Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, Agustus 2021, 1 (8), 1068-1078

p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534

Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index

DOI : 10.36418/cerdika.xxx http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika

TINJAUAN PENYEBAB TERJADINYA MISSFILE BAGIAN

PENYIMPANAN GUNA MENUNJANG PENERAPAN UNSUR

MANAJEMEN DI RS KENCANA SERANG

Suci Aulia Ramadhanti

, Winda Nurhizriyati

, Erix Gunawan

Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Politeknik Piksi Ganesha, Bandung

1, 2, 3

hello.suciaulia@gmail.com

, windanurhizriyati2626@gmail.com

erix.gunawan@piksi.ac.id

Abstrak

Received:

Revised :

Accepted:

30-07-2021

13-08-2021

24-08-2021

Latar Belakang: Rekam medis sebagai salah satu dokumen

penting dari suatu institusi yang menyediakan layanan

kesehatan hingga saat ini masih memiliki sejumlah dinamika

yang cukup kompleks dalam proses pengelolaannya.

Ketidaktepatan penyimpanan dokumen rekam medis dapat

menghambat pelayanan kesehatan. Rumah Sakit Kencana

yang berada di Kota Serang kerap ditemukan missfile. Hal ini

dikarenakan masih belum optimal dalam pelaksanaannya,

penggunaan tracer dan kode warna yang belum dilakukan,

SPO yang ada belum dapat dilaksanakan secara maksimal,

para petugas yang mengelola dokumen rekam medis juga

belum pernah mengikuti pelatihan, serta minimnya kapasitas

ruang filling.

Tujuan: Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui

secara mendalam tentang apa saja yang menjadi penyebab

terjadinya missfile dokumen rekam medis di Rumah Sakit

Kencana Kota Serang dilihat dari aspek manajemennya.

Metode: Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah

deskriptif dengan pendekatan kualitatif menggunakan

pedoman observasi dan wawancara.

Hasil: Hasil penelitian menunjukkan bahwa penyebab utama

terjadinya missfile di Rumah Sakit Kencana Kota Serang

adalah mengenai keterbatasan kapasitas ruang filling yang

akhirnya menimbulkan multiplier effect berupa dokumen

rekam medis yang tersimpan secara acak (tidak teratur),

sehingga diharapkan agar menambah kapasitas ruang

penyimpanan dokumen rekam medis melalui pembangunan

ruang penyimpanan baru yang lebih representatif.

Kesimpulan: Kesimpulannya penelitian ini bahwa penyebab

paling dominan atas terjadinya missfile pada rumah sakit

tersebut adalah karena unsur material dimana kapasitas

ruangan penyimpanan dokumen rekam medis dapat

dikategorikan sudah over capacity.

Kata kunci: missfile; dokumen rekam medis; manajemen.

Abstract

Background: Medical records as one of the important

documents of an institution that provides health services to

Suci Aulia Ramadhanti, Winda Nurhizriyati, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,

1(8), 1068-1078

Tinjauan Penyebab Terjadinya Missfile Bagian Penyimpanan Guna Menunjang

Penerapan Unsur Manajemen di RS Kencana Serang 1069

date still have a number of dynamics that are quite complex

in the management process. Inaccurate storage of medical

record documents can hinder health services. Serang City

Kencana Hospital is often found with missfiles. This is

because the implementation is still not optimal, the use of

tracers and color codes has not been carried out, the

existing SOPs cannot be implemented optimally, the officers

who manage medical record documents have also never

attended training, and the lack of filling room capacity.

Objective: The purpose of this study was to find out in depth

what is the cause of the missfile of medical record

documents at Kencana Hospital Serang City seen from the

management aspect.

Methods: The method used in this research is descriptive

with a qualitative approach using observation and interview

guidelines.

Results: The results showed that the main cause of missfiles

at Kencana Hospital Serang City was the limited capacity of

the filling room which eventually caused a multiplier effect

in the form of medical record documents that were stored

randomly (irregularly), so it was hoped that it would

increase the capacity of the medical record document

storage space. through the construction of a new, more

representative storage space.

Conslusion: The conclusion of this study is that the most

dominant cause of missfiles in the hospital is due to material

elements where the capacity of the medical record document

storage room can be categorized as over capacity.

Keywords: missfile; medical record documents;

management.

Coresponden Author : Suci Aulia Ramadhanti

Email : hello.suciaulia@gmail.com

PENDAHULUAN

Rumah sakit merupakan salah satu fasilitas kesehatan yang berfungsi sebagai

penyedia layanan kesehatan bagi masyarakat (Dyahariesti & Yuswantina, 2019).

Keberadaan rumah sakit sejatinya merupakan representasi atas upaya dari Pemerintah

Negara Republik Indonesia dalam menjamin kesehatan masyarakatnya. Sehingga, rumah

sakit menjadi salah satu institusi layanan kesehatan yang memiliki peran sentral dalam

menyelenggarakan serta mengimplementasikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat

yang membutuhkan layanan kesehatan.

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang

Rumah Sakit, dikatakan bahwa rumah sakit mempunyai kewajiban memberikan

pelayanan kesehatan yang aman, bermutu, anti diskriminasi dan efektif dengan

mengutamakan kepentingan pasien sesuai standar pelayanan rumah sakit (Undang-

Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009, 44 C.E.). Dalam rangka

mengimplementasikan upaya peningkatan mutu serta efisiensi pelayanan kesehatan di

rumah sakit, maka diperlukan adanya dukungan dari berbagai elemen yang terkait. Salah

satu faktor yang ikut mendukung keberhasilan upaya tersebut adalah terlaksananya

Suci Aulia Ramadhanti, Winda Nurhizriyati, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 
1(8), 1068-1078 
Tinjauan Penyebab Terjadinya Missfile Bagian Penyimpanan Guna Menunjang  
Penerapan Unsur Manajemen di RS Kencana Serang                                          1070 
   
penyelenggaraan rekam medik yang sesuai dengan standar yang berlaku (Firdaus et al., 
2008). 
Rekam  Medis  menurut  Permenkes  RI  Nomor  269/Menkes/Per/III/2008  ialah 
berkas  yang  berisi  catatan  dan  dokumen  tentang  identitas  pasien,  pemeriksaan, 
pengobatan,  tindakan  dan  pelayanan  lain  kepada  pasien  pada  fasilitas  pelayanan 
kesehatan  (Menkes,  2008).  Rekam  medis  adalah  elemen  yang  sangat  penting  dalam 
aktivitas operasional/ manajemen rumah sakit. Rekam medis memiliki manfaat dalam hal 
penyajian informasi yang tepat dan akurat serta komprehensif mengenai proses pelayanan 
medis  dan  kesehatan  di  rumah  sakit,  baik  yang  dilakukan  pada  masa  lalu,  masa  kini 
maupun yang diperkirakan akan terjadi pada masa mendatang (Muninjaya, 2016). 
Ruang  penyimpanan  merupakan  tempat  yang  secara  khusus  digunakan  untuk 
menyimpan dokumen rekam medis bagi pasien rawat jalan, rawat inap dan merupakan 
salah  satu  unit  rekam  medis  yang  bertanggung  jawab  dalam  penyimpanan  dan 
pengembalian  kembali  dokumen  rekam  medis  (Budi,  2011).  Tujuan  penyimpanan 
dokumen rekam medis adalah mempermudah serta mempercepat ditemukannya kembali 
dokumen rekam medis yang disimpan dalam rak filling, mudah mengambil dari tempat 
penyimpanan,  mudah  dalam  pengembalian  dokumen  rekam  medis,  serta  dapat 
melindungi  dokumen  rekam  medis  dari  bahaya  pencurian,  bahaya  kerusakan  fisik, 
kimiawi dan biologi (Djohar et al., 2018) 
Menurut  (Simanjuntak  &  Sirait,  2018),  penyimpanan  berkas  rekam  medis 
sangatlah penting untuk melihat riwayat penyakit pasien dan kunjungan ulang pasien oleh 
sebab itu cara penyimpanan berkas rekam medis harus diatur dengan baik. Pengelolaan 
dokumen  rekam  medis  yang  ideal  membutuhkan  suatu  sistem  yang  berguna  sebagai 
bagian  dari  upaya  untuk  mewujudkan  pengelolaan  dokumen  rekam  medis  yang  lebih 
efektif dan efisien (Suraja, 2019). Merujuk pada konsepsi tersebut, maka dalam proses 
pengelolaan dokumen rekam medis dibutuhkan pula suatu konsep manajemen. Menurut 
(Hasibuan & Hasibuan, 2016), manajemen merupakan suatu kajian yang berasal dari to 
manage  yang  memiliki  makna  mengatur.  Dalam  manajemen  dikenal  pula  beberapa 
pertanyaan penting seperti apa yang diatur, apa tujuannya diatur, mengapa harus diatur, 
siapa  yang  mengatur  dan  bagaimana  mengaturnya.  Melalui  sejumlah  pertanyaan 
mendasar  dalam  kajian  manajemen,  maka  timbullah  unsur-unsur  dalam  manajemen 
seperti,  man  (manusia),  methode  (metode),  machine  (mesin/alat),  money  (modal)  dan 
material (bahan) (Diantari & Wuryanto, 2018).  
Berdasarkan pada hasil observasi di  Rumah Sakit Kencana Kota Serang kerap 
ditemukan  missfile  dokumen  rekam  medis.  Hal  itu  dapat  dilihat  pada  saat  melakukan 
pencarian nomor rekam medis pasien di ruang filling, terdapat banyak dokumen rekam 
medis yang salah letak  atau pun tidak ditemukan/hilang pada rak penyimpanan rekam 
medis tersebut, sehingga dapat menghambat jalannya pelayanan pasien di rumah sakit. 
Hal ini dikarenakan di Rumah Sakit Kencana Kota Serang masih belum optimal dalam 
pelaksanaannya, seperti penggunaan tracer dan kode warna belum dilakukan, SPO yang 
ada belum dapat dilaksanakan secara maksimal. Para petugas yang mengelola dokumen 
rekam medis di rumah sakit tersebut juga belum pernah mengikuti pelatihan. Selain itu, 
penyimpanan  dokumen  rekam  medis  di  Rumah  Sakit  Kencana  Kota  Serang  juga 
terkendala  akibat  minimnya  kapasitas  ruang  penyimpanan  dokumen  rekam  medis  dan 
kebutuhan untuk adanya penambahan rak penyimpanan pun belum dapat terlaksana. 
Penelitian  ini  memiliki  peranan  penting  dalam  konteks  penanggulangan 
timbulnya missfile pada manajemen rekam medis di suatu sarana pelayanan kesehatan. 
Hasil  dalam  penelitian  ini  diharapkan  mampu  menjadi  terobosan  dalam  hal 
pengidentifikasian  persoalan-persoalan  yang  berpotensi  menjadi  penyebab  missfile 
melalui  implementasi  manajemen  yang  di  dalamnya  terdapat  unsur  man,  method, 
machine, money dan material.    
Manajemen  pengelolaan  rumah  sakit  untuk  menanggulangi  persoalan  missfile 
sejatinya dapat diwujudkan secara baik dengan proses manajemen yang baik, konsisten 

Suci Aulia Ramadhanti, Winda Nurhizriyati, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,

1(8), 1068-1078

Tinjauan Penyebab Terjadinya Missfile Bagian Penyimpanan Guna Menunjang

Penerapan Unsur Manajemen di RS Kencana Serang 1071

dan kontinu. (Djohar et al., 2018) menyatakan bahwa program pelatihan khusus untuk

petugas rekam medis memiliki urgensi yang vital untuk dilaksanakan. Hal tersebut harus

dilakukan agar para petugas rekam medis dapat mendesain ulang ruang filling agar jarak

antar rak filling lebih ergonomis, menggunakan tracer dan memaksimalkan pencatatan

pada buku ekspedisi, pemasangan protap/SOP di ruang penyimpanan (filling) dan

mensosialisasikan protap/SOP, mggunakan kode warna pada map folder, perlunya

menggunakan sistem elektronik seperti SIMRS di bagian administrasi.

Merujuk pada riset sebelumnya, maka orientasi yang dibangun dalam penelitian

ini lebih mengarah pada aspek gagasan dalam manajemen pengelolaan rekam medis pada

suatu sarana pelayanan kesehatan. Gagasan tersebut selanjutnya digunakan sebagai acuan

analisis untuk mendeteksi dan mengidentifikasikan persoalan-persoalan dalam

pengelolaan rekam medis dalam konteks penanggulangan missfile. Sehingga, konsepsi

dalam identifikasi persoalan terjadinya missfile dapat menjadi lebih akurat.

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka penulis memiliki ketertarikan

untuk melakukan penelitian dengan judul “Tinjauan Penyebab Terjadinya Missfile

Bagian Penyimpanan Guna Menunjang Penerapan Unsur Manajemen di Rumah Sakit

Kencana Serang” Oleh karena itu, tujuan dilakukan penelitian ini adalah untuk

mengetahui secara mendalam tentang apa saja yang menjadi penyebab terjadinya missfile

dokumen rekam medis di Rumah Sakit Kencana Kota Serang dilihat dari aspek

manajemennya.

METODE PENELITIAN

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif.

Prosedur pelaksanaan penelitian akan lebih banyak berorientasi pada pemaparan fakta dan

temuan di lokasi penelitian. Metode penelitian kualitatif merupakan prosedur penelitian

yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang

dan perilaku yang dapat diamati (Moleong, 2017). Data yang digunakan dalam penelitian

ini adalah data primer, dimana data diperoleh langsung dari informan penelitian dengan

menggunakan alat pengukuran atau alat pengambil data, langsung pada subjek sebagai

sumber informasi yang dicari.

Data primer pada penelitian ini bersumber dari hasil observasi dan wawancara

dengan informan penelitian, yaitu petugas bagian penyimpanan dokumen rekam medis di

Rumah Sakit Kencana Kota Serang. Observasi adalah melakukan pengamatan langsung

yang terencana meliputi melihat, mendengar dan mencatat jumlah aktivitas tertentu yang

berhubungan dengan masalah yang akan diteliti. Sedangkan wawancara adalah cara

mengumpulkan data dengan mengajukan pertanyaan kepada informan secara mendalam.

Instrumen penelitian menggunakan pedoman wawancara yang disusun berdasarkan teori

manajemen (Hasibuan & Hasibuan, 2016) yang menyatakan bahwa manajemen memiliki

5 unsur yaitu man, methode, machine, money, material. Hasil pengumpulan data tersebut

selanjutnya dianalisis menggunakan teknik triangulasi sumber data dengan tahapan

mendapatkan data, menyaring informasi dan membuat sintesis dari data yang telah

difilter.

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan melalui mekanisme observasi (pengamatan) dan

wawancara yang telah dilakukan di Rumah Sakit Kencana Kota Serang, dari hasil

penelitian dapat diketahui bahwa :

Suci Aulia Ramadhanti, Winda Nurhizriyati, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,

1(8), 1068-1078

Tinjauan Penyebab Terjadinya Missfile Bagian Penyimpanan Guna Menunjang

Penerapan Unsur Manajemen di RS Kencana Serang 1072

1. Unsur Manusia (Man)

Sumber daya manusia merupakan unsur yang paling utama dalam proses

pengelolaan dokumen rekam medis. Rumah Sakit Kencana Kota Serang dalam

pengelolaan dokumen rekam medis dikelola oleh dua orang petugas.

Tabel 1. Karakteristik Petugas Filling Rumah Sakit Kencana Kota Serang

Karakteristik

Petugas Filling

Tugas

Petugas Filling 1

Petugas Filling 2

Jenis Kelamin

Laki-Laki

Perempuan

Usia

47 Tahun

42 Tahun

Pendidikan

SMK

D3 Keperawatan

Masa Kerja

8 Tahun

7 Tahun

Pelatihan yang diikuti

Sumber refrensi data tabel: Hasil Penelitian, 2021

Berdasarkan tabel 1, karakteristik kedua informan penelitian yang berstatus

sebagai petugas penyimpanan dokumen rekam medis tersebut.

Diketahui bahwa petugas filling belum pernah mengikuti pelatihan.

Pernyataan tersebut sesuai dengan yang di ungkapkan oleh petugas filling, “Selama

ini kami belum pernah mengikuti kegiatan pelatihan”. Meskipun kualifikasi

pendidikan petugas filling memang belum memenuhi standar, tetapi berdasarkan

wawancara diketahui juga bahwa petugas filling dipandu oleh salah satu PMIK

yang ada di unit rekam medis Rumah Sakit Kencana Kota Serang dalam

melaksanakan tugasnya. Karena banyaknya dokumen rekam medis yang harus

disediakan dan dikembalikan, maka petugas cenderung lelah. Kelelahan kerja dapat

menghambat dan mengganggu stabilitas dalam melakukan pekerjaan serta dapat

menurunkan kinerja petugas dalam melaksanakan tugasnya. Hal ini dimungkinkan

karena kurangnya konsentrasi petugas, sehingga petugas salah dalam menjajarkan

dokumen rekam medis dan dapat menjadi penyebab terjadinya missfile. Hal

tersebut dinyatakan oleh informan penelitian yang dapat dilihat dalam petikan

wawancara di bawah ini :

“Ketika ada permintaan dokumen rekam medis lalu kami mencarinya

seringkali memang ada yang tidak dapat ditemukan (missfile), karena

boleh jadi belum dikembalikan, dan mungkin karena ketidaktelitian kami

akibat kurang fokus saat melakukan penyimpanan. Karena yang bertugas

dalam penyimpanan berkas rekam medis disini kita cuman berdua. Jadi,

suka kadang keteteran pas dokumen yang masuk ke kita lagi banyak-

banyaknya. Tapi yah, selama ini meskipun kami cukup kelelahan

menangani hal itu, tetap kami coba buat bekerja sebaik mungkin karena itu

sudah kewajiban kami”. (Hasil wawancara dengan Petugas Rekam Medis

Rumah Sakit Kencana Kota Serang).

Berdasakan pada hasil wawancara dengan informan penelitian, maka dapat

diketahui bahwa meskipun dua petugas rekam medis terkadang harus kewalahan

dalam menangani sejumlah dokumen, namun keduanya mengaku bahwa mereka

telah berupaya untuk melakukan pekerjaannya sebaik mungkin. Dalam konteks ini,

artinya unsur man dalam manajemen pengelolaan dokumen rekam medis dapat

dikategorikan cukup baik, meskipun jumlah petugas dapat dikategorikan kurang

memadai. Karena perlunya konsentrasi tinggi untuk menghindari tertukarnya

angka-angka dalam melakukan penyimpanan, petugas harus lebih teliti lagi dalam

Suci Aulia Ramadhanti, Winda Nurhizriyati, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,

1(8), 1068-1078

Tinjauan Penyebab Terjadinya Missfile Bagian Penyimpanan Guna Menunjang

Penerapan Unsur Manajemen di RS Kencana Serang 1073

menempatkan dokumen rekam medis. Para petugas pun perlu untuk mengikuti

pelatihan guna menambah wawasan dan dapat meningkatkan kinerja petugas.

2. Unsur Metode (Methode)

Metode merupakan suatu tata cara kerja atau metode yang baik akan

memperlancar jalannya pekerjaan. Dalam hal ini, metode yang tepat akan

membantu tugas seorang petugas filling, sehingga akan lebih cepat dalam

pelaksanaan pelayanan kesehatan yang ada di rumah sakit.

Standar Prosedur Operasional adalah suatu instruksi/langkah-langkah yang

disusun serta dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu, dimana

Standar Prosedur Operasional dapat memberikan langkah terbaik berdasarkan

kesepakatan dan keputusan bersama untuk melaksanakan berbagai macam kegiatan

dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan

suatu standar profesi (Menkes, 2007). Rumah Sakit Kencana Kota Serang, sudah

terdapat SPO mengenai penyimpanan, tetapi belum dapat disosialisasikan serta

dilaksanakan secara maksimal.

Metode atau prosedur yang diterapkan oleh Rumah Sakit Kencana Kota

Serang menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi, dimana dokumen rekam

medis pasien rawat inap dan rawat jalan disimpan dalam 1 (satu) folder dokumen

rekam medis dan pada tempat yang sama di unit rekam medis. Sedangkan sistem

penomorannya menggunakan unit numbering system, dimana setiap pasien yang

berkunjung ke Rumah Sakit Kencana akan mendapatkan satu nomor rekam medis

baik untuk rawat jalan maupun rawat inap yang digunakan selamanya dan untuk

kunjungan berikutnya. Sistem penjajaran dokumen rekam medis yang diterapkan di

Rumah Sakit Kencana Kota Serang adalah straight numerical filling (sistem nomor

langsung), dimana penyimpanan dokumen rekam medis ke dalam rak dilakukan

secara berurut sesuai dengan urutan nomornya. Keterangan sebagaimana diuraikan

dalam deskripsi tersebut merupakan hasil petikan wawancara antara peneliti

dengan informan penelitian yang menyatakan bahwa :

“Di sini, kami pakainya metode penyimpanan sentralisasi, jadi dokumen-

dokumen rekam medis ini mau yang rawat inap atau yang rawat jalan

disatukan pada tempat yang sama. Terus kalau untuk penomorannya kita

pakai sistem nomor unit dengan penjajarannya itu menggunakan sistem

nomor langsung”. (Hasil wawancara dengan Petugas Rekam Medis Rumah

Sakit Kencana Kota Serang).

Merujuk pada hasil wawancara tersebut, maka dapat dipahami bahwa

dalam unsur metode, Rumah Sakit Kencana Kota Serang sejatinya telah

menggunakan metode pengelolaan dokumen rekam medis yang dinilai efektif,

dimana saat ini metode yang digunakan adalah sentralisasi.

3. Unsur Mesin/Alat (Machine)

Mesin/alat merupakan perangkat yang digunakan untuk menunjang

manajemen dokumen rekam medis di rumah sakit. Mesin/alat yang digunakan di

Rumah Sakit Kencana Kota Serang, berupa software berbasis komputer yang

digunakan sebagai komponen penunjang dokumen rekam medis adalah software

SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) yang digunakan pada bagian

administrasi atau pendaftaran pasien rumah sakit sejak akhir tahun 2020.

“Untuk alat, kita sudah pakai komputer yang ada sistem SIMRS-nya dalam

menunjang proses administrasi (pendaftaran) pasien. Jadi, sudah modern

Suci Aulia Ramadhanti, Winda Nurhizriyati, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,

1(8), 1068-1078

Tinjauan Penyebab Terjadinya Missfile Bagian Penyimpanan Guna Menunjang

Penerapan Unsur Manajemen di RS Kencana Serang 1074

lah, sudah nggak manual lagi dicatat gitu kan, seperti dulu.”. (Hasil

wawancara dengan Petugas Rekam Medis Rumah Sakit Kencana Kota

Serang).

“Disini belum menggunakan tracer, peminjaman rekam medis pun masih

dicatat secara manual pada buku ekspedisi”.

Alat yang menunjang dalam proses pengelolaan rekam medis di Rumah

Sakit Kencana Kota Serang saat ini berdasarkan keterangan informan telah

menerapkan sistem komputerisasi dengan aplikasi SIMRS (Sistem Informasi

Manajemen Rumah Sakit). Menurut informan, hal tersebut sudah cukup baik dalam

mendukung aktivitas rekam medis di rumah sakit tersebut. Tetapi disana tidak

didukung dengan penggunaan tracer yang juga sangat penting untuk mengetahui

dan sebagai petunjuk keberadaan dokumen rekam medis yang keluar dari rak

penyimpanan. Tidak digunakannya tracer pada sistem penyimpanan dapat menjadi

penyebab terjadinya missfile.

4. Unsur Modal (Money)

Modal memiliki fungsi sentral dalam manajemen pengelolaan dokumen

rekam medis pada suatu institusi kesehatan. Wawancara yang dilakukan oleh

peneliti dengan petugas rekam medis di Rumah Sakit Kencana Kota Serang,

peneliti tidak mendapat jawaban narasumber untuk menginformasikan hal tersebut

mengenai jumlah dana yang dianggarkan. Tingkat kejadian missfile dapat semakin

tinggi, apabila dana rumah sakit tidak memenuhi dalam pengadaan (ketersediaan)

peralatan pendukung di unit rekam medis. Namun demikian, narasumber penelitian

mengatakan bahwa pihak unit rekam medis sudah mengajukan permintaan ruang

penyimpanan serta penambahan jumlah rak penyimpanan rekam medis

dikarenakan jumlah pasien yang semakin meningkat, sehingga dokumen rekam

medis di Rumah Sakit Kencana Kota Serang kian hari kian bertambah jumlahnya.

Dalam hal ini, informan menyatakan bahwa :

“Untuk urusan keuangan kita di bagian rekam medis ini selalu mengajukan

kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan untuk menunjang pengelolaan rekam

medis itu sendiri. Perencanaan kebutuhan ruangan dan rak penyimpanan

untuk menyimpan dokumen rekam medis agar rekam medis bisa terjaga

dengan baik pun sudah kami ajukan. Karena kondisi di ruang penyimpanan

lama sudah sangat penuh sekali, dokumen juga jadi tertumpuk-tumpuk

dalam kardus di unit rekam medis. Kita sering melakukan pengajuan untuk

permintaan ruangan beserta penambahan rak penyimpanan, tetapi sampai

sekarang belum di acc”. (Hasil wawancara dengan Petugas Rekam Medis

Rumah Sakit Kencana Kota Serang).

Berdasarkan pada petikan wawancara dengan informan penelitian, maka

dapat diketahui bahwa dalam unsur modal, bagian rekam medis Rumah Sakit

Kencana Kota Serang senantiasa menganggarkan sejumlah dana yang digunakan

untuk menunjang proses kegiatan pada bagian rekam medis. Hal tersebut dapat

menjadi sinyal positif bagi upaya yang dilakukan pihak rumah sakit dalam

membenahi dan menanggulangi kebutuhan-kebutuhan pada bagian rekam medis.

Dalam hal ini juga, keterbatasan ruang beserta rak penyimpanan, seharusnya

menjadi point penting yang perlu diupayakan agar bisa menjadi salah satu yang

mendukung penerapan manajemen yang tepat di unit rekam medis serta bisa

mencapai suatu sistem di rumah sakit agar mencapai pelayanan yang baik dan

cepat sesuai dengan yang diharapkan..

Suci Aulia Ramadhanti, Winda Nurhizriyati, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,

1(8), 1068-1078

Tinjauan Penyebab Terjadinya Missfile Bagian Penyimpanan Guna Menunjang

Penerapan Unsur Manajemen di RS Kencana Serang 1075

5. Unsur Bahan (Material)

Bahan adalah suatu fasilitas yang digunakan untuk menunjang tujuan

dalam pelaksanaan sistem penyimpanan kesehatan yang ada di suatu rumah sakit.

Berkas atau dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia,

maka setiap lembar formulir berkas atau dokumen rekam medis harus dilindungi

dengan cara dimasukan ke dalam map sehingga setiap map berisi data dan

informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individu.

Berdasarkan pada hasil penelitian, unsur material yang digunakan sebagai

bahan penyimpanan file dokumen rekam medis di Rumah Sakit Kencana Kota

Serang adalah berupa map berbahan sejenis karton. Map/folder berkas rekam

medis yang baik yaitu dengan bahan yang tebal, tidak mudah sobek, dan terdapat

penggunaan kode warna. Namun, Rumah Sakit Kencana Kota Serang belum

menggunakan kode warna pada bagian penomoran di map dokumen rekam medis.

Seperti yang dikatakan petugas, “Kita belum menggunakan kode warna pada map

dokumen”. Menurut analisis, kode warna dapat digunakan untuk memudahkan

petugas dalam pengambilan dan penjajaran dokumen rekam medis serta dapat

mengurangi kesalahan letak (missfile) dalam penyimpanan dokumen rekam medis.

Rak yang digunakan untuk menyimpan map dokumen rekam medis

merupakan rak terbuka yang terbuat dari besi. Sementara itu karena banyaknya

dokumen pasien membuat dokumen rekam medis di rak penyimpanan penuh

sehingga mengakibatkan dokumen rekam medis tersimpan secara berdesak-

desakkan di dalam rak penyimpanan.

Sehingga sarana untuk menyimpan dokumen rekam medis juga dengan

menggunakan banyak kardus yang diletakkan di lantai, akibat dari sudah penuhnya

rak penyimpanan di ruang filling. Hal ini mengakibatkan dokumen rekam medis

yang kurang tertata rapi dan mengurangi kenyamanan bagi petugas dalam

menyimpan dokumen rekam medis tersebut, sehingga dapat menjadi penyebab

kejadian missfile. Dari hasil penelitian juga dapat diketahui bahwa kapasitas ruang

penyimpanan dokumen rekam medis yang tidak begitu luas dan sudah sangat

sempit akibat semakin bertambahnya dokumen rekam medis yang kian hari kian

bertambah. Sedangkan untuk memperluas kapasitas ruang penyimpanan dokumen

rekam medis, pihak Rumah Sakit Kencana Kota Serang cukup kesulitan karena

ketersediaan lahan Rumah Sakit yang terbatas.

“Memang kapasitas ruangnya yang terbatas. Jadi, banyak dokumen rekam

medis yang akhirnya tercecer karena sudah over capacity”. (Hasil

wawancara dengan Petugas Rekam Medis Rumah Sakit Kencana Kota

Serang).

Informasi yang disampaikan oleh informan penelitian tersebut menegaskan

bahwa kebutuhan akan ruang penyimpanan serta bahan-bahan material pendukung

seperti ruang untuk penempatan rak penyimpanan dokumen-dokumen rekam medis

sangat penting. Namun demikian, hingga saat ini kebutuhan untuk bahan-bahan

material tersebut masih belum dapat dipenuhi oleh pihak rumah sakit. Sehingga,

para petugas rekam medis hingga saat ini masih berurusan dengan sulitnya

melakukan tracking dokumen rekam medis terutama dokumen-dokumen yang telah

disimpan dalam waktu yang lama.

B. Pembahasan

Merujuk pada hasil penelitian sebagaimana diuraikan dalam deskripsi

sebelumnya, maka dapat diketahui bahwa terjadinya missfile yang ada di Rumah Sakit

Suci Aulia Ramadhanti, Winda Nurhizriyati, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,

1(8), 1068-1078

Tinjauan Penyebab Terjadinya Missfile Bagian Penyimpanan Guna Menunjang

Penerapan Unsur Manajemen di RS Kencana Serang 1076

Kencana Kota Serang lebih didominasi oleh faktor yang bukan berasal dari human error

saja, tetapi terjadinya kejadian missfile dokumen rekam medis lebih banyak disebabkan

akibat semakin berkurangnya daya tampung Rumah Sakit Kencana Kota Serang.

Kekurangan daya tampung dokumen rekam medis tersebut terjadi karena dokumen rekam

medis yang selalu bertambah setiap harinya (Rudiansyah, 2020), namun tidak diimbangi

dengan penyesuaian kapasitas ruangan penyimpanan dokumen rekam medis di Rumah

Sakit Kencana Kota Serang.

Multiplier effect yang timbul dari kurangnya kapasitas penyimpanan dokumen

rekam medis adalah sulitnya para petugas pengelola dokumen rekam medis dalam

tracking dan pencarian data pasien yang sebelumnya telah mengakses layanan kesehatan

di Rumah Sakit Kencana Kota Serang. Bukan hanya tentang tracking database rekam

medis saja yang bermasalah, kekurangan kapasitas atau daya tampung dokumen rekam

medis juga pada akhirnya menjadikan manajemen penyimpanan dokumen tersebut

menjadi tidak teratur dan banyak ditemukan dokumen rekam medis yang menumpuk pada

kardus di lantai ruang penyimpanan dan di ruang unit rekam medis. Kondisi tersebut

tentu bukan merupakan kondisi yang ideal bagi penyelenggaraan manajemen rekam

medis di rumah sakit.

Missfile pada dokumen rekam medis sejatinya tidak boleh terjadi dalam suatu

fasilitas yang memberikan layanan kesehatan karena dapat menghilangkan unsur

efektifitas dan efisiensi sistem manajemen dan pengelolaan dokumen. Deskripsi tersebut

sesuai dengan pendapat yang menyatakan bahwa prosedur penyimpanan dokumen rekam

medis yang baik yaitu dokumen rekam medis yang telah selesai proses disimpan pada rak

penyimpanan, dilakukan penyortiran untuk mencegah kesalahan letak (missfile),

ketepatan penyimpanan dengan petunjuk arah tracer yang tersimpan, tracer dikeluarkan

setelah dokumen rekam medis kembali, ketepatan penyimpanan dimulai dari grup warna

pada masing-masing rak dan posisi urutan nomor (Dewi & Agustina, 2017).

Metode yang diterapkan dalam manajemen dokumen rekam medis di Rumah

Sakit Kencana Kota Serang, berdasarkan keterangan yang disampaikan oleh narasumber

penelitian pada hakikatnya sesuai dengan standar prosedur operasional yang mendasar

dan sesuai dengan prinsip pengelolaan dokumen rekam medis yang berlaku di Indonesia.

Penggunaan sistem penomoran unit numbering system dengan sistem penyimpanan

sentralisasi dan penjajaran dokumennya menggunakan mekanisme straight numerical

filling (SNF). Namun demikian, penerapan metode manajemen dokumen rekam medis

tersebut tidak didukung oleh daya tampung ruang penyimpanan dokumen rekam medis

yang pada akhirnya tetap menimbulkan persoalan berupa terjadinya missfile di Rumah

Sakit Kencana Kota Serang.

Sementara itu dalam konteks money (modal), dapat diasumsikan bahwa jumlah

kebutuhan dana yang dianggarkan oleh Rumah Sakit Kencana Kota Serang untuk

mengelola dokumen rekam medis bersifat sangat rahasia. Namun demikian, informan

menjelaskan bahwa unit rekam medis selalu mengajukan untuk kebutuhan ruangan serta

penambahan rak di ruang penyimpanan dokumen rekam medis.

Machine (mesin/alat) yang digunakan dalam pengelolaan dokumen rekam medis

di Rumah Sakit Kencana Kota Serang saat ini telah sesuai dengan standar minimal

penggunaan software rumah sakit yaitu, SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah

Sakit). Penggunaan software tersebut hanya mampu meng-cover kebutuhan registrasi

yang digunakan pada bagian administrasi dan pendaftaran pasien. Diketahui bahwa

penggunaan software SIMRS tersebut tidak didukung dengan penggunaan tracer sebagai

pengganti berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. Dan masih

dilakukannya pencatatan pengambilan pengembalian berkas rekam medis secara manual.

Penggunaan tracer dapat digunakan sebagai mekanisme penataan ulang dokumen rekam

medis di Rumah Sakit Kencana Kota Serang. Penggunaan tracer itu sendiri dapat

digunakan untuk mengendalikan missfile dokumen rekam medis dan pemberian kode

Suci Aulia Ramadhanti, Winda Nurhizriyati, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 
1(8), 1068-1078 
Tinjauan Penyebab Terjadinya Missfile Bagian Penyimpanan Guna Menunjang  
Penerapan Unsur Manajemen di RS Kencana Serang                                          1077 
   
warna pada sampul dokumen rekam medis untuk memudahkan petugas dalam pencarian 
berkas rekam medis yang dibutuhkan juga dapat mengurangi terjadinya kejadian missfile. 
Hasil penelitian ini memiliki relevansi dengan penelitian yang dilakukan oleh 
(Djohar  et  al.,  2018)  yang  menyatakan  bahwa  hasil  penelitian    yang  dilakukan 
menemukan fakta bahwa dari 385 dokumen rekam medis rawat jalan, hampir seluruh 
yaitu  274  (71,1%)  yang  dokumen  rekam  medis  rawat  jalan  tidak  tercatat  di  buku 
ekpedisi dan tidak tahu keberadaannya. Dari 4 rak yang diamati terdapat 170 (44,1%) 
dokumen  rekam  medis  yang  mengalami  missfile,  yaitu  tidak  sesuai  pada  rak 
semestinya atau terletak pada rak lain. Perlunya mengadakan pelatihan khusus untuk 
petugas rekam medis, melakukan desain ulang pada ruang filling agar jarak antar rak 
filling  lebih  ergonomis,  menggunakan  tracer  dan  memaksimalkan  pencatatan  pada 
buku  ekspedisi,  pemasangan  protap/SPO  di  ruang  penyimpanan  (filling)  dan 
mensosialisasikan protap/SPO, menggunakan kode warna pada map folder, perlunya 
menggunakan sistem elektronik seperti SIMRS di bagian administrasi.  
 
 
KESIMPULAN 
 
Berdasarkan pada hasil analisis tinjauan penyebab terjadinya missfile di bagian 
penyimpanan  Rumah  Sakit  Kencana  Kota  Serang  maka  dapat  disimpulkan  bahwa 
penyebab paling dominan atas terjadinya missfile pada rumah sakit tersebut ialah karena 
unsur  material  dimana  kapasitas  ruangan  penyimpanan  dokumen  rekam  medis  dapat 
dikategorikan  sudah  over  capacity.  Petugas  pengelola  dokumen  rekam  medis  sangat 
kesulitan  untuk  menyimpan  dan  mengatur  dokumen  rekam  medis  di  ruangan  yang 
semakin hari kian menyempit akibat bertambahnya jumlah dokumen.  
Kondisi ruang penyimpanan yang semakin berkurang kapasitasnya tersebut perlu 
ditanggulangi  oleh  pihak  Rumah  Sakit  Kencana  Kota  Serang  guna  menyelesaikan 
persoalan missfile pada rumah sakit tersebut. Sehingga, tata kelola dokumen rekam medis 
akan  lebih  efektif  dan  efisien.  Kondisi  tersebut  diharapkan  akan  memudahkan  kinerja 
pegawai  di  Rumah  Sakit  Kencana  Kota  Serang  dalam  kaitannya  dengan  manajemen 
dokumen rekam medis. Beberapa alternatif yang dapat dilakukan  salah satunya adalah 
dengan menambah kapasitas ruang penyimpanan dokumen rekam melalui pembangunan 
ruang penyimpanan baru yang lebih representatif. Sehingga, potensi terjadinya missfile 
dokumen rekam medis diharapkan dapat diminimalisir pada masa mendatang.    
 
 
BIBLIOGRAFI 
 
Budi, S. C. (2011). Manajemen unit kerja rekam medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis 
Media. 
Dewi, F. D., & Agustina, K. (2017). Analisis Sistem Pelayanan Rekam Medis Rawat Inap 
di RSUP Dr. Kariadi Semarang Tahun 2016. Jurnal Vokasi Indonesia, 5(2), 2017. 
Diantari,  N.  P.  N.,  &  Wuryanto,  S.  (2018).  Analisis  Indikator  Efisiensi  Pengelolaan 
Rawat Inap Berdasarkan Grafik Barber Johnson Di Rumah Sakit Tk. Ii 04.05. 01 
Dr. Soedjono Magelang Tahun 2017. 
Djohar,  D.,  Oktavia,  N.,  &  Damayanti,  F.  T.  (2018).  Analisis  Penyebab  Terjadinya 
Missfile  Dokumen  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  di  Ruang  Penyimpanan  (Filling) 
RSUD  Kota  Bengkulu  Tahun  2017.  Jurnal  Manajemen  Informasi  Kesehatan 
Indonesia (JMIKI), 6(2), 79–86. 
Dyahariesti, N., & Yuswantina, R. (2019). Evaluasi Keefektifan Penggelolaan Obat di 
Rumah Sakit. Media Farmasi Indonesia, 14(1), 1485–1492. 
Firdaus, S. U., Kirana, R. C., Siswantiti, N. T., & Saddhono, K. (2008).  Rekam medik 
dalam sorotan hukum dan etika. Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP). 

Suci Aulia Ramadhanti, Winda Nurhizriyati, Erix Gunawan /Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia,

1(8), 1068-1078

Tinjauan Penyebab Terjadinya Missfile Bagian Penyimpanan Guna Menunjang

Penerapan Unsur Manajemen di RS Kencana Serang 1078

Hasibuan, M. S. P., & Hasibuan, H. M. S. P. (2016). Manajemen sumber daya manusia.

Bumi Aksara.

INDONESIA, P. R. (44 C.E.). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun

2009 Tentang Rumah Sakit.

Menkes, R. I. (2007). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

512/Menkes/Per/IV/2007 Tentang Izin Praktik dan Pelaksanaan Praktik Kedokteran.

Jakarta: Menkes RI.

Menkes, R. I. (2008). Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam

Medis. Jakarta: Kemenkes RI.

Moleong, L. J. (2017). Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya,

2013). Munawir, Ahmad Warson, Kamus Al-Munawir.

Muninjaya, G. A. A. (2016). Manajemen Kesehatan Edisi Ke-3. Jakarta: EGC.

Rudiansyah, M. K. (2020). Analisis Kebutuhan RAK Penyimpanan Dokumen Rekam

Medis Lima Tahun Mendatang Di Puskesmas Emparu. Journal Perekam Medis Dan

Informasi Kesehatan, 3(2), 57–61.

Simanjuntak, E., & Sirait, L. W. O. (2018). Faktor-faktor penyebab terjadinya missfile di

bagian penyimpanan berkas rekam medis rumah sakit mitra medika medan tahun

2017. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 3(1), 370–

379.

Suraja, Y. (2019). Pengelolaan Rekam Medis Pada Fasilitas Pelayanan Kesehatan. Jurnal

Administrasi Dan Kesehatan, 4(1), 62–71.

terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)

license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).