Adinda Amalia Nurussyifa, Nisa Sri Penti, Irda Sari /Cerdika: JurnalIlmiah Indonesia, 1(10),
1255-1261
Penerapan Nomor File dalam Manajemen Operasional Rekam Medis Berdasarkan
Wilayah di Puskesmas Muka 1257
dimana dan bagaimana perawatan pada pasien. Rekam medis merupakan suatu catatan
baik yang tertulis maupun yang terekam, berisikan identitas pasien, anamnesa,
pengobatan diagnosis, tindakan serta pelayanan lainnya yang diberikan kepada pasien,
Rekam kesehatan yang mencatat siapa, apa, kapan, dimana dan bagaimana perawatan
pada pasien (Hidayat, 2012).
Prosedur penerimaan pasien di salah satu Puskesmas di Cianjur yaitu Puskesmas
Muka adalah pasien wajib membawa nomor antrian sebelum dipanggil oleh petugas
pendaftaran, lalu sesuaikan dengan jadwal poli yang tersedia yang dibagi menjadi 6 poli
yaitu umum (Khusus lansia 50 tahun ke atas), KIA (Kesehatan Ibu dan Anak), MTBS
(Manajemen Terpadu Balita Sakit), DOTS (Paru-Paru), dan Gigi (Estera, 2018).
Pasien akan dipanggil oleh petugas lalu dimintai nomor antrian dan kartu
identitas, ada pasien umum dan pasien BPJS, bila pasien umum akan di input ke dalam
aplikasi SIKDA GENERIK dan pasien BPJS akan di input dalam P-CARE BPJS, bila
pasien lama petugas akan meminta kartu berobat pasien dan itu pertanda bahwa pasien
sudah pernah berobat sebelumnya, bila pasien sudah pernah berobat biasanya pengelolaan
berkas rekam medis akan lebih cepat karena data pasien sudah tertera pada aplikasi,
berbeda dengan pasien baru biasanya pasien baru akan lebih lama karena petugas harus
menulis identitasnya (Wahyuni, 2021).
Dalam Kartu Berobat itu tercantum No File, Nama Kepala Keluarga/KK, No
Rekam Medis pasien, alamat dan baris untuk beberapa keluarga yang datang untuk
berobat lagi. Biasanya pasien yang sudah pernah berobat lalu kedatangan berikutnya oleh
anggota keluarga lainnya itu akan dijadikan satu Nomor File tetapi berbeda nomor rekam
medis, map untuk keduanya pun dibedakan karena khawatir jika mereka bersama-sama
berobat lalu berbeda poli itu akan cukup memakan waktu yang sangat banyak, oleh sebab
itu, penggunaan family folder pun dihapuskan oleh Puskesmas karena banyak menyita
waktu terlebih banyak kasus pasien berobat bersama-sama satu keluarga tetapi beda poli.
Begitupun dalam berkas pasien, Nomor File dicantumkan karena untuk pasien
yang datang berobat tahun 2019 belum memakai map sesuai ketentuan masih kertas saja
sehingga didalam berkas nya pun diberi kolom Nomor File di pojok kanan atas, lalu
identitas pribadi dan catatan dari dokter. Sebelumnya Rekam Medis ini tidak diwajibkan
di setiap Faskes tentu saja pemberkasan ini diatur oleh tenaga non Rekam medis sehingga
terjadinya beberapa masalah, salah satunya yaitu penumpukan dan banyaknya berkas
pasien yang hilang atau rusak, ketika pasien datang dan hendak berobat petugas harus
mencari berkas yang tidak tersusun sehingga menyebabkan lemahnya respon time Rekam
medis dan terkadang dokter mendiagnosa pasien sesuai dengan riwayat pasien
sebelumnya.
Dalam uraian yang dikemukakan di atas, untuk memudahkan petugas rekam
medis dalam pengelolaan berkas rekam medis maka dilakukan penerapan nomor file
berdasarkan wilayah tempat tinggal pasien. Agar terciptanya rekam medis yang bermutu,
lengkap dan akurat, maka perlu adanya kerjasama yang baik antara Dokter, Perawat,
Bidan, Perekam Medis dan tenaga kesehatan lainnya.
Bidang teknologi yang semakin maju membuat semua pekerjaan di dunia ini
tidak lepas dari sistem, begitupun bidang kesehatan khususnya Puskesmas baik hardware
maupun software-nya. Dengan adanya teknologi ini akan memudahkan kita untuk
mengerjakan sesuatu apalagi untuk sistem pendaftaran, Puskesmas Muka sudah memakai
aplikasi pendaftaran online yaitu Sikda Generik, semua identitas mengenai pasien akan di
input, tetapi tidak ada kolom untuk menambahkan Nomor File lalu petugas mensiasati
untuk menambahkannya di kolom alamat dengan format (file ; 01/21) yang berarti pasien
pertama yang berobat di tahun 2021. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui
pengaruh penerapan nomor file dalam manajemen operasional rekam medis berdasarkan
wilayah di Puskesmas Muka. Penerapan Nomor File ini hanya diterapkan di Puskesmas
Muka saja dan tidak ada di standar Rekam Medis dan undang-undangnya tetapi, cara ini
bisa memudahkan petugas mencari dan mengembalikan berkas rekam medis.