Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, September 2021, 1 (9), 1108-1120

p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534

Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index

DOI : 10.36418/cerdika.v1i9.195 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika

PELAYANAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN PADA MASA PANDEMI

COVID-19 DI KLINIK X KOTA BANDUNG

Anisa Nuraulia

, Sali Setiatin

, Andzara Aulia

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Politeknik Piksi Ganesha

1, 2, 3

anisanuraulia12081@gmail.com*

, salisetiatin@gmail.com

, andzaraaulia@gmail.com

Abstrak

Received:

Revised :

Accepted:

28-08-2021

17-09-2021

24-09-2021

Latar Belakang: Penelitian ini bertujuan untuk

mendeskripsikan tentang pelayanan rekam medis rawat jalan

pada masa pandemi COVID-19 di Klinik X. Dimana bagian

pendaftaran merupakan bagian yang pertama di temui oleh

pasien saat pasien datang ke pelayanan kesehatan. Rekam

medis tersebut merupakan pelayanan yang berfungsi untuk

mendukung proses keperawatan pasien mencakup isi dan

informasi-informasi data pasien

Tujuan:. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui pelayanan

rekam medis pada masa pandemi COVID-19.

Metode: Metode jenis penelitiannya yaitu metode kualititaf

penelitian ini di lakukan dengan cara observasi langsung dan

wawancara kepada petugas rekam medis dan kepala unit

rekam medis.

Hasil: Hasil pelayanan rekam medis di Klinik X Kota

Bandung pada masa pandemi sudah menuju digitalisasi

melakukan pendaftaran dan konsultasi online via whatsapp

tapi masih ada kendalanya yaitu pendaftaran online pada

penerimaan pendaftarannya terlambat, konsultasi online

pelayanannya terlambat dan Standar Operasional

penyimpanan rekam medisnya belum memenuhi standar

karena tidak adanya tracer, bon peminjaman, buku register

dan out guide sehingga dokumen rekam medis yang tidak ada

di rak penyimpanan, pasien mendapatkan pelayannya akan

terlambat. Kesimpulan Klinik X ini sudah menuju

digitalisasi namun masih ada beberapa kendalanya dan perlu

di perbaiki lagi.

Kesimpulan: Pada penyimpanan rekam medis Klinik X

tidak menggunakan tracer, bon peminjaman dan out guide

oleh karena itu petugas sering mengalami kesulitan dalam

mencari dokumen rekam medis pasien yang hilang di rak

penyimpanan sehingga pasien mendapatakan pelayanan

selanjutnya akan terlambat. Standar Operasional Prosedur

(SOP) di Klinik X ini belum memenuhi standar atau belum

efektif karena masih ada beberapa bagian yang belum

lengkap.

Kata kunci: rekam medis; efektivitas; pelayanan kesehatan.

Abstract

Anisa Nuraulia, Sali Setiatin, Sali Setiatin, Andzara Aulia/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9),

1108-1120

Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan Pada Masa Pandemi Covid-19 Di Klinik X Kota

Bandung 1109

Background: This study aims to describe the outpatient

medical record service during the COVID-19 pandemic at

Clinic X. Where the registration section is the first part the

patient meets when the patient comes to health services. The

medical record is a service that functions to support the

patient's nursing process including the contents and

information of patient data.

Objective: The purpose of this study was to determine

medical record services during the COVID-19 pandemic.

Methods: The method of this type of research is the

qualitative method. This research was conducted by direct

observation and interviews with the medical record officer

and the head of the medical record unit.

Results: The results of medical record services at Clinic X

Bandung City during the pandemic were already heading

for digitization, registering and consulting online via

whatsapp but there were still problems, namely online

registration at the reception of registration was late, the

online consultation service was late and the Operational

Standard for storing medical records did not meet the

standards because the absence of tracers, loan receipts,

documents that are not on the storage shelf, the patient gets

the service it will be late. Conclusion Clinic X is already

heading for digitization but there are still some obstacles

and need to be improved again.

Conclusion: Clinic X's medical record storage does not use

tracers, loan receipts and out guides, therefore officers

often have difficulty in finding missing patient medical

record documents on the storage rack so that the patient

gets the next service it will be late. The Standard Operating

Procedure (SOP) at Clinic X has not met the standard or

has not been effective because there are still some parts that

are not complete.

Keywords: medical record; effectiveness; health services.

*Coresponden Author : Anisa Nuraulia

*Email : anisanuraulia12081@gmail.com

PENDAHULUAN

Menurut situs World Health Organization (WHO) Corona virus sebagai Pandemi

karena virus ini sangat meresahkan dunia karena jumlah kasus yang selalu meningkat dan

virus ini merupakan kumpulan virus yang menyerang pada tubuh manusia sehingga bisa

mengakibatkan terjadinya infeksi saluran pernapasan. Orang yang mudah tertular penyakit

virus COVID-19 adalah lansia, orang yang mempunyai riwayat penyakit asma, daya imun

tubuh yang kurang dan orang yang terkena COVID-19 akan ada yang mengalami gejala

ringan, gejala berat ataupun sedang jika mengalami gelajala berat maka harus

membutuhkan penanganan khusus sedangkan jika mengalami gejala ringan dan sedang

cukup melakukan isolasi mandiri selama 2 minggu (Organization, 2020).

Anisa Nuraulia, Sali Setiatin, Sali Setiatin, Andzara Aulia/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9),

1108-1120

Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan Pada Masa Pandemi Covid-19 Di Klinik X Kota

Bandung 1110

Menurut (Asriati, 2021) Virus ini sangat menular melalui percikan air liur, batuk

bersin dan barang yang sudah terkontaminasi oleh seorang yang terinfeksi COVID-19.

Penyakit ini awalnya berada di China pada akhir tahun 2019 bulan Desember dan masuk

ke Indonesia pada pertengahan bulan Maret 2020 awalnya menyerang 2 orang makin hari

pasien semakin meningkat yang terinfeksi COVID-19 sampai sekarang oleh karena itu

(Irianti, Fadly, and Nursta’adah, 2021) di Indonesia selama pandemic resmi diadakannya

pembatas social berskala besar (PSBB) dengan dikeluarkannya kebijakan PSBB banyak

berdampak pada kehidupan sehari - hari masyarakat, termasuk juga dengan kesulitan

masyarakat untuk mendapatkan askes kesehatan. PSBB ini di adakan pada akhir bulan

maret 2020 sampai sekarang untuk memutuskan mata rantai penyebaran COVID-19.

Permasalahan yang ada di Klinik X Kota Bandung selama masa pandemi COVID-

19 yaitu, pada pelayanan pendaftaran online penerimaan pasiennya terlambat oleh karena

itu pasien harus sabar, dan pelayanan konsultasi online tidak menggunakan sistem no

antrian sehingga pelayanan pasiennya akan terlambat oleh karena itu pasien harus sabar

dalam mendapatkan pelayanan dari dokter.

Rekam Medis juga dapat diartikan sebagai keterangan baik yang tertulis maupun

yang terekam tentang identitas pasien, anamnesa, penentuan hasil fisik dan laboratorium,

diagnosa dan segala tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik

yang melakukan rawat jalan, rawat inap maupun yang mendapatakan pelayanan rawat

gawat darurat. Oleh karena itu kelengkapan rekam medis harus sesuai dengan prosedur

rekam medis agar rekam medis pasien menjadi lebih akurat dan lengkap (Hidayati & Dewi,

2018).

Menurut (Ali and et al, 2018) pelayanan rawat jalan merupakan salah satu unit di

puskesmas untuk melayanani pasien yang berobat jalan ke fasilitas pelayanan kesehatan

(fasyankes) dan tidak lebih dari 24 jam mendapatkan pelayanan, termasuk seluruh prosedur

diagnostic dan terapeutik. Di waktu yang akan datang, rawat jalan merupakan bagian

pelayanan kesehatan terbesar di Puskesmas. Pertumbuhan yang cepat dari rawat jalan dapat

ditentukan oleh tiga faktor yaitu : 1) penekanan biaya untuk mengontrol peningkatan harga

perawatan kesehatan dibandingkan dengan rawat inap 2) Peningkatan kemampuan dan

sistem reimbursement merupakan prosedur pelayanan untuk di rawat jalan 3) Merupakan

perkembangan dengan secara terus menerus dari teknologi tinggi untuk pelayanan rawat

jalan akan menyebabkan pertumbuhan rawat jalan.

Menurut (PERMENKES RI No 269/MENKES/PER/III/2008, 2008) yaitu : ayat 2

pasal 3 rekam medis adalah berkas yang berisi identitas, anamnesa, penentuan fisik,

laboratorium, diagnosa dan tindakan medis. Ayat 2 pasal 2 terhadap pasien yang dicatat

baik secara tertulis maupun secara elektronik (Ismail, 2020). Pengertian rekam medis

merupakan suatu sistem penyelenggaran dari mulai pencatatan, pelayanan dan tindakan

yang didapatkan oleh pasien, hingga penyimpanan dokumen rekam medis hingga

pengeluaran dokumen rekam medis pasien dari penyimpan rekam medis guna untuk

kepentingan sendiri maupun untuk keperluan lain.

Rekam medis dalam penatalaksanaanya tidak akan terlepas dari media sebagai

tempat penyimpanan atau menuliskan sebagai bukti dan dokumen pelayanan kesehatan

yang diberikan kepada pasien, menurut (Permenkes, 2008) tentang rekam medis tercantum

pada pasal (1) ayat (1) berbunyi ; yaitu rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan

dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan

yang diberikan kepada pasien. Oleh karena itu rekam medis merupakan milik pasien dan

harus di jaga kerahasiaannya tidak boleh disebarluaskan tetapi rekam medis juga

merupakan sebagai alat bukti pengadilan untuk persidangan.

Isi rekam medis merupakan sumber data atau informasi data dari rekam medis

pasien sehingga jika terjadi ketidaklengkapan rekam medis pasien dapat memberikan

dampak yang tidak baik bagi proses pelayanan kesehatan kepada pasien yang nantinya

akan berdampak pada mutu pelayanan pasien, oleh karena itu data rekam medis pasien di

Rumah Sakit harus mengandung informasi yang akurat dan lengkap karena harus

Anisa Nuraulia, Sali Setiatin, Sali Setiatin, Andzara Aulia/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9),

1108-1120

Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan Pada Masa Pandemi Covid-19 Di Klinik X Kota

Bandung 1111

diperlukan pencatatan dan pelaporan dengan secara rutin untuk kesembuhan pasien

(Wibowo et al, 2017). Disamping itu rekam medis pasien yang tidak akurat, analisis

terhadap riwayat penyakit serta tindakan medis tidak dapat dilakukan secara baik akan

berdampak pada keselamatan pasien.

Pelayanan rekam medis mulai dari pendaftaran, keperawatan, sampai

pengembalian dokumen rekam medis ke ruangan penyimpan rekam medis. Batas waktu

pengembalian rekam medis 1x24 jam dan setiap Klinik atau rumah sakit harus mempunyai

rekam medis guna untuk memberikan pelayanan yang akurat untuk menghasilkan

pelayanan rekam medis yang akurat dan lengkap kita harus memperoleh kerja sama antara

perawat, bidan, dokter dan tenaga lainnya. Karena kalau isi rekam medis tidak lengkap

maka proses pelayanannya tidak akurat sehingga mutu pelayanannya kurang baik

(Rendarti, 2019).

Pelayanan rekam medis merupakan salah satu pelayanan penunjang medis yang

menjadi dasar penilaian terhadap mutu pelayanan medis rumah sakit (Nuraini, 2015).

Pelayanan rekam medis merupakan pelayanan pertama yang diberikan kepada pasien dari

mulai pasien di terimanya berobat dan mendapatakan pelayanan yang baik hingga

penyimpanan dokumen rekam medisnya. Selama masa pandemi COVID-19 di Klinik X

Kota Bandung pelayanannya sudah menggunakan digitalisasi yaitu dengan melakukan

pendaftaran online lewat whatsapp untuk mengurangi antrian panjang di masa pandemi

COVID-19, dan bagi pasien yang tidak bisa datang ke Klinik juga bisa melakukan

konsultasi online lewat whatsapp dengan dokter. Menurut (Hukum et al, 2021) selama

masa pandemi dengan adanya konsultasi online atau yang disebut juga telemedicine itu

yaitu untuk mengurangi kunjungan pasien ke fasilitas pelayanan kesehatan (fasyankes) di

masa pandemi untuk menghindari COVID-19 yang semakin luas. Pelayanan telemedicine

merupakan pelayanan kesehatan yang diberikan oleh dokter atau petugas tenaga kesehatan

yang memiliki surat ijin praktek (SIP) di ruangan lingkup (fasyankes). Di Indonesia

layanan konsultasi online di atur dalam (Kemenkes, 2019). Permenkes ini berisi tentang

penyelenggaraan pelayanan telemedicine melalui antar fasilitas pelayanan kesehatan atau

yang disebut juga fasyankes.

Telemedicine menurut (Kemenkes, 2019) tercantum pada pasal (1) ayat (1) yang

berbunyi : Telemedicine adalah pemberian pelayanan kesehatan jarak jauh oleh profesional

tenaga kesehatan dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi, meliputi

pertukaran informasi diagnosis, pengobatan, pencegahan penyakit dan cedera, penelitian,

evaluasi, dan pendidikan berkelanjutan penyediaan layanan kesehatan untuk kepentingan

peningkatan kesehatan individu dan kesehatan masyarakat.

Hasil studi dari pendahuluan yang di dapat di Klinik X Kota Bandung ini terjadi

pengurang jam kerja untuk pelayanan kesehatan di masa Pandemi COVID-19 dan di masa

pandemi COVID-19 jumlah pasien yang berobat ke Klinik X ini terjadi penurunan, begitu

juga di masa Pandemi ini untuk mengurangi antrian panjang Klinik X ini memberikan

pelayanan konsultasi online atau melakukan pendaftaran online bisa Whatsapp untuk

memutuskan mata rantai penyebaran COVID-19. Hasil dari wawancara kepada petugas

rekam medis dan kepala Unit Kerja Rekam Medis pada masa pandemi COVID-19 banyak

perubahan pada pelayanan .

Dari hasil penelitian pendahuluan tersebut yang di dapat di Klinik X Kota Bandung

ini selama masa pandemi mengurangi jam pelayanan kesehatan dan jumlah pasien yang

melakukan berobat jalan ke Klinik X Kota Bandung terjadi penurun di masa pandemi

COVID-19. Untuk mengurangi antrian panjang Klinik X Kota Bandung memberikan

pelayanan konsultasi online dan pendaftaran online lewat whatsapp untuk memutuskan

mata rantai penyebaran COVID-19.

Dengan adanya tujuan penelitian ini untuk menggetahui tentang keadaan pelayanan

rekam medis rawat jalan pada masa pandemi COVID-19 di Klinik X Kota Bandung.

Sehingga penulis.

Anisa Nuraulia, Sali Setiatin, Sali Setiatin, Andzara Aulia/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9),

1108-1120

Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan Pada Masa Pandemi Covid-19 Di Klinik X Kota

Bandung 1112

METODE PENELITIAN

Metode penelitian yang di gunakan yaitu menggunakan metode kualitatif

(Creswell, 2016). Teknik pengumpulan data yang di gunakan yaitu dengan wawancara dan

observasi untuk mengetahui pelayanan rekam medis rawat jalan pada masa pandemi

COVID-19. Metode penelitian di laksanakan dengan cara observasi langsung ke Klinik X

Kota Bandung pada bulan April - Mei 2021. Penelitian yang akan ditelitinya di Pelayanan

rekam medis rawat jalan pada masa pandemi COVID-19 yaitu pelayanan kosultasi online,

pendaftaran via online via whatsapp dan penyimpanan rekam medis. Metode

mengumpulkan data yaitu dengan cara observasi, wawancara ke pada petugas rekam medis

bagian pendaftaran, petugas bagian filling dan kepala Unit Kerja Rekam Medis.

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian

Jumlah Pasien Rawat Jalan Pada Masa Pandemi COVID-19

Tabel 1. Hasil Kunjungan Jumlah Pasien Bulan April 2021

Pelayanan Kesehatan Pasien Rawat Jalan

JumlahPasien

Layanan Kesehatan Gigi dan Mulut Pukul 08.00

380

Layanan Kesehatan Gigi dan Mulut Online

419

Layanan Kesehatan Umum Pukul 08.00

1.637

Layanan Kesehatan Umum Pukul 11.00

1.135

Layanan Kesehatan Umum Pukul 14.00

729

Layanan Kesehatan Umum Konsultasi Online

1.574

Ruang Tindakan

127

Jumlah Total Kunjungan Pasien Bulan April 2021

6.001

Sumber : data di olah 2021

Berdasarkan hasil tabel 1 diatas merupakan jumlah kunjungan pelayanan pasien

rawat jalan selama masa pandemi. Pada bulan April 2021 jumlah pelayanan pasien rawat

jalan lebih banyak pasien yang datang ke klinik di bandingkan dengan yang konsultasi

online dan jumlah kunjungan selama 1 bulan terjadi peningkatan.

Tabel 2. Hasil Jumlah Kunjungan Pasien Bulan Mei 2021

Pelayanan Kesehatan Pasien Rawat Jalan

Jumlah Pasien

Layanan Kesehatan Gigi dan Mulut Pukul 08.00

328

Layanan Kesehatan Gigi dan Mulut Online

350

Layanan Kesehatan Umum Pukul 08.00

1.409

Layanan Kesehatan Umum Pukul 11.00

1.052

Layanan Kesehatan Umum Pukul 14.00

662

Layanan Kesehatan Umum Konsultasi Online

1.533

Ruang Tindakan

106

Jumlah Total Kunjungan Pasien Bulan Mei 2021

5.440

Sumber : data di olah 2021

Berdasarkan hasil tabel 2 diatas merupakan jumlah kunjungan pelayanan pasien di

bulan Mei 2021 selama masi Pandemi. Pada bulan Mei 2021 jumlah kunjungan pasien

terjadi penurunan di bandingkan dengan yang bulan Mei.

Anisa Nuraulia, Sali Setiatin, Sali Setiatin, Andzara Aulia/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9),

1108-1120

Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan Pada Masa Pandemi Covid-19 Di Klinik X Kota

Bandung 1113

Penelitiaan ini di lakukan dengan cara observasi langsung ke Klinik X Kota

Bandung pada bulan April-Mei 2021. Pelayanan rekam medis rawat jalan pada masa

pandemi COVID-19 di Klinik X ini sudah menggunakan digitalisasi yaitu bisa daftar

online via whatsapp untuk mengurangi antrian panjang. Selama masa pandemi Klinik X

memberikan pelayanan mulai dari jam 07.30 pagi - 17.00 sore sebelum masa pandemi

Klinik X memberikan pelayanan mulai dari jam 07.30 pagi - 20.00 malam. Klinik X juga

selama masa pandemi sudah menggunakan digitalisai bisa melakukan pendaftaran online

lewat whatsapp untuk mengurangi antrian yang cukup panjang, pasien yang tidak bisa

dating ke Klinik juga bisa melakukan konsultasi online (Telemedicine) lewat whatsapp

dengan dokter. Dan pasien yang daftar langsung datang ke Klinik X Kota Bandung untuk

berobat masih dilayanani tetapi pasien harus screening terlebih dahulu baru setelah itu bisa

di daftarkan oleh petugas pendaftaran untuk berobat. Hasil penelitian ini yaitu : ::

Pelayanan pendaftaran online

Pada pelayanan penerimaan pendaftaran online masih ada masih ada beberapa

pasien mengeluh yang datang ke Klinik X tidak mendapatkan pelayanan pada pendaftaran

online dan penerimaanya terlambat.

Pelayanan konsultasi online

Pasien yang tidak bisa datang ke Klinik X juga bisa melakukan konsultasi online

via whatsapp dengan dokter. Pada pelayanan konsultasi online pelayanannya terlambat

karena dokter harus merespon pasien dari bawah dan di sistem pelayanan konsultasi online

ini tidak menggunakan nomor antrian sehingga pasien harus sabar dalam mendapatkan

pelayanan dari dokter. Penyimpanan rekam medis yang belum memenuhi standar

operasional prosedur.

B. Pembahasan

Hasil wawancaranya yaitu pada pelayanan rekam medis selama masa pandemi

Klinik X sudah menggunakan digitalisasi pendaftaran lewat whatsapp untuk mengurangi

antrian yang cukup panjang pada masa pandemic. Pada pelayanan pendaptaran online

penerimaan pasiennnya terlambat karena masih ada beberapa pasien yang mengeluh datang

ke Klinik tidak mendapatkan pelayanan pendaftaran online. Karena Klinik X pada

pelayanan pendaftaran online di whastapp tidak menggunakan sistem no antrian sehingga

pasien harus sabar untuk mendapatakan pelayanan penerimaan pendaftaran online dan

yang daftar juga banyak. Karena disini tidak menggunakan sistem no antrian maka petugas

pendaftaran online merespon chat pasien dari sehingga kalau pasien ngechat terus maka

pasienpun mendapatakan pelayanan penerimaan pendaftaran online akan terlambat. Oleh

karena itu Klinik X harus memperbaikinya dengan menggunakan aplikasi pada pelayanan

pendaftaran online dan konsultasi online supaya no antrian pasien jelas.

Prosedur Pelayanan Pendaftaran Online

Pasien WA ke no Pendaftaran Klinik, pada saat pasien daftar online untuk berobat

pasien mengirimkan kartu BPJS nya untuk di daftarkan dan pasien harus sabar untuk

mendapatkan balasan dari petugas pendaftaran. Pasien di daftarkan, setelah mendapatkan

balasan dari petugas pendaftaran pasien akan di daftarkan kepada dokter yang praktek

sesuai jadwal dan no antrian akan di kirimkan dan di beritahukan untuk mengambil no

antrian di bagian pendaftaran. Pasien datang ke Klinik, pasien terlebih dahulu di screening

sebelum mengambil no antrian di bagian pendaftaran setelah di screening kemudian pasien

akan di arahkan ke bagian pendaftaran untuk mengambil no antrian. Pasien mengambil no

antrian, setelah mengambil no antrian pasien di arahkan ke perawat terlebih

dahulu..Perawat, di tensi dulu sebelum mendapatkan pelayanan dari dokter setelah di tensi

akan di arahkan oleh perawat untuk menunggu panggilan dari dokter sesuai no antrian.

Poliklinik, pasien akan mendapatkan pelayanan oleh dokter setelah beres di periksa dokter

Anisa Nuraulia, Sali Setiatin, Sali Setiatin, Andzara Aulia/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9),

1108-1120

Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan Pada Masa Pandemi Covid-19 Di Klinik X Kota

Bandung 1114

akan mengarahkan ke bagian farmasi untuk mengambil obat. Farmasi, pasien mengambil

obat di bagian farmasi setelah itu pasien pulang.

Alur pelayananpendaftaran online

Gambar 1. Alur Pendaftaran Online

Tabel 3. SOP Pelayanan Rekam Medis

Klinik X Kota

Bandung

PELAYANAN REKAM MEDIS

SOP

No Dokumen :

MA/KPMA-01/023/050/XII/2018

No Revisi : 00

Tanggal Terbit : 21 Juni 2021

Halaman : 1-2

Klinik X Kota

Bandung

dr. Anggia

NIP 1190550

1. Pengertian

Pelayanan rekam medis adalah suatu proses layanan klinis yang

berorentasi pasien pada saat pasien datang berobat hingga pasien

pulang

Anisa Nuraulia, Sali Setiatin, Sali Setiatin, Andzara Aulia/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9),

1108-1120

Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan Pada Masa Pandemi Covid-19 Di Klinik X Kota

Bandung 1115

2. Tujuan

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah pelayanan rekam medis

untuk menilai dan melengkapi isi rekam medis

3. Kebijakan

Surat keputusan penanggung jawab Klinik X Kota Bandung nomor

208/MA/KPMA-01/SK-PJ/VII/2021 Tentang Layanan Klinis yang

Berorientasi Pasien

4. Referensi

5. Langkah-

langkah

Alat dan bahan

1. Kartu BPJS

2. Komputer

3. Hp

Petugas pendaftaran yang melaksanakan

Langkah-langkah

1. Pasien daftar ke whataspp no pendaftaran, mengirimkan

kartu BPJS

2. Menanyakan apakah pasien pernah berobat kesini atau tidak,

jika pasien baru maka petugas pendaftaran memasukan data

identitas pasien ke MAC system

3. Petugas pendaftaran mendaftarkam pasien ke dokter yang

praktek setelah itu mengirimkan no antrian dan di arahkan

untuk di ambil di pendaftaran

4. Petugas kesehatan menerima pasien (mengecek suhu dan

meminta pasien melakukan hand hygiene) kemudian

mengarahkan pasien ke bagian pendaftaran

5. Petugas pendaftaran

a. Menerima pasien dan melakukan 3S

(Senyum,Salam,Sapa)

b. Melakukan identifikasi pasien sesuai SOP identifikasi

pasien

c. Meminta pasien memperlihatkan antrian pendaftaran

yang sudah di lakukan di pendaftaran online

d. Memberikan no antrian pendaftaran pasien

6. Petugas Rekam Medis

a. Petugas rekam medis menerima pasien berobat dari

pendaftaran dan di lihat di MAC

b. Petugas rekam medis memberikan memberikan

penomoran pada rekam medis

c. Petugas rekam medis membuat rekam medis pasien dan

melengkapi pencatatan kelengkapan rekam medis pasien

d. Petugas rekam medis mendistribukan rekam medis

sesuai poli yang di tuju

e. Setelah selesai pelayanan, rekam medis di input untuk

pengkodingan oleh petugas pendaftaran

f. Setelah pengkodingan, petugas rekam medis mengecek

kelengkapan pencatatan rekam medis

g. Petugas rekam medis memasukan kembali rekam medis

pasien pasien ailing ailing sesuai no rekam medisnya

Jika pasien lama, petugas pendaftaran memasukan no kartu BPJS

untuk di cari di database MAC system

1. Petugas Rekam Medis menerima pasien berobat dari

pendaftaran dan di lihat di MAC system

Anisa Nuraulia, Sali Setiatin, Sali Setiatin, Andzara Aulia/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9),

1108-1120

Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan Pada Masa Pandemi Covid-19 Di Klinik X Kota

Bandung 1116

Alur Pelayanan Konsultasi Online

Gambar 2. Alur Pelayanan Konsultasi Online

2. Petugas rekam medis membuat rekam medis pasien dan

melengkapi pencatatan kelengkapan rekam medis

3. Petugas rekam medis mendistribusikan rekam medis sesuai

poli yang di tuju

4. Setelah selesai pelayanan, rekam medis di input untuk

pengkodingan oleh petugas pendaftaran

5. Setelah pengkodingan, petugas rekam medis mengecek

kembali kelengkapan pencatatan rekam medis

6. Petugas rekam medis memasukan kembali rekam medis

pasien ailing ailing sesuai no rekam medisnya

A. Unit

Terkait

Seluruh unit

B. Rekaman

historis

perubahan

Anisa Nuraulia, Sali Setiatin, Sali Setiatin, Andzara Aulia/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9),

1108-1120

Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan Pada Masa Pandemi Covid-19 Di Klinik X Kota

Bandung 1117

SOP

Dalam hal ini petugas tenaga medis dan perawat harus menggunakan pedoman

pada kebijakan yang ada pada kebijakan direktur di Klinik X Kota Bandung

208/MA/KPMA-01/SK-PJ/XII/2021 di jelaskan bahwa : tentang layanan klinis yang

berorentasi setiap dokter atau petugas tenaga kesehatan harus memberikan pelayanan

rekam medis terhadap pasien dan wajib membuat rekam medis pasien, petugas rekam

medis menerima pasien berobat dari pendaftaran harusdan di lihat di MAC, petuga rekam

medis membuat rekam medis pasien tersebut dan melengkapinya setelah pasien menerima

pelayanan, petugas rekam medis akan mendistribusikan rekam medis pasien sesuai poli

yang dituju, pembuatan rekam medis pasien di lakukan melalui dari pencatatan dan

dokumentasi pasien dari hasil pemeriksaan, tindakan, pengobatan, dan pelayanan yang di

berikan kepada pasien, setiap pencatatan harus di bubuhi nama, tandatangan dokter, dokter

gigi atau tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan, dan waktu (tanggal atau jam),

setelah pelayananan rekam medis di input untuk di koding, petugas rekam medis akan

mengecek kembali kelengkapan pencatatan dokumen rekamedisnya dan setelah itu petugas

rekam medis akan menyimpan kembali rekam medis pasien ke rak penyimpanan/filling.

SOP Pelayanan merupakan alur pemberian pelayanan rekam medis dari mulai

pasien di terimanya berobat hingga mendapatkan pelayanan dari tenanga kesehatan untuk

mengambil data pasien yang disimpan di intalasi rekam medis. SOP tersebut diberikan agar

proses pelayanan tersebut dapat tercatat baik dan dapat di pertanggung jawabkan dengan

baik sesuai dengan SOP-nya .

SOP Pencatatan merupakan tata cara pencatatan oleh petugas kesehatan dalam

memberikan pelayanan dan tindakan siapa saja yang berhak memberikan catatan rekam

medis. Dalam pencatatan petugas rekam medis memerlukan 2 kali kinerja karena harus

melakukan peralihan manual ke sistem elektronik tetapi SOP pencatatan belum memenuhi

standar karena masih ada beberapa dokter tidak mengisi rekam medis pasien konsultasi

online oleh karena itu petugas bagian koding akan kesulitan untuk mengkoding rekam

medis pasien.

SOP penyimpanan merupakan tata cara yang digunakan oleh pihak internal intalasi

rekam medis dalam penyimpanan dokumen rekam medis dengan pertimmbangan kualitas

pelayanan. Pada penyimpanan rekam medisnya belum memenuhi standar karena Klinik X

ini di ruangan penyimpanan rekam medis pasien tidak menggunakan tracer, bon

peminjaman, out guide dan sering terjadi kehilangan dokumen rekam medis pasien. Oleh

karena itu ini petugas bagian filling akan mengalami kesulitan dalam mencari rekam medis

pasien dan mengembalikan rekam medis pasien ke rak penyimpanan (Suhartina, 2019).

Penyimpanan Rekam Medis

Berdasarkan hasil observasi yang di dapatkan di Klinik X Kota Bandung ini dari

bulan April-Mei 2021 sistem penyimpanan rekam medis menggunakan sentralisasi

(Ritonga, 2020) dan Klinik X ini tidak menggunakan tracer, bon peminjaman, out guide

dan sering terjadi hilang dokumen rekam medis pasien di ruangan penyimpan/filling

sehingga pasien mendapatkan pelayanannya akan terlambat karena membutuhkan waktu

lama untuk melakukan pencarian dokumen rekam medis pasien yang tidak ada di rak

penyimpanan rekam medis karena tidak tahu apakah dokumen rekam medinya masih diluar

atau di pinjam oleh poli.

Anisa Nuraulia, Sali Setiatin, Sali Setiatin, Andzara Aulia/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9),

1108-1120

Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan Pada Masa Pandemi Covid-19 Di Klinik X Kota

Bandung 1118

Gambar 3. Ruangan Penyimpanan Rekam Medis

Ruangan penyimpanan dokumen rekam medis Klinik X Kota Bandung rak untuk

penyimpan dokumen rekam medisnya masih kurang karena masih banyak dokumen rekam

medis pasien yang disimpan diatas lantai sehingga terjadi penumpukkan (Nugraheni, 2015)

terutama rekam medis pasien yang berobat konsultasi online yang di ambil oleh petugas

rekam medis dari rumah dokter tidak langsung disimpan ke dokumen rekam medis pasien

tapi malah diletakan di atas rak penyimpanan sehingga takut terjadi hilang jika terus

dibiarkan terlalu lama.

Perbaharuan terhadap pelayanan rekam medis rawat jalan pada masa pandemi

COVID-19 di Klinik X Kota Bandung terjadi banyak perubahan selama masa pandemi

COVID-19 dari mulai pengurangan jam kerja operasional pelayanan kesehatan sehingga

beban kerja tenaga rekam medis bertambah dan jumlah pasien yang melakukan berobat

jalan ke Klinik X Kota Bandung ini terjadi penurunan. Berbeda dengan penelitian Analisis

Sistem Pelayanan Rekam Medis Rawat Inap di RSUP Dr. Kariadi Semarang jumlah pasien

rawat inap semakin bertambah (Dewi, 2017).

Di masa pandemi Klinik X Kota Bandung menerapkan protokol kesehatan yaitu

guna untuk memutuskan mata rantai penyebaran COVID-19 untuk itu pasien yang

melakukan pendaftaran langsung ke Klinik X ini masih di layani tetapi pasien terlebih

dahulu harus melakukan pengecekan suhu dan di screening oleh petugas kesehatan untuk

memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik di masa pandemi harus sesuai dengan

protokol kesehatan. Oleh karena itu fasilitas kelengkapan selama masa pandemi di rumah

sakit mulai adanya handsanitazer, petugas kesehatan yang memakai masker dan memakai

sarung kepala, hingga persedian masker untuk petugas kesehatan (Wahyuni &

Setijaningsih, 2021).

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan dapat di simpulkan bahwa Klinik X

Kota Bandung pelayanan rekam medis selama masa pandemi ini sudah menggunakan

digitalisasi yaitu bisa melakukan pelayanan pendaftaran online lewat whatsapp untuk

mengurangi antrian yang cukup panjang tetapi penerimaan pasiennnya terlambat karena

Anisa Nuraulia, Sali Setiatin, Sali Setiatin, Andzara Aulia/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9), 
1108-1120 
Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan Pada Masa Pandemi Covid-19 Di Klinik X Kota 
Bandung              1119 
masih  ada  beberapa  pasien  yang  datang  mengeluh  tidak  mendapatkan  pelayanan 
pendaptaran online, dan bagi pasien yang tidak bisa datang ke Klinik juga bisa melakukan 
konsultasi online dengan doker via whatsapp tetapi pelayanannya dari dokternya terlambat 
oleh  karena  itu  pasien  harus sabar  untuk  mendapatkan  pelayanan  dari  dokter.  Faktor 
penyebab terjadinya keterlambatan dalam penerimaan pendaftaran online dan konsultasi 
online yaitu karena Klinik X ini belum menggunakan sistem aplikasi hanya menggunakan 
whatsapp sehingga tidak memakai no antrian  oleh karena itu petugas pendaftaran  dan 
dokter harus  merespon chat pasien dari bawah oleh karena itu perlu di perbaiki lagi supaya 
dengan menggunakan aplikasi pada pelayanan konsultasi online dan pendaftaran online 
supaya no antrian pasien jelas. 
Pada  penyimpanan  rekam  medis  Klinik  X  tidak  menggunakan  tracer,  bon 
peminjaman dan  out  guide  oleh  karena  itu  petugas sering  mengalami  kesulitan  dalam 
mencari dokumen rekam medis pasien yang hilang di rak penyimpanan sehingga pasien 
mendapatakan pelayanan selanjutnya akan terlambat. Standar Operasional Prosedur (SOP) 
di Klinik X ini belum memenuhi standar atau belum efektif karena masih ada beberapa 
bagian yang belum lengkap. 
 
 
BIBLIOGRAFI 
 
Ali,  P.  B.,  &  et  al.  (2018).  Penguatan  Pelayanan  Kesehatan  Dasar  di  Puskemas.  In 
Direktorat Kesehatan dan Gizi Masyarakat. 
Asriati, Y. (2021). Beban Kerja Pelayanan Rekam Medis Di Masa Pademi COVID-19. 
Jurnal  Manajemen  Informasi  Dan  Administrasi  Kesehatan,  3(2). 
https://doi.org/10.32585/jmiak.v3i2.1019 
Creswell, J. . 2016. (2016). Research Design, Pendekatan Metode Kualitatif, Kuantitaif, 
dan Campuran. Yogyakarta: Pustaka Belajar. 
Hidayati, M., & Dewi, R. M. (2018).  Pengaruh Kelengkapan Formulir Resume Medis 
Rawat Inap Terhadap Mutu Rekam Medis Di Rsud Kabupaten Sumedang. Jurnal 
INFOKES (Informasi Kesehatan), 2(2), 72–82. 
Hukum,  P.,  Dalam,  P.,  Konsultasi,  L.,  &  Online,  K.  (2021).  Jurnal  hukum  kesehatan 
indonesia. 01(01), 1–10. 
Irianti,  B.,  Fadly,  F.,  &  Nursta’adah,  U.  (2021).  Mendekatkan Pelayanan Bidan Dalam 
Masa COVID-19 (Konsultasi Online Kebidanan Pada Masa Pandemik). Prosiding 
Penelitian Pendidikan Dan Pengabdian 2021, 1(1), 1119–1125. 
Ismail, R. Y. (2020). Penerapan Prinsip Indemnitas Terhadap Penolakan Klaim Asuransi 
Atas Tidak Terpenuhinya Rekam Medis Dihubungkan Dengan Kuhd Jo Permenkes 
Nomor 269/Menkes/Per/Iii/2008. Fakultas Hukum Unpas. 
Kemenkes. (2019). Peraturan menteri kesehatan republik indonesia nomor 20 tahun 2019 
tentang penyelenggaraan pelayanan. April 2005, 3. 
Nugraheni, R. (2015). Analisis Pelayanan Rekam Medis Di Rumah Sakit X Kediri Jawa 
Timur Analysis Services Medical Record in Bhayangkara Hospitals Kediri-East Java. 
Jurnal Wiyata, 2(2), 169–175. 
Nuraini, N. (2015). Analisis Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis di Instalasi Rekam 
Medis  RS  “  X  ”  Tangerang  Periode  April-Mei 2015. Jurnal Administrasi Rumah 
Sakit, 1(2), 147–158. http://dx.doi.org/10.7454/arsi.v1i3.2180 
Organization, W. H. (2020). Considerations for quarantine of individuals in the context of 
containment for coronavirus disease ( COVID-19): interim guidance, 19 March 2020. 
World Health Organization. 
Permenkes,  R.  I.  (2008).  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  No. 
269/MenKes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Kementerian Kesehatan 
RI. 
Permenkes RI. (2008). permenkes ri 269/MENKES/PER/III/2008. In Permenkes Ri No 

Anisa Nuraulia, Sali Setiatin, Sali Setiatin, Andzara Aulia/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9),

1108-1120

Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan Pada Masa Pandemi Covid-19 Di Klinik X Kota

Bandung 1120

269/Menkes/Per/Iii/2008 (Vol. 2008, p. 7).

Rendarti, R. (2019). Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Mutu Pelayanan Rekam Medis di

Rumah Sakit. Surya Medika: Jurnal Ilmiah Ilmu Keperawatan Dan Ilmu Kesehatan

Masyarakat, 14(2), 59. https://doi.org/10.32504/sm.v14i2.125

Ritonga, Z. A., & Wannara, A. J. (2020). Faktor-faktor Penyebab Keterlambatan Waktu

Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Madani Tahun 2019.

Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 5(1), 85–97.

https://doi.org/10.2411/jipiki.v5i1.341

Suhartina, I. (2019). Analisis Efektivitas SOP Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam

Medis Di Puskesmas Lawang. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia

(JMIKI), 7(2), 128. http://dx.doi.org/10.33560/jmiki.v7i2.226

Wahyuni, N., & Setijaningsih, R. A. (2021). Manajemen Pelayanan Pendaftaran Pasien

Tppgd Dalam Rangka Pencegahan Penularan COVID-19 Di Rs X Tahun 2021.

Prosiding Diskusi Ilmiah" Inovasi Dan Teknologi Informasi Untuk Mendukung

Kinerja PMIK Dalam Masa Pandemi COVID 19".

Wibowo, A. A., Pribadi, F., Medis, R., & Prosedur, S. O. (2017). Optimalisasi Pelayanan

Rekam Medis Berdasarkan Abstrak. x.

terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)

license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).