Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, Oktober 2021, 1 (10), 1262-1270
p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534
Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index
DOI : 10.36418/cerdika.v1i10.202 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika
ANALISIS PENJAJARAN REKAM MEDIS STRAIGHT NUMERICAL FILING
SYSTEM MENJADI TERMINAL DIGIT FILING SYSTEM DI RS FIRDAUS
TAHUN 2021
Alfiah Nurripdah
1*
, Dina Sonia
2
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Politeknik Piksi Ganesha Bandung
1, 2
piksi.alfiah.18303281@gmail.com
1*
, nasoniaonya.ds@gmail.com
2
Abstrak
Received:
Revised :
Accepted:
25-07-2021
14-10-2021
18-10-2021
Latar Belakang: Ketersediaan berkas rekam medis secara
cepat dan tepat pada saat yang dibutuhkan akan sangat
membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada
pasien, maka dari itu masalah penyimpanan berkas rekam
medis merupakan hal yang penting untuk diperhatikan.
Berdasarkan studi pendahuluan di Rumah Sakit Umum
Firdaus, diketahui bahwa sistem penjajarannya sedang dalam
tahap transisi perubahan dari sistem penjajaran straight
numerical filing system menjadi terminal digit filing system.
Tujuan: Tujuan penelitian ini untuk membuat gambaran atau
deskripsi tentang suatu keadaan secara objektif tentang
perubahan sistem penjajaran straight numerical filing system
menjadi terminal digit filing system dalam upaya
meminimalisir kesalahan peletakan berkas rekam medis atau
missed file.
Metode: Jenis penelitian yang digunakan deskriptif dengan
metode observasional dan studi pustaka dengan pendekatan
Cross Sectional.
Hasil: Hasil dari penelitian ini adalah prosedur perubahan
diawali dengan mempersiapkan sarana dan prasarana, sumber
daya manusia, dan pembongkaran berkas rekam medis di rak
yang masih menggunakan sistem lama satu per satu serta
menyusun ke dalam rak penyimpanan yang disusun secara
terminal digit filing.
Kesimpulan: Berdasarkan hasil perubahan yang dilakukan
ada beberapa kendala yang dihadapi, yaitu tempat dan rak
filing yang kurang luas, dan sumber daya manusia yang tidak
memadai serta saat melakukan penyimpanan dan
pengambilan kembali berkas rekam medis masih ditemukan
berkas rekam medis yang misfile. Dalam mengatasi terjadinya
misfile dapat dilakukan dengan melakukan penyisiran berkas
rekam medis secara periodik, mengaktifkan kembali
penggunaan tracer, dan menerapkan kode warna pada berkas
rekam medis pasien.
Kata kunci: rekam medis; sistem penjajaran; straight
numerical filing; terminal digit filing.
Abstract
Background: The availability of medical record files quickly
Alfiah Nurripdah, Dina Sonia /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10), 1262-1270
Analisis Penjajaran Rekam Medis Straight Numerical Filing System Menjadi Terminal
Digit Filing System di RS Firdaus Tahun 2021
1263
and precisely when needed will greatly help the quality of
health services provided to patients, therefore the problem of
storing medical record files is an important thing to
consider. Based on a preliminary study at Firdaus General
Hospital, it is known that the alignment system is in the
transitional stage of changing from a straight numeric filing
system alignment to a terminal digit filing system.
Objective: The purpose of this study is to create an objective
description or description of a situation regarding the
change of the straight numerical filing system alignment
system into a terminal digit filing system in an effort to
minimize errors in placing medical record files or missed
files.
Methods: The type of research used is descriptive with the
observational method and literature study with a cross
sectional approach.
Results: The results of this study are that the change
procedure begins with preparing facilities and
infrastructure, human resources, and the implementation of
alignment changes is carried out by unpacking medical
record files on shelves that are still using the old system one
by one and arranging them into storage racks arranged by
digit filing terminals.
Conclusion: Constraints faced during the alignment system
changes were the less extensive filing places and shelves,
and inadequate human resources and when storing and
retrieving medical record files, misfiled medical record files
were still found. In overcoming the occurrence of misfiles, it
can be done by sweeping medical record files periodically,
re-activating the use of tracers, and applying color codes to
patient medical record files.
Keywords: medical records; alignment system; straight
numeric filing; terminal digit filing.
*Correspondent Author : Alfiah Nurripdah
Email : piksi.alfiah.18303281@gmail.com
PENDAHULUAN
Setiap pelayanan yang diberikan kepada pasien di rumah sakit harus tercatat di
dalam rekam medis Pengertian dari rekam medis itu sendiri menurut Permenkes No.
269/MENKES/PER/III/2008 pasal 1 Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan
dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien (Permenkes, 2008).
Rekam medis bersifat rahasia dan kewajiban Rumah Sakit untuk menjaga
kerahasiaannya tertulis dalam UU No. 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran,
termasuk menjaga agar tidak hilang, dan tidak tidak dimanfaatkan oleh pihak yang tidak
bertanggung jawab (Indonesia, 2004). Terselenggaranya manajemen informasi kesehatan
dimulai dengan dibuatnya rekam medis secara baik dan benar oleh tenaga kesehatan pada
sarana pelayanan kesehatan yang kemudian dikelola secara terencana (Hatta, 2013).
Alfiah Nurripdah, Dina Sonia /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10), 1262-1270
Analisis Penjajaran Rekam Medis Straight Numerical Filing System Menjadi Terminal
Digit Filing System di RS Firdaus Tahun 2021
1264
Menurut (Simanjuntak & menkes.ris Sirait, 2018), penyimpanan berkas rekam
medis sangatlah penting untuk melihat riwayat penyakit pasien dan kunjungan ulang
pasien oleh sebab itu cara penyimpanan berkas rekam medis harus diatur dengan baik.
Pengelolaan dokumen rekam medis yang ideal membutuhkan suatu sistem yang berguna
sebagai bagian dari upaya untuk mewujudkan pengelolaan dokumen rekam medis yang
lebih efektif dan efisien. Demikian pula penelitian yang telah dilakukan (Aso & Sudalhar,
2019), tentang tinjauan pelaksanaan sistem penjajaran dokumen rekam medis pada bagian
filing, menunjukkan sistem penjajaran terminal digit filing system, masih terdapat misfile
dalam rak penyimpanan.
Salah satu bagian rumah sakit yang menunjang dalam pelayanan rekam medis
pasien adalah bagian filing. Dimana salah satu tugas pokok bagian filing adalah
menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap dengan metode penyimpanan
angka akhir dan diurutkan sesuai nomor urutnya (Ernawati & Lestari, 2014).
Pengelolaan sistem penjajaran yang tidak sesuai akan menyebabkan misfile
karena dipengaruhi oleh faktor sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana yang ada
(Ernawati & Lestari, 2014). Sistem Penjajaran yang paling tepat untuk menghindari
kesalahan dalam penjajaran (misfile) yaitu menggunakan sistem penjajaran berdasarkan 2
angka kelompok terakhir (Terminal Digit Filing system) (Purwaningrum et al., 2019).
Berdasarkan survei pendahuluan pada tanggal 19 april 2021 di Rumah Sakit
Firdaus diketahui bahwa sistem penyimpanannya secara sentralisasi dan sistem
pengajarannya sedang dalam tahap transisi perubahan dari sistem penjajaran straight
numerical filing system menjadi terminal digit filing system. Dikarenakan dalam
pelaksanaan yang terdahulu masih ditemukan ketidaktepatan dalam penjajaran berkas
rekam medis sehingga terjadi misfile saat rekam medis tersebut dibutuhkan kembali serta
ruang penyimpanan dan rak yang terbatas mengakibatkan perlu dilakukannya perubahan
tersebut dengan memfilter berkas rekam medis pasien dari 4-5 tahun terakhir berobat.
Maka perlu dilakukan peralihan sistem penjajaran angka akhir yang lebih efektif sehingga
dapat meminimalkan terjadinya potensi salah letak atau misfile tersebut dan tidak terjadi
penumpukan akibat rak penyimpanan yang tidak memadai. Teori Aspirasi yang
digunakan yaitu Sistem Penomoran Rekam Medis yang didapatkan saat mendaftar
pertama kali di rumah sakit yang akan disimpan di rak filing sesuai urutan nomor rekam
medisnya agar mempermudah pengambilan dan pengembalian dokumen rekam medis
(Sari & Sonia, 2021). Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian ini.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah metode penelitian
kualitatif dengan pendekatan deskriptif, yaitu suatu metode penelitian yang dilakukan
dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau deskripsi tentang suatu keadaan
secara objektif tentang perubahan sistem penjajaran straight numerical filing system
menjadi terminal digit filing system dalam upaya meminimalisir kesalahan peletakan
berkas rekam medis atau missed file (Anggito & Setiawan, 2018). Pendekatan cross
sectional yaitu suatu rancangan penelitian kesehatan dimana observasi dilakukan hanya
sekali untuk memperoleh data yang lebih lengkap yang dilakukan dengan cepat dalam
saat yang sama (Mumu et al., 2015). Dalam penelitian ini subyek yang digunakan adalah
petugas filing, sedangkan objek penelitian adalah berkas rekam medis yang disimpan di
ruang filing. Filing adalah kegiatan menyimpan dokumen rekam medis untuk
mempermudah pengambilan yang disimpan di dalam rak penyimpanan (Suryanto et al.,
2021).
Cara pengumpulan data yang digunakan adalah observasi yang dilaksanakan saat
penulis melakukan praktek kerja lapangan pada bulan April s.d Juni 2021, Studi Pustaka,
Alfiah Nurripdah, Dina Sonia /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10), 1262-1270
Analisis Penjajaran Rekam Medis Straight Numerical Filing System Menjadi Terminal
Digit Filing System di RS Firdaus Tahun 2021
1265
dan Sumber Data yang berasal dari kepala rekam medis dan petugas filing langsung serta
berkas rekam medis pasien.
Instrumen penelitian yang digunakan yaitu Pedoman Wawancara berupa daftar
pertanyaan yang sudah tersusun dan terencana dengan baik untuk mendapatkan informasi
tentang kegiatan perubahan penjajaran berkas rekam medis yang dilakukan di ruang filing
yang diperoleh dari kepala rekam medis dan petugas filing dan Pedoman Observasi yang
ini berisi tentang jenis kegiatan yang akan diamati pada waktu penelitian adalah prosedur
perubahan penjajaran berkas rekam medis yang dilakukan di ruang filing.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
1. Mengetahui pelaksanaan perubahan penjajaran di ruang filing
Rumah Sakit Firdaus dalam melakukan penyelenggaran rekam medis
salah satunya adalah pelaksanaan penjajaran berkas rekam medis pasien rawat
jalan, rawat inap, dan gawat darurat yang sedang dalam tahap transisi perubahan
sistem penjajaran dari straight numerical filing system menjadi terminal digit
filing system yaitu penjajaran dengan sistem angka akhir menggunakan 6 digit
nomor yang terdiri dari 2 digit terakhir yang disebut dengan “Primary Digit”, 2
digit yang ditengah yang disebut ”Secondary Digit”, 2 digit terdepan yang
disebut “Tertiary Digit”.
Adapun cara yang dilakukan untuk melakukan transisi penjajaran tersebut
yaitu:
a. Semua berkas rekam medis dikeluarkan atau membongkar satu persatu
setiap rak yang menggunakan sistem lama.
b. Menyiapkan tempat penyimpanan dengan menata ulang pembatasan sesuai
dengan seksi-seksi kelompok angka di sistem angka akhir.
c. Rekam medis disortir kemudian dikelompokkan menurut kelompok 2 angka
pertama, kelompok 2 angka kedua, dan kelompok 2 angka ketiga.
d. Memasukkan rekam medis sesuai dengan kelompok seksi.
Dalam melakukan perubahan penjajaran tersebut dilakukan oleh 8 orang
yang bekerja disana yang sebenarnya 5 orang tersebut bagian pekerjaan nya
bukan bagian filing.
2. Mengetahui sarana pengelolaan yang ada di ruang filing
a. Ruang penyimpanan dengan panjang 15 meter dan lebar 6 meter
b. Mempunyai rak filing tripleks tebal diantaranya 31 rak yang 1 muka rak
terdiri dari 5 section yang terbagi menjadi 20 rak dalam penjajaran yang
sudah berubah dan 11 rak yang masih dalam penjajaran yang lama
c. Tidak terdapat kode warna untuk pembedaan berkas rekam medis satu
dengan lainnya
d. Buku ekspedisi untuk serah terima berkas rekam medis
e. Tidak menggunakan tracer
f. Ruangan menggunakan AC
3. Mengetahui kejadian misfile DRM yang teradi di ruang filing
Berdasarkan observasi yang dilakukan pada tanggal 26 April – 8 Mei
2021, dalam hal kejadian misfile yang terjadi di RS Firdaus yaitu:
Tabel 1. Kejadian misfile DRM yang terjadi di filing
Tanggal observasi
Jumlah BRM
BRM yang misfile
Alfiah Nurripdah, Dina Sonia /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10), 1262-1270
Analisis Penjajaran Rekam Medis Straight Numerical Filing System Menjadi Terminal
Digit Filing System di RS Firdaus Tahun 2021
1266
yang dilayani
di filing
jumlah
%
Senin, 26 April 2021
320 BRM
8
2,5
Selasa, 27 April 2021
225 BRM
2
0,9
Sabtu, 1 Mei 2021
278 BRM
4
1,4
Rabu, 5 Mei 2021
234 BRM
2
0,8
Jumat, 7 Mei 2021
265 BRM
6
2,3
Sabtu. 8 Mei 2021
310 BRM
1
0,3
Jumlah
1632 BRM
23
1,4
Berdasarkan tabel 1, kejadian misfile yang terendah terjadi pada tanggal 8
Mei 2021 sebesar 0,3 % dan yang tertinggi terjadi pada tanggal 26 April 2021
sebesar 2.5 %.
Di RS Firdaus dalam mengatasi kejadian misfile dengan cara menelusuri
ke setiap rak dikhawatirkan salah penyimpanan oleh petugas dan bisa juga
dengan membuat berkas rekam medis yang baru. Namun sebelum membuat
berkas rekam medis yang baru petugas harus memberitahukan ke bagian
pelayanan kesehatan di poliklinik bahwa berkas rekam medis pasien tersebut
tidak dapat ditemukan. Pembuatan berkas rekam medis baru itu dilakukan untuk
mempercepat proses pelayanan kepada pasien, namun risiko yang terjadi adalah
dokter yang melayani pasien tidak dapat mengetahui riwayat kesehatan pasien
atau tindakan sebelumnya yang di derita oleh pasien tersebut.
B. Pembahasan
1. Pelaksanaan perubahan penjajaran di ruang filing
Sistem penjajaran merupakan sistem yang digunakan untuk melakukan
penyimpanan rekam medis di dalam rak dengan cara dijajar. Berdasarkan cara
penjajaran menurut nomor rekam medis, maka sistem penjajaran dapat dikelompokkan
menjadi sistem nomor langsung (Straight Numerical Filing), sistem angka tengah
(Middle Numerical Filing), dan sistem angka akhir (Terminal digit filing) (Widjaja &
Dewi, 2017).
Menurut penelitian (Yani, 2017) yang menyatakan bahwa Sistem Penjajaran
Terminal digit filing (TDF) itu lebih baik dari pada sistem penjajaran Straight
Numerical Filing (SNF) untuk menghindari terjadinya misfile. Hal ini dikarenakan
sistem Terminal digit filing (TDF) memudahkan dalam pengambilan dan
penyimpanan kembali dokumen rekam medis dan menjaga kerahasiaan berkas rekam
medis pasien (Wati & Pujihastuti, 2011).
Penjajaran rekam medis dengan sistem Terminal digit filing (TDF) dilakukan
dengan cara petugas melihat dua digit angka secara bertahap, dimulai dua digit angka
primer (terakhir) untuk menemukan letak rak penyimpanan selanjutnya melihat angka
sekunder (kedua) untuk menemukan sub rak dan diakhiri dengan angka tersier (ketiga)
untuk menyimpan rekam medis. Cara penjajaran Terminal digit filing (TDF) tersebut
meminimalkan kekeliruan penyimpanan (Suhartinah et al., 2019). Sedangkan menurut
(Tunnisa & Erviana, 2020) disampaikan bahwa Terminal digit filing (TDF) beresiko
terjadinya kesalahan pengambilan rekam medis pada saat proses pencarian rekam
medis lama apabila fasilitas pelayanan kesehatan tidak tertib dalam menggunakan
tracer. Contoh penjajaran dokumen rekam medis secara Terminal digit filing (TDF)
yaitu nomor 03 25 78 ditulis dengan cara:03-25-78 tersier sekunder primer.
Adapun kelebihan dan kekurangan sistem Terminal digit filing (TDF) menurut
(Depkes RI, 2014) yaitu:
a. Kelebihan sistem penjajran Terminal digit filing adalah:
Alfiah Nurripdah, Dina Sonia /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10), 1262-1270
Analisis Penjajaran Rekam Medis Straight Numerical Filing System Menjadi Terminal
Digit Filing System di RS Firdaus Tahun 2021
1267
1) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke
100 kelompok (section) di dalam rak penimpanan. Petugas-petugas
penyimpanan tidak akan terpaksa berdesakan disatu tempat atau section,
dimana rekam medis harus disimpan di rak.
2) Petugas–petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section
tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi: section 00-24,
section 25-49, section 50-74, section 75-99.
3) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan
jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section
sehingga mudah mengingat letak dokumen rekam medis.
4) Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari
setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di section tersebut.
5) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan
timbulnya rak-rak kosong.
6) Dengan terkontrolnya rekam medis, membantu memudahkan perencanaan
peralatan penyimpanan (jumlah rak).
7) Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan
hanya memperhatikan 2 angka saja dalam memasukkan rekam medis
kedalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.
b. Kekurangan sistem penjajaran Terminal digit filing (TDF)
1) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka
akhir, mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor
langsung tetapi umumnya petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak
lama.
2) Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak
penyimpanan terlebih dahulu.
Untuk melakukan transisi perubahan penjajaran tersebut semua berkas
rekam medis dikeluarkan atau membongkar satu per satu setiap rak yang
menggunakan sistem lama, menata ulang pembatasan tempat penyimpanan sesuai
dengan seksi-seksi kelompok lalu berkas rekam medis disortir dan
dikelompokkan menurut kelompok 2 angka pertama, kelompok 2 angka kedua,
dan kelompok 2 angka ketiga setelah semua selesai berkas rekam medis
dimasukkan kembali ke rak sesuai dengan kelompok seksi. Dalam melakukan
perubahan penjajaran tersebut dilakukan oleh 8 orang yang bekerja disana yang
sebenarnya 5 orang tersebut bagian pekerjaan nya bukan bagian filing.
2. Sarana pengelolaan yang ada di ruang filing
Dengan luas ruang filing yang tidak terlalu besar mengakibatkan
ketidaknyamanan petugas saat mengambil dan mengembalikan berkas rekam
medis. Untuk rak filing masih menggunakan tripleks tebal yang sewaktu-waktu
bisa mengakibatkan rak tersebut tidak mampu menahan atau menampung dengan
semakin bertambah nya berkas rekam medis pasien yang baru. Penggunaan AC di
ruang filing berfungsi untuk menjaga suhu dan kelembaban dalam ruangan
sehingga tidak merusak kualitas berkas rekam medis pasien.
Dalam penggunaan buku ekspedisi harus dijalankan sebagaiman
semestinya, jika penggunaannya kurang maksimal menjadi salah satu factor
tingginya misfile, karena terkadang petugas filing bagian distribusi tidak mencatat
berkas rekam medis yang di anter menuju poliklinik yang dituju. Buku ekspedisi
berfungsi sebagai bukti serah terima berkas rekam medis, untuk mengetahui unit
mana yang meminjam berkas rekam medis dan untuk mengetahui kapan berkas
rekam medis itu dikembalikan. Jika buku ekspedisi tidak digunakan dengan
maksimal, maka akan sulit melacak berkas rekam medis saat terjadinya misfile.
Alfiah Nurripdah, Dina Sonia /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10), 1262-1270
Analisis Penjajaran Rekam Medis Straight Numerical Filing System Menjadi Terminal
Digit Filing System di RS Firdaus Tahun 2021
1268
Menurut (Tunnisa & Erviana, 2020) disampaikan bahwa Terminal digit
filing System beresiko terjadinya kesalahan pengambilan rekam medis pada saat
proses pencarian rekam medis lama apabila fasilitas pelayanan kesehatan tidak
tertib dalam menggunakan tracer. Tidak adanya tracer dalam rak filing akan
menyebabkan kesulitan untuk mengembalikan berkas rekam medis ke tempat
semula, karena secara teori tracer adalah suatu alat yang penting untuk melacak
keberadaan berkas rekam medis. Hal ini belum sesuai dengan (RI, 2006) bahwa
tracer berguna untuk mengawasi pengunaan dokumen rekam medis dan sebagai
berkas rekam medis yang dipinjam dan pengambilan berkas rekam medis harus
menggunakan tracer atau kartu peminjam berkas rekam medis. Dalam
penggunaannya tracer diletakan sebagai pengganti berkas rekam medis yang di
ambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan. Oleh karena itu tracer berfungsi untuk
mempermudah dalam pengembalian berkas rekam medis pada rak yang sesuai
sehingga mengurangi terjadinya misfile.
Namun dalam pelaksanaan sistem penjajaran di RS Firdaus masih
ditemukan salah simpen (misfile) pada saat petugas akan mengambil berkas
rekam medis. Hal yang juga dapat memicu terjadinya misfile, karena pada berkas
rekam medis masih belum menggunakan kode warna. Adapun strategi untuk
mencegah misfile dengan pemberian kode warna menurut (Ri, 2006) bahwa kode
warna pada sampul rekam medis memberikan warna tertentu untuk mencegah
keliru simpan dan memudahkan mencari berkas rekam medis yang salah (misfile).
Garis-garis warna dengan posisi yang berbeda-beda untuk setiap seksi
penyimpanan rekam medis. Terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi
penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan penyimpanan berkas rekam medis.
3. Kejadian misfile berkas rekam medis yang terjadi di ruang filing
Secara teori, kejadian misfile yang terjadi seharusnya 0%. Sedangkan
fakta yang ada dilapangan, persentase kejadian misfile mencapai 1,4%. Kejadian
misfile yang terendah terjadi pada tanggal 8 Mei 2021 sebesar 0,3 % dan yang
tertinggi terjadi pada tanggal 26 April 2021 sebesar 2.5 %. Bila sering terjadi
misfile akan menghilangkan informasi medis pasien sehingga akan menimbulkan
ketidaktahuan dokter/perawat apabila pasien mempunyai riwayat alergi yang
dideritanya dan hal tersebut berdampak pada pengobatan pasien tersebut.
Dalam mengatasi kejadian misfile tersebut dengan cara menelusuri ke
setiap rak dikhawatirkan salah penyimpanan oleh petugas dan bisa juga dengan
membuat berkas rekam medis yang baru. Namun sebelum membuat berkas rekam
medis yang baru petugas harus memberitahukan ke bagian pelayanan kesehatan
di poliklinik bahwa berkas rekam medis pasien tersebut tidak dapat ditemukan.
Pembuatan berkas rekam medis baru itu dilakukan untuk mempercepat proses
pelayanan kepada pasien, namun risiko yang terjadi adalah dokter yang melayani
pasien tidak dapat mengetahui riwayat kesehatan pasien atau tindakan
sebelumnya yang di derita oleh pasien tersebut.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil perubahan penjajaran rekam medis straight numerical filing
system menjadi terminal digit filing system di Rumah Sakit Firdaus maka dapat
disimpulkan bahwa yang dilakukan ada beberapa kendala yang dihadapi, yaitu tempat dan
rak filing yang kurang luas, dan sumber daya manusia yang tidak memadai serta saat
melakukan penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis masih ditemukan
berkas rekam medis yang misfile. Kejadian misfile mencapai 1,4 %. Kejadian misfile
Alfiah Nurripdah, Dina Sonia /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10), 1262-1270
Analisis Penjajaran Rekam Medis Straight Numerical Filing System Menjadi Terminal
Digit Filing System di RS Firdaus Tahun 2021
1269
terendah terjadi pada tanggal 8 Mei 2021 sebesar 0,3 % dan yang tertinggi terjadi pada
tanggal 26 April 2021 sebesar 2.5 %.
Dalam mengatasi terjadinya misfile dapat dilakukan dengan cara menelusuri ke
setiap rak dikhawatirkan salah penyimpanan oleh petugas secara periodik, bisa juga
dengan membuat berkas rekam medis yang baru, menggunakan tracer dan
memaksimalkan penggunaan buku ekspedisi agar mempermudah dalam pencarian berkas
rekam medis dan penyimpanan berkas rekam medis pasien, dan menerapkan kode warna
pada berkas rekam medis pasien untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari
berkas rekam medis yang salah (misfile).
BIBLIOGRAFI
Anggito, A., & Setiawan, J. (2018). Metodologi penelitian kualitatif. CV Jejak (Jejak
Publisher).
Aso, K., & Sudalhar, T. (2019). Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran Dokumen
Rekam meids Pada Bagian Filing UPTD Puskesmas Bojonegoro. Jurnal
Hpospita Science, 3(1), 103–108.
Depkes RI. (2014). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9 Tahun
2014 Tentang Klinik. Menteri Kesehatan Republik Indonesia Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia, Nomor 65(879), 2004–2006.
Ernawati, S., & Lestari, T. (2014). Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran Dokumen
Rekam Medis di Bagian Filing RSUD Kabupaten Sukoharjo Tahun 2013. Rekam
Medis, 7(1).
Hatta, G. R. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Disarana Pelayanan
Kesehatan (Revisi 2). Jakarta: Universitas Indonesia.
Indonesia, R. (2004). Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik
Kedokteran. Jakarta: Republik Indonesia.
Mumu, L. J., Kandou, G. D., & Doda, D. V. (2015). Analisis Faktor-Faktor Yang
Berhubungan Dengan Kepuasan Pasien di Poliklinik Penyakit Dalam RSUP Prof
. Dr . R . D . Kandou Manado Clinic of Internal Medicine Department of RSUP
Prof . Dr . R . D . Kandou. Jurnal Unsrat, 1.
Permenkes, R. I. (2008). No 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta:
Menteri Kesehatan Reupublik Indonesia.
Purwaningrum, S. N., Khasanah, L., & Karmanto, B. (2019). Rancangan Manajemen
Filing dan Desain Formulir Pelayanan Kesehatan Umum di Puskesmas Sunyaragi
Kota Cirebon. Edukasi Masyarakat Sehat Sejahtera (EMaSS): Jurnal Pengabdian
Kepada Masyarakat, 1(1), 86–91. https://doi.org/10.37160/emass.v1i1.194
Ri, D. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia. Jakarta: Depkes RI.
RI, D. (2006). Pedoman Penyelenggaraan & Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di
Indonesia Revisi II. REVISI II.
Sari, L. N., & Sonia, D. (2021). Perhitungan Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen
Rekam Medis di Ruang Filing RSIA Humana Prima Bandung Tahun 2021.
Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(8), 1004–1012.
https://doi.org/10.36418/cerdika.v1i8.145
Simanjuntak, E., & menkes.ris Sirait, L. W. O. (2018). Faktor-faktor penyebab terjadinya
missfile di bagian penyimpanan berkas rekam medis rumah sakit mitra medika
medan tahun 2017. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda
(JIPIKI), 3(1), 370–379.
Suhartinah, S., Anwar, A. C., Anggryani, F., & Juwita, R. (2019). Analisa mutu sistem
penyimpanan dokumen rekam medis di rumah sakit umum pindad turen.
SMIKNAS, 116–124.
Alfiah Nurripdah, Dina Sonia /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(10), 1262-1270
Analisis Penjajaran Rekam Medis Straight Numerical Filing System Menjadi Terminal
Digit Filing System di RS Firdaus Tahun 2021
1270
Suryanto, H., Munawwarah, A., & Fitriyana, B. A. (2021). Perhitungan Kebutuhan Rak
Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Dan Luas Ruang Filing Di Rumah Sakit
Tahun 2020-2024. Jurnal Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan, 4(1), 8–17.
Tunnisa, U., & Erviana, N. (2020). Manajemen Resiko Redesign Sistem Penjajaran
Rekam Medis dengan Metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA).
Indonesian of Health Information Management Journal (INOHIM), 8(1), 8–20.
https://doi.org/10.47007/inohim.v8i1.204
Wati, O. M., & Pujihastuti, A. (2011). Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan dan
Penjajaran Dokumen Rekam Medis di Ruang Filing RSUD dr. Moewardi. Rekam
Medis, 5(2).
Widjaja, L., & Dewi, D. R. (2017). Manajemen Informasi Kesehatan II: Sistem dan Sub
Sistem Pelayanan RM. Bahan Ajar RMIK. PPSDM Kemenkes.
Yani, S. J. A. (2017). Tinjauan Waktu Penyediaan dan Faktor Penyebab Keterlambatan
Pendistribusian Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Condong Catur
Yogyakarta Tahun 2017.
© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication under the
terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)
license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).