Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, Juli 2021, 1 (7), 815 - 820

p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534

Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index

DOI : 10.36418/cerdika.v1i7.132 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika

FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN DISTRIBUSI

REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT TK II DUSTIRA

CIMAHI

Indri Ismawati

, Nurul Aulia Yulianti

, Irda Sari

Politeknik Piksi Ganesha

1, 2, 3

indriismawati21@gmail.com

, [email protected]

, irdasari13@gmail.com

Abstrak

Received:

Revised :

Accepted:

01-07-2021

16-07-2021

25-07-2021

Latar Belakang: Salah satu bentuk pelayanan di rumah

sakit terutama dibagian rawat jalan yaitu pendistribusian

rekam medis yang dapat mempengaruhi kepuasan pasien.

Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan, diperoleh bahwa

terdapat keterlambatan pendistribusian dokumen rekam

medis lebih dari 10 menit.

Tujuan: Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui

faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi keterlambatan

distribusi rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit TK II

Dustira Cimahi.

Metode: Metode penelitian yang digunakan adalah

penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Metode

pengumpulan data yang digunakan adalah menggunakan

observasi dan wawancara. Sampel yang digunakan

berjumlah 92 berkas rekam medis rawat jalan di Rumah

Sakit TK II Dustira Cimahi.

Hasil: Hasil penelitian menunjukan bahwa persentase

keterlambatan pendistribusian dokumen rekam medis rawat

Jalan di Rumah Sakit TK II Dustira Cimahi periode 21-23

Juni 2021 mengalami keterlambatan 48% dari sampel 92

dokumen rekam medis rawat jalan sedangkan 52% dokumen

rekam medis rawat jalan sudah memenuhi standar waktu

yang ditentukan.

Kesimpulan: Faktor yang mempengaruhi keterlambatan

pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan yaitu

karena kurangnya sumber daya manusia dibagian distribusi,

kurangnya rak penyimpanan dokumen rekam medis dan

tugas rangkap yang dilakukan oleh petugas distribusi rekam

medis.

Kata Kunci: persentase pendistribusian rekam medis;

dokumen rekam medis; faktor penyebab

keterlambatan distribusi rekam medis.

Abstract

Background: One form of service in hospitals, especially in

the outpatient department, is the distribution of medical

records that can affect patient satisfaction. Based on the

results of the field work practice, it was found that there was

a delay in the distribution of medical record documents for

Indri Ismawati, Nurul Aulia Yulianti and Irda Sari/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 815-

820

Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah

Sakit Tk II Dustira Cimahi 816

more than 10 minutes.

Objective: The purpose of this study was to determine what

factors affect the delay in the distribution of outpatient

medical records at the TK II Dustira Cimahi Hospital.

Methods: The research method used is descriptive research

with a qualitative approach. The data collection method used

is using observation and interviews. The sample used was 92

outpatient medical record files at TK II Dustira Cimahi

Hospital. The results showed that the percentage of delays in

the distribution of outpatient medical record documents at the

TK II Dustira Cimahi Hospital for the period 21-23 June

2021 experienced a delay of 48% from a sample of 92

outpatient medical record documents while 52% of outpatient

medical record documents have met the specified time

standard.

Conclusion: Factors that affect the delay in the distribution

of outpatient medical record documents are due to the lack of

human resources in the distribution section, the lack of

medical record document storage racks and duplicate tasks

carried out by medical record distribution officers.

Keywords: percentage of medical record distribution;

medical record documents; factors causing

delay in medical record distribution.

Correspondence: Indri Ismawati

Email: indriismawati21@gmail.com

PENDAHULUAN

Pelayanan publik merupakan kegiatan pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai

dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas

barang, jasa, dan pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan

publik (Indonesia, 2009). Salah satu penyelenggara pelayanan publik dalam hal ini adalah

Rumah Sakit, yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pelayanan publik di bidang

kesehatan. Pelayanan kesehatan adalah tersedianya pelayanan yang berhasil guna dan

berdaya guna yang tersebar secara merata diseluruh Indonesia. Dengan demikian

terwujudnya derajat kesehatan masyarakat yang optimal dapat tercapai bagi setiap orang

sehingga dapat hidup produktif secara sosial dan ekonomis (Rahmah & Wahyuni, 2015).

Rumah sakit merupakan sarana pelayanan kesehatan, tempat berkumpulnya orang

sakit maupun orang sehat, dan juga dapat menjadi tempat penularan penyakit serta

memungkinkan terjadinya pencemaran lingkungan dan gangguan kesehatan (Kepmenkes,

2004). Rumah sakit memiliki berbagai bentuk pelayanan, salah satunya yaitu pelayanan

rawat jalan. Rawat jalan adalah pelayanan medis kepada seorang pasien dan tidak lebih

dari 24 jam pelayanan untuk tujuan pengamatan, diagnosis, pengobatan, rehabilitasi, dan

pelayanan kesehatan lainnya, tanpa mengharuskan pasien tersebut di rawat inap

(Rahmatika, 2004). Upaya untuk meningkatkan pelayanan yang dilakukan oleh Rumah

Sakit adalah dengan menyelenggarakan berbagai unit sebagai pelakasana program-

program untuk tercapainya pelayanan berkualitas. Salah satu indikator pelayanan yang

berkualitas adalah dengan tercapainya tertib administrasi yang dapat dilihat dari sistem

Indri Ismawati, Nurul Aulia Yulianti  and Irda Sari/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 815-
820 
Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah 
Sakit Tk II Dustira Cimahi                           817 
pengelolaan  rekam  medis  yang  baik.  Rumah  sakit  membutuhkan  unit-unit  pembantu 
untuk menjalankan tugasnya, diantaranya adalah unit rekam medis (Budi, 2011) 
  Rekam  Medis  adalah  berkas  berisi  catatan  dan  dokumen  tentang  pasien  yang 
berisi  identitas,  pemeriksaan,  pengobatan,  tindakan  medis  lain  pada  sarana  pelayanan 
kesehatan  untuk  rawat  jalan,  rawat  inap  baik  dikelola  pemerintah  maupun  swasta 
(Permenkes, 2008). Rekam medis juga merupakan keterangan baik yang tertulis maupun 
terekam  tentang  identitas,  anamnesis,  penentuan  fisik  laboratorium  diagnosis  segala 
pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang 
dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat (Depkes, 
2008). Secara umum isi Rekam Medis dapat dibagi dalam dua kelompok data yaitu, data 
medis atau data klinis dan data sosiologis atau data non-medis. 
  Mutu  pelayanan  kesehatan  adalah  derajat  kesempurnaan  pelayanan  kesehatan 
yang sesuai dengan standar profesi dan standar pelayanan dengan menggunakan potensi 
sumber daya yang tersedia di rumah sakit atau puskesmas secara wajar, efisien dan efektif 
serta  diberikan  secara  aman  dan  memuaskan  sesuai  norma,  etika,  hukum,  dan  sosial 
budaya  dengan  memperhatikan  keterbatasan  dan  kemampuan  pemerintah,  serta 
masyarakat konsumen (Bustami, 2011). 
Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, 
cepat, serta nyaman. Masa kerja mempengaruhi kinerja petugas rekam medis, semakin 
lama  bekerja  maka  semakin  cepat  dalam  melayani  pengambilan  berkas  rekam  medis 
sehingga  dapat  meminimalisir  waktu  tunggu  pasien  (Siagian,  2008).  Mutu  pelayanan 
kesehatan bisa disebut baik jika di dukung oleh sistem pelayanan rekam medis yang cepat 
dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh rumah sakit.  
  Salah satu bentuk pelayanan di rumah sakit terutama dibagian rawat jalan yaitu 
pendistribusian  rekam  medis.  Sistem  pendistribusian  yang  baik  adalah  sistem 
pendistribusian yang cepat, baik dan efisien (Hatta, 2008). Distribusi rekam medis adalah 
kegiatan mencatat nomor rekam medis yang telah di cari oleh petugas filling pada buku 
ekpedisi sesuai poli yang dituju, kemudian rekam medis tersebut diantarkan menuju poli 
oleh petugas distribusi rekam medis. Apabila waktu dalam pendistribusian rekam medis 
lama,  maka  akan  menghambat  terhadap  pelayanan  kesehatan  yang  diberikan  kepada 
pasien dan menjadi salah satu indikator dalam mengukur kepuasan pasien.  
  Dalam  rangka  mengetahui  lebih  mendalam  terkait  hal  tersebut,  peneliti 
mengambil  kajian  tentang  faktor-faktor  yang  mempengaruhi  keterlambatan 
pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit TK II Dustira Cimahi. 
 
 
METODE PENELITIAN 
 
  Jenis  penelitian ini  adalah penelitian  deskriptif  yaitu penelitian yang dilakukan 
untuk  menjelaskan  dan  menggambarkan  secara  sistematis,  masalah,  fakta,  keadaan, 
fenomena,  variabel,  program  atau  informasi  yang  diperlukan  dari  lapangan  dengan 
pendekatan kualitatif  (Miharti, 2018). Peneleitian deskriftif juga merupakan suatu metode 
untuk  mendeskripsikan  tentang  sesuatu  keadaan  secara  objektif,  memecahkan  dan 
menjawab  permasalahan  yang  sedang  di  hadapi  pada  situasi  sekarang.  Menurut 
(Sugiyono, 2016). Metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang digunakan 
untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah dimana peneliti adalah sebagai instrumen 
kunci. Penelitian ini menjelaskan atau mendeskripsikan tentang pendistribusian dokumen 
rekam medis pasien rawat jalan di Rumah Sakit TK II Dustira Cimahi dan menjelaskan 
tentang faktor apa saja yang mempengaruhi keterlambatan distribusi rekam medis rawat 
jalan di Rumah Sakit TK II Dustira Cimahi. Subjek dalam penelitian ini yaitu, petugas 
distribusi  rekam  medis.  Objek  penelitian  atau  sasaran  penelitian  adalah  berkas  rekam 
medis rawat jalan Rumah Sakit TK II Dustira Cimahi. Metode pengumpulan data yang 
digunakan  adalah  menggunakan  observasi.  dan  wawancara.  Menurut  (Saryono,  2010), 

Indri Ismawati, Nurul Aulia Yulianti and Irda Sari/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 815-

820

Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah

Sakit Tk II Dustira Cimahi 818

wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur dan dapat

dilakukan dengan langsung atau menggunakan telepon. Menurut (Notoatmodjo, 2010),

observasi yaitu suatu prosedur terencana, antara lain mencatat jumlah dan taraf aktifitas

berhubungann masalah penelitian Penelitian ini menggunakan teknik analisis kualitatif

dengan memaparkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan, serta dihasilkan

upaya rekomendasi sejalan dengan penelitian (Azis & Deharja, 2020).

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada tanggal 21-23 Juni 2021 di Rumah Sakit TK II

Dustira Cimahi. Berdasarkan hasil survey Praktek Kerja Lapangan yang dilakukan di

Rumah Sakit TK II Dustira Cimahi terdapat masalah mengenai keterlambatan

pendistribusian rekam medis. Pengambilan sampel dihitung dari jumlah dokumen rekam

medis rawat jalan periode tanggal 21-23 Juni 2021 dengan jumlah 1.196 pasien rawat

jalan. Sampel yaitu bagian dari keseluruhan objek yang diteliti dan dianggap mewakili

keseluruhan populasi. Perhitungan jumlah sampel menggunakan rumus Slovin (Sevilla et.

aI. 2007) dalam (Medis, n.d.).





























n= 92,28

n= 92 sampel

Berdasarkan hasil perhitungan tersebut diperoleh sampel berkas rekam medis

pasien rawat jalan sebanyak 92 sampel.

Tabel 1. Jumlah Sampel Rekam Medis

Interval Waktu

(Menit)

DRM Rawat Jalan

Keterangan

<10 Menit

Tepat

>10Menit

Tidak tepat

Jumlah

Sumber refrensi data tabel: Data Primer tanggal 21-23 Juni 2021

B. Pembahasan

Berdasarkan tabel dapat diketahui bahwa pendistribusian rekam medis rawat

jalan di Rumah Sakit TK II Dustira Cimahi yang kurang dari 10 menit berjumlah 53

dokumen rekam medis, sedangkan pendistribusian rekam medis rawat jalan yang lebih

dari 10 menit berjumlah 39 dokumen rekam medis. Berdasarkan tabel kategorisasi

pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit TK II Dustira Cimahi

periode 21-23 Juni 2021 dapat digambarkan dalam diagram sebagai berikut:

Indri Ismawati, Nurul Aulia Yulianti and Irda Sari/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 815-

820

Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah

Sakit Tk II Dustira Cimahi 819

Gambar 1. Diagram Persentase

Berdasarkan diagram diatas dapat disimpulkan bahwa persentase pendistribusian

dokumen rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit TK II Dustira Cimahi periode 21-23

Juni 2021 mengalami keterlambatan 48% dari sampel 92 dokumen rekam medis rawat

jalan sedangkan 52% dokumen rekam medis rawat jalan sudah memenuhi standar waktu

yang ditentukan. Faktor yang mempengaruhi keterlambatan pendistribusian dokumen

rekam medis rawat jalan yaitu karena kurangnya sumber daya manusia dibagian

distribusi, kurangnya rak penyimpanan dokumen rekam medis dan tugas rangkap yang

dilakukan oleh petugas distribusi rekam medis.

KESIMPULAN

Persentase pendistribusian dokumen rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit TK II

Dustira Cimahi periode 21-23 Juni 2021 mengalami keterlambatan 48% dari sampel 92

dokumen rekam medis rawat jalan sedangkan 52% dokumen rekam medis rawat jalan

sudah memenuhi standar waktu yang ditentukan.

Kurangnya jumlah petugas distribusi rekam medis di Rumah Sakit TK II Dustira

Cimahi mengakibatkan tingginya beban kerja yang di lakukan. Kurangnya rak

penyimpanan sehingga dokumen rekam medis masih banyak Yang tercecer menyulitkan

petugas untuk mencari dokumen rekam medis, sehingga memperlambat pendistribusian

dokumen rekam medis rawat jalan.

Dokumen rekam medis yang sulit ditemukan membuat petugas distribusi ikut serta

untuk mencari dokumen rekam medis tersebut sehingga petugas distribusi merangkap

menjadi petugas filling.

BIBLIOGRAFI

Azis, F., & Deharja, A. (2020). Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Pendistribusian

Dokumen Rekam Medis ke Poli Bedah di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. J-

REMI: Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, 1(4), 424–430.

Budi, S. C. (2011). Manajemen unit kerja rekam medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis

Media.

Bustami, M. S. (2011). Penjaminan mutu pelayanan kesehatan & akseptabilitasnya.

58%

42%

Tepat Tidak Tepat

Indri Ismawati, Nurul Aulia Yulianti  and Irda Sari/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 815-
820 
Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Distribusi Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah 
Sakit Tk II Dustira Cimahi                           820 
Depkes, R.  I.  (2008).  Standar  Pelayanan Minimal  Rumah Sakit.  Jakarta:  Departemen 
Kesehatan RI, 18. 
 
Hatta,  G.  R.  (2008).  Pedoman  Manajemen  Informasi  Kesehatan  di  sarana  pelayanan 
kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia. 
 
Indonesia,  P.  R.  (2009).  Undang-Undang  RI  No.  25  Tahun  2009  tentang  Pelayanan 
Publik. Lembaran Negara RI Tahun 2009. Sekretariat Negara. Jakarta, 1–77. 
 
Kepmenkes,  R.  I.  (2004).  Keputusan  Menteri  Kesehatan  Republik  Indonesia  Nomor 
1204.  MENKES/SK/X/2004  Tentang  Persyaratan  Kesehatan  Lingkungan  Rumah 
Sakit.  
 
Medis,  L. W. P. R. (n.d.).  Tinjauan  Lama Waktu Pendistribusian Rekam Medis  Pada 
Pasien Rawat Jalan Di Rsu Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016. 
 
Miharti, R. (2018). Faktor Penyebab  Keterlambatan Penyediaan Berkas Rekam Medis 
Pasien Rawat Jalan Berdasarkan Standar Pelayanan Minimal Di Rsud Tidar Kota 
Magelang Tahun 2018. 
 
Notoatmodjo, S. (2010). Metode Penelitian Kesehatan. Jakarta. Rineka Cipta. 
 
Permenkes,  R.  I. (2008). No 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam  Medis.  Jakarta: 
Menteri Kesehatan Reupublik Indonesia. 
 
Rahmah, E. R.,  &  Wahyuni, I.  (2015).  Faktor-Faktor  Yang Mempengaruhi Kecepatan 
Pengambilan  Dokumen  Rekam  Medis  Rawat  Jalan  RSUD  dr.  Soekardjo  Kota 
Tasikmalaya 2014. Jurnal Persada Husada Indonesia, 2(5), 32–44. 
 
Rahmatika, Y. (2004). Analisis Tingkat Kepuasan Pasien Rawat Jalan Terhadap Kualitas 
Pelayanan (Studi Kasus: Rumah Sakit Pusat Pertamina). IPB (Bogor Agricultural 
University). 
 
Saryono,  A.  (2010).  Metodologi  penelitian  kualitatif  dalam  bidang  kesehatan. 
Yogyakarta: Nuha Medika, 98–99. 
 
Siagian, P. S. (2008). Manajemen Sumber Daya M anusia, jakarta: Bumi Askara. 2000. 
Teori Dan Praktek Kepemimpinan. 
 
Sugiyono. (2016). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. PT Alfabet. 
 
 
 
© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication 
under  the  terms  and  conditions  of  the  Creative  Commons 
Attribution  (CC  BY  SA)  license 
(https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/). 
 