Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, September 2021, 1 (9), 1170-1176
p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534
Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index
DOI : 10.36418/cerdika.v1i9.130 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika
ANALISIS PELAKSANAAN RETENSI DAN PENYIMPANAN
DOKUMEN REKAM MEDIS INAKTIF FILING RAWAT JALAN
DI RUMAH SAKIT X MAJALENGKA
Muhammad Galih*
Rekam Medis Informasi dan Kesehatan, Politeknik Piksi Ganesha Bandung, Indonesia
Piksi.muhammadgalih.18303149@gmail.com*
Abstrak
Received:
Revised :
Accepted:
05-07-2021
15-09-2021
24-09-2021
Latar Belakang: Rekam medis adalah berkas isi catatan dan
dokumen tentang pasien yang berisi identitas pasien, hasil
pemeriksaan pasien, pengobatan pasien, tindakan medis lain
pada sarana pelayanan kesehatan untuk rawat jalan, rawat
inap baik dikelola pemerintah maupun swasta.
Tujuan: Tujuan dari penelitian ini adalah untuk
menganalisis pelaksanaan retensi dan penyimpanan
dokumen rekam medis inaktif filing rawat jalan di Rumah
Sakit X Majalengka. Dengan tujuan kasus: Pelaksanaan
retensi, prosedur retensi, jadwal retensi arsip (JRA), sarana
retensi dan sistem penyimpanan dokumen rekam medis
inaktif di Rumah Sakit X Majalengka.
Metode: Penelitian ini dilakukan pada bulan mei 2021.
pengumpulan datanya dengan wawancara dan observasi.
Populasi penelitian ini terdiri dari kepala instalasi sebanyak
1 orang dan petugas filing rawat jalan sebanyak 2 orang di
Rumah Sakit X Majalengka tahun 2021 dengan
menggunakan Metode Kualitatif Data.
Hasil: Hasil penelitian ini menunjukan bahwa pelaksanaan
retensi belum sesuai dengan Standar Operasional Prosedur
karena jadwal arsip yang tidak jelas, tidak menggunakan
bukti pencatatan retensi dokumen rekam medis rawat jalan
dan tidak ada jadwal retensi. Terkait sistem penyimpanan
Dokumen Rekam Medis inaktif disimpan diruangan yang
terpisah dari penyimpanan Dokumen Rekam Medis yang
masih aktif. Disimpan dengan mengurutkan nomor terakhir
pasien dan bentukannya sudah di ikat dan di simpan ke dalam
penyimpanan yang belum sesuai standar operasional
prosedur. Penyimpanannya belum menggunakan rak
penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Kesimpula: Penulis menyimpulkan bahwa pelaksanaan
Retensi di Rumah Sakit X Majalengka belum sesuai Standar
Operasional Prosedur.
Kata kunci: retensi; penyimpanan; rekam medis.
Abstract
Background: Medical record is a file containing records
and documents about patients containing patient identity,
patient examination results, patient treatment, other
Muhammad Galih/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9), 1170-1176
Analisis Pelaksanaan Retensi Dan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif Filing
Rawat Jalan Di Rumah Sakit X Majalengka 1171
medical actions at health service facilities for outpatient,
inpatient, whether managed by the government or private.
Objective: The purpose of this study was to analyze the
implementation of retention and storage of inactive medical
record documents for outpatient filing at X Majalengka
Hospital. With case objectives: Implementation of
retention, retention procedures, archive retention schedule
(JRA), retention facilities, and inactive medical record
document storage system at X Majalengka Hospital.
Methods: This research was conducted in May 2021. The
data were collected by interview and observation. The
population of this study consisted of 1 installation head and
2 outpatient filing officers at X Majalengka Hospital in
2021 using the Qualitative Data Method.
Results: The results of this study indicate that the
implementation of retention is not by the Standard
operating procedures because the archive schedule is not
clear, does not use evidence of retention of outpatient
medical record documents and there is no retention
schedule. Regarding the inactive Medical record document
storage system, it is stored in a separate room from the
active Medical record document storage system. Stored by
sorting the patient's last number and the shape has been tied
and stored in the storage that is not by standard operating
procedures the storage has not used the Medical record
document storage rack.
Keywords: retention; storage; medical record.
*Coresponden Author : Muhammad Galih
*Email: Piksi.muhammadgalih.18303[email protected]
PENDAHULUAN
Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap,
rawat jalan dan gawat darurat (Depkes, 2014). Rumah sakit adalah bagian integral dari
suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna
(komprenhsif), penyembuhan penyakit (preventif) kepada masyarakat. Setiap rumah sakit
berkewajiban diupayakan menyelenggarakan rekam medis dengan baik dan benar sesuai
dengan standar yang bertahap diupayakan mencapai standar internasional (P. R. Indonesia,
44 C.E.).
Rekam medis pelayanan kesehatan yang berkembang di Indonesia sangat beragam
diantaranya ada rumah sakit, puskesmas, dokter praktik swasta, balai pengobatan, klinik 24
jam, dan dokter keluarga (Lindawati, 2018). Rumah sakit menjadi salah satu fasilitas
penyediaan layanan kesehatan yang lain. Menurut World Health Organization, rumah sakit
adalah suatu bagian menyeluruh dari organisasi sosial dan medis yang berfungsi
memberikan pelayanan kesehatan yang lengkap kepada masyarakat, baik kuratif maupun
rehabilitatif, rumah sakit juga merupakan pusat latihan tenaga kesehatan, serta untuk
penelitian biososial (Budi, 2011).
Rekam medis adalah berkas isi catatan dan dokumen tentang pasien yang berisi
identitas pasien, hasil pemeriksaan pasien, pengobatan pasien, tindakan medis lain pada
Muhammad Galih/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9), 1170-1176
Analisis Pelaksanaan Retensi Dan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif Filing
Rawat Jalan Di Rumah Sakit X Majalengka 1172
sarana pelayanan kesehatan untuk rawat jalan, rawat inap baik dikelola pemerintah maupun
swasta. Setiap rumah sakit atau pelayanan kesehatan lainnya wajib terdapat rekam medis
karena juga sebagai bukti pelayanan apa saja yang telah diberikan kepada pasien dan juga
perekam medis dilarang memberi tahu isi dari dokumen rekam medis pasien kepada
siapapun itu karena dokumen rekam medis sangat bersifat rahasia seperti yang diatur
dalam (Nomor, 10 C.E.) tentang wajib simpan rahasia dokter. Peraturan ini mengatur
kewajiban menyimpan kerahasiaan isi berkas rekam medis (Menkes, 2008).
Rekam medis ada dua jenis yaitu rekam medis aktif dan in aktif. Rekam medis aktif
adalah rekam medis yang masih dipergunakan karena frekuensi kunjungannya masih
memungkinkan dipertahankannya rekam medis tersebut, sedangkan rekam medis in aktif
adalah rekam medis yang telah mencapai waktu tertentu tidak pernah digunakan lagi karena
pasiennya tidak pernah berkunjung ke rumah sakit tersebut (Sudra, 2010).
Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis adalah suatu kegiatan memisahkan
antara dokumen berkas rekam medis yang masih aktif dan non aktif atau biasa disebut in-
aktif (Aziz, 2020). Tujuan nya yaitu untuk mengurangi beban penyimpanan dokumen
rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian
diabadikan atau dimusnahkan. Dokumen rekam medis (DRM) yang sudah diretensi
disimpan di ruangan terpisah dari dokumen rekam medis yang masih aktif (Haris, 2019).
Sebelum melakukan retensi perlu disusun jadwal retensi berdasarkan surat edaran
direktorat jendral pelayanan medis tentang pemusnahan rekam medis.
Adapun landasan hukum yang digunakan dalam penyelenggaraan sistem
pengabdian dan pemusnahan yaitu permenkes 269 tahun 2008 tentang rekam medis dan
surat edaran direktorat jendral pelayanan medis No.HK.00.06.15.0011160 tahun 1995
tentang petunjuk teknis pengadaan formulir dasar rekam medis dan pemusnahaan rekam
medis dirumah sakit (Menkes, 2008).
Berdasarkan hasil survei awal diketahui Rumah Sakit X Majalengka telah
melakukan retensi sejak tahun 2019 dan menurut hasil observasi awal keluhan mengapa
baru dilakukan retensi dari tahun tersebut karena sumber daya manusia yang kurang
memadai. Adapun pelaksaaan retensinya yaitu menggunakan tahun terakhir kunjungan
rawat jalan dan tidak dilakukan pencatatan untuk bukti bahwa sudah dilakukan retensi
terhadap dokumen rekam medis (DRM) pasien tersebut. Retensi yang dilakukan juga tidak
menggunakan jadwal retensi arsip dan tidak dipisahkan berdasarkan penggolongan
penyakit, sehingga saat melakukan retensi membutuhkan waktu yang cukup lama karena
mengambil berkas rawat jalan dari rak penyimpanan dan memilahnya satu persatu untuk
retensi tersebut, serta dilakukan dengan melihat dari bulan dan tahun terakhir saja dan
dilakukan tanpa menggunakan indeks penyakit. Setelah dilakukan retensi untuk
penyimpanan dokumen rekam medis (DRM) in aktif dimasukkan ke dalam kardus yang
sudah tidak terpakai dan penyimpanannya belum dipisahkan dengan dokumen rekam medis
(DRM) pasien yang masih aktif.
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis di Rumah Sakit X Majalengka
menggunakan sistem desentralisasi, sistem penyimpanannya dengan memisahkan
dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap dan rawat darurat pada folder
tersendiri. Sehingga berbeda dalam jangka waktu penyimpanan dokumen rawat jalan
dengan dokumen rawat inap. Dokumen rawat inap lebih lama waktu penyimpanannya
karena dibutuhkan dalam persiapan nilai guna, sedangkan dokumen rawat jalan akan
semuannya dimusnahkan guna keperluan retensi DRM. Dan di Rumah Sakit X Majalengka
tidak memiliki kebijakan mengenai pelaksanaan retensi dan sistem penyimpanan dokumen
rekam medis in aktif, mengingat kebijakan itu penting guna menjadi pedoman atau dasar
rencana untuk menentukan dan melaksanakan suatu pekerjaan dalam mencapai tujuan.
Berdasarkan pelaksanaan retensi tersebut maka dapat ditemukan masalah dalam
pelaksanaan retensi hanya menggunakan tanggal terakhir pasien berobat dan tidak
dikelompokan berdasarkan jenis penyakit, serta penyimpanan dokumen rekam medis
inaktif disimpan didalam kardus berdasarkan nomer rekam medisnya. Dimana faktor
Muhammad Galih/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9), 1170-1176
Analisis Pelaksanaan Retensi Dan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif Filing
Rawat Jalan Di Rumah Sakit X Majalengka 1173
penyebab masalahnya antara lain kebijakan mengenai pelaksanaan retensi dan
penyimpanan dokumen rekam medis inaktif, sarana retensi, sarana penyimpanan dokumen
rekam medis inaktif, dan pengetahuan petugas filing.
Hal ini berdampak pada pelayanan dokumen rekam medis (DRM) bagian filing
yaitu dari hasil pelaksanaan retensi tidak biasa memilah kasus penyakit dan sistem
penyimpanannya tidak membantu persiapan nilai guna. Penelitian ini di lakukan untuk
mengidentifikasi prosedur retensi di Rumah Sakit X Majalengka. Rumah Sakit X
Majalengka sebelumnya tidak menerima mahasiswa untuk melakukan penelitian, sehingga
belum ada hasil penelitian sebelumnya.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan analisis deskriptif, yaitu penelitian yang mengarahkan
pada sekumpulan objek yang memiliki tujuan untuk memberikan gambaran atau
mendiskripsikan suatu keadaan tertentu (Notoatmodjo, 2010).
Dengan penelitian yang dilakukan untuk mendeskripsikan atau menguraikan
tentang Analisis Pelaksaan Retensi dan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif
Filing Rawat Jalan di Rumah Sakit X Majalengka”. Metode pengambilan data yang
digunakan dalam penelitian ini dengan cara observasi dan wawancara dengan meminta data
di bagian rekam medis. Populasi penelitian ini terdiri dari subjek yaitu kepala instalasi
sebanyak 1 orang dan petugas filing rawat jalan sebanyak 2 orang di Rumah Sakit X
Majalengka tahun 2021. Sedangkan objek penelitian adalah pelaksanaan retensi dan sistem
penyimpanan dokumen rekam medis inaktif tahun 2016 di Rumah Sakit X Majalengka,
instrument yang digunakan yaitu pedoman observasi dan pedoman wawancara. Kemudian
dianalisis sesuai teori.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Prosedur Retensi
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan peneliti dengan cara observasi dan
wawancara pada tanggal 20 MEI 2021 bahwa pelaksanaan retensi di Rumah Sakit X
Majalengka belum sesuai Standar Operasional Prosedur karena jadwal arsip yang tidak
jelas, tidak menggunakan bukti pencatatan retensi dokumen rekam medis rawat jalan dan
tidak ada jadwal retensi. Untuk kebijakan mengenai pelaksanaan retensi tidak ada,
berdasarkan wawancara petugas filing Rumah Sakit X Majalengka untuk ketentuan
lamanya penyimpanan berkas rekam medis sekitar 4 atau 5 tahun. Untuk tahun 2016 dan
selanjutnya belum dilakukan retensi dan kemungkinan akan dilakukan akhir bulan juni ini
dengan format sambil berjalan.
Tahap pelaksanaan retensi rekam medis dipisahkan dari rak aktif ke rak inaktif
berdasarkan tanggal terakhir berobat, rekam medis diambil dari ruangan filing aktif
dipindahkan ke ruang inaktif dan disejajarkan (Restina et al., 2019). Dalam penjajaran
rekam medis inaktif menggunakan sistem terminal digit filing (TDF), agar
memudahkan dalam pencarian apabila ada yang memerlukan untuk riset atau penelitian
(Atika Nur et al., n.d.). Berkas rekam medis inaktif disimpan di rak berkas rekam medis
inaktif dan ada juga yang disimpan di dalam kardus atau karung.
Retensi adalahkegiatan memilah DRM aktif dengan DRM yang dinyatakan inaktif
sesuai dengan tanggal akhir pasien yang dating berobat.
Standar Operasional Prosedur Retensi
Berdasarkan wawancara dengan kepala instalasi rekam medis untuk Standar
Operasional Prosedur retensi di Rumah Sakit X Majalengka.
Muhammad Galih/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9), 1170-1176
Analisis Pelaksanaan Retensi Dan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif Filing
Rawat Jalan Di Rumah Sakit X Majalengka 1174
1) Pemindahan berkas rekam medis inaktif dilakukan dengan melihat tanggal kunjungan
terakhir pasien, minimal 5 tahun kunjungan terakhir dengan bantuan aplikasi SIMRS.
2) Sortir data Nomor DRM yang akan di inaktif kan di SIMRS. Dan selanjutnya berkas
rekam medis dikeluarkan dari rak penyimpanan tanpa menukar dari tracer atau bon
peminjaman karena berkas rekam medis itu bukan untuk di pinjam tapi untuk di
pindahkan. Berkas rekam medis yang telah di input di komputer disimpan di rak
penyimpanan berkas rekam medis inaktif. Jika pasien datang kembali sementara berkas
telah inaktif maka pasien dinyatakan pasien baru.
Sedangkan Standar operasional prosedur penyimpanan berkas rekam medis inaktif
di Rumah Sakit X Majalengka, Petugas rekam medis melakukan pemilahan rekam medis
aktif dan inaktif. Berkas rekam medis inaktif dikelompokan berdasarkan retensi atau lama
penyimpanan berkas rekam medis inaktif. Rekam medis inaktif disimpan di rak
penyimpanan terpisah dari rekam medis yang masih aktif, petugas rekam medis mencatat
berkas rekam medis yang inaktif atau bisa pake aplikasi SIMRS.
Standar Operasional Prosedur yang dapat disingkat sebagai SOP, adalah suatu
alur/cara kerja yang sudah ter-standarisasi, Standar Operasional Prosedur ini memiliki
kekuatan sebagai suatu petunjuk. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki
suatu prosedur tertulis yang pasti.
Jadwal Retensi Arsip ( JRA )
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas rekam medis terkait jadwal retensi
arsip di Rumah Sakit X Majalengka belum mempunyai petugas khusus untuk merentensi
berkas rekam medis, sehingga untuk proses dilakukan sambil berjalan setiap hari dengan
arsip sedikit demi sedikit.
Sedangkan terdapat dalam surat edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor
HK.00.06.1.5.01160 tertanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan
Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis Di Rumah Sakit,
untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses retensi harus terlebih dahulu
ditetapkan jadwal retensi arsip rekam medis (Mandia, 2020)
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Sarana Retensi
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan petugas rekam medis terkait
sarana yang digunakan untuk retensi di Rumah Sakit X Majalengka dari sisi tempat
penyimpanan masih belum bisa di katakan layak karena ruangannya masih kecil dan
disimpan ditempat yang belum memadai dan penyimpanannya belum menggunakan DRM.
Membuat sarana prasarana untuk penyimpanan berkas retensi rekam medis seperti
menyediakan ruangan khusus yang lebih besar, baik, aman, dan layak untuk menyimpan
DRM inaktif.
Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan petugas filing rawat jalan di
Rumah Sakit x majalengka terkait sistem penyimpanan DRM inaktif disimpan diruangan
yang terpisah dari penyimpanan DRM yang masih aktif. Disimpan dengan mengurutkan
nomor terakhir pasien dan bentukannya sudah diikat atau dikarungi dan penyimpanannya
belum menggunakan rak penyimpanan DRM.
Penyimpanan dokumen rekam medis dilakukan dengan cara sentralisasi dan
desentralisasi. Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis di pusatkan pada satu tempat
atau URM, sedangkan desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis di masing-masing
unit.
Muhammad Galih/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9), 1170-1176
Analisis Pelaksanaan Retensi Dan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif Filing
Rawat Jalan Di Rumah Sakit X Majalengka 1175
KESIMPULAN
Prosedur retensi di Rumah Sakit X Majalengka belum sesuai SOP karena jadwal
arsip yang tidak jelas, tidak menggunakan bukti pencatatan retensi dokumen rekam medis
rawat jalan dan tidak ada jadwal retensi. Standar Operasional Prosedur retensi di Rumah
Sakit X Majalengka. Pemindahan berkas rekam medis inaktif dilakukan dengan melihat
tanggal kunjungan terakhir pasien, minimal 5 tahun kunjungan terakhir dengan bantuan
aplikasi SIMRS. Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Rumah Sakit X Majalengka dari sisi
tempat penyimpanan masih belum bisa di katakan layak karena ruangannya masih kecil
dan disimpan ditempat yang belum memadai. Penyimpanan dokumen rekam medis inaktif
di Rumah Sakit X Majalengka terkait sistem penyimpanan DRM inaktif disimpan
diruangan yang terpisah dari penyimpanan DRM yang masih aktif dan disimpan dengan
mengurutkan nomor terakhir.
BIBLIOGRAF
Atika Nur, W., Setijaningsih, R. A., & SS, M. M. (n.d.). Tinjauan Pelaksanaan
Pengelolaan Dokumen Rekam Medis (Drm) Di Filing Rawat Inap Inaktif Rsud Kota
Semarang Tahun 2015.
Aziz, A. M. (2020). Perancangan Dan Pembuatan Sistem Informasi Retensi Berkas Rekam
Medis Menggunakan Visual Basic. Net Di Puskesmas Banjarsengon Jember.
Politeknik Negeri Jember.
Budi, S. C. (2011). Manajemen unit kerja rekam medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis
Media.
Depkes, R. I. (2014). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 56 Tahun
2014 tentang Klasifikasi dan Perijinan Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan
RI.
Haris, M. S. (2019). Perancangan Dan Pembuatan Aplikasi Retensi Berkas Rekam Medis
di RSD Balung Jember. Prosiding RMIK Politeknik Negeri Jember, 1(1).
Indonesia, F., & Edisi, I. V. (1995). Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Direktorat
Jendral Pengawasan Obat Dan Makanan.
Indonesia, P. R. (44 C.E.). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
Tentang Rumah Sakit.
Lindawati, R. (2018). Analisis Pelaksanaan Sistem Penomoran Rekam Medis Rawat Inap.
Journal Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan, 1(2), 6670.
Mandia, S. (2020). Sosialisasi Dan Praktek Retensi Dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis
Di Puskesmas Kuranji. Logista-Jurnal Ilmiah Pengabdian Kepada Masyarakat, 4(1),
6368.
Menkes, R. I. (2008). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
269/MenKes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Kementerian Kesehatan
RI.
Nomor, P. P. (10 C.E.). Tahun 1966. Wajib Simpan Rahasia Kedokteran.
Notoatmodjo, S. (2010). Ilmu perilaku kesehatan.
Restina, T., Rosita, A., & Nurjayanti, D. (2019). Sistem Retensi Rekam Medis Ditinjau
dari Standar Operasional Prosedur di RSU Muhammadiyah Ponorogo. 2-TRIK:
Tunas-Tunas Riset Kesehatan, 9(3), 212215.
Sudra, R. I. (2010). Statistik Rumah Sakit. In Graha Ilmu (Vol. 1). Garaha Bulan.
Permenkes No 56. 2014.Pedoman pelaksanaan program jaminan kesehatan nasional
Permenkes N0 55. 2013. jaminan kesehatan.
Kemenkes RI. 2013. Permenkes RI No.55 Tahun 2013 Tentang penyelenggaraan Pekerjaan
Perekam Medis. Jakarta: Depkes RI
Muhammad Galih/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9), 1170-1176
Analisis Pelaksanaan Retensi Dan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif Filing
Rawat Jalan Di Rumah Sakit X Majalengka 1176
© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication under the
terms and conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA)
license (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).