ANALISIS TATA RUANG PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN DI RUMAH SAKIT X KOTA BANDUNG 2020

Risma Nurul Ain Sodikin¹^*, Irda Sari²

Politeknik Piksi Ganesha Bandung, Indonesia¹^,
2

[email protected]¹^*, [email protected]²

		Abstrak
Received: Revised : Accepted:	12-08-2021 10-09-2021 24-09-2021	Latar Belakang: Rekam medis dilaksanakan oleh unit rekam medis yang salah satunya yaitu filing yang merupakan penyimpanan berkas rekam medis yang berfungsi untuk menyimpanan, penyiapan dan pelindung kerahasiaan berkas rekam medis. Penyimpanan berkas rekam medis akan berjalan dengan baik apabila adanya fasilitas yang memadai seperti rak penyimpanan yang memadai agar berkas tertata dengan baik dan juga dapat pula mempermudah petugas untuk pencarian berkas dan pengambilan serta penyimpanan kembali berkas rekam medis. Tujuan: Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa tata ruang penyimpanan berkas rekam medis meliputi tinggi rak, panjang rak, lebar rak, jarak antar rak dan luas ruangan rekam medis. Metode: Penelitian ini menggunakan desain penelitian deskriptif. Desain penelitian yang digunakan adalah observasi atau pengamatan langsung dan wawancara. Waktu penelitian ini dilaksanakan pada bulan april 2021 – juni 2021. Ruang filing di rumah sakit X kota bandung memiliki 14 rak yang panjang raknya berbeda – beda setelah di hitung dan memiliki rata – rata 192,5 cm, lebar 38cm, tinggi rak 2,50 cm, rata - rata jarak antar rak yaitu 74 cm dan luas ruang penyimpanan 102 m². Hasil: Berdasarkan hasil perhitungan luas ruang penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit X kota bandung dari jarak antar rak 90 cm maka luas ruang penyimpanan yang di butuhkan untuk menyimpan 19 unit rak baru jenis kayu 62,78 m². Kesimpulan: Kesimpulan dari penelitian ini bahwa analisa tempat penyimpanan yang baik di rumah sakit X kota bandung membutuhkan luas ruang 62,78 cm^2.. Kata kunci: ruang filing; rak penyimpanan; rekam medis.

		*Abstract*
		*Background:* Medical records are carried out by the medical record unit, one of which is filing, which is the storage of medical record files that functions to store, prepare and protect the confidentiality of medical record files. Storage of medical record files will run well if there are adequate facilities such as adequate storage racks so that files are well organized and can also make it easier for officers to search for files and retrieve and store medical record files. *Objective:* This study aims to analyze the layout of the medical record file storage including the height of the shelf, the length of the shelf, the width of the shelf, the distance between the shelves and the area of the medical record room. *Method :* This study uses a descriptive research design. The research design used is observation or direct observation and interviews. The time of this research was carried out in April 2021 - June 2021. Theroom filing at Hospital X Bandung City has 14 shelves with different shelf lengths after counting and has an average of 192.5 cm, width 38 cm, shelf height 2.50 cm, the average distance between the shelves is 74 cm and the storage area is 102 m2. *Results:* Based on the results of extensive calculations medical record file storage space in the hospital X Bandung from the distance between the shelves 90 cm wide in the storage space needed to store 19 new types of wood shelving unit 62.78 m2. *Conclusion:* The conclusion of this study is that the analysis of a good storage area in hospital X Bandung city requires a space of 62.78 cm2 *Keyword*s: filing room; storage shelf; medical records.

*Coresponden Author : Risma Nurul Ain Sodikin

*Email : [email protected]

PENDAHULUAN

Menurut Undang-undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, menyebutkan bahwa rumah sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatanperorangan secara paripurna yang menyediakanpelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawatdarurat (Indonesia, 44 C.E.). Berdasarkan hal tersebut maka rumah sakit dituntut untuk dapat mengelola dan memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat sebagai pelanggannya dengan baik, baik pelayanan yang bersifat langsung maupun yang bersifat tidak langsung seperti pelayanan di bagian rekam medis (Kusnadi et al., 2018).

Setiap sarana kesehatan diwajibkan adanya rekam medis, manfaatnya untuk bukti pelayanan kesehatan di rumah sakit. Berdasarkan keputusan mentri kesehatan No.337/Menkes/SK/III/2007 tentang standar profesi perekam dan informasi kesehatan bahwa pembangunan kesehatan diarahkan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal. Guna mencapai kebutuhan tersebut dibutuhkan upaya pengelolaan berbagai sumber daya, yang di lakukan oleh pemerintah maupun oleh masyarakat sehingga itu dapat tersedianya pelayanan kesehatan yang bermutu (Indawati, 2019).

Rekam medis menurut UU No. 29 tahun 2004 pasal 46 ayat (1) tentang praktik kedokteran “ rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumentasi tenatng identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Tinungki, 2019).

Rekam medis yang sudah diisi lengkap oleh petugas kesehatan akan diolah untuk di buatkan laporan dan akan disimpan di ruang penyimpanan atau di sebut filing. Filing yaitu tempat untuk menyimpan berkas rekam medis yang berfungsi sebagai penyimpanan dan pelindung berkas rekam medis (Mathar et al., 2019).

Menurut perMenkes No.269 MENKES/ PER/III/2008 tentang rekam medis Bab III, pasal 7 bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang di perlukan dalam rengka penyelenggaraan rekam medis. Penyimpanan berkas rekam medis akan berjalan baik jika terdapat fasilitas yang memadai seperti rak penyimpanan berkas rekam medis karena selain berkas rekam medis tertata dengan rapi akan mempermudah juga pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis (Permenkes, 2008).

Berdasarkan observasi yang di lakukan pada tanggal 6 april 2021, dari pengamatan di lapangan jumlah rak di ruang peyimpanan masih kurang akibatnya sebagian berkas rekam medis diletakan di lantai. Luas ruang penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit X kota bandung 17 m dan rak penyimpanan sebanyak 14 rak sehingga jarak antar rak penyimpanan sempit yaitu 74 cm dan tidak sesuai standar menurut Depkes yang di anjurkan 90 cm sehingga hanya bisa di lewati oleh 1 orang petugas penyimpanan. Ini dapat mempersulit petugas dalam mengambil dan menyimpan rekam medis serta pengantaran ke poliklinik menjadi terlambat, kurangnya ventilasi di ruang filling mengakibatkan ruangan menjadi lembab dan panas.

Berdasarkan pada hasil pengamatan di atas penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut “analisis tata ruang penyimpanan berkas rekam medis dan informasi kesehatan di rumah sakit X kota bandung“ penelitian ini bertujuan untuk menganalisa dan juga menggambaran tata ruang penyimpanan berkas rekam medis.

METODE PENELITIAN

Jenis penelitian ini menggunakan metode deskriptif kuantitatif. Guna menggambarkan bagaimana tata ruang penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit X kota bandung (Sugiyono, 2016). Pada penelitian ini dilaksanakan penelitian deskriptif tentang penyelenggaraan penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit X kota bandung. Pengumpulan data pada penelitian ini adalah observasi atau pengamatan langsung dan wawancara (Rosita & Tanastasya, 2019). Observasi bertujuan untuk mengamati dan mengukur rak penyimpanan berkas rekam medis untuk mendapatkan ukuran panjang, lebar, tinggi rak penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit X kota bandung. Peneliti menggunakan alat bantu untuk menggumpulkan data agar kegiatan tersebut sistematis dan lebih memudahkan

Alat bantu yang di pilih yaitu pulpen/pensil, alat ukur (meteran bangunan/penggaris), buku/kertas, kalkulator sebagai alat untuk menghitung hasil pengukuran.

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian

Ruang penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit X kota bandung berada di lantai 2. Kondisi ruang penyimpanan terdapat ventilasi yang cukup baik dan ruang penyimpanan tidak lembab. di sediakan pula anak tangga untuk pijakan sehingga lebih mudah untuk mengambil berkas rekam medis yang disimpan di rak yang tinggi. penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit X kota bandung yaitu sentralisasi. Sistem sentralisasi adalah sistem penyimpanan dengan cara menggabungkan berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan menjadi satu tempat di ruangan.Sistem penjajaran yang di gunakan rumah sakit X kota bandung berdasarkan dua angka tengah middle digital filing (MDF) untuk dokumen rekam medis. Penjajaran middle digital filing (MDF) yaitu sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan cara menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan dua angka kelompok tengah pada rak penyimpanan (Setijaningsih & Prasetya, 2020). Rumah sakit X kota bandung memiliki ruang filing dengan jumlah 14 rak, tempat penyimpanan berkas rekam medis menggunakan rak terbuka.

Rata – rata kunjungan pasien rawat jalan rumah sakit X kota bandung

Kujungan pasien baru rawat jalan per-tahunnya dapat di lihat dari table berikut:

Tabel 1. Jumlah kunjungan pasien rawat jalan per-tahun di rumah sakit X kota bandung

No	Tahun kunjungan	Jumlah berkas rekam medis
1	2016	181.683
2	2017	198.489
3	2018	188.781
4	2019	118.714
	Jumlah	687.667

Berdasarkan table di atas jumlah berkas rekam medis rawat jalan di rumah sakit X kota bandung adalah 687.667 berkas.

Rata – rata ketebalan berkas rekam medis

Dari pengamatan peneliti dalam setiap sub rak terdapat 100 berkas rekam medis rawat jalan rumah sakit X kota bandung, didapatkan rata-rata ketebalan berkas rekam medis pada:

maka ketebalan berkas rekam medisnya rata – rata setebal 0,5 cm.

Dibawah ini denah ruang rekam medis lantai 1 & ruang penyimpanan berkas rekam medis lantai 2.

Gambar 1. Gambar dan ukuran denah ruang rekam medis lantai 1 dan lantai 2

Berdasarkan hasil penelitian di lapangan ruang filing dan ruang kantor atau pendaftaraan di pisahkan, gambar di atas merupakan gambaran ukuran ruang rekam medis lantai 1 dan lantai 2 yairu ruang filing.

A. Luas ruangan lantai 1 = P x L

= 9 m x 11 m

= 99 m²

B. Luas ruangan lantai 2 = P x L

= 17 m x 6 m

= 102 m²

C. Luas ruangan lantai 1 + lantai 2 = 99 m² + 102 m²

= 201 m²

Jadi luas ruang yang ada di rumah sakit X kota bandung seluruhnya 201 m².

dibawah ini adalah gambar rak penyimpanan berkas rekam medis berserta ukurannya.

Gambar 2 gambar dan ukuran rak penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit X kota bandung

Berdasarakan gambar di atas dapat dilihat ukuran rak penyimpanan berkas rekam medis. Rak yang digunakan di filing rumah sakit X kota bandung terdapat 14 rak. Adapun pengukuran yang di lakukan terdiri dari :

1. Sub rak

Sub rak penyimpanan berkas rekam medis terdapat 8 tingkat dan 13 kolom, dari satu rak terdiri 104 sub rak , maka total seluruh sub rak yang tersedia di rumah sakit X bandung yaitu 14rak x 104 sub rak = 1.456 sub rak yang tersedia.

2. Panjang rak

Panjang rak tempat penyimpanan berkas rekam medis terdiri dari 2 macam ukuran rak yang pertama yaitu 220 cm dan ukuran rak yang kedua yaitu 165 cm dikarenakan ukuran panjang rak yang berbeda – beda maka di lakukan perhitungan rata – rata dengan ukuran 192,5 cm.

3. Tinggi rak

Tinggi rak penyimpanan berkas rekam medis seluruhnya memiliki ukuran yang sama yaitu 250 cm. setiap rak memiliki 8 tingkat.

4. Lebar rak

Lebar rak penyimpanan berkas rekam medis seluruhnya berukuran 38 cm. ukuran berkas rekam medis yaitu panjang 34 cm dan lebar 24 cm.

5. Jarak antar rak

Jarak antar rak tempat penyimpanan berkas rekam medis terdapat beberapa ukuran dari mulai 60 cm – 80 cm. ukuran jarak antar rak berbeda – beda sehingga di lakukan perhitungan rata – rata dan ditemukan hasil rata – rata jarak antar rak yaitu 74cm.

Jumlah kebutuhan rak rekam medis di rumah sakit X kota bandung

dari satu rak ada 10.400 berkas sedangkan ada 14 rak jadi total berkas di rumah sakit x kota bandung yaitu 145.600 berkas. perhitungan jumlah kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis yang di perlukan menggunakan perhitungan berdasarkan rumus IFHIMA :

= 18.88

Jadi, kebutuhan rak berkas rekam medis rawat jalan rumah sakit X kota bandung adalah 19 rak.

Kebutuhan luas ruangan penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit X kota bandung

Berdasarkan hasil observasi yang di lakukan di rumah sakit X kota bandung ruang penyimpanan berkas rekam medis terletak lantai 2. Ruang penyimpana yang ada saat ini panjangnya 17 meter dan lebar 6 meter. ruang penyimpanan rekam medis sempit, akses untuk 2 (dua) orang kurang, terdapat juga berkas rekam medis yang terletak di lantai. Jarak antar rak ada yang berjarak 60 cm, 75 cm, 80 cm, 80 cm. dibawah ini adalah denah ruang peyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit X kota bandung.

Gambar 3. Denah ruang penyimpanan berkas rekam medis

Berdasarkan hasil observasi di ruang penyimpanan rekam medis di rumah sakit X kota bandung, ruang penyimpanan tidak memungkinkan untuk penambahan jumlah rak baru maka dari itu perlu perhitungan luas ruangan yang di pakai untuk menyimpan rekam medis dan tata letak yang perlu di perhatikan. Rak yang alan dibuat yaitu rak kayu yang mempunyai panjang rata-rata 192,5 cm dan lebar 38cm. dibawah ini gambar tata letak rak penyimpanan berkas rekam medis.

Gambar 4. Denah ruang penyimpanan

Perhitungan kebutuhan luas ruang penyimpanan dihitung dengan :

Panjang ruang

= (jarak antar rak x jumlah) + (lebar rak x jumlah)

= (90 x 4) + (50 x 2) + (30 x 9)

= (360) + (100) + (270)

= 730cm = 7,3 m

Lebar ruang

= (jarak antar rak x jumlah) + (panjang rak x jumlah)

= (90 x 1) + (192,5 x 4)

= (90) + (770)

= 860 cm = 8,60 m

Luas ruangan

= Panjang ruang x lebar ruang

= 7,3 m x 8,60 m

= 62,78 m²

Luas ruang yang dibutuhkan untuk menyimpan 19 rak kayu dengan posisi seperti gambar 4 adalah 62,78 m².

B. Pembahasan

Rumah sakit X kota bandung terdapat 14 rak. Hal tersebut sesuai dengan pendapat (Huda, 2020) bahwa ruang rekam medis terpisah dari ruang kantor lain dengan pertimbangan sebagai berkas rekam medis bersifat rahasia, mengurangi lalu lalang para pegawai lain, menjaga agar pegawai lain tidak memasuki ruang filling agar terhindar dari pencurian pada berkas rekam medis.

1. Rata – rata kunjungan pasien

setiap harinya pasien akan terus bertambah dan berkas rekam medis pun bertambah pula. Berdasarkan hasil penelitian yang peneliti lakukan di rumah sakit X koata bandung rata-rata kunjungan pasien dari tahun 2016 – 2019 berjumlah 687.667 orang. Dengan jumlah kunjungan sebanyak 687.667 maka jumlah dan ketebalan berkas rekam medis pun ikut bertambah sehingga berpengaruh kepada kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis.

2. Ukuran rak penyimpanan berkas rekam medis

Di rumah sakit X kota bandung terdapat 14 unit rak dengan ukuran yang berbeda. Dengan rata-rata ketebalan berkas rekam medis 0,5 cm dan jumlah dalam 1 rak 10.400 berkas rekam medis.dari jumlah berkas rekam medis dalam 4 tahun terakhir sebanyak 687.667 berkas maka bisa di prediksi bahwa jumlah rak masih kurang.

3. Jumlah kebutuhan rak penyimpanan

Dalam suatu rumah sakit jika rak tercukupi, maka semua berkas rekam medis akan tersusun rapi, mempermudah pengambilan dan penyimpanan pada berkas rekam medis serta melindungi berkas dari kerusakan dan sobeknya berkas. Tapi jika rumah sakit masih kekurangan rak sebagian berkas masih diletakan di lantai akibatnya pengambilan dan pencarian berkas akan memperlambat petugas, berkas rekam medis pun berpeluang untuk terjadinya rusak ataupun sobek.

Berdasarkan perhitungan peneliti kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis untuk saat ini yaitu 19 rak. Jika saat ini rumah sakit memiliki 14 rak, maka rumah sakit perlu penambahan 5 rak lagi agar kebutuhan rak dapat tercukupi dan dapat menampung semua berkas rekam medis pasien. Penambahan rak juga harus disesuaikan dengan luas ruangan agar tertata teratur.

4. Kebutuhan luas ruangan penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit X kota bandung

Ruang penyimpanan di rumah sakit X kota bandung yang saat ini terlalu sempit, akses untuk 2 orang masih kurang sehingga petugas harus bergantian melakukan pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis serta jarak antar rak yang berbeda. Luas ruangan yang ada pasa saat ini yaitu 201 m² dengan luas tersebut tidak memungkin kan untuk menambah rak baru karena keterbatasan ruangan yang ada. Untuk menampung 19 unit rak baru yang jarak antar raknya 90 cm telah di perhitungkan luasnya yaitu 62,78 m². Ideal lorongnya untuk rak penyimpanan 90cm. jarak iini juga sesuai menurut (Ri, 2006) bahwa jarak antara 2 (dua) buah rak untuk lalu lalang di anjurkan selebar 90 cm. jarak yang ideal dan mempermudah akses jalan petuga filing dalam pengambilan dan penyimpanan rekam medis, ruang penyimpanan dokumen rekam medis aktif dan inaktif sebaiknya di sendirikan, karena akan memudakan petugas mengambil dokumen rekam medis yang masih aktif dan pemusnahan dokumen rekam medis (Rustiyanto & Rahayu, 2011). Dalam proses perancangan ruangan juga harus memperhatikan tata letak ruang kerja. Seperti yang di utarakan oleh (Budi, 2011), penataan ruang kerja di unit rekam medis dapat mempengaruhi kegiatan pelayanan yang di berikan, sehingga tata ruang kerja di unit rekam medis perlu di perhatikan agar pelayanan yang di berikan oleh unit rekam medis dapat berjalan lancar.

KESIMPULAN

Jumlah rak penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit X kota bandung saat ini memiliki 14 rak. Berdasarkan hasil perhitungan rata – rata pasien baru dari tahun 2016 – 2019 sebanyak 687.667, rata – rata ketebalan berkas 0,5 cm, dengan jumlah berkas dalam 1 rak 10.400 yang di lakukan di rak penyimpanan, rumah sakit X kota bandung diprediksi membutuhkan 5 rak baru dan total keseluruhannya 19rak. Ruang rekam medis saat ini di rumah sakit X kota bandung terpisah lantai 1 panjangnya 9 meter dan lebar 11 meter dan lantai 2 untuk penyimpanan berkas rekam medis yang panjangnya 17 meter dan lebar 6 meter. Sehingga total luas keseluruhan 201 m²sedangkan total luas lantai 2 102 m². Berdasarkan hasil perhitungan luas ruang penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit X kota bandung dari jarak antar rak 90 cm maka luas ruang penyimpanan yang di butuhkan untuk menyimpan 19 unit rak baru jenis kayu 62,78 m².

BIBLIOGRAFI

Budi, S. C. (2011). Manajemen unit kerja rekam medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.

Huda, M. (2020). Keamanan Informasi. Nulisbuku.

Indawati, L. (2019). Analisis Akurasi Koding Pada Pengembalian Klaim BPJS Rawat Inap Di RSUP Fatmawati Tahun 2016. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia (JMIKI), 7(2), 113.

Indonesia, R. (2009). Undang-undang Republik Indonesia nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan. Jakarta Republik Indones.

Kusnadi, D., Yuli Kusumawati, S. K. M., & Sri Sugiarsi, S. K. M. (2018). Analisis Penyimpanan Dokumen Rekam Medis RS. Ortopedi. Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta. Universitas Muhammadiyah Surakarta.

Mathar, I., Nurlina, N., & Puspa, P. (2019). Perancangan Ulang Tata Kelola Ruang Filling Berdasarkan Ilmu Ergonomi Di Puskesmas Banjarejo Kota Madiun. SMIKNAS, 171–181.

Permenkes. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008.

Ri, D. (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta: Depkes RI.

Rosita, R., & Tanastasya, A. R. (2019). Penetapan Mutu Rumah Sakit Berdasarkan Indikator Rawat Inap. Jurnal Kesehatan Kusuma Husada, 166–178. https://doi.org/10.34035/jk.v10i2.392

Rustiyanto, E. R. risr., & Rahayu, W. A. (2011). Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.

Setijaningsih, R. A., & Prasetya, J. (2020). Standar Penyusutan Dokumen Rekam Medis Di Puskesmas Kedungmundu Kota Semarang Tahun 2019. VISIKES: Jurnal Kesehatan Masyarakat, 18(2).

Sugiyono. (2016). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. PT Alfabet.

Tinungki, J. P. (2019). Kewajiban Dokter dalam Membuat Rekam Medis Menurut Undang-Undang No 29 Tahun 2004. Lex Et Societatis, 7(5).

© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication under the terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA) license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).