Muhammad Galih/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(9), 1170-1176
Analisis Pelaksanaan Retensi Dan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Inaktif Filing
Rawat Jalan Di Rumah Sakit X Majalengka 1172
sarana pelayanan kesehatan untuk rawat jalan, rawat inap baik dikelola pemerintah maupun
swasta. Setiap rumah sakit atau pelayanan kesehatan lainnya wajib terdapat rekam medis
karena juga sebagai bukti pelayanan apa saja yang telah diberikan kepada pasien dan juga
perekam medis dilarang memberi tahu isi dari dokumen rekam medis pasien kepada
siapapun itu karena dokumen rekam medis sangat bersifat rahasia seperti yang diatur
dalam (Nomor, 10 C.E.) tentang wajib simpan rahasia dokter. Peraturan ini mengatur
kewajiban menyimpan kerahasiaan isi berkas rekam medis (Menkes, 2008).
Rekam medis ada dua jenis yaitu rekam medis aktif dan in aktif. Rekam medis aktif
adalah rekam medis yang masih dipergunakan karena frekuensi kunjungannya masih
memungkinkan dipertahankannya rekam medis tersebut, sedangkan rekam medis in aktif
adalah rekam medis yang telah mencapai waktu tertentu tidak pernah digunakan lagi karena
pasiennya tidak pernah berkunjung ke rumah sakit tersebut (Sudra, 2010).
Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis adalah suatu kegiatan memisahkan
antara dokumen berkas rekam medis yang masih aktif dan non aktif atau biasa disebut in-
aktif (Aziz, 2020). Tujuan nya yaitu untuk mengurangi beban penyimpanan dokumen
rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian
diabadikan atau dimusnahkan. Dokumen rekam medis (DRM) yang sudah diretensi
disimpan di ruangan terpisah dari dokumen rekam medis yang masih aktif (Haris, 2019).
Sebelum melakukan retensi perlu disusun jadwal retensi berdasarkan surat edaran
direktorat jendral pelayanan medis tentang pemusnahan rekam medis.
Adapun landasan hukum yang digunakan dalam penyelenggaraan sistem
pengabdian dan pemusnahan yaitu permenkes 269 tahun 2008 tentang rekam medis dan
surat edaran direktorat jendral pelayanan medis No.HK.00.06.15.0011160 tahun 1995
tentang petunjuk teknis pengadaan formulir dasar rekam medis dan pemusnahaan rekam
medis dirumah sakit (Menkes, 2008).
Berdasarkan hasil survei awal diketahui Rumah Sakit X Majalengka telah
melakukan retensi sejak tahun 2019 dan menurut hasil observasi awal keluhan mengapa
baru dilakukan retensi dari tahun tersebut karena sumber daya manusia yang kurang
memadai. Adapun pelaksaaan retensinya yaitu menggunakan tahun terakhir kunjungan
rawat jalan dan tidak dilakukan pencatatan untuk bukti bahwa sudah dilakukan retensi
terhadap dokumen rekam medis (DRM) pasien tersebut. Retensi yang dilakukan juga tidak
menggunakan jadwal retensi arsip dan tidak dipisahkan berdasarkan penggolongan
penyakit, sehingga saat melakukan retensi membutuhkan waktu yang cukup lama karena
mengambil berkas rawat jalan dari rak penyimpanan dan memilahnya satu persatu untuk
retensi tersebut, serta dilakukan dengan melihat dari bulan dan tahun terakhir saja dan
dilakukan tanpa menggunakan indeks penyakit. Setelah dilakukan retensi untuk
penyimpanan dokumen rekam medis (DRM) in aktif dimasukkan ke dalam kardus yang
sudah tidak terpakai dan penyimpanannya belum dipisahkan dengan dokumen rekam medis
(DRM) pasien yang masih aktif.
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis di Rumah Sakit X Majalengka
menggunakan sistem desentralisasi, sistem penyimpanannya dengan memisahkan
dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap dan rawat darurat pada folder
tersendiri. Sehingga berbeda dalam jangka waktu penyimpanan dokumen rawat jalan
dengan dokumen rawat inap. Dokumen rawat inap lebih lama waktu penyimpanannya
karena dibutuhkan dalam persiapan nilai guna, sedangkan dokumen rawat jalan akan
semuannya dimusnahkan guna keperluan retensi DRM. Dan di Rumah Sakit X Majalengka
tidak memiliki kebijakan mengenai pelaksanaan retensi dan sistem penyimpanan dokumen
rekam medis in aktif, mengingat kebijakan itu penting guna menjadi pedoman atau dasar
rencana untuk menentukan dan melaksanakan suatu pekerjaan dalam mencapai tujuan.
Berdasarkan pelaksanaan retensi tersebut maka dapat ditemukan masalah dalam
pelaksanaan retensi hanya menggunakan tanggal terakhir pasien berobat dan tidak
dikelompokan berdasarkan jenis penyakit, serta penyimpanan dokumen rekam medis
inaktif disimpan didalam kardus berdasarkan nomer rekam medisnya. Dimana faktor