Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, September 2021, 1 (9), 1200-1206

p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534

Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index

DOI : 10.36418/cerdika.v1i9.187 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika

ANALISIS KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN BERKAS REKAM

MEDIS RAWAT JALAN DI RSUP Dr. HASAN SADIKIN

Ridwan Cahya Sunardi

, Fahrul Rizal Pahlepi

, Meira Hidayati

Politeknik Piksi Ganesha, Indonesia

1, 2, 3

cahyaaalam[email protected]

, piksi.fahrul.18303136@gmail.com

meirahidayati58@gmail.com

Abstrak

Received:

Revised :

Accepted:

19-08-2021

12-09-2021

24-09-2021

Latar Belakang: Keterlambatan pengembalian berkas

Rekam Medis Pasien Rawat Jalan dapat menghambat

proses pengelolaan Rekam Medis dan Pelayanan Rawat

Jalan Di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung. Standar

Pengembalian berkas rekam medis rawat jalan di Rumah

Sakit Dr. Hasan Sadikin Bandung adalah segera setelah

segera setelah pelayanan atau 1 x24 jam.

Tujuan: Tujuan penelitiaan ini adalah ingin mangetahui

lebih dalam tentang pengembalian rekam medis rawat jalan

apakah sudah sesuai standar oprasional prosedur yang

berlaku di RSUP Dr. Hasan Sadikin

Metode: Metode penelitian menggunakan metode

kuantitatif dengan pendekatan deskriptif. Teknik sampel

yang di gunakan adalah teknik simple random sampling

dengan jumlah sample 100 berkas rekam medis rawat jalan

dari total kunjungan pasien rawat jalan sebanyak 12461

pada bulan juni 2021.

Hasil: Dari hasil penelitian penulis terjadi ketidaksesuaian

standar oprasional prosedur yang berlaku di RSUP Dr.

Hasan Sadikin, dimana terjadi keterlambatan pengembalian

rekam medis yang seharusnya dikembalikan 1x24jam

ternyata penelitian menunjukan bahwa keterlambatan

pengembalian rekam medis terendah pada tgl 2 s/d 14 Juni

2021 sebanyak 30 berkas rekam medis (60%) dan

keterlambatan pengembalian berkas rekam medis tertinggi

pada tgl 15 s/d 30 Juni 2021 sebanyak 36 berkas rekam

medis (72%).

Kesimpulan: Ketidaksesuainya prosedur yang ada dengan

pelaksanaan di lapangan masih terjadi keterlambatan

pengembalian total dari keseluruhan sempel yang di ambil

terjadi keterlambatan sebesar 72% dan yang terendah

sebesar 60% yang dikarenakan tidak ada pengecekan

terhadap rekam medis yang di pinjam dengan yang

dikembalikan oleh perawat dan petugas poliklinik.

Kata kunci: keterlambatan pengambalian berkas rekam

medis, kualitas pelayanan, rawat jalan.

Abstract

Ridwan Cahya Sunardi, Fahrul Rizal Pahlepi, Meira Hidayati/Cerdika: Jurnal Ilmiah

Indonesia, 1(9), 1200-1206

Analisis Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di RSUP Dr. Hasan

Sadikin 1201

Background: Delay in returning the medical record files for

outpatients can hamper the process of managing medical

records and outpatient services at RSUP Dr. Hasan Sadikin

Bandung. Standard Return of outpatient medical record

files at Dr. Hospital. Hasan Sadikin Bandung is immediately

after service for 1 x 24 hours.

Objective: The purpose of this research is to know more

about the return of outpatient medical records whether it is

by standard operating procedures applicable at RSUP Dr.

Hasan Sadikin.

Methods: The research method uses quantitative methods

with a descriptive approach. The sampling technique used

was simple random sampling with a sample of 100

outpatient medical record files from a total of 12461

outpatient visits in June 2021.

Results: From the results of the author's research, there is

a discrepancy between standard operating procedures that

apply at Dr. RSUP. Hasan Sadikin, where there is a delay

in returning medical records that should be returned 1x24

hours, it turns out that research shows that the lowest delay

in returning medical records is on June 2 to 14, 2021, as

many as 30 medical record files (60%) and the highest delay

in returning medical record files is on 15 until June 30, 2021

as many as 36 medical record files (72%).

Conclusion: Incompatibility of existing procedures with

implementation in the field there is still a delay in the total

return of the entire sample taken, there is a delay of 72%

and the lowest is 60% due to no checking of the medical

records that were borrowed with those returned by nurses

and clinic staff.

Keywords: delay in returning medical record files, quality

of service, outpatient

*Correspondent Author: Fahrul Rizal Pahlepi

*Email : piksi.fahrul.18303136@gmail.com

PENDAHULUAN

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan,dan pelayanan lain yang telah di berikan kepada

pasien (Permenkes, 2008). Proses pengelolaan rekam medis terdiri dari beberapa tahapan

antara lain dilakukanya assembling, koding, indeksing, dan filling menurut Departmen

kesehatan tahun 2006 dalam (Octaria et al., 2021)

Untuk mendapatkan kinerja instalasi rekam medis yang berkualitas maka proses

penyelenggaran rekam medis harus benar dan tepat.Termasuk dalam pengembalian rekam

medis (Muchtar et al., 2018). Pengembalian rekam medis adalah suatu proses

pengembalian rekam medis dari unit pelayanan yang meminjam kembali ke unit rekam

medis (Muhammad Thabran Talib, 2021)

Pengembalian berkas rekam medis rawat Jalan adalah suatu kegiatan penerimaan,

pemeriksaan dan pengambilan berkas rekam medis pasien pulang rawat jalan dari klinik ke

sub instalasi pengelolaan rekam medis rawat ialan.(Ritonga & Wannara, 2020)

Ridwan Cahya Sunardi, Fahrul Rizal Pahlepi, Meira Hidayati/Cerdika: Jurnal Ilmiah

Indonesia, 1(9), 1200-1206

Analisis Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di RSUP Dr. Hasan

Sadikin 1202

RSUP Dr.Hasan Sadikin Bandung merupakan rumah sakit pemerintah dibawah

kementrian kesehatan. Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan di instalasi rekam medis

rawat jalan masih di temukan beberapa masalah dalam pengembalian berkas rekam medis

rawat jalan.

Penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan adalah

SDM (dokter residen) (Djusmalinar, 2017). Permasalahan yang terjadi pengembalian

berkas rekam medis 1x24jam atau segera setelah pelayanan di berikan, ternyata masih

sering terjadi keterlambatan pengembalian lebih dari 1x24jam. Berkas rekam medis masih

menumpuk di poliklinik yang belum di lengkapi oleh dokter dan perawat. Penyebab

keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan adalah SDM (dokter residen

dan perawat). Dalam mengembalikan berkas kurang tertib dan kurangnya komunikasi

dengan petugas rekam medis. Sehingga banyak berkas rekam medis masih berada di

poliklinik berhari hari. Hal ini berdampak pada kualitas pelayanan.

Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis tertarik ingin mengetahui lebih lanjut

dalam hal “Analisis Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di

RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung”.

METODE PENELITIAN

Metode penelitian menggunakan pendekatan peneliatian kuantitatif. Penelitian

deskriftif kuantitatif merupakan jenis metode penelitian yang dilakukan denga tinjauan

utama untuk mendeskripsikan suatu keadaan secara obyektif (Sugiyono, 2013). Jenis

penelitian ini digunakan untuk memecahkan atau menjawab permasalahan yang sedang

dihadapi pada situasi tertentu. Penelitian ini dilakukan dengan menempuh langkah –

langkah pengumpulan data, klasifikasi, pengolahan atau analisis data, membuat

kesimpulan, dan laporan.

Teknik sampling yang di gunakan pada penelitian ini adalah simple random

sampling. Simple random sampling merupakan teknik pengambilan sampling dari populasi

yang dilakukan secara acak tanpa memperhatikan strata yang ada dalam populasi itu.

Populasi penelitian ini yaitu seluruh berkas rekam medis yang keluar berdasarkan data

kunjungan pasien rawat jalan di bulan Juni yang berjumlah 12461, diolah berkas rekam

medis yang terlambat dan yang tepat. Hasil penelitian ini kemudian dianalisis secara

deskriptif untuk mendapatkan gambaran keterlambatan pangembalian berkas rekam medis

rawat jalan. Diambil dari populasi pada penelitian ini menggunakan rumus Slovin dengan

nilai e = 10% adalah sebagai berikut :

 



  



 



  







  









 

Jadi sampel yang digunakan untuk penelitian ini sebanyak 100 berkas rekam

medis.

Instrumen penelitian ini dengan teknik pengambilan data yaitu Observasi,

wawancara dan studi dokumentasi. Observasi pada penelitian ini bertujuan agar lebih

mengetahui secara langsung bagaimana keterlambatan pengembalian rekam medis rawat

jalan di RSUP. Dr Hasan Sadikin Bandung. Wawancara sangat bermanfaat dalam

mengetahui secara langsung dengan bertatap muka mengenai Analisis Keterlamabatan

Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.

Studi dokumentasi dilakukan oleh penulis dengan meneliti secara langsung agar data yang

di peroleh semakin kuat. Dara tersebut di peroleh dengan cara melakukan pengamatan

mengenai Analisis Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di

RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.

Ridwan Cahya Sunardi, Fahrul Rizal Pahlepi, Meira Hidayati/Cerdika: Jurnal Ilmiah

Indonesia, 1(9), 1200-1206

Analisis Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di RSUP Dr. Hasan

Sadikin 1203

Standar Prosedur Operasional Pengembalian Rekam Medis Rawat Jalan Ke Sub

Instalasi Rekam Medis Rawat Jalan Rumah Sakit Dr. Hasan Sadikin Bandung

Berdasarkan hasil observasi yang penulis lakukan, di RSUP Dr. Hasan Sadikin

Bandung sudah ada Standar Operasional Prosedur (SPO) Pengembalian Rekam Medis.

Prosedur pengambalian rekam medis rawat jalan :

1. Petugas pendistribusian memeriksa kesesuaian jumlah berkas rekam medis yang akan

dikembalikan dengan form ekspedisi pengembalian.

2. Apabila berkas rekam medis yang akan di kembalikan sudah sesuai dengan form

ekspedisi pengembalian baik dari segi jumlah dan isinya, maka petugas distribusi

mengembalikan berkas rekam medis ke ruang penyimpanan sub instalasi pengelolaan

rekam medis

3. Apabila berkas rekam medis yang akan di kembalikan tidak sesuai dengan form

ekspedisi pengembalian baik dari segi jumlah dan isinya, maka petugas distribusi

melakukan konfirmasi ulang ke petugas klinik

4. Petugas pendistribusian menyerahkan dan melakukan serah terima berkas rekam medis

rawat jalan dengan petugas penyimpanan

Di dalam SPO pengembalian berkas rekam medis rawat jalan tidak dijelaskan

berapa lama waktu pengembalian rekam medis rawat jalan. Lama waktu pengembalian

rekam medis rawat jalan hanya di jelaskan pada panduan pelayanan instalasi rekam medis

yaitu pengembalian berkas rekam medis rawat jalan segera setelah selesai pelayanan

(Kristina, 2015). Menurut departemen kesehatan RI, Seseorang yang menerima /

meminjam rekam medis, berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan

tepat waktunya. Dan harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu peminjaman berkas

rekam medis atau rekam medis berada diluar ruang penyimpanan rekam medis (Depkes RI,

2006).

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian

Berdasarkan pengamatan pengembalian rekam medis rawat jalan di RSUP Dr.

Hasan Sadikin Bandung belum sesuai dengan prosedur. Dalam pengembalian rekam medis

yang dilakukan oleh petugas poliklinik ke ruang filling tidak melalui tahap serah terima

dan pengecekan oleh petugas yang berada di poliklinik, sehinga jumlah rekam medis yang

dikembalikan tidak sesuai dengan yang ada di daftar jumlah kunjungan pasien.

Penelitian ini di lakukan di Rumah Sakit Dr. Hasan Sadikin Bandung Pada bulan

Juni 2021 Dengan Hasil :

Tabel 1. Waktu pengembalian rekam medis rawat jalan RSUP Dr. Hasan Sadikin

Bandung pada tanggal 2 – 30 juni 2021

Tanggal

Jumlah

Rekam Medis

Yang Kembali ≤

1x24 jam

Rekam Medis

Yang Kembali ≥

1x24 jam

Rekam Medis

Yang

Dipinjam

Jumlah

2 juni 2021

s/d 14 juni

2021

63%

80%

57%

15 juni

2021 s/d 30

juni 2021

59%

86%

55%

Jumlah

100

61%

83%

56%

Ridwan Cahya Sunardi, Fahrul Rizal Pahlepi, Meira Hidayati/Cerdika: Jurnal Ilmiah

Indonesia, 1(9), 1200-1206

Analisis Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di RSUP Dr. Hasan

Sadikin 1204

Dari tabel satu didapat hasil persentase waktu pengembalian rekam medis rawat

jalan selama 30 hari kerja ke instalasi rekam medis, persentase pengembalian rekam medis

yang ≤ 1x24 jam sebesar 61% dan yang ≥ 1x24 jam sebesar 83%. Pengembalian berkas

rekam medis harus dilaksanakan tepat waktu. Apabila semakin banyak berkas rekam medis

yang dikembalikan tepat waktu akan semakin cepat proses pengolahan dan pelaporan

rekam medis (Muchtar et al., 2018). Sedangkan, jika berkas rekam medis semakin banyak

yang tidak dikembalikan tepat waktu maka akan terjadi penumpukan berkas rekam medis

dibagian pengerjaan dan pelaporan sehingga beban kerja petugas rekam medis akan

semakin bertambah.

Dari hasi observasi serta wawancara dengan petugas rekam medis ada beberapa

faktor yang menyebabkan keterlambatan pengembalian rekam medis rawat jalan di RSUP

Dr. Hasan Sadikin yaitu terjadi penundaan pengembalian rekam medis oleh petugas

poliklinik, pasien yang batal melakukan pemeriksaan rekam medis nya tidak segera

dikembalikan, rekam medis dipinjam dr dengan tidak ada nya ekspedisi peminjaman, dan

perawat lupa mengembalikan rekam medis karena ada rencana tindakan pada pasien

tersebut

B. Pembahasan

Berdasarkan hasil data pada tabel 1. masih terdapat beberapa poliklinik yang

mengembalikan berkas rekam medis rawat jalan lebih dari 1X24 jam. Artinya, masih ada

sikap petugas poliklinik dan petugas pengembalian berkas rekam medis yang kurang baik

atau yang masih belum patuh terhadap pengembalian berkas rekam medis rawat jalan hal

ini dapat menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat jalan, hal

ini sejalan dengan Rusmala jika petugas bersikap kurang baik terhadap ketepatan

pengembalian berkas rekam medis maka akan menghambat kegiatan selanjutnya yaitu

assembling, koding, verifikasi klaim BPJS serta filing (Rusmala, 2016). Menurut

Notoatmodjo dalam buku Promosi Kesehatan, sikap adalah juga respon seseorang terhadap

stimulus atau objek tertentu, yang sidah melibatkan faktor pendapat dan emosi yang

bersangkutan (senang-tidak senang, setuju-tidak setuju, baik-tidak baik dan sebagainya)

(Notoatmodjo, 2019).

Dari hasil penelitian membuktikan bahwa pengembalian rekam medis rawat jalan

di RSUP Dr. Hasan Sadikin pada tanggal 2-30 juni 2021 dari total 100 berkas rekam medis

rawat jalan masih terjadi ketidaktepatan waktu pengembalian. Berkas rekam medis yang

tidak tepat waktu sebesar 66 atau 83% berkas rekam medis dan yang tepat waktu sebesar

22 atau 61% berkas rekam medis. keterlambatan tertinggi terjadi pada tanggal 15 – 30 juni

2021 yaitu 36 berkas rekam medis atau 86%. Keterlambatan terendah terjadi terjadi pada

tanggal 2 – 14 juni 2021 sebanyak 30 berkas rekam medis atau 80%. Ada batas waktu yang

diatur dalam pengembalian rekam medis oleh individu yang menerima, sebaiknya pada

akhir hari kerja. Rekam medis pasien pulang harus dikirim ke instalasi rekam medis sehari

setelah pasien pulang (Handayani et al., 2021). Petugas rekam medis harus menindaklanjuti

setiap poliklinik yang tidak mengembalikan rekam medis dalam jangka waktu yang sudah

ditentukan (Janti & Wariyanti, 2020).

Faktor – faktor yang menyebabkan keterlambatan pengembalian rekam medis

rawat jalan yaitu terjadi penundaan pengembalian rekam medis oleh petugas poliklinik,

pasien yang batal melakukan pemeriksaan rekam medis nya tidak segera dikembalikan,

rekam medis dipinjam dari dengan tidak adanya ekspedisi peminjaman, dan perawat lupa

mengembalikan rekam medis karena ada rencana tindakan pada pasien tersebut (Berkas,

2019).

KESIMPULAN

Ridwan Cahya Sunardi, Fahrul Rizal Pahlepi, Meira Hidayati/Cerdika: Jurnal Ilmiah 
Indonesia, 1(9), 1200-1206 
Analisis Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di RSUP Dr. Hasan 
Sadikin                                                  1205 
 
Penerapan pengembalian berkas rekam medis sudah diwajibkan melakukan tahap 
serah terima dan pengecekan oleh petugas yang berada diruang rekam medis, sehingga 
jumlah rekam medis yang dikembalikan dapat diketahaui kekurangan berkas rekam medis 
yang dikembalikan. Dan didapat Berkas rekam medis yang tidak tepat waktu sebesar 66 
atau 83% berkas rekam medis dan yang tepat waktu sebesar 22 atau 61% berkas rekam 
medis. Keterlambatan tertinggi terjadi pada tanggal 15-30 juni 2021 yaitu 36 berkas rekam 
medis atau 86 %. Keterlambatan terendah terjadi pada tanggal 2-14 juni 2021 sebanyak 30 
berkas rekam medis atau 80%. 
Faktor yang menyebabkan keterlambatan pengembalian rekam medis rawat jalan 
di  RSUP  Dr.  Hasan  Sadikin  yaitu  terjadi  penundaan pengembalian  rekam  medis  oleh 
petugas poliklinik, pasien yang batal melakukan pemeriksaan rekam medis nya tidak segera 
dikembalikan, rekam medis dipinjam dr dengan tidak ada nya ekspedisi peminjaman, dan 
perawat  lupa    mengembalikan  rekam  medis  karena  ada  rencana  tindakan  pada  pasien 
tersebut. 
 
 
BIBLIOGRAFI 
 
Berkas, P. (2019). Faktor Penyebab Keterlambatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam 
Medis Rawat Inap Di Rs Estomihi Medan Tahun 2019. 
Departemen  Kesehatan  RI  Tentang  Pedoman  Penyelenggaraan  Dan  Prosedur  Rekam 
Medis Rumah Sakit Di Indonesia, (2006). 
Djusmalinar,  D.  (2017).  Analisis  Keterlambatan  Pengembalian  Berkas  Rekam  Medis 
Rawat Inap Ruang Seruni Ke Bagian Assembling Di Rumah Sakit Dr. M. Yunus 
Bengkulu Tahun 2017. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan (Health Information 
Management), 2(1), 1–7. https://doi.org/10.51851/jmis.v2i1.26 
Handayani,  E.,  Nur’ilmi,  W.,  &  Sari,  I.  (2021).  Analisis  Pengembalian  Rekam  Medis 
Rawat  Jalan  Terhadap  Kecepatan  Pendistribusian  ke  Poliklinik  Di  RSAU  Lanud 
Sulaiman.  Cerdika:  Jurnal  Ilmiah  Indonesia,  1(8),  939–946. 
https://doi.org/10.36418/cerdika.v1i8.152 
Janti,  H.,  &  Wariyanti,  A.  S.  (2020).  Kelebihan  dan  Kekurangan  Penerapan  Family 
Numbering System di Puskesmas Dinas Kesehatan Kota Surakarta. Jurnal Rekam 
Medis  Dan  Informasi  Kesehatan,  3(1),  18–23. 
https://doi.org/10.31983/jrmik.v3i1.5554 
Kristina, I.  (2015). Tinjauan Keterlambatan  Pengembalian  Rekam Medis  Pasien Pasca 
Rawat Inap di Rumah Sakit Mitra Keluarga Kelapa Gading. MEDICORDHIF Jurnal 
Rekam Medis, 2, 92. 
Muchtar,  R.  D.,  Yulia,  N.,  No,  J.  A.  U.,  Kepa,  D.,  &  Jeruk,  K.  (2018).  Tinjauan 
Pengembalian  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  dan  Kecepatan  Pendistribusian  Rekam 
Medis ke Poliklinik di Rumah Sakit An-Nisa Tangerang. Jurnal INOHIM, 5. 
Muhammad Thabran Talib, S. (2021). Analisis pelaksanaan prosedur peminjaman berkas 
rekam medis di bagian penyimpanan rsud haji makassar. Journal perekam medis dan 
informasi kesehatan, 4(1), 1–8. https://doi.org/10.1234/jupermik.v4i1.54 
Notoatmodjo, S. (2019). Promosi Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. 
Octaria, H., Jepisah, D., & laili Fajhriah, N. (2021). Hubungan Disiplin, Keterampilan, 
Sikap Dan Pengetahuan Petugas Terhadap Kecepatan Pelayanan Pengambilan Berkas 
Rekam Medis Rawat Jalan Di Rsud Petala Bumi Pekanbaru 2020. JHMHS: Journal 
of Hospital Management and Health Science, 2(1), 89–99. 
Permenkes,  R.  I.  (2008).  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  No. 
269/MenKes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Kementerian Kesehatan 
RI. 
Ritonga, Z. A., & Wannara, A. J. (2020). Faktor-faktor Penyebab Keterlambatan Waktu 

Ridwan Cahya Sunardi, Fahrul Rizal Pahlepi, Meira Hidayati/Cerdika: Jurnal Ilmiah

Indonesia, 1(9), 1200-1206

Analisis Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di RSUP Dr. Hasan

Sadikin 1206

Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Madani Tahun 2019.

Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 5(1), 85–97.

https://doi.org/10.2411/jipiki.v5i1.341

Rusmala, A. . (2016). Hubungan Pengetahuan, Sikap Dan Perilaku Perawat Terhadap

Ketepatan Waktu Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap Di RSD Kota Tidore

Kepulauan. Jurnal. Universitas Indonusa Esa Unggul.

Sugiyono. (2013). Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan

R&D. In Bandung: Alfabeta.

terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)

license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).