalam pelaksanaan

pemusnahan dan retensi

rekam medis sudah

terpenuhi namun belum

memenuhi standar, dimana

seharusnya ada SOP yang

lebih terperinci dalam

pelaksanaan retensi rekam

medis.

Petugas rekam medis.

Berjumlah 14 orang

petugas rekam medis.

Namun tidak ada petugas

khusus pelaksana retensi

rekam medis.

Jumlah petugas rekam

medis belum memenuhi

standar dimana seharusnya

ada petugas khusus dalam

pelaksanaan retensi rekam

medis.

Sarana

Scanner, komputer, sistem

input data pertelaan, ruang

rekam medis inaktif namun

dipakai sebagai ruang

penyimpanan rekam medis

rawat inap.

Sarana yang ada dalam

pelaksanaan pemusnahan

rekam medis belum

memenuhi standar yang ada

dimana seharusnya ruang

rekam medis inaktif di

gunakan sebagai ruang

penyimpanan rekam medis

yang sudah inaktif dan akan

di lakukan penilaian dan

pemusnahan.

Penyusutan Rekam Medis

Adanya SOP dan SK terkait

pelaksanaan penyusutan

Pelaksaan penyusutan

rekam medis belum

Jihad Azzaidi, Muhammad Bayu Herlambang, Irda Sari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10),

1306-1315

Tinjauan Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan Terhadap Efektivitas

Pelayanan di RS X

1310

dan retensi rekam medis

namun tidak secara rinci.

memenuhi standar yang

berlaku pelaksanaan.

Efektivitas Pelayanan

Pemusnahan Rekam medis

Adanya SOP dan SK terkait

pelaksaan pemusnahan

rekam medis.

Pemusnahan rekam medis

sudah terpenuhi namun

belum memenuhi standar

yang berlaku.

Faktor waktu

Waktu dalam pemberian

pelayanan rekam medis

terhadap pasien ataupun

tenaga medis lain

(Dokter,Perawat).

Faktor waktu dalam

pemberian pelayanan sudah

cukup baik, namun dalam

pelaksanaan distribusi dan

penyimpanan masih belum

efektif.

Faktor Kecermatan

Ketelitian petugas dalam

pemberian pelayanan.

Faktor kecermatan masih

belum efektif khususnya

dalam pelksanaan distribusi

dan penyimpanan rekam

medis dimana masih di

temukan rekam medis yang

disimpan di nomor rak yang

salah, walaupun tidak

sering di temukan kasus

tersubut, tapi tetap saja hal

tersebut dapat menghambat

pelayanan.

Faktor gaya pemberian

pelayanan

Cara pemberian pelayanan

yang dilakukan oleh

pemberi pelayanan.

Pemberian pelayanan

masih belum efektif dalam

beberapa aspek kusus nya

dalam pelaksanaan

pengiriman dokumen

rekam medis ke poli klinik.

Berdasarkan tabel 1 di atas dapat diuraikan bahwa efektivitas merupakan suatu

tindakan yang membutuhkan ketelitian dan koordinasi yang tinggi dan juga didukung

dengan pelaksanaan yang sesuai dengan standar yang berlaku sehingga menghasilkan

pelayanan yang tepat, cepat dan tersampaikan maksud atau nilai guna yang diharapkan

dapat memenuhi kebutuhan penerima pelayanan dimana yang dimaksud disini adalah

pasien. Dimana tercantum dalam tabel diatas bahwa pelaksanaan pemusnahan rekam medis

merupakan salah satu faktor penunjang terciptanya pelayanan yang efektif (Siwayana,

Purwanti, & Murcittowati, 2020). Jika pelaksaaan pemusnahan rekam medis dilakukan

secara tepat prosedurnya dan tepat pula waktunya, maka pelayanan yang diberikan kepada

pasien ataupun petugas medis lain dapat efektif secara waktu ataupun keakuratannya.

B. Pembahasan

1. Tinjauan Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit

Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan yang dilakukan penulis di Rumah

Sakit X, pelaksanaan pemusnahan rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit X sebagai

berikut:

Jihad Azzaidi, Muhammad Bayu Herlambang, Irda Sari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10),

1306-1315

Tinjauan Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan Terhadap Efektivitas

Pelayanan di RS X

1311

a. Pelaksanaan Pemilahan dan Pemindahan Rekam Medis Inaktif di Rumah

Sakit X

Dalam pelaksanaan sistem penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit X,

sistem penyimpanan yang dipakai yaitu sistem desentralisasi dimana rekam

medis rawat inap dan rawat jalan disimpan secara terpisah. Untuk sistem

penomoran, digunakan cara Unit Numbering System (pemberian nomor secara

unit) dalam pelaksanaann ya (Kurniawati & Asfawi, 2015).

Pemilahan dan pemindahan rekam medis aktif ke inaktif dilakukan untuk

mengurangi beban rak dan memberikan ruang untuk rak penyimpanan rekam

medis dimana dilakukan langsung oleh petugas rekam medis jika memang dirasa

rak penyimpanan sudah penuh dan dibutuhkan ruang lebih untuk menyimpan

rekam medis. Seperti yang tertulis dalam SOP pelaksanaan retensi rekam medis

Rumah Sakit X, pemilahan rekam medis dilakukan jika rekam medis tersebut

sudah masuk dalam batas maksimal rekam medis aktif yaitu 5 tahun dilihat dari

tahun terakhir kunjungan pasien tersebut berobat.

b. Pelaksanaan Penilaian Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit X

Dalam pelaksanaan penilaian rekam medis in aktif di Rumah Sakit X,

lembar rekam medis yang memiliki nilai guna dipisahkan dari lembar rekam

medis lain dan disimpan di tempat terpisah dari lembar rekam medis yang tidak

memiliki nilai guna dimana dalam penumpukannya tetap terurut dari rekam

medis terkecil ke rekam medis terbesar. Lembar rekam medis yang dilestarikan

di Rumah Sakit X diantaranya :

1) Ringkasan Masuk dan Keluar

2) Resume Medis

3) Lembar Persetujuan (informed consent)

4) Lembar Kematian

5) Laporan Operasi

6) Laporan Persalinan

7) Identifikasi Bayi

8) Data Kelahiran Anak

9) Resume HCU

10) Pemberian informasi medis

c. Pengalih Media Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit X

Alat yang digunakan : scanner 2 buah, Komputer 4 set, Tenaga kerja 4

orang, Sistem input data pertelaan 2 buah.

Tata pelaksanaan : Proses pengalih media data rekam medis hardcopy ke softcopy

adalah kegiatan penduplikasian data rekam medis yang sudah melalui proses

penilaian. Sebelum discan, data rekam medis diinput dalam sistem input data

pertelaan. Setelah diinput, lembar rekam medis discan.

Pelaksanaan pengalih media di Rumah Sakit X dilakukan dengan maksud

untuk melestarikan data rekam medis sebelum dilakukan pemusnahan dan

bilamam suatu saat pasien kembali berobat memudahkan untuk melihat kembali

riwayat kunjungan dan pengobatan pasien tersebut.

d. Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis di Rumah Sakit X

Pemusnahan Rekam Medis di Rumah Sakit X dijelaskan bahwa rekam

medis yang sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan dilaporkan kepada

Direktur Rumah Sakit dimana pemusnahan dilakukan hanya oleh tim

pemusnahan rekam medis yang berkerja sama dengan pihak ketiga. Pemusnahan

rekam medis di Rumah Sakit X pertama kali dilakukan pada tahun 2000 dan

Jihad Azzaidi, Muhammad Bayu Herlambang, Irda Sari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10),

1306-1315

Tinjauan Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan Terhadap Efektivitas

Pelayanan di RS X

1312

terakhir kali diadakan ditahun 2018 Untuk pelaksanaan pemusnahan sendiri.

Rumah Sakit X bekerja sama dengan pihak ketiga, dimana pihak ketiga disini

adalah PD X.

Pembentukan tim pemusnahan dilakukan setelah penetapan tanggal

pemusnahan. Setelah pembentukan tim pemusnahan, akan dibuat laporan

perencanaan pemusnahan yang akan dikirim ke tim pemusnahan termasuk

undangan acara pemusnahan. Jika tim pemusnahan sudah mendapat undangan

dan laporan perencanaan pemusnahan, rekam medis in aktif yang ada di ruang

pemusnahan akan diangkut ke PT X selaku pelaksana pemusnahan dimana rekam

medis in aktif akan dimusnahkan disana dengan cara dibuburkan.

2. Tinjauan Efektivitas Pelayanan Rekam Medis Rumah Sakit X

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa efektivitas pelayanan

merupakan suatu batasan atau ukuran yang menilai seberapa jauh target kerja yang

telah tercapai. Yang artinya, efektivitas pelayanan merupakan batasan dalam

pemberian pelayanan yang memiliki target tersendiri agar dapat dikatakan efektif.

Namun, untuk efektivitas pelayanan sendiri memiliki sifat yang subjektif dimana tidak

ada patokan khusus dalam penilaiannya .Tergantung siapa yang menilai dan siapa

yang dinilai.

Dalam konteks rekam medis, efektivitas pelayanan disini dapat dinilai dalam

berbagai aspek bidang rekam medis, bukan hanya pelayanan terhadap pasien namun

juga dapat dinilai dari pelayanan terhadap dokter ataupun perawat. Unit rekam medis

Rumah Sakit X sendiri jika dilihat secara garis besar, efektivitas pelayanan yang

diberikan sudah cukup baik walaupun masih ada beberapa kekurangan.

Berikut ini indikator dari efektivitas pelayanan :

a. Faktor waktu

Dalam pelaksanaannya, unit rekam medis Rumah Sakit X sudah cukup

efektif. Dalam pelaksanaannya, semua aspek bidang di unit rekam medis Rumah

Sakit X terintegrasi melalui sistem Hysis dalam pelaksanaan kerjanya, sehingga

setiap aspek bagian rekam medis terhubung satu sama lain, seperti pengolahan

data rawat inap, rawat jalan, IGD, analisis rekam medis juga pelaporan dapat

terpantau dengan baik sehingga kesalahan dapat diminimalisir lebih cepat, maka

pelayanan yang diberikanpun dapat dikatakan sudah efektif.

Namun untuk bagian distribusi rekam medis di Rumah Sakit X masih

belum efektif. Tercantum dalam laporan standar pelayanan rekam medis

pelayanan rawat jalan Rumah Sakit X bahwa waktu penyediaan dokumen rekam

medis pelayanan rawat jalan belum memenuhi standar yang ada selama bulan

Januari-Juni di tahun 2021 ini . Standar yang ditetapkan untuk pengiriman

dokumen rekam medis ke poliklinik seharusnya kurang dari 10 menit dokumen

rekam medis sudah ada di poliklinik, namun dalam pelaksanaannya rata-rata

setiap bulannya rekam medis sampai di poliklinik lebih dari 10 menit, maka untuk

bagian distribusi rekam medis dapat dikatakan belum efektif.

b. Faktor Kecermatan

Kecermatan atau ketelitian sangat diperlukan dalam pelaksanaan

pelayanan rekam medis, begitu juga di unit rekam medis Rumah Sakit X,

ketelitian sangat diutamakan dalam pelaksanaan kegiatan rekam medis karena

dapat berpengaruh dalam pemberian pelayanan terhadap pasien dan juga

berpengaruh pada isi data yang akan dilaporkan.

Dalam pelaksanaannya, unit rekam medis di Rumah Sakit X jika dilihat

masih belum efektif terutama dalam pelaksanaan penyimpanan rekam medis

rawat jalan. Masih ada ditemukan rekam medis yang disimpan di nomor rak yang

Jihad Azzaidi, Muhammad Bayu Herlambang, Irda Sari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10),

1306-1315

Tinjauan Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan Terhadap Efektivitas

Pelayanan di RS X

1313

salah, walaupun tidak sering ditemukan kasus tersebut, tapi tetap saja hal tersebut

dapat menghambat pelayanan.

c. Faktor Gaya Pemberian Pelayanan

Gaya pemberian pelayanan artinya cara pemberian pelayanan yang

dilakukan oleh pemberi pelayanan. Pemberian pelayanan di rekam medis

membutuhkan penunjang agar pelayanan yang diberikan lebih optimal, dan

biasanya penunjang tersebut berupa sarana, prasarana dan juga sumber daya

manusia sebagai pemberi pelayanan yang dimana pemberi pelayanan disini

merupakan petugas rekam medis.

Rumah Sakit X sendiri, untuk cara pemberian pelayanan masih belum

cukup efektif dalam beberapa aspek, yang salah satunya adalah seperti yang

dijelaskan sebelumnya bahwa dalam pelaksanaan pengiriman dokumen rekam

medis ke poliklinik belum memenuhi standard yang ada, sehingga hal tersebut

dapat menghambat dalam pemberian pelayanan terhadap pasien. Walaupun

dalam aspek lain seperti cara pemberian informasi kepada pasien dimana petugas

menjelaskan dan menjawab keluhan pasien menggunakan bahasa yang santun

dan dapat dimengerti oleh pasien tersebut tanpa menyinggung perasaan pasien.

3. Tinjauan Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan Terhadap

Efektivitas Pelayanan Di Rumah Sakit X

Suatu kegiatan dapat dikatakan sudah efektif apabila telah memenuhi target

ataupun tingkat kepuasan yang di inginkan, dan untuk mencapai hal tersebut

dibutuhkan koordinasi yang baik dan tepat sesuai dengan standar operasional yang ada

disetiap aspek kerja yang ada dalam unit tersebut. Begitu juga dengan unit rekam

medis, dimana untuk dapat menciptakan sistem kerja rekam medis yang sesuai dengan

kegunaannya dibutuhkan kecermatan dan integrasi yang baik yang sesuai dengan

ketentuan yang telah ditetapkan setiap bidangnya, termasuk dalam pelaksanaan

pemusnahan rekam medis yang sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Ditetapkannya ketentuan standard operasional prosedur pelaksanaan

pemusnahan rekam medis dimaksudkan agar pelaksanaan pemusnahan rekam medis

terstruktur, teratur dan teradministrasi dengan baik. Dapat dilihat dalam penjelasan

mengenai pelaksanaan pemusnahan rekam medis di Rumah Sakit X bahwa dalam

pelaksanaannya SPO yang ada mengenai pelaksanaan retensi dan pemusnahan rekam

medis ditaati dengan baik dengan maksud dalam pelaksanaannya, petugas melakukan

retensi dan pemusnahan sesuai dengan SPO yang berlaku. Sehingga diharapkan dapat

terciptanya efektivitas pelayanan di Rumah Sakit X berjalan dengan baik dan sesuai

dengan target yang diharapkan.

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan yang dilakukan penulis di Rumah Sakit

X, penulis mengambil kesimpulan di antaranya pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis

Rawat Jalan di Rumah Sakit X pada umumnya pelaksanaan pemusnahan rekam medis

rawat jalan di Rumah Sakit X sudah terlaksana dengan baik, dengan efektif dan semaksimal

mungkin. Untuk hambatan sendiri, hambatan yang dialami dalam pelaksanaan pemusnahan

rekam medis rawat jalan hanya berkenaan dengan tempat penyimpanan rekam medis in

aktif, di mana untuk menyimpan dokumen rekam medis inaktif sendiri masih berantakan

karena tidak adanya tempat khusus untuk menyimpan dokumen-dokumen rekam medis

yang sedang dan akan dilakukan retensi. Rekam medis hanya disimpan di area kosong di

Jihad Azzaidi, Muhammad Bayu Herlambang, Irda Sari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10),

1306-1315

Tinjauan Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan Terhadap Efektivitas

Pelayanan di RS X

1314

ruang penyimpanan ataupun ruangan rekam medis seperti di area tangga atau lorong di

ruang penyimpanan rekam medis.

Efektivitas Pelayanan Di Rumah Sakit X, dapat dikatakan bahwa efektivitas

pelayanan merupakan suatu batasan atau ukuran yang menilai seberapa jauh target kerja

yang telah tercapai Berikut ini adalah indikator efektivitas pelayanan faktor waktu, faktor

kecermatan, faktor gaya pemberian pelayanan. Dalam pelaksanaannya, efektivitas

pelayanan di Rumah Sakit X sudah cukup efektif meskipun dalam beberapa aspek kerja

masih belum bisa dikatakan efektif. Namun secara keseluruhan efektivitas pelayanan di

Rumah Sakit X sudah dapat dikatakan efektif.

Tinjauan Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan Terhadap

Efektivitas Pelayanan Di Rumah Sakit X, dapat diuraikan bahwa efektivitas merupakan

suatu tindakan yang membutuhkan ketelitian dan koordinasi yang tinggi dan juga didukung

dengan pelaksanaan yang sesuai dengan standar yang berlaku sehingga menghasilkan

pelayanan yang tepat, cepat dan tersampaikan maksud atau nilai guna yang diharapkan

dapat memenuhi kebutuhan penerima pelayanan dimana yang dimaksud disini adalah

pasien. Dalam tabel hasil pengolahan penulis dijelaskan bahwa pelaksanaan pemusnahan

rekam medis merupakan salah satu faktor penunjang terciptanya pelayanan yang efektif.

Jika pelaksaaan pemusnahan rekam medis dilakukan secara tepat prosedurnya dan tepat

pula waktunya, maka pelayanan yang diberikan kepada pasien ataupun petugas medis lain

dapat efektif secara waktu ataupun keakuratannya.

Permasalahan Dalam Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan di

Rumah Sakit X, berdasarkan hasil praktek kerja lapangan yang dilakukan penulis di unit

rekam medis Rumah Sakit X khususnya di bagian retensi rekam medis, pelaksanaan dalam

retensi pemusnahan rekam medis mengalami beberapa masalah diantaranya adanya

penumpukkan dokumen yang akan dilakukan penilaian rekam medis inaktif dikarenakan

tidak adanya ruangan khusus untuk menyimpan dokumen tersebut, belum ada jadwal yang

spesifik dari rumah sakit mengenai pelaksanaan retensi rekam medis.

Upaya Pemecahan Permasalahan Dalam Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis

Rawat Jalan di Rumah Sakit X, dari permasalahan yang telah dijelaskan sebelumnya,

adapun upaya yang sedang dilakukan oleh pihak unit rekam medis Rumah Sakit X adalah

sejauh ini, Kepala Urusan Rekam Medis Rumah Sakit X sudah melakukan pengajuan

penambahan rak untuk penyimpanan rekam medis, namun memang belum ada tindakan

yang ditunjukkan dari pihak terkait untuk merespon pengajuan dari pihak unit rekam medis

Maka untuk saat ini dokumen rekam medis in aktif disimpan di area kosong di ruangan

rekam medis ataupun di ruang penyimpanan rekam medis, dilakukan retensi setiap 1 tahun

sekali agar rak penyimpanan rekam medis setiap tahunnya berkurang dan memanfaatkan

adanya mahasiswa PKL yang ada di unit rekam medis Rumah Sakit X Dimana setelah

mahasiswa PKL selesai, rekam medis yang belum selesai proses retensinya akan

dilanjutkan oleh para petugas rekam medis dengan menyempatkan waktu kerja dan

melaksanakan lembur kerja.

BIBLIOGRAFI

Anjaryani, Wike Diah. (2009). Kepuasan pasien rawat inap terhadap pelayanan perawat

di RSUD Tugurejo Semarang. Universitas Diponegoro.

Gustiana, Riri. (2016). Efektivitas Pelayanan Pembuatan Kartu Tanda Penduduk

Elektronik (E-KTP) Pada Kantor Kecamatan Baamang Kabupaten Kotawaringin

Timur. Journal Ilmu Sosial, Politik Dan Pemerintahan, 5(1), 1–14.

Herfiyanti, Leni, & Apriyani, Ria Khoirunnisa. (2019). Pengaruh Beban Kerja Terhadap

Kelancaran Verifikasi Klaim Bpjs Di Klinik Utama Medika Antapani Bandung.

INFOKES (Informasi Kesehatan), 3(1), 58–67.

Husni, M. Afif Rijal. (2019). Development of the Medical Record File Folder Design in

Jihad Azzaidi, Muhammad Bayu Herlambang, Irda Sari /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10), 
1306-1315 
Tinjauan Pelaksanaan Pemusnahan Rekam Medis Rawat Jalan Terhadap Efektivitas 
Pelayanan di RS X                    
                                                                                                                            1315 
Medical Record Unit RSUD dr. H. Slamet Martodirdjo, Pamekasan city. JURNAL 
MEDICAL P-ISSN: 2685-7960 e-ISSN: 2685-7979, 1(1), 44–48. 
Hutama, Hafid, & Santosa, Erwin. (2016). Evaluasi Mutu Rekam Medis di Rumah Sakit 
PKU 1 Muhammadiyah Yogyakarta: Studi Kasus pada Pasien Sectio caesaria. Jurnal 
Medicoeticolegal Dan Manajemen Rumah Sakit, 5 (1), 25–34. 
Karina, Riska. (2016). Kualitas Pelayanan Kesehatan Pada Pasien Rawat Inap Kelas Iii 
di  Rumah  Sakit  Umum Daerah (RSUD) Kota  Cilegon.  Universitas Sultan  Ageng 
Tirtayasa. 
Kurniawati, Arum, & Asfawi, Supriyono. (2015).  Analisis Deskriptif Faktor Penyebab 
Kejadian Missfile di Bagian Filling Rawat Jalan RSUD Dr. M. Ashari Pemalang 
Tahun 2015. Jurnal. Http://Eprints. Dinus. Ac. Id/17447/. Pdf (1 Maret 2020). 
Lubis,  Hendarman.  (2018).  Perancangan  Sistem  Informasi  Rekam  Medis  Persalinan 
Menggunakan Teknologi CHIPS RFID E-KTP Sebagai Kartu Pasien Dengan Metode 
Rapid Application Davelopment. Jurnal SIGMA, 8(1), 95–104. 
Maringka, Ferlina, Kawatu, Paul A. T., & Punuh, Maureen I. (2019). Analisis Pelaksanaan 
Program Kesehatan dan Keselamatan Kerja Rumah Sakit (K3RS) di Rumah Sakit 
Tingkat II Robert Wolter Mongisidi Kota Manado. KESMAS, 8(5), 1–10. 
Pujihastuti,  Antik,  &  Rohmadi,  Rohmadi.  (2020).  Tata  Kelola  Ruang  Filing  Di  Uptd 
Puskesmas Masaran Ii Kabupaten Sragen. Prosiding" Penguatan Pendidikan Tenaga 
Kesehatan Di Era Industri 4.0". 
Rohman, Hendra. (2019). Sistem Retensi Berkas Rekam Medis Terintegrasi: Perancangan 
Sistem Informasi Berbasis Web di Klinik Pratama. Jurnal Manajemen Informasi Dan 
Administrasi Kesehatan (JMIAK), 2(2). 
Safitriani, T. M., Hurmaini, Hurmaini, & Meslita, Rima. (2020). Pengaruh Penggunaan 
Multimedia Macromediaflash Terhadap Kemampuan Penalaran Matematika Peserta 
Didik  Madrasah  Tsanawayah  Laboratorium  Kota  Jambi.  UIN  Sultan  Thaha 
Saifuddin Jambi. 
Siwayana, Putu Adiz, Purwanti, Ika Setya, & Murcittowati, Putu Ayu Sri. (2020). Tinjauan 
Literatur: Faktor-Faktor Penyebab Ketidaklengkapan Pengisian Rekam Medis Rawat 
Inap  Rumah  Sakit  Literature  Review:  Factors  Causing  incompleteness  Filling 
Medical Records In Hospital. Jurnal Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan, 3(2). 
 
 
© 2021 by  the authors. Submitted for possible open access  publication under the 
terms  and  conditions  of  the  Creative  Commons  Attribution  (CC  BY  SA) 
license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/). 
 