Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, Oktober 2021, 1 (10), 1291-1296
p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534
Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index
DOI : 10.36418/cerdika.v1i10.210 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika
ANALISIS FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA DUPLIKASI REKAM
MEDIS DI BAGIAN RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT X
Hanifah Aulia Rahayu
1*
, Sri Mulyaningsih
2
, Yuyun Yunengsih
3
Politeknik Piksi Ganesha Bandung
1, 2, 3
harahayu@piksi.ac.id
1*
, msulyaningsih@piksi.ac.id
2
, yoen1903@gmail.com
3
Abstrak
Received:
Revised :
Accepted:
02-08-2021
20-10-2021
21-10-2021
Latar Belakang: Salah satu sistem dari penyelenggaraan
rekam medis dimana semua pasien yang datang ke instansi
pelayanan kesehatan diberikan suatu nomor rekam medis
yang berfungsi sebagai salah satu identitas pasien yang
membedakan antara pasien satu dengan yang lainnya. Sistem
penomoran rekam medis ada tiga yaitu seri,unit,dan seri unit.
di Rumah Sakit X menggunakan sistem penomoran unit
numbering system yaitu setiap pasien yang berobat hanya
memiliki satu nomor rekam medis untuk selamanya, selama
pasien tersebut berkunjung ke suatu institusi kesehatan dan
sistem pengajarannya menggunakan straight numerical filing.
Tujuan: Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui faktor
– faktor terjadinya duplikasi rekam medis di rawat jalan
Rumah Sakit X pada tahun 2021.
Metode: Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif
dan metode pendekatan kuantitatif.
Hasil: Hasil penelitian diperoleh bahwa jumlah kunjungan di
Rumah Sakit X pada tahun 2021 sebanyak 20431 kunjungan.
rekam medis yang terjadi duplikasi sebanyak 74 rekam medis
dan jumlah yang tidak terduplikasi sebanyak 20357.
Kesimpulan: Berdasarkan dari hasil penelitian dapat
disimpulkan bahwa jika petugas rekam medis di bagian
pendaftaran rawat jalan tidak memperhatikan kinerjanya
maka tidak akan terjadi duplikasi terhadap rekam medis
pasien.
Kata kunci: duplikasi; rekam medis; rumah sakit; rawat
jalan.
Abstract
Background: One of the systems of administering medical
records where all patients who come to health care agencies
are given a medical record number that serves as one of the
patient identities that distinguishes one patient from another.
There are three medical record numbering systems, namely
series, unit, and unit series. Hospital X uses a unit
numbering system, that is, every patient seeking treatment
only has one medical record number forever, as long as the
patient visits a health institution and the teaching system
uses straight numerical filing.
Objective: The purpose of this study is to determine the
Hanifah Aulia Rahayu, Sri Mulyaningsih, Yuyun Yunengsih /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,
1(10), 1291-1296
Analisis Faktor Penyebab Terjadinya Duplikasi Rekam Medis Dibagian Rawat Jalan di
Rumah Sakit X
1292
factors of duplication of medical records in outpatient
Hospital X in 2021.
Methods: This research is a descriptive type of research and
a quantitative approach method..
Results: The results showed that the number of visits at
Hospital X in 2021 was 20431 visits. There were 74
duplicate medical records and 20357 unduplicated medical
records.
Conslusion: Based on the results of the study, it can be
concluded that if the medical record officer in the outpatient
registration section does not pay attention to their
performance, there will be no duplication of the patient's
medical record.
Keywords: duplication; medical record; hospital;
outoatient.
*Correspondent Author : Hanifah Aulia Rahayu
Email : harahayu@piksi.ac.id
PENDAHULUAN
Menurut Undang – undang no 44 tahun 2009 bahwa rumah sakit adalah institusi
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat
(Permenkes, 2009). Rekam medis menurut permenkes No.749a/Menkes/Per/XII/1989,
rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan,tindakan dan pelayanan kepada pasien pada sarana pelayanan
kesehatan (Jenny, 2013).
Unit rekam medis melingkupi penerimaan pasien sampai dengan penyajian
informasi kesehatan. Tugas unit rekam medis mulai dari pengumpulan data, pemprosesan
data, dan penyajian informasi kesehatan data yang dikumpulkan berupa data sosial dan
data medis. Proses pengumpulan data pertama kali di suatu fasilitas pelayanan kesehatan
dilakukan di unit rekam medis pada urusan penerima pasien. data di tempat penerimaan
pasien di jadikan sebagai sumber data pasien yang berobat di klinik, bangsal,atau
pelayanan penunjang (Yolanda, 2019). Setelah mendapatkan masukan data dari
penerimaan pasien dan bagian pelayanan medis data diproses melalui tahapan
penyusunan, pengecekan, kelengkapan, pengkodean, pengindeksan, dan rekap laporan
(Abqoria & Masturoh, 2016).
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam
rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan rumah sakit. Hal ini harus didukung oleh
sistem penyelenggaraan rekam medis yang baik dan benar. Tertib administrasi merupakan
salah satu faktor yang menentukan dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Pembuatan rekam medis di rumah sakit bertujuan untuk mendapatkan catatan atau
dokumen yang akurat dari pasien, mengenai sekarang juga pengobatan yang telah
diberikan sebagai upaya peningkatan pelayanan kesehatan (Rustiyanto, 2009).
Seorang perekam medis dan informasi kesehatan (PMIK) juga penting untuk
memperhatikan cara pemberian nomor rekam medis. Sistem dalam pelayanan rekam
medis yaitu tata cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat
sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Sebelum diberlakukan
nya nomor rekam medis di fasilitas pelayanan Kesehatan, dahulu di rumah sakit
menyimpan dokumen rekam medis pasien itu berdasarkan nama pasien, nomor keluar
Hanifah Aulia Rahayu, Sri Mulyaningsih, Yuyun Yunengsih /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,
1(10), 1291-1296
Analisis Faktor Penyebab Terjadinya Duplikasi Rekam Medis Dibagian Rawat Jalan di
Rumah Sakit X
1293
atau discharge number dan kode diagnosis namun dengan penggunaan nama pasien
dengan huruf sangat menyulitkan untuk mencari dokumen rekam medis pasien, maka
gantilah dengan memberlakukan nomor bukan huruf untuk memudahkan dalam
penyimpanan dan menghindari kesalahan. Sistem penomoran dalam pelayanan rekam
medis yaitu tata cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat
sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan (Hakam, 2019).
Bagi pasien lama yang tidak membawa KIB pada saat berobat petugas biasanya
melakukan pendaftaran dengan menggunakan kartu identitas pasien seperti KTP, KK dan
kartu BPJS atau asuransi lain nya untuk mengetahui pasien baru atau lama jika tidak
menemukan rekam medisnya maka dibuatkan rekam medis baru. Duplikasi penomoran
yang terjadi disebabkan oleh proses identifikasi yang kurang tepat sehingga menyebabkan
pasien mendapatkan lebih dari satu nomor rekam medis. Duplikasi adalah perulangan,
keadaan rangkap. Sedangkan rangkap adalah dua tiga helai melekat menjadi satu, bila
ditemukan pasien memiliki lebih dari satu nomor rekam medis maka berkas tersebut
harus digabungkan menjadi satu nomor (Muldiana, 2016).
Berdasarkan pengalaman praktik kerja lapangan (PKL) di Rumah Sakit X
ditemukannya suatu masalah yaitu terjadinya duplikasi nomor rekam medis pada berkas
pasien lama. Dan setelah melakukan observasi terdapat duplikasi pada rekam medis
setiap bulannya. Berdasarkan sistem penomoran yang diterapkan di Rumah Sakit X yaitu
menggunakan unit numbering system maka diharuskan seorang pasien hanya bisa
mendapatkan satu nomor rekam medis untuk selamanya baik digunakan pada bagian
rawat jalan, rawat inap dan instalasi gawat darurat.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang dilakukan adalah menggunakan metode kuantitatif
deskriptif yaitu jenis penelitian yang digunakan untuk menganalisis data dengan cara
mendeskripsikan atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya
dan Teknik pengumpulan data yang dipakai adalah dengan cara observasi dan
wawancara. Populasi yang diambil dari rekam medis yang terjadi duplikasi pada bulan
januari sampai – mei 2021.
Penelitian deskriptif dilakukan untuk mendeskripsikan suatu gejala, peristiwa,
dan kejadian yang terjadi secara faktual,sistematis, dan akurat. Penelitian ini
mendeskripsikan peristiwa yang terjadi pada saat melakukan praktek kerja lapangan
(PKL) di Rumah Sakit X. Penelitian yang di lakukan ini untuk mengetahui faktor
terjadinya duplikasi rekam medis di Rumah Sakit X. Penelitian ini mendeskripsikan
peristiwa yang terjadi pada saat melakukan praktek kerja lapangan (PKL) di Rumah Sakit
X pada tanggal 14 April - 14 Juni 2021.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
Sistem penomoran yang diterapkan di Rumah Sakit X yaitu unit numbering
system. Sistem ini merupakan sistem informasi klinis yang dapat berkesinambungan
karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan berada
dalam satu folder. Jumlah petugas pendaftaran rawat jalan ada 9 petugas. Berdasarkan
hasil observasi ditemukannya beberapa duplikasi RM pada setiap bulannya.
Hanifah Aulia Rahayu, Sri Mulyaningsih, Yuyun Yunengsih /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,
1(10), 1291-1296
Analisis Faktor Penyebab Terjadinya Duplikasi Rekam Medis Dibagian Rawat Jalan di
Rumah Sakit X
1294
Tabel 1. Jumlah duplikasi RM Pada Bulan Januari – Mei 2021
Bulan
Jumlah
kunjungan
Jumlah RM
duplikasi
Jumlah RM yang tidak
duplikasi
Januari
3605
12
3593
Februari
3617
16
3601
Maret
4588
10
4578
April
4426
17
4409
Mei
4195
19
4176
Total
20431
74
20357
Berdasarkan pada tabel 1 di atas, faktor – faktor yang menyebabkan duplikasi
Rekam Medis diantaranya pada saat ada pasien baru, penulisan identitas nama tidak
sesuai dengan identitas sebelumnya, identitas pasien sebelumnya masih menggunakan
nama By. Ny, jika ada pasien baru petugas tidak mengecek terlebih dahulu di SIM RS
apakah pasien tersebut benar pasien baru bukan.
B. Pembahasan
Berdasarkan hasil penelitian tentang duplikasi pada berkas rekam medis bahwa
petugas pendaftaran rawat jalan yang berjumlah 9 petugas masih kurang teliti ketika
mendaftarkan pasien rawat jalan sehingga terjadi duplikasi nomor rekam medis. Sistem
penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor yang diberikan
kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pasien yang
bersangkutan.
Sistem penomoran rekam medis pasien bertujuan untuk:
1. Pemberian nomor secara serial numbering system yaitu sistem penomoran dimana
setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas selalu mendapatkan
nomor baru keuntungan menggunakan sistem ini petugas lebih mudah
mengerjakannya. kerugiannya membutuhkan waktu yang lama untuk mencari atau
mendapatkan berkas rekam medis pasien lama karena satu pasien mendapatkan lebih
dari satu nomor rekam medis sehingga informasi pelayanan klinisnya menjadi tidak
berkesinambungan dan dapat merugikan pasien.
2. Petunjuk folder dokumen rekam medis dalam menyimpan artinya dijadikan pedoman
dalam tata cara penyimpanan dokumen rekam medis.
3. Memudahkan dalam pencarian dokumen rekam medis yang telah tersimpan di filing.
Karena nomor rekam medis yang tersimpan tercatat dalam buku register dan tracer
yang akan membantu untuk mencari dokumen rekam medis,yang meminjam dan
waktu peminjaman dokumen rekam medis dan membantu kembali menyimpan
dokumen rekam medis.
Menurut (Mathar, 2018) dalam buku rekam medis ada tiga sistem pemberian
nomor pasien (administration numbering system) adalah sebagai berikut:
1. Pemberian nomor secara serial numbering system yaitu sistem penomoran dimana
setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas selalu mendapatkan
nomor baru keuntungan menggunakan sistem ini petugas lebih mudah
mengerjakannya. Kerugiannya membutuhkan waktu yang lama untuk mencari atau
mendapatkan berkas rekam medis pasien lama karena satu pasien mendapatkan lebih
dari satu nomor rekam medis sehingga informasi pelayanan klinis nya menjadi tidak
berkesinambungan dan dapat merugikan pasien.
2. Pemberian secara unit numbering system yaitu sistem penomoran dimana sistem ini
memberikan satu nomor rekam medis pada pasien berobat jalan, pasien rawat inap,
gawat darurat dan bayi baru lahir. Keuntungan sistem ini yaitu informasi klinis dapat
berkesinambungan tetapi pengambilan data pasien akan lebih lama karena semua
Hanifah Aulia Rahayu, Sri Mulyaningsih, Yuyun Yunengsih /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,
1(10), 1291-1296
Analisis Faktor Penyebab Terjadinya Duplikasi Rekam Medis Dibagian Rawat Jalan di
Rumah Sakit X
1295
data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan pendaftaran pasien pernah
berkunjung (berobat) atau sebagai pasien lama hanya memiliki satu nomor.
Kekurangan ini dapat diatasi dengan sistem pelayanan terpisah antara pendaftaran
pasien lama atau baru.
3. Pemberian nomor secara seri unit numbering system yaitu sistem penomoran dengan
menggabungkan sistem seri dan sistem unit setiap pasien yang berkunjung pada
sarana pelayanan kesehatan diberikan nomor baru tetapi dokumen rekam medis
terdahulu digabungkan dan di simpan jadi satu di bawah nomor yang paling baru.
kekurangannya dari pemberian nomor dengan sistem seri unit numbering system
yaitu petugas mengalami kerepotan setelah pelayanan dan informasi klinis tidak
berkesinambungan.
Berdasarkan sistem penomoran yang telah diterapkan di Rumah Sakit X yaitu
menggunakan unit numbering system maka diharuskan seorang pasien hanya bisa
mendapatkan satu nomor rekam medis untuk selamanya baik digunakan pada bagian
rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat (Gultom & Pakpahan, 2019). Berdasarkan hasil
observasi faktor – faktor yang menyebabkan terjadinya duplikasi nomor rekam medis
yaitu:
1. Pada saat ada pasien baru, penulisan identitas nama tidak sesuai dengan identitas
sebelumnya.
2. Identitas pasien sebelumnya masih menggunakan nama By.Ny
3. Jika ada pasien baru petugas tidak mengecek terlebih dahulu di SIM RS apakah
pasien tersebut benar pasien baru atau bukan.
Bagi pasien lama yang tidak membawa KIB pada saat berobat petugas biasanya
melakukan pendaftaran dengan menggunakan kartu identitas pasien seperti KTP, KK dan
kartu BPJS atau asuransi lain nya untuk mengetahui pasien baru atau lama jika tidak
menemukan rekam medisnya maka dibuatkan rekam medis baru. Berdasarkan SOP yang
telah diterapkan di Rumah Sakit X untuk penyimpanan rekam medis pasien yang terjadi
duplikasi yaitu apabila data pasien sama, petugas pendaftaran mengambil semua rekam
medis di ruang penyimpanan/distribusi (Nugroho, 2012). Petugas pendaftaran mengecek
isi rekam medis tersebut apakah identitasnya sama. Apabila sama maka selanjutnya
petugas mengecek Riwayat pengobatan setiap rekam medis tersebut, gunakan nomor
rekam medis yang memiliki riwayat pengobatannya paling banyak. Petugas
menggabungkan semua rekam medis double tersebut menjadi satu. Petugas menghubungi
tim IT untuk menggabungkan nomor rekam medis dan Riwayat pengobatan pasien
tersebut ke nomor rekam medis yang digunakan di SIM RS. Petugas mengecek ulang
nomor rekam medis yang sudah digabungkan di SIM RS untuk memastikan apakah
rekam medis tersebut sudah tergabung (Januraga et al., 2021).
Sistem penyimpanan yang digunakan di Rumah Sakit X yaitu menggunakan
sistem sentralisasi adalah semua berkas rekam medis pasien disimpan dalam satu berkas
dan satu tempat, baik untuk rawat jalan ,rawat inap, maupun instalasi gawat darurat
(Kusnadi et al., 2018). Kelebihannya menggunakan sistem ini adalah mengurangi
terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan, mengurangi jumlah
pembiayaan untuk peralatan dan pembuatan ruangan, peningkatan efisiensi petugas dalam
penyimpanan atau penemuan Kembali dokumen rekam medis, lebih efektif di dalam
pelaksaan koordinasi dan control di dalam penyimpanan, penggunaan alat dan prosedur
lebih mudah di seragamkan, memudahkan di dalam pelaksanaan penyusutan dokumen
rekam medis, lebih mudah dalam menjaga hubungan data baik data rawat jalan,rawat
inap, dan instalasi gawat darurat (Kristina, 2015).
KESIMPULAN
Hanifah Aulia Rahayu, Sri Mulyaningsih, Yuyun Yunengsih /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,
1(10), 1291-1296
Analisis Faktor Penyebab Terjadinya Duplikasi Rekam Medis Dibagian Rawat Jalan di
Rumah Sakit X
1296
Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa pada masa pandemic
COVID-19 seperti ini pelayanan pendaftaran rawat jalan mengalami kekurangan petugas
dikarenakan sebagian petugas mengalami kelelahan akibat banyaknya pasien yang datang
berobat di Rumah Sakit X sehingga petugas pendaftaran menjadi kurang teliti dan
menyebabkan terjadinya duplikasi pada nomor rekam medis sebanyak 74 berkas rekam
medis yang mengalami duplikasi pada tahun 2021 di bulan Januari sampai dengan Mei.
Untuk mengurangi terjadinya duplikasi petugas diharapkan untuk lebih teliti lagi pada
saat mendaftarkan pasien baru dan bekerja sesuai prosedur yang berlaku.
BIBLIOGRAFI
Abqoria, R. N., & Masturoh, I. (2016). Gambaran Pelaporan Internal Di Rumah Sakit
Umum Daerah. Media Informasi, 12(2), 88–94.
https://doi.org/10.37160/bmi.v12i2.57
Ferdiansyah, R., & Rudiarto, I. (2021). Tingkat Ketahanan Komunitas Terhadap Risiko
Banjir Rob Di Kecamatan Wonokerto, Kabupaten Pekalongan. UNIVERSITAS
DIPONEGORO.
Gultom, S. P., & Pakpahan, E. W. (2019). Faktor-Faktor Yang Memengaruhi Duplikasi
Penomoran Rekam medis Di Rumah Sakit Umum Madani Medan. Jurnal Ilmiah
Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 4(2), 604–613.
Hakam, F. (2019). Implementasi Manajemen Rekam Medis Di Rumah Sakit Pku
Muhammadiyah Yogyakarta. Jurnal Manajemen Informasi Dan Administrasi
Kesehatan (JMIAK), 2(1). https://doi.org/10.32585/jmiak.v2i01.444
Januraga, P. P., Wirawan, G. B. S., Harjana, N. P. A., & Ulandari, L. P. S. (2021). Rekam
Kesehatan Elektronik: Kajian Model dan Prototipe Sistem Informasi Kesehatan
untuk Industri 4.0. Bali, Indonesia. Baswara Press.
Jenny, M. (2013). Evaluasi sistempelaksanaan rekammedis rawat inap bedah di rsup dr.
M. Djamil padang tahun 2013. Universitas Andalas.
Kristina, I. (2015). Tinjauan Penyimpanan Rekam Medis di Klinik Prodia Occupational
Health Center Jakarta Selatan. MEDICORDHIF Jurnal Rekam Medis, 2, 52.
Kusnadi, D., Yuli Kusumawati, S. K. M., & Sri Sugiarsi, S. K. M. (2018). Analisis
Penyimpanan Dokumen Rekam Medis RS. Ortopedi. Prof. Dr. R. Soeharso
Surakarta. Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Mathar, I. (2018). Manajemen Informasi Kesehatan: Pengelolaan Dokumen Rekam
Medis. Deepublish.
Muldiana, I. (2016). Analisis Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Duplikasi Penomoran
Rekam Medis Di Rumah Sakit Atma Jaya 2016. Indonesian of Health Information
Management Journal (INOHIM), 4(2), 49–53.
https://doi.org/10.47007/inohim.v4i2.148
Nugroho, S. J. (2012). Enterprise architecture planning sistem informasi RSIA Andini
dengan menggunakan TOGAF. Universitas Islam Negeri Sultan Syarief Kasim
Riau.
Permenkes. (2009). Undang-Undang RI No. 44 Tahun 2009 Pasal 1.
Rustiyanto, E. (2009). Etika profesi perekam medis dan informasi kesehatan. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Sugiyono. (2017). Bandung: Alfabeta. Sugiyono.(2017). Metode Penelitian Kuantitatif
Kualitatif Dan R&D.
Yolanda, D. R. (2019). Analisis Sistem Pelayanan Administrasi dalam Penerimaan
Pasien BPJS di Ruang Instalasi Gawat Darurat Rumah Sakit Umum Daerah H.
Andi Sultan Daeng Radja Kabupaten Bulukumba Tahun 2018. Universitas Islam
Negeri Alauddin Makassar.
Hanifah Aulia Rahayu, Sri Mulyaningsih, Yuyun Yunengsih /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,
1(10), 1291-1296
Analisis Faktor Penyebab Terjadinya Duplikasi Rekam Medis Dibagian Rawat Jalan di
Rumah Sakit X
1297
© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication under the
terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)
license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).