Cerdika: JurnalIlmiah Indonesia, September 2021, 1 (9), 1177-1186

p-ISSN: 2774-6291e-ISSN: 2774-6534

Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index

DOI : 10.36418/cerdika.v1i9.186 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika

ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN

GUNA MENUNJANG EFEKTIVITAS KERJA DI RUMAH SAKIT ISLAM

ASSYIFA

Nori Laelatul Fitriani

, Erdha Anisa BP

, Meira Hidayati

Rekam Medis, Politeknik Piksi Ganesha, Indonesia

norylfitriani@gmail.com

, erdhaanisaa@gmail.com

, meira.hidayati@piksi.ac.id

Abstrak

Received:

Revised:

Accepted:

23-07-2021

08-09-2021

24-09-2021

LatarBelakang: Sebagai mahasiswa yang lahir dan hidup

di Sukabumi, tentunya sudah menjadi tanggung jawab

moril, untuk bisa memberikan sumbangsih terhadap

daerahnya sendiri. Hal tersebut lah yang menjadi alasan

mengapa topik ini diteliti oleh penulis.

Tujuan: Tujuan dilakukannya penelitian ini untuk

memberikan pengaruh terhadap sistem penyimpanan rekam

medis rawat jalan di Rumah Sakit Islam Assyifa agar sesuai

dengan efektivitas kerja serta untuk memenuhi tugas akhir.

Metode: Tulisan ini merupakan jenis penelitian kualitatif,

yaitu pengambilan data dengan mengamati manusia dan

perilakunya, lalu data tersebut di interpretasikan sesuai

analisis penulis dalam bentuk deskriptif. Penelitian

dilaksanakan di RS Islam Assyifa Kota Sukabumi dengan

meggunakan metode observasi dengan cara menggali

informasi melalui wawancara secara mendalam.

Hasil: Hasil dari penelitian ini diantaranya adalah

ditemukannya suatu kesinambungan antara latar belakang

SDM yang ada di unit rekam medis dengan eksekusi kerja

SDM rekam medis dilapangan. Lalu sistem desentralisasi

yang diterapkan di unit rekam medis Rumah Sakit tersebut

berdasarkan hasil wawancara dan analisis penulis terjadi

banyak kekurangan. Hasil dari penelitian ini juga ditemukan

banyak kendala salah satunya adalah kurang lebih 30%

berkas rekam medis belum disusun dan dirapikan kembali

ke rak filling karena sering terjadi human error.

Kesimpulan: Penulis menyimpulkan bahwa sistem filling

RS tersebut perlu melakukan banyak evaluasi, sebab sistem

filling merupakan hal yang sangat penting dalam unit rekam

medis suatu Rumah Sakit. Keberhasilan sistem rekam

medis merupakan suatu representasi dari kualitas pelayanan

publik, terutama dalam pelayanan kesehatan.

Kata kunci: filling; efektivitas; rekam medis.

Abstract

Background:As a student who was born and lives in

Sukabumi, of course, it is a moral responsibility to be able

to contribute to his area. This is the reason why this topic is

researched by the author.

Objective:The purpose of this observation is to have an

effect on the outpatient medical record storage system at

Nori Laelatul Fitriani, Erdha Anisa BP, Meira Hidayati/Cerdika: JurnalIlmiah Indonesia, 1(9),

1177-1186

Analisis Sistem Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Guna Menunjang Efektivitas

Kerja di Rumah Sakit Islam Assyifa Kota Sukabumi 1178

Assyifa Islamic Hospital so that it is in accordance with

work effectiveness and to fulfill the final task.

Methods: This paper is a type of qualitative research,

namely data collection by observing humans and their

behavior, then the data is interpreted according to the

author's analysis in descriptive form. The research was

carried out at the Assyifa Islamic Hospital in Sukabumi City

by using the observation method by digging up information

through in-depth interviews.

Results: The results of this study include the discovery of

continuity between the HR background in the medical

record unit and the work execution of the medical record

HR in the field. Then the decentralized system implemented

in the hospital's medical record unit based on the results of

interviews and the author's analysis, there were many

shortcomings. The results of this study also found many

obstacles, one of which is approximately 30% of medical

record files have not been compiled and tidied back to the

filling rack because human errors often occur.

Conclusion:The author concludes that the hospital's filling

system needs to do a lot of evaluation, because the filling

system is very important in the medical record unit of a

hospital. The success of the medical record system is a

representation of the quality of public services, especially

in health services.

Keywords: filling; effectiveness; medical records.

*Correspondence:Nori Laelatul Fitriani

*Email:norylfitriani@gmail.com

PENDAHULUAN

Menurut peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor 340 Pasal 1 Ayat 1

Tahun 2010 tentang klasifikasi Rumah Sakit, Rumah Sakit adalah institusi pelayanan

kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang

menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (Permenkes, 2010).

Tentunya, setiap fasilitas publik harus memberikan service yang baik kepada masyarakat,

juga fasilitas publik tersebut harus menerapkan langkah-langkah dan berbagai strategi

dalam mencapai eksekusi yang efektif, supaya pelayanan yang baik pun sejalan dengan

efektivitas kerja di dalam institusi tersebut. Maka dari itu, berdasarkan ketetapan

pemerintah melalui Menkes tersebut, Rumah Sakit dituntut untuk memberikan pelayanan

yang baik kepada masyarakat dan tentunya dituntut untuk mengelola dan mengatureksekusi

kerja dengan baik, apalagi Rumah Sakit merupakan fasilitas pelayanan masyarakat yang

sangat penting dan sangat riskan (Iskandar & Mutiarin, 2014). Salah satu bentuk pelayanan

yang penting yang ada dalam elemen Rumah Sakit adalah pelayanan pada bagian rekam

medis (Yuliani, 2016).

Menurut Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis,

menyebutkan bahwa rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien (Menkes, 2008). Dengan demikian sistem penyimpanan rekam

medis harus dikelola dengan baik supaya tidak ada kerusakan atau hilangnya berkas pasien

Nori Laelatul Fitriani, Erdha Anisa BP, Meira Hidayati/Cerdika: JurnalIlmiah Indonesia, 1(9),

1177-1186

Analisis Sistem Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Guna Menunjang Efektivitas

Kerja di Rumah Sakit Islam Assyifa Kota Sukabumi 1179

(Devi, 2021). Karena kekeliruan tersebut akan mengganggu proses pelayanan pada pasien.

Maka dari itu dalam sistem penyimpanan rekam medis juga, diperlukan langkah dan

strategi yang tepat supaya memudahkan sebuah institusi dalam keterpaduan, keteraturan

dan efektivitas kerja.

Rekam medis bertujuan untuk pemeliharan kesehatan dan pengobatan pasien,

keperluan data untuk penelitian akademis, dasar dan acuan dalam pembayaran biaya

pelayanan kesehatan dan data statistik kesehatan (Yuliani, 2016). Tentunya data statistik

kesehatan bagi pasien bertujuan untuk memberikan eksplanasi tentang perkembangan

kesehatan berdasarkan riwayat penyakit yang diderita pasien. Bagi tenaga kesehatan,

tentunya data ini juga bermanfaat sebagai evaluasi tentang efektivitas kerja mereka sebagai

pelayan publik. Evaluasi tersebut juga berguna supaya manajemen sebuah institusi berjalan

sesuai kaidah yang teratur dan berkesesuaian.

Secara lebih mendalam, rekam medis terbagi menjadi beberapa bagian yaitu

assembling, coding, filling dan analisis (Trisna et al., 2021). Filling merupakan salah satu

bagian penting dalam rekam medis yang menunjang kelancaran pelayanan kesehatan

(Kurniawati & Asfawi, 2015). Filling merupakan suatu rangkaian kerja yang teratur, mulai

dari proses penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian,

pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan suatu dokumen menurut sistem tertentu

sehingga saat diperlukan dokumen tersebut dapat ditemukan secara cepat dan tepat yang

tentunya menerapkan langkah-langkah yang berorientasi pada efisiensi (Capah, 2020).

Tentunya tiap-tiap instansi kesehatan memiliki Strandar Prosedur Operasional (SPO)

masing-masing. SPO ini-lah yang menentukan bagaimana eksekusi lapangan yang akan

diterapkan oleh bagian rekam medis di suatu instansi pelayanan kesehatan, dalam tulisan

ini adalah Rumah Sakit.

Penulis memfokuskan penelitiannya untuk menganalisa sejauh mana sistem filling

rekam medis di Rumah Sakit Islam Asyifa Kota Sukabumi, khususnya pada rawat jalan,

berorientasi pada langkah kerja yang efektif.Dalam tulisan ini secara lebih mendetail adalah

efektivitas kerja. Menurut Liang Gie dalam (Luas et al., 2017), efektivitas merupakan

keadaan yang mengandung pengertian mengenai terjadinya suatu efek atau akibat yang

dikehendaki, maka perbuatan itu dikatakan efektif kalau menimbulkan akibat atau

mencapai maksud sebagaimana yang dikehendaki.

Rumah Sakit Islam Assyifa Kota Sukabumi merupakan Rumah Sakit swasta kelas

C yang merupakan fasilitas kesehatan terpadu bagi masyarakat Sukabumi khususnya.

Sistem penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit ini menggunkan sistem desentralisasi

dan memakai sistem penjajaran dengan sistem angka awal (straight digit). Setiap jenis

sistem filling tentunya memiliki nilai kurang dan nilai lebihnya masing-masing, tergantung

situasi dan kondisi, fasilitas penunjang, SPO yang diberlakukan dan SDM yang ada di

rekam medis Rumah Sakit tersebut.

Masalah muncul ketika adanya ketimpangan antara harapan dan kenyataan di

lapangan. Penulis menyebutnya kenyataan di lapangan karena hal itu berdasarkan hasil

Praktik Kerja Lapangan (PKL) penulis di Rumah Sakit tersebut. Tentunya penulis

memahami bagaimana nilai kurang dan lebihnya sistem filling di Rumah Sakit tersebut,

karena penulis juga merupakan pelaku yang melakukan praktik di Rumah Sakit tersebut.

Batasan lebih dalam masalah yang analisa dan diteliti oleh penulis adalah sistem filling

pada rawat jalan di Rumah Sakit tersebut. Mengapa demikian, balik lagi sesuai fakta diatas

bahwa di Rumah Sakit tersebut menggunakan sistem desentralisasi atau menurut hemat

penulis adalah sistem pemisahan filling antara rawat inap dan rawat jalan (Agustina, 2018).

Menurut (Huffman, 2019) pelayanan rawat jalan adalah pelayanan yang diberikan

kepada pasien yang tidak mendapatkan pelayanan rawat inap di Rumah Sakit atau institusi

pelayanan kesehatan. Dalam tulisan ini penulis akan memaparkan dan menganalisa

kualifikasi petugas rekam medis di Rumah Sakit Islam Assyifa Kota Sukabumi. Tentunya

masalah ini dibahas karena penting bagi penulis untuk melihat bagaimana keterkaitan

efektivitas kerja di rekam medis Rumah Sakit tersebut dengan SDM yang dimilikinya. Dari

Nori Laelatul Fitriani, Erdha Anisa BP, Meira Hidayati/Cerdika: JurnalIlmiah Indonesia, 1(9),

1177-1186

Analisis Sistem Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Guna Menunjang Efektivitas

Kerja di Rumah Sakit Islam Assyifa Kota Sukabumi 1180

situ kita bisa melihat suatu kesinambungan antara kualitas SDM dengan eksekusi kerja

yang berorientasi pada efektivitas. Penulis akan membahas kebijakan penyimpanan berkas

rekam medis di Rumah Sakit tersebut serta menganalisis SPO yang ada dan bagaimana

eksekusi dilapangan yang diterapkan. Dari sini juga penulis bisa melihat, sejauh mana SPO

ini diterapkan oleh SDM yang ada di bagian fillingRumah Sakit tersebut.

Penulis akan memaparkan tentang alur berkas rekam medis di Rumah Sakit, sistem

penyimpanan berkas rekam medis dan termasuk sistem pengambilan dan pengembalian

berkas rekam medis di Rumah Sakit. Terakhir, penulis juga akan memaparkan ruang

penyimpanan berkas rekam medis yang tentunya memilki keterkaitan dengan jarak

pendistribusian berkas rekam medis di Rumah Sakit tersebut. Jarak ini juga akan diuraikan

secara deskriptif untuk melihat sejauh mana faktor jarak dapat menghambat aktivitas

pendistribusian berkas dan melihat sejauh mana SDM di rekam medis tersebut

mengatasinya.

Tujuan penelitian ini agar mengetahui prosedur sistem penyimpanan rekam medis

rawat jalan dan fasilitas penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit Islam Asyifa. Untuk

meningkatkan efektivitas kerja di Rumah Sakit lebih kondusif. Manfaat penelitian bagi

Rumah Sakit ini menghasilkan informasi tentang penyimpanan berkas rekam medis rawat

jalan agar sesuai dengan efektivitas kerja di Rumah Sakit Islam Asyifa dan saran kepada

direktur Rumah Sakit untuk dapat memperbaiki sitem penyimpanan berkas rekam medis

yang sesuai dengan efektivitas kerja. Bagi Institusi Pendidikan penelitian ini sebagai bahan

referensi agar bisa meningkatkan penyelengaraan pendidikan perekam medis yaitu dalam

sistem penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit. Bagi para peneliti menjadi bahan

informasi, edukasi dan perbandingan bagi peneliti sejenis selanjutnya yang berhubungan

dengan masalah penelitian ini.

METODE PENELITIAN

Jenis penelitian pada tulisan ini adalah penelitian kualitatif. Menurut Creswell, J.

W mengartikan penelitian kualitatif adalah penelitian yang digunakan untuk meneliti

masalah manusia dan sosial (Creswell & Creswell, 2017). Dimana peneliti akan

melaporkan dari hasil penelitian berdasarkan laporan pandangan data dan analisa data yang

didapatkan di lapangan, kemudian di deskripsikan dalam laporan penelitian secara rinci,

lalu data tersebut di interpretasikan sesuai analisa penulis dengan bentuk deskriptif

naratif.menggunakan pendekatan Fenomenologi, dimana jenis penelitian ini berorientasi

pada hasil filsafat. Dalam pengerjaannya, penulis berupaya menggali informasi dengan

cara mencari arti, makna dan esensinya. Jadi penelitian ini juga tentunya menggunakan

metode observasi dengan cara menggali informasi melalui wawancara secara mendalam.

Subjek dalam penelitian ini adalahseluruh SDM rekam medis dibagian

penyimpanan berkas rawat jalan. Sebanyak empat informan dijadikan sumber primer

(utama) dalam tulisan ini dengan wawancara sebagai alat penggalian informasi yang

dibutuhkan penulis. Tentunya setelah di wawancara, hasil wawancara di interpretasikan

oleh penulis dengan bentuk deskriptif, karena tulisan ini menggunakan metode kualitatif.

Lalu akhirnya penulis menarik kesimpulan dari data yang diperoleh tentang penyimpanan

berkas rekam medis di Rumah Sakit Islam Assyifa Kota Sukabumi.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Kebijakan Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Islam Assyifa Kota

Sukabumi

Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Islam Assyifa Sukabumi Tentang

Kebijakan Pelayanan di Lingkup Unit Rekam Medis

Nori Laelatul Fitriani, Erdha Anisa BP, Meira Hidayati/Cerdika: JurnalIlmiah Indonesia, 1(9),

1177-1186

Analisis Sistem Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Guna Menunjang Efektivitas

Kerja di Rumah Sakit Islam Assyifa Kota Sukabumi 1181

Rekam Medis dalam Hal Pengelolaan, Penyimpanandan Pemusnahannya.

1. Pengelolaan rekam medis dilaksanakan sesuai dengan organisasi dan tata kerja sarana

pelayanan kesehatan.

2. Sistem penomoran rekam medis di Rumah Sakit Islam Assyifa menggunakan sistem

penomoran secara Unit (Unit Numbering System).

3. Sistem penamaan rekam medis disesuaikan dengan peraturan yang berlaku.

4. Sistem Penjajaran rekam medis di Rumah Sakit Islam Assyifa menggunakan sistem

penjajaran nomor langsung (Straight Numerical Filing).

5. Peminjaman berkas rekam medis harus melalui petugas penyimpanan rekam medis.

6. Setiap poli klinik rawat jalan wajib mengembalikan rekam medis rawat jalan ke

pendaftaran/ruang penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan setelah jam kerja poliklinik

selesai.

7. Berkas Rekam Medis Gawat Darurat harus kembali ke pendaftaran setelah shift kerja.

8. Berkas Rekam Medis Rawat Inap kembali ke Instalasi Rekam Medis dalam keadaan

lengkap dalam waktu 1 x 24 jam, setelah pasien menerima pelayanan rawat inap.

9. Peminjaman berkas rekam medis untuk keperluan riset, penelitian harus dilakukan di

unit rekam medis.

10. Jika beberapa rekam medis akan digunakan selama beberapa hari, rekam medis tersebut

disimpan dalam ruang sementara di unit rekam medis.

11. Petugas Assembling wajib menulis tanggal pengembalian berkas rekam medis di buku

pengembalian berkas rekam medis sesuai Ruangan yang melakukan pengembalian.

12. Rekam Medis Rawat Inap yang telah sampai ke ruang Rekam Medis harus di

Assembling dan di analisa kelengkapannya.

13. Petugas rekam medis melakukan Coding Diagnosa dan Tindakan (Pengkodean) pada

berkas rekam medis yang sudah di assembling.

14. Penetapan standar kode tindakan di Rumah Sakit islam assyifa adalah menggunakan

ICD 9 CM.

15. Penetapan standar kode diagnosa di Rumah Sakit islam assyifa adalah menggunakan

ICD 10.

16. Setiap berkas rekam medis di index guna memudahkan petugas dalam pengumpulan

data ketika diperlukan.

17. Berkas rekam medis direview secara berkala oleh individu atau tim review.

18. Hanya petugas Rekam Medis yang menangani penyimpanan berkas Rekam Medis

Rawat jalan dan Rawat Inap.

19. Sistem penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit Islam Assyifa menggunakan sistem

penyimpanan secara sentralisasi.

20. Penyimpanan rekam medis dan ringkasan pulang dilaksanakan oleh petugas yang

ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan.

21. Rekam medis pasien rawat inap di Rumah Sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya

untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau

dipulangkan.

22. Setelah batas waktu 5 tahun Rekam Medis dapat dimusnahkan kecuali Ringkasan

Masuk dan Keluar, Resume Medis, Persetujuan Tindakan Medis, laporan Operasi dan

surat Kematian.

23. Penyimpanan Ringkasan Masuk dan Keluar, Resume Medis, Persetujuan Tindakan

Medis, laporan Operasi dan surat Kematian selama 10 tahun dan dilaksanakan oleh

petugas yang ditunjuk oleh Direktur.

24. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non Rumah Sakit wajib disimpan

sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir

pasien berobat.

25. Setelah batas waktu dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan. Berkas yang akan

dimusnahkan harus dicatat nomor rekam medis, nama pasien, diagnosa dan dokter yang

merawatnya, juga wajib dibuatkan berita acara pemusnahan.

Nori Laelatul Fitriani, Erdha Anisa BP, Meira Hidayati/Cerdika: JurnalIlmiah Indonesia, 1(9),

1177-1186

Analisis Sistem Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Guna Menunjang Efektivitas

Kerja di Rumah Sakit Islam Assyifa Kota Sukabumi 1182

Deskripsi pada point ke-4, unit rekam medis Rumah Sakit ini menggunakan sistem

penjajaran Straight. Secara hemat penulis sistem ini menjajarkan berkas rekam medis

secara urut menurut nomor rekam medisnya sebagaimana urut angka. Di RS Islam Assyifa,

sistem ini sebenarnya memberikan kemudahan bagi petugas rekam medis, bahkan petugas

yang tidak berlatar pendidikan rekam medis pun akan cepat mengerti oleh sistem ini.

Namun dalam pelaksanaannya juga, tentunya terdapat celah-celah kekeliruan. Misalnya,

jika kurang teliti petugas akan salah penjajaran karena tidak memerhatikan seluruh nomor

berkas. Lalu celah kekeliruan selanjutnya adalah kekeliruan dalam salah tulis, misal angka

1 ditulis untuk 7.

Dalam keterangan diatas No.19, disebutkan bahwa sistem penyimpanan

menggunakan sistem sentralisasi, padahal saat ini di RS tersebut menggunakan sistem

desentralisasi yang berdasarkan hasil wawancara banyak memeiliki kekurangan.

Informan (1) memaparkan bagaimana kendala dan nilai plus yang dirasakan akibat

menggunakan sistem desentralisasi.

“Bagi saya sistem desentralisasi disini, hanya memiliki satu keunggulan, yaitu

gudang penyimpanan tidak cepat penuh, sebab gudang berkas rawat jalan dan

rawat inap terpisah (bangunannya)”. Namun kendala yang sangat berati menurut

saya adalah sering terjadi kewalahan karena faktor beda gedung tersebut, sulit

sekali untuk saling memback-up pekerjaan. Akhirnya petugas disini harus

multitasking, bahkan perawat pun menyentuh pekerjaan rekam medis” (Informan

1).

Standar Prosedur Operasional (SPO) Penyimpanan Berkas Rekam Medis di Rumah

Sakit Islam Assyifa Kota Sukabumi

SPO yang ada di unit rekam medis Rumah Sakit tentunya yang menentukan

bagaimana eksekusi dilapangan yang akan diterapkan oleh bagian rekam medis. Penulis

akan menganalisa beberapa poin dalam SPO diatas dengan kenyataan dilapangan, yang

diperkuat oleh hasil penelitian melalui wawancara (Suhartina, 2019).

Poin ke-3 disebutkan bahwa hanya petugas rekam medis yang menangani berkas

rekam medis. Namun dalam kenyataannya di unit rekam medis RS Assyifa tindakan

pendistribusian berkas dari gudang penyimpanan ke poli-poli yang ada di Rumah Sakit

terkadang dilakukan oleh perawat, karena keterbatasan SDM dan khususnya tidak adanya

petugas khusus bagian pendistribusian. Dilakukan oleh perawat juga untuk menghindari

keterlambatan waktu pendistribusi berkas ke poli.

“Kuantitas SDM di unit rekam medis disini adalah salah satu kendala yang cukup

menghambat efektivitas kerja. Alhasil perawat biasanya mengambil berkas sendiri

ke gudang penyimpanan supaya tidak ada keterlambatan pendistribusian ke poli”

(Informan 1).

Di poin ke-4 disebutkan bahwa petugas penyimpanan harus memelihara kerapihan

dan keteraturan rak-rak penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat. Namun kenyataan

dilapangan berkas yang disimpan tidak cukup untuk masuk kedalam rak penyimpanan

berkas rekam medis,yang disebabkan karena luas ruang penyimpanan rekam medis,

sehingga mengakibatkan berkas rekam medis tidak dapat ditambah kedalam ruang

penyimpanan (Ritonga & Sari, 2019). Akibatnya banyak status rekam medis yang

ditumpukan diatas status yang telah disusun rapih dan sesuai dengan nomor rekam medis.

Saat pengambilan kembali status rekam medis pasien yang akan berobat tidak

menggunakan tracer (petunjuk keluar) sebagai pengganti untuk disisipkan di bagian setiap

nomor rekam medis pasien yang berobat (Khairussari, 2018).

Nori Laelatul Fitriani, Erdha Anisa BP, Meira Hidayati/Cerdika: JurnalIlmiah Indonesia, 1(9),

1177-1186

Analisis Sistem Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Guna Menunjang Efektivitas

Kerja di Rumah Sakit Islam Assyifa Kota Sukabumi 1183

Terakhir di poin ke-6 disebutkan bahwa petugas penyimpanan menyortir/

mengasembling berkas Rekam Medis. Hal ini dilakukan karena keterbatasan SDM dan

untuk menghindari kesalahan penyimpanan atau penjajaran berkas rekam medis. Maka dari

itu petugas rekam medis disini tentunya mawas diri untuk menghindari kekeliruan dengan

cara menyortir terlebih dahulu berkas yang akan masuk ke rak penjajaran. Menurut penulis,

ini merupakan hal yang tepat untuk mengatasi kendala-kendala yang signifikan.

Alur Unit Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Islam Assyifa Kota Sukabumi

Gambar 1. Alur Unit Rekam Medis Rawat Jalan

Alur penyimpanan berkas rekam medis secara sederhana dimulai ketika pasien

datang, lalu pasien melakukan registrasi. Ketika registrasi berlangsung akan diketahui, jika

pasien baru tentunya petugas tidak akan mengambil berkas di ruang filling akan tetapi akan

dibuatkan berkas di TPPRJ, namun jika yang didapatkan ternyata pasien lama, maka

petugas registrasi akan menginput data secara digital lalu dicetak lah bon peminjaman

berkas dan bon tersebut diterima oleh petugas filling. Lalu petugas filling akan

memasukkan bon kedalam tracer dan status rekam medis dapat diambil. Namun karena

telah diterapkan sistem komputerisasi, maka tidak ada catatan manual. Terakhir status

didistribusikan ke tujuan (Poliklinik/IGD), tentunya setelah selesai dipakai berkas

dikembalikan ke ruang filling.

Secara bentuk dan luas bangunan Rumah Saki ini, Jarak pendistribusian berkas

rekam medis sebenarnya bukanlah masalah yang berarti bagi petugas. Karena gudang

filling rawat jalan dengan poliklinik berada di satu bangunan. Maka dari itu bisa dikatakan

jarak pendistribusian cukup terjangkau. Namun lagi-lagi, kendala ada di jumlah SDM.

Kurangnya SDM menyebabkan tidak adanya petugas khusus untuk mendistribusikan

berkas ke poliklinik, alhasil sering sekali perawat yang mengambil dan mengembalikan

berkas ke ruang filling untuk menghindari keterlambatan.

Sistem desentralisasi menurut pengamatan penulis kurang cocok diterapkan di

Rumah Sakit tersebut karena luas Rumah Sakit pun belum bisa dikategorikan besar.

Nori Laelatul Fitriani, Erdha Anisa BP, Meira Hidayati/Cerdika: JurnalIlmiah Indonesia, 1(9),

1177-1186

Analisis Sistem Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Guna Menunjang Efektivitas

Kerja di Rumah Sakit Islam Assyifa Kota Sukabumi 1184

Pemisahan gudang filling rawat jalan dan rawat inap hanya akan menimbulkan berbagai

masalah dan kendala. Sikap gotong royong dan saling back up pun sangat jarang

terealisasikan. Sistem sentralisasi adalah yang menguntungkan, sebab petugas rawat jalan

dan rawat inap bisa saling bahu membahu jika muncul suatu masalah dan kendala. Namun

hal ini perlu dilakukan penelitian lebih lanjut lagi tentunya.

Kendala dan Masalah dalam Sistem Filling di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Islam

Assyifa Kota Sukabumi

Berdasar pada hasil observasi melalui wawancara yang dilakuakan, juga berdasar

pada Praktik Kerja Lapangan (PKL) penulis yang berlangsung pada April hingga Juni 2021

di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Islam Assyifa Kota Sukabumi, maka penulis mencoba

memaparkannya.

Pelayanan berkas rekam medis terkadang melebihi ketetapan waktu yang telah

diatur dalam SPO yaitu 5 menit. Ketidaktepatan waktu tunggu proses pendaftaran sampai

ke poliklinik disebabkan adanya salah peletakan berkas rekam medis yang mengakibatkan

kesulitan untuk menemukan berkas rekam medis yang diperlukan. Menurut penulis

kesalahan peyimpanan juga karena adanya kesalahan dalam proses sortir yang mana

diperlukan ketelitian petugasnya.

“kendala yang sering saya alami adalah hilangnya berkas ditempat yang

seharusnya, karena salah menyimpan dan mau tidak mau berkas harus ada, jadi

sedikit memakan waktu dan tenaga jika ada kasus demikian” (Informan 2).

”kesulitan menemukan berkas rekam medis, karena banyak yang tertumpuk”

(Informan 3).

“Kendala pribadi yang sering saya rasakan adalah, kesulitan menyimpan berkas di

rak paling atas, lalu ruangannya tidak terlalu luas berpengaruh terhadap efektivitas

penyimpanan dan terkadang berkas sulit ditemukan entah tertumpuk atau tertinggal

di poli (karena tidak adanya petugas khusus bagian pendistribusian), alhasil harus

mengerahkan petugas lain (diluar petugas rekam medis) untuk mencari berkas

tersebut” (Informan 4)

Denah Ruang Penyimpanan (Filling) Rekam Medis di Rumah Sakit Islam Assyifa

Kota Sukabumi

Gambar 2. Denah Ruang Penyimpanan Rekam Medis

KESIMPULAN

Sistem penyimpanan (filling) tentunya merupakan hal yang sangat penting dalam

sebuah unit rekam medis suatu Rumah Sakit, dalam tulisan ini adalah RS Assyifa Kota

Sukabumi. Keberhasilan sistem rekam medis disuatu Rumah Sakitmerupakan sebuah

representasi dari kualitas pelayanan publik, terutama dalam pelayanan kesehatan.

Keberhasilan yang ini dicapai tentunya adalah sebuah eksekusi kerja yang berorientasi pada

hasil-hasil efektif. Tentunya, untuk mencapai sebuah efektivitas juga perlu dukungan dari

Nori Laelatul Fitriani, Erdha Anisa BP, Meira Hidayati/Cerdika: JurnalIlmiah Indonesia, 1(9), 
1177-1186 
Analisis Sistem Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Guna Menunjang Efektivitas 
Kerja di Rumah Sakit Islam Assyifa Kota Sukabumi             1185 
SDM yang capable, sistem filling yang baik dan progressif, prosedur kerja dan target serta 
fasilitas penyimpanan (secara fisik) yang memadai. 
Elemen-elemen  utama  dari  sistem  filling  juga  akhirnya  dapat  ditarik  banyak 
konklusi. Pertama, kualifikasi petugas rekam medis yang ada di RS tersebut memiliki suatu 
kesinambungan dengan kualitas hasil kerja dan orientasi pekerjaan kepada efektivitas. Lalu 
sejauh mana kebijakan yang ditetapkan diterapkan di lapangan juga berpengaruh terhadap 
efektivitas kerja, karena bagaimana pun kebijakan adalah langkah-langkah progresif yang 
menjadi acuan petugas. SPO juga sangatlah penting sebab dari situ bisa dilihat kualitas 
pekerjaan dilapangan dari SPO yang diterapkan.  
Kendala-kendala  yang  dialami  di  unit  rekam  medis  Rumah  Sakit  ini,  seperti 
kuantitas SDM yang  meyangkut petugas pendistribusian juga perlu  dilakukan  evaluasi 
mendalam yang mengarah kepada kebutuhan dan orientasi kerja yang efekti. SDM yang 
kurang juga berpengaruh pada kelancarana alur berkas rekam medis, kendala dalam alur 
rekam medis tentunya sangat menggangu pelayanan kesehatan pada pasien. 
Terakhir adalah sistem desentralisasi di Rumah Sakit tersebut yang perlu banyak 
evaluasi dan perubaha. Sistem desentralisasi nyatanya kurang cocok diterapkan di Rumah 
Sakit ini, sebagaimana yang informan paparkan dalam sesi wawancara. 
Akhirnya  tulisan  ini  diharapkan  menjadi  bahan  evaluasi  dalam  sistem 
penyimpanan unit rekam medis di Rumah Sakit ini. Evaluasi bagi penulis merupakan suatu 
kebutuhan  jangka  panjang  untuk  menutupi  setiap  nilai  kurang  dan  tentunya  untuk 
mengarahkan instansi ini khusunya unit rekam medis pada hasil-hasil yang progresif dan 
langkah-langkah yang efektif. 
 
 
BIBLIOGRAFI 
 
Agustina, N. B. (2018). Gambaran Umum Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di 
RumahSakit Islam Sultan Agung Semarang Tahun 2018. 
Capah, D. A. H. (2020). Aplikasi Pengelolaan Dokumen dan Arsip berbasis Web untuk 
mengatur Sistem kearsipan dengan menggunakan Metode Waterfall. Explore: Jurnal 
Sistem Informasi Dan Telematika (Telekomunikasi, Multimedia Dan Informatika), 
11(2), 84–90. http://dx.doi.org/10.36448/jsit.v11i2.1469 
Creswell, J. W., & Creswell, J. D. (2017). Research design: Qualitative, quantitative, and 
mixed methods approaches. Sage publications. 
Devi,  I.  I.  (2021).  Analisis  Faktor  Penyebab  Penumpukan  Berkas  Rekam Medis  Aktif 
Kirana Di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. 
Huffman. (2019). Medical Record Management. Berwyn: Physicians Record Company. 
Iskandar,  I.,  &  Mutiarin,  D.  (2014).  Implementasi  Kebijakan  Badan  Layanan  Umum 
Daerah: Studi Kasus RSUD dr. Soemarno Sosroatmodjo Tanjung Selor Kabupaten 
Bulungan.  Journal  of  Governance  and  Public  Policy,  1(1). 
http://dx.doi.org/10.18196/ jgpp.2014.0005 
Khairussari, A. R. (2018). Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam Medis.Journal Perekam 
Medis  Dan  Informasi  Kesehatan,  1(1),  29–32. 
https://doi.org/10.1234/jupermik.v1i1.8 
Kurniawati,  A.,  &  Asfawi,  S.  (2015).  Analisis  Deskriptif  Faktor  Penyebab  Kejadian 
Missfile di Bagian Filling Rawat Jalan RSUD Dr. M. Ashari Pemalang Tahun 2015. 
Jurnal. Http://Eprints. Dinus. Ac. Id/17447/. Pdf (1 Maret 2020). 
Luas, J., Kimbal, M., & Singkoh, F. (2017). Efektivitas Pelayanan Publik Di Kelurahan 
Kakaskasen Dua Kecamatan Tomohon Utara Kota Tomohon. Jurnal Eksekutif, 2(2). 
Menkes,  R.  I.  (2008).  Peraturan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  No. 
269/MenKes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Kementerian Kesehatan 
RI. 
Permenkes, R. I. (2010). Klasifikasi Rumah Sakit. Jakarta. 

Nori Laelatul Fitriani, Erdha Anisa BP, Meira Hidayati/Cerdika: JurnalIlmiah Indonesia, 1(9),

1177-1186

Analisis Sistem Penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan Guna Menunjang Efektivitas

Kerja di Rumah Sakit Islam Assyifa Kota Sukabumi 1186

Ritonga, Z. A., & Sari, F. M. (2019). Tinjauan Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Di Rumah Sakit Umum Pusat H Adam Malik Tahun 2019. Jurnal Ilmiah Perekam

Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 4(2), 637–647.

Suhartina, I. (2019). Analisis Efektivitas SOP Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam

Medis Di Puskesmas Lawang. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia

(JMIKI), 7(2), 128. http://dx.doi.org/10.33560/jmiki.v7i2.226

Trisna, W. V., Aisy, R., & Susanti, E. (2021). Gambaran Manajemen Ruang Rekam Medis

Ditinjau Dari Aspek Workspace dan Workflow di RSIA “X” Tahun 2020. JHMHS:

Journal of Hospital Management and Health Science, 2(1), 82–88.

Yuliani, N. (2016). Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keamanan Berkas Rekam Medis

Berdasarkan Peraturan Perundang-Undangan (Studi Kasus Di Rumah Sakit Umum

Daerah Sukoharjo). Jurnal INFOKES Universitas Duta Bangsa Surakarta, 6(1).

terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BYSA) license

(https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).