Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, Juli 2021, 1 (7), 761-774
p-ISSN: 2774-6291 e-ISSN: 2774-6534
Available online at http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika/index
DOI : 10.36418/cerdika.v1i7.118 http://cerdika.publikasiindonesia.id/index.php/cerdika
FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENYEDIAAN REKAM
MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT KURNIA CILEGON
Aliyah Az Zahra, Leni Herfiyanti
Politeknik Piksi Ganesha, Indonesia
1, 2
aliyah.icha9@gmail.com
1
; leniherfiyanti@gmail.com
2
Abstrak
Received:
Revised :
Accepted:
26-06-2021
14-07-2021
24-07-2021
Latar belakang: Ketepatan waktu dalam penyediaan rekam
medis merupakan suatu hal yang sangat penting untuk
menunjang pelayanan yang baik untuk pasien, namun
beberapa hal membuat penyediaan rekam medis menjadi
terlambat.
Tujuan: Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis faktor-
faktor keterlambatan penyediaan rekam medis rawat jalan di
Rumah Sakit Kurnia Cilegon.
Metode: Metode penelitian yang digunakan adalah metode
kualitatif untuk menganalisis faktor penyebab keterlambatan
dalam penyediaan rekam medis di bagian filing dengan
menggunakan unsur 5M (man, material, methode, machine,
money) untuk mengidentifikasi faktor penyebab
keterlambatan dalam penyediaan rekam medis di pelayanan
rawat jalan. Teknik pengumpulan data menggunakan
observasi dan wawancara kepada petugas rekam medis.
Hasil: Dari hasil penelitian didapatkan bahwa faktor
penyebab keterlambatan dalam penyediaan rekam medis
adalah rekam medis yang hilang, rusak, dan masih dalam
peminjaman.
Kesimpulan: Hasil penelitian menunjukkan bahwa
pendidikan dan pengetahuan petugas rekam medis masih
kurang, tidak diadakan pelatihan, tidak diadakan evaluasi
sehingga Standar Operasional Prosedur (SOP)
pendistribusian dan peminjaman tidak dijalankan secara
maksimal, rak yang tidak dapat menyimpan rekam medis
karena terlalu penuh dan map rekam medis yang mudah
rusak.
Kata kunci: rekam medis; keterlambatan; penyediaan;
rawat jalan.
Abstract
Background: Timeliness in providing medical records is a
very important thing to support good service for patients,
but several things make the provision of medical records
late.
Objective: This research aims to analyze and determine the
factors of delay in providing outpatient medical records at
Kurnia Hospital Cilegon.
Method: The research method used is a qualitative method
Aliyah Az Zahra, Leni Herfiyanti/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 761-774
Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit
Kurnia Cilegon 762
to analyze the factors causing delays in providing medical
records in the filing section using 5M elements (man,
material, method, machine, money) to identify factors
causing delays in providing medical record files in
outpatient services. Data collection techniques using
observation and interviews with medical record officers.
Results: From the results of the study, it was found that the
factors causing delays in the provision of medical record
files were medical record files that were lost, damaged, and
were on loan.
Conclusion: The results showed that the education and
knowledge of medical record officers was still lacking, no
training was held, no evaluation was held so that the officers
did not comply with the distribution SOP, loans that were
not returned according to the time set by the SOP, small
storage space, shelves that could not store record files
medical records again because they are too full, the medical
record file folder is easily damaged.
Keywords: medical records; lateness; provision; outpatient.
*Correspondence: Aliyah Az-Zahra
Email: aliyah.icha9@gmail.com
PENDAHULUAN
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang
rumah sakit dijelaskan bahwa Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan
pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Salah satu hal terpenting dalam
menunjang pelayanan rumah sakit adalah rekam medis (Indonesia, 44 C.E.). Menurut
(Permenkes, 2008) Nomor 269/MENKES/PER/III/2008, Rekam Medis adalah sebuah
berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan,
pengobatan dan pelayanan penunjang lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap
rumah sakit harus membuat rekam medis baik pelayanan rawat jalan ataupun rawat inap
karena rekam medis adalah alat bukti tertulis atas segala pelayanan, perkembangan
penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung atau dirawat di rumah sakit, juga
rekam medis mampu melindungi dan digunakan untuk kepentingan hukum apabila
dikemudian hari terjadi suatu hal yang tidak diinginkan menyangkut rekam medis itu
sendiri.
Rumah Sakit Kurnia Cilegon adalah rumah sakit swasta tipe C yang merupakan
perkembangan dari Rumah Sakit Ibu dan Anak (RSIA) Kurnia Cilegon yang memulai
kegiatan operasional pada tahun 1982 dengan nama Rumah Bersalin Kurnia dengan
kapasitas sebanyak 4 kamar rawat. Dalam kurun waktu 21 tahun, perkembangan
teknologi, ilmu pengetahuan, dan ilmu terapan terus meningkatkan sumber daya manusia.
Sehingga, dengan sumber daya manusia yang berilmu dan kompeten dikembangkanlah
fasilitas pelayanan obstetric dan ginekologi, serta pelayanan poliklinik umum 24 jam.
Maka dari itu, dengan pesatnya perkembangan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit
Kurnia Kota Cilegon membuat rumah sakit ini dipilih sebagai rumah sakit rujukan Badan
Penyelenggaraan Jaminan Sosial (BPJS) di Kota Cilegon. Mutu merupakan keseluruhan
karakteristik dan gambaran dari suatu barang dan jasa yang menunjukkan kemampuannya
dalam memuaskan kebutuhan pelanggan (Wulandari et al., 2019). Maka dapat dikatakan
Aliyah Az Zahra, Leni Herfiyanti/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 761-774
Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit
Kurnia Cilegon 763
bahwa mutu merupakan sesuatu yang digunakan guna menjamin suatu tujuan dan mutu
harus terus ada perkembangan yang terkini agar dapat menjamin kepuasan pasien.
Pelayanan kesehatan di rumah sakit menjadi perhatian utama manajemen rumah
sakit karena dengan pelayanan yang baik dan prima pasien pun akan merasa puas dengan
pelayanan yang diberikan selama kunjungan atau pengobatan (Az-Zahroh, 2017).
Pelayanan kesehatan merupakan setiap upaya yang diselenggarakan sendiri atau secara
bersama-sama dalam suatu organisasi untuk memelihara kesehatan, meningkatkan
kesehatan, mencegah penyakit, menyembuhkan penyakit serta memulihkan kesehatan
baik perseorangan, keluarga, suatu kelompok, ataupun masyarakat (Kemendagri, 2009).
Pelayanan yang cepat dan tepat adalah keinginan semua konsumen atau pasien baik
pemberi pelayanan maupun menerima pelayanan. Kecepatan dan ketepatan penyediaan
rekam medis menjadi salah satu indikator kepuasan pasien (Wati et al., 2020). Semakin
cepat rekam medis rawat jalan sampai ke poliklinik maka semakin cepat pelayanan yang
diberikan dokter kepada pasien.
Dari pengamatan awal diketahui bahwa Rumah Sakit Kurnia sudah menetapkan
Standar Pelayanan Minimal (SPM) “10 menit dalam penyediaan rekam medis rawat jalan
sampai rekam medis di poliklinik. Sebagaimana telah diatur dalam Keputusan Menteri
Kesehatan RI No.129/MENKES/SK/II/2008 tentang standar pelayanan minimal rumah
sakit (Depkes, 2008). Namun dalam penyediaan rekam medis rawat jalannya masih
kurang maksimal, sebab masih adanya keterlambatan penyediaan rekam medis rawat
jalan serta tidak sesuai dengan waktu yang sudah ditetapkan pada Standar Operasional
Prosedur (SOP).
Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk melaksanakan penelitian Di
Rumah Sakit Kurnia Cilegon dengan tujuan untuk menganalisis faktor-faktor
keterlambatan penyediaan rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Kurnia Cilegon.
Keterlambatan penyediaan rekam medis rawat jalan dapat mempengaruhi kualitas
pelayanan medis kepada pasien (Hakam, 2018).
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif dengan
pendekatan unsur 5M (man, money, material, methode, machine). Populasi pada
penelitian ini yaitu rekam medis rawat jalan pada bulan Mei 2021 sebanyak 2,044 rekam
medis. Besar sampel dalam penelitian ini menggunakan rumus Slovin.
Berdasarkan hasil perhitungan sampel yang digunakan sebanyak 95 rekam medis.
Subjek dalam penelitian ini adalah 2 petugas rekam medis bagian filing.
Pengumpulan data yang digunakan observasi yaitu faktor dari penyebab
keterlambatan penyediaan rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Kurnia Cilegon dan
Aliyah Az Zahra, Leni Herfiyanti/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 761-774
Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit
Kurnia Cilegon 764
wawancara yang dilakukan kepada 2 petugas rekam medis untuk mengetahui tanggapan
dari petugas dalam menyediakan rekam medis rawat jalan dan apa yang menjadi faktor
penyebab keterlambatan dalam penyediaan rekam medis rawat jalan.
Analisis data yang digunakan adalah teknik analisis kualitatif dengan pendekatan
hasil observasi, pengambilan random sampling data pengembalian rekam medis oleh
bagian casemix, dan wawancara yang dilakukan pada bulan Mei 2021 serta
menghubungkan unsur 5M (man, money, material, methode, machine) untuk
mengidentifikasi faktor penyebab keterlambatan dalam penyediaan rekam medis di
pelayanan rawat jalan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
Sistem penomoran di Rumah Sakit Kurnia Cilegon menggunakan sistem unit
(unit numbering system). Sistem penyimpanan rekam medis yang digunakan adalah
sistem sentralisasi dan sistem penjajarannya secara straight numerical filing system.
Peminjaman rekam medis mempunyai prosedur yang telah diatur dalam Standar
Operasional Prosedur (SOP) Rumah Sakit Kurnia, bahwa untuk peminjaman rekam medis
dari semua instalasi yang membutuhkan rekam medis. Tujuannya untuk mempermudah
pengendalian rekam medis dan tata tertib rekam medis. Adapun prosedur yang diterapkan
adalah setiap ruangan yang akan meminjam, datang ke ruang rekam medis untuk mengisi
nama dan tanggal peminjam pada buku peminjaman dengan ketentuan rekam medis rawat
jalan dan Instalasi Gawat Darurat (IGD) wajib dikembalikan maksimal 1x24 jam dan
ketentuan rekam medis rawat inap wajib dikembalikan maksimal 2x24 jam. Peminjam
bertanggung jawab atas kehilang atau kerusakan rekam medis, jika dalam jangka waktu
yang telah ditentukan rekam medis belum dikembalikan maka petugas rekam medis akan
menghubungi peminjam agar rekam medis segera dikembalikan.
Pendistribusian rekam medis mempunyai prosedur yang telah diatur dalam
Standar Operasional Prosedur (SOP) Rumah Sakit Kurnia, bahwa proses pendistribusian
rekam medis dari ruang rekam medis ke poliklinik atau ruang perawatan pasien.
Tujuannya adalah sebagai pedoman guna meningkatkan mutu pelayanan kesehatan.
Adapun prosedur yang diterapkan petugas rekam medis yaitu menerima permintaan
rekam medis yang dicetak melalui printer yang terhubung dengan bagian pendaftaran atau
melalui telepon. Lalu, setelah permintaan rekam medis diterima maka petugas rekam
medis mengambil outguide dan menempelkan hasil cetak permintaan rekam medis pada
outguide. Kemudian petugas rekam medis mencari dan mengambil rekam medis di rak
sesuai nomor paisen yang akan berobat serta menempelkan outguide pada rak rekam
medis yang diambil. Lalu, petugas mendistribusikan rekam medis ke poliklinik yang
dituju dengan waktu tunggu pendistribusian rekam medis ± 10 menit.
Penyimpanan rekam medis telah diatur dalam Standar Operasional Prosedur
(SOP) Rumah Sakit Kurnia, bahwa proses penyimpanan rekam medis dilakukan oleh
petugas rekam medis dan rekam medis yang telah selesai digunakan baik pelayanan rawat
jalan, rawat inap, dan Instalasi Gawat Darurat (IGD) harus dikembalikan ke ruang rekam
medis. Untuk cara penyimpanannya, rekam medis dikelompokkan berdasarkan nomor
rekam medis yang tertera pada rekam medis pasien. Nomor tersebut dapat dilihat dari
angka sebelah kiri, tengah, dan kanan. Lalu, rekam medis dapat disimpan kembali pada
rak penyimpanan.
Aliyah Az Zahra, Leni Herfiyanti/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 761-774
Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit
Kurnia Cilegon 765
Identifikasi Ketidaktersediaan Rekam medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Kurnia
Cilegon
Berdasarkan observasi yang dilakukan pada bulan Mei 2021, peneliti
mengumpulkan data. Data yang telah didapat akan disajikan dengan tabel berikut:
Tabel 1. Hasil observasi keterlambatan penyediaan rekam medis pada bulan Mei
2021
No.
Nomor Rekam Medis
Waktu (menit)
Missfile
(Rekam
Medis)
Rusak
(Rekam
Medis)
1
110127
16
-
2
156387
15
-
3
093467
11
-
4
056843
14
-
5
216696
17
-
6
206072
11
-
7
051231
15
-
8
237437
12
-
9
153072
12
-
10
054376
9
-
11
015083
13
-
12
209901
12
-
13
114357
10
-
14
198558
15
-
15
014133
13
-
16
125023
12
-
17
226554
9
-
18
220617
17
-
19
123424
12
-
20
044552
16
-
21
140488
16
-
22
200553
9
-
23
045402
18
-
24
099544
15
-
25
116911
17
-
26
220990
13
-
27
150241
14
-
28
175022
16
-
29
226732
10
-
30
117124
18
-
31
105584
14
-
32
017610
14
-
33
015720
17
-
Aliyah Az Zahra, Leni Herfiyanti/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 761-774
Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit
Kurnia Cilegon 766
34
215216
10
-
35
133032
18
-
36
116126
18
-
37
136357
12
-
38
117908
10
-
39
171107
13
-
40
172431
9
-
41
084801
15
-
42
206260
13
-
43
181320
10
-
44
222337
15
-
45
124249
12
-
46
227188
14
-
47
204587
12
-
48
225017
12
-
49
185299
10
-
50
225273
12
-
51
153162
10
-
52
171002
14
-
53
215187
11
-
54
142106
10
-
55
236184
14
-
56
113691
15
-
57
128431
14
-
58
216811
16
-
59
163499
11
-
60
086224
13
-
61
057800
10
-
62
115634
12
-
63
230390
17
-
64
145180
9
-
65
235884
14
-
66
236365
10
-
67
127065
12
-
68
168905
15
-
69
216824
10
-
70
136991
12
-
71
237730
11
-
72
216710
14
-
73
130421
10
-
74
227201
9
-
Aliyah Az Zahra, Leni Herfiyanti/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 761-774
Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit
Kurnia Cilegon 767
75
236359
14
-
76
228734
14
-
77
153465
12
-
78
236686
9
-
79
236442
13
-
80
237499
10
-
81
237190
12
-
82
217100
15
-
83
172856
11
-
84
076682
14
-
85
196874
13
-
86
236943
10
-
87
145540
13
-
88
100183
9
-
89
202315
14
-
90
237333
15
-
91
235932
10
-
92
091119
15
-
93
165660
14
-
94
057349
12
-
95
228885
10
-
Total
95
1209
54
41
Sumber: Data yang diobservasi, 2021
Rata-rata waktu penyediaan 95 rekam medis memerlukan waktu 12,72 menit.
Berdasarkan tabel 1, dapat disimpulkan bahwa:
Tabel 2. Ketersediaan Penyediaan Rekam Medis
No.
Keterangan
Total
Waktu
Total
Rekam
Medis
Rata-
Rata
Waktu
Presentase
(%)
Kesimpulan
1.
Missfile
772
54
14,29
26,46%
Rekam medis missfile
disebabkan kelalaian
petugas saat
penyimpanan rekam
medis ke rak, 54 rekam
medis missfile
memerlukan rata-rata
waktu penyediaan
14,28 menit (26,46%)
dimulai dari pencarian,
rekam medis ditemukan
sampai berada di
poliklinik dengan
waktu terlama adalah
18 menit
Aliyah Az Zahra, Leni Herfiyanti/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 761-774
Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit
Kurnia Cilegon 768
2.
Rusak
437
41
10,65
25,97%
Rekam medis yang
terlipat, robek
mengakibatkan rusak,
41 rekam medis rusak
memerlukan rata-rata
waktu penyediaan
10,65 menit (25,9%)
dimulai dari pencarian,
perbaikan rekam medis,
sampai berada di
poliklinik dengan
waktu terlama adalah
14 menit.
Sumber: Data yang diolah penulis, 2021
Menurut (Mirfat et al., 2017) bahwa adanya keterlambatan pengembalian rekam
medis ke bagian assembling dapat mengganggu pelayanan. Khususnya keterlambatan
pengembalian rekam medis oleh bagian casemix ke bagian assembling sangat
berpengaruh untuk pasien post rawat inap Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial (BPJS)
datang ke rumah sakit untuk kontrol. Ketika pasien mendaftar, petugas mencari rekam
medisnya namun tidak ditemukan dan petugas harus menghubungi bagian casemix untuk
mengetahui keberadaan rekam medis. Selanjutnya, jika rekam medis tersebut
dikonfirmasi berada di ruangan casemix, petugas casemix akan mencari dan
menghantarkan rekam medis yang dibutuhkan ke ruang rekam medis. Hal tersebut sangat
mempengaruhi pelayanan karena membutuhkan waktu untuk mencari dan
menghantarkan.
Berdasarkan pengambilan random sampling yang dilakukan pada bulan Mei 2021
peneliti mengumpulkan 10 data rekam medis dipinjam oleh bagian casemix untuk proses
klaim Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial (BPJS) dan didapatkan data yang akan
disajikan dengan tabel berikut:
Tabel 2. Hasil Observasi Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Akibat
Dipinjam oleh Casemix pada Bulan Mei 2021
No.
No RM
Tanggal
Masuk
Tanggal
Keluar
Tanggal
Kembali
Jaminan
Keterlam
batan
1.
234887
01/05/2021
10/05/2021
17/05/2021
BPJS
Mandiri
5 hari
2.
174704
01/05/2021
09/04/2021
13/05/2021
BPJS
PNS/Peru
sahaan
2 hari
3.
225742
07/05/2021
12/05/2021
16/05/2021
BPJS
PNS/Peru
sahaan
2 hari
4.
234910
10/05/2021
14/05/2021
19/05/2021
BPJS
Mandiri
3 hari
5
188731
13/05/2021
16/05/2021
24/05/2021
BPJS
PNS/Peru
sahaan
6 hari
6.
144731
13/05/2021
20/05/2021
26/05/2021
BPJS
PNS/Peru
sahaan
4 hari
7.
234486
16/05/2021
22/05/2021
25/05/2021
BPJS
1 hari
Aliyah Az Zahra, Leni Herfiyanti/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 761-774
Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit
Kurnia Cilegon 769
Mandiri
8.
232312
17/05/2021
19/05/2021
28/05/2021
BPJS
PNS/Peru
sahaan
7 hari
9.
192039
18/05/2021
24/05/2021
31/05/2021
BPJS
Mandiri
5 hari
10.
158754
19/05/2021
24/05/2021
27/05/2021
BPJS
Mandiri
1 hari
Sumber: Data yang diobservasi, 2021
Berdasarkan tabel 2, hasil observasi keterlambatan pengembalian rekam medis
akibat dipinjam oleh casemix pada bulan mei 2021, keterlambatan pengembalian rekam
medis paling lama adalah 7 hari. Untuk mengidentifikasi ketidaktersediaan rekam medis
rawat jalan, peneliti juga melakukan wawancara kepada 2 petugas rekam medis, berikut
hasil wawancara:
Tabel 3. Wawancara Petugas Rekam Medis
No.
Subjek Penelitian
Keterangan
1
Petugas 1
“Yang menjadi penyebab keterlambatan penyediaan
rekam medis karena kurangnya fokus saat penyimpanan
rekam medis ke rak, ketika butuh rekam medis tersebut
kita harus mencari terlebih dahulu dan biasanya itu
memakan waktu cukup lama”
2
Petugas 2
“Saat ada permintaan rekam medis dan saya
mencarinya seringkali rekam medisnya tidak dapat
ditemukan (missfile), dipinjam oleh casemix tetapi
belum kembali, atau salah susun saat penyimpanan”
Sumber: Petugas Rekam Medis, 2021
Berdasarkan tabel 3, hasil wawancara tersebut dapat disimpukan bahwa adanya
kesalahan penyimpanan rekam medis yang terjadi saat penyusunan rekam medis rawat
jalan yang kembali dari poliklinik menuju rak penyimpanan karena ketidaktelitian
(human error). Sehingga, saat ada permintaan rekam medis dan petugas pencari rekam
medis yang dibutuhkan atau diminta tidak dapat ditemukan (missfile). Kemudian petugas
casemix meminjam rekam medis untuk proses pengklaiman Badan Penyelenggara
Jaminan Sosial (BPJS) sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) peminjaman
rekam medis yang telah ditetapkan bahwa rekam medis pelayanan rawat jalan dan
Instalasi Gawat Darurat (IGD) wajib dikembalikan maksimal 1x24jam sedangkan rekam
medis rawat inap wajib dikembalikan maksimal 2x24jam. Namun, didapatkan beberapa
kali saat adanya permintaan rekam medis rawat jalan dari bagian pendaftaran atau
poliklinik rekam medis yang dibutuhkan berada di ruangan casemix karena belum
kembalinya berkas tersebut ke ruang rekam medis atau dikarenakan belum selesai
dikerjakan oleh bagian casemix. Maka dari hal tersebut, dapat disimpulkan bahwa belum
sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku.
B. Pembahasan
Menganalisis Faktor Penyebab Keterlambatan dalam Penyediaan Rekam Medis
Rawat Jalan di Rumah Sakit Kurnia Cilegon
1. Faktor Man
Aliyah Az Zahra, Leni Herfiyanti/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 761-774
Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit
Kurnia Cilegon 770
Man, yang dimaksud dalam penelitian ini merujuk kepada petugas rekam
medis menjadi aspek utama dalam sirkulasi rumah sakit. Petugas rekam medis
mempunyai tugas dan tanggung jawab yang besar dalam menjaga keutuhan sebuah
rekam medis dan diharapkan dapat benar-benar mengetahui sejarah dari rekam medis
secara luas dan mendalam guna menunjang kinerja yang dilakukan baik, telaten, dan
memuaskan. Di Rumah Sakit Kurnia Cilegon terdapat 11 petugas rekam medis dengan
rincian sebagai berikut :
Tabel 4. Kualifikasi Karyawan Rekam Medis
No.
Jabatan
Kualifikasi
Frekuansi
Presentase (%)
1.
Kepala Rekam Medis
D3 Rekam Medis
1
9,09%
2.
Petugas Assembling
SMA
1
9,09%
3.
Petugas Filing dan
Pendistribusian
SMA
8
72,73%
4.
Petugas Pelaporan HIV
SMA
1
9,09%
Sumber: Data Karyawan, 2021
Berdasarkan tabel 4, hanya 1 dari 11 petugas rekam medis yang memiliki
kualifikasi D3 Rekam Medis adapun petugas lainnya memiliki kualifikasi pendidikan
SMA. Yang mana dari hasil observasi ini menyatakan bahwa petugas rekam medis
yang bekerja belum sesuai standar yang telah ditetapkan berdasarkan Peraturan
Menteri Kesehatan Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan
Perekam Medis bahwa perekam medis dan informasi kesehatan adalah seseorang yang
telah lulus pendidikan Rekam Medis & Informasi Kesehatan (RMIK) sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan (Menkes, 2013).
Menurut analisis penulis, petugas dengan pendidikan yang lebih tinggi
ditunjang pengalaman dan pelatihan akan memiliki pengetahuan, kedisiplinan, kualitas
kerja yang lebih baik dibanding petugas baru. Hal ini sejalan dengan penelitian
(Wijayanti & Nuraini, 2017) bahwa pendidikan tinggi berpengaruh besar terhadap
pengetahuan dan informasi yang dapat terlihat pada keterampilan serta keberhasilan
tugasnya.
2. Faktor Money
Money atau uang merupakan salah satu unsur yang penting dan tidak bisa
diabaikan, uang merupakan alat tukar juga sebagai alat pengukur nilai. Oleh karena itu
uang merupakan alat yang penting untuk mencapai tujuan dan segala sesuatu yang
harus diperhitungkan secara rasional. Untuk mencapai pelayanan yang baik dan cepat
sesuai dengan yang diharapkan oleh pasien anggaran merupakan faktor penting yang
menentukan rumah sakit. Berikut hasil wawancara terkait pengadaan anggaran dana
dalam penyediaan berkas rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Kurnia Cilegon:
Tabel 5. Ketersediaan Anggaran Dana Penyediaan Rekam Medis di Rumah Sakit
Cilegon
No.
Subjek Penelitian
Keterangan
1.
Petugas 1
“Anggaran sih pasti ada, karena ada pihak
yang mengurus tentang anggaran tersebut”
2.
Petugas 2
“Kalau tentang anggaran dana saya kurang
tau, tapi pastinya sih ada”
Berdasarkan hasil wawancara, anggaran dana dalam penyediaan rekam medis
sebenarnya ada namun anggaran yang ada belum mencukupi kebutuhan rekam medis.
Proses penganggaran di rumah sakit merupakan salah satu proses manajemen
Aliyah Az Zahra, Leni Herfiyanti/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 761-774
Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit
Kurnia Cilegon 771
keuangan yang sangat penting sebagai alat perencanaan dan pengendalian kegiatan
operasional rumah sakit. Menurut (Setyawan & Supriyanto, 2020) bahwa anggaran
dikoordinasi pada semua bagian yang ada di rumah sakit sehingga saling menunjang
serta saling bekerja sama untuk menuju hasil yang ditentukan. Jika sudah terencana
dan terkendali kegiatan operasional rumah sakit pun dalam mencapai efisiensi dan
efektifitas dalam pengelolaannya.
3. Faktor Material
Material atau bahan baku adalah suatu yang merujuk pada bahan baku utama
untuk diolah sampai menjadi produk akhir untuk diserahkan kepada konsumen. Dalam
faktor ini yang menjadi bahan baku adalah rekam medis. Berdasarkan hasil observasi,
pada saat adanya permintaan rekam medis masih didapatkan rekam medis dengan
kondisi yang rusak, terlipat, robek, tercecer dari map bahkan hilang (missfile), karena
untuk rekam medis rawat jalan tidak semuanya menggunakan map masih didapatkan
rekam medis yang tidak menggunakan map sehingga itu yang menjadi penyebab
tercecernya rekam medis. (Pujilestari et al., 2016) bahwa rekam medis yang tidak
menggunakan tracer menyebabkan berkas tersebut missfile atau salah letak.
Banyaknya rekam medis yang menumpuk di rak filing yang tidak menggunakan map
juga menjadi salah satu faktor penyebab keterlambatan dalam penyediaan rekam
medis. Rekam medis yang dipinjam oleh bagian casemix guna pengklaiman Badan
Penyelenggaraan Jaminan Sosial (BPJS) juga menjadi salah satu faktor keterlambatan
karena perlu meminta ke bagian casemix terlebih dahulu untuk mengambil rekam
medis yang dibutuhkan. Sehingga, dari kondisi rekam medis yang belum semuanya
dalam keadaan baik, peminjaman rekam medis oleh bagian casemix dapat memakan
waktu yang lama dalam proses pencarian dan penyediaan rekam medis.
4. Faktor Methode
Methode atau metode berasal dari bahasa Yunani methodos yang berarti cara
atau kerja yang ditempuh. Methode dalam Rumah Sakit merupakan cara, sistem atau
prosedur kerja yang dilakukan dalam penyediaan rekam medis rawat jalan yang
tentunya ditetapkan oleh Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berperan sebagai
acuan bagi para petugas dalam meningkatkan kinerja dan sumber daya yang ada
sehingga kinerja yang dilakukan bisa berjalan dengan baik dan efisien dan dalam
proses penyediaan rekam medis rawat jalan bisa menjadi lebih patuh terhadap Standar
Operasional Prosedur (SOP) yaitu <10 menit. (Hakam, 2018) bahwa pemahaman
petugas terhadap SOP masih kurang karena tidak ada sosialisasi secara menyeluruh
dan tidak adanya controlling dalam monitoring kesesuaian SOP. Adapun untuk sistem
penyimpanan rekam medis, Rumah Sakit Kurnia Cilegon menggunakan sistem
penyimpanan sentralisasi dan menggunakan sistem penjajaran straight numeric filling
(angka langsung).
Berdasarkan hasil observasi, tidak adanya evaluasi yang dilakukan terkait
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku menyebabkan adanya petugas
kebingungan dengan alurnya. Menurut (Stiyawan et al., 2018) bahwa evaluasi
terhadap SOP itu perlu dilakukan agar pelaksanaan SOP akan terbuka terhadap
penyempurnaan agar bisa memperoleh prosedur yang benar-benar efektif dan efisien.
Dapat disimpulkan bahwa yang menjadi penyebab keterlambatan penyediaan rekam
medis karena tidak adanya evaluasi terkait Standar Operasional Prosedur (SOP) yang
berlaku yang mana adanya evaluasi sangat diperlukan agar petugas paham dalam
menjalankan tugasnya dengan baik dan juga tersedianya rekam medis yang tepat
waktu.
5. Faktor Machine
Machine atau mesin adalah alat yang berguna untuk mengubah gaya menjadi
energi, dimana energi tersebut dapat dimanfaatkan oleh manusia di berbagai kegiatan,
penggunaannya dipercaya dapat mempermudah segala aktivitas yang ada. Suatu mesin
atau alat yang dapat mempemudah petugas filing dalam menyediakan rekam medis
Aliyah Az Zahra, Leni Herfiyanti/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 761-774
Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit
Kurnia Cilegon 772
adalah rak penyimpanan rekam medis atau roll o’pac. Menurut (Ritonga & Ritonga,
2018) bahwa adanya perencanaan dan penambahan rak penyimpanan rekam medis
berdasarkan standar ergonomi yaitu rak penyimpanan yang berupa rak rak roll o’pack.
Berikut hasil wawancara terkait ketersediaan rak penyimpanan rekam medis:
Tabel 5. Ketersediaan Rak Penyimpanan Rekam Medis
No.
Subjek Penelitian
Keterangan
1.
Petugas 1
“Rak penyimpanan tidak memadahi, perlu
banget ada penambahan rak”
2.
Petugas 2
“Belum ada penambahan rak, masih banyak
rekam medis aktif yang tidak masuk rak dan
akhirnya disimpan dalam kardus”
Sumber: Hasil Wawancara, 2021
Berdasarkan hasil wawancara, didapatkan jumlah rak penyediaan rekam medis
yang tersedia belum memadahi. Rekam medis aktif yang masih digunakan banyak
yang disimpan didalam kardus. Hal ini menimbulkan tercecernya rekam medis.
Gambar 1. Rak Penyimpanan Rekam Medis Rumah Sakit Kurnia Cilegon
Gambar 1 menunjukkan kondisi rak penyimpanan rekam medis di Rumah
Sakit Kurnia Cilegon, dimana ruang penyimpanannya tidak memadahi. Sehingga,
kardus dijadikan tempat untuk penyimpanan rekam medis dengan nomor baru.
KESIMPULAN
Berdasarkan analisis data beserta interpretasinya, dapat disimpulkan
ketidaktersediaan rekam medis paling besar terjadi karena missfile 26,46% dan
keterlambatan pengembalian rekam medis paling lama 7 hari yang disebabkan karena
Aliyah Az Zahra, Leni Herfiyanti/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 761-774
Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit
Kurnia Cilegon 773
petugas casemix yang meminjam rekam medis tidak mengembalikan rekam medis tepat
waktu.
Berdasarkan faktor penyebab keterlambatan penyediaan rekam medis dengan
unsur 5M (man, money, material, methode, machine), dapat disimpulkan sebagai berikut:
Faktor Man, tingkat pendidikan petugas rekam medis yang masih dengan kualifikasi
Sekolah Menengah Atas (SMA), kedisiplinan petugas dalam mengatur waktu,
pengalaman bekerja di rekam medis, masih belum diberikan pelatihan rutin guna
menambah wawasan petugas dan meningkatkan kinerja petugas. Faktor Money,
penyediaan anggaran dana belum mencukupi kebutuhan rekam medis. Faktor Material,
kondisi rekam medis yang kondisi yang rusak, terlipat, robek, tercecer dari map bahkan
hilang dan rekam medis yang dipinjam oleh bagian casemix. Faktor Methode, kesalahan
meletakkan dalam penyimpanan rekam medis ke dalam rak, rekam medis yang berada di
lantai yang tidak tersusun kedalam rak penyimpanan. Faktor Machine, masih
menggunakan rak biasa belum roll o’pac, rak yang tersedia tidak dapat memadahi
penyimpanan rekam medis yang aktif.
BIBLIOGRAFI
Az-Zahroh, T. N. (2017). Pengaruh Mutu Pelayanan Kesehatan Terhadap Tingkat
Kepuasan Pasien Rawat Inap di Ruang Dewasa Umum Rumah Sakit X Kabupaten
Gresik. PSIKOSAINS (Jurnal Penelitian Dan Pemikiran Psikologi), 12(2), 99–111.
Depkes, R. I. (2008). Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 829/Menkes. SK/IV/2008
tentang Standar Pelayanan Minimal di Rumah Sakit. www. depkes. go. id.
Hakam, F. (2018). Analisis Penyediaan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Berdasarkan
Standar Operasional Prosedur (SOP) Di Puskesmas X. Jurnal Manajemen Informasi
Dan Administrasi Kesehatan (JMIAK), 1(1).
INDONESIA, P. R. (44 C.E.). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun
2009 Tentang Rumah Sakit.
Kemendagri, R. I. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
tentang Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan RI.
Menkes, R. I. (2013). Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 55 Tahun 2013 tentang
Penyelenggaraan Pekerjaan Rekam Medis. Jakarta: Indonesia.
Mirfat, S., Andadari, N., & Indah, Y. N. N. (2017). Faktor Penyebab Keterlambatan
Pengembalian Dokumen Rekam Medis di RS X Kabupaten Kediri. JMMR (Jurnal
Medicoeticolegal Dan Manajemen Rumah Sakit), 6(2), 174–186.
Permenkes, R. I. (2008). No 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta:
Menteri Kesehatan Reupublik Indonesia.
Pujilestari, A., Arief Kurniawan, N. P., & SKM, M. (2016). Pelaksanaan Penyimpanan
Berkas Rekam Medis Berdasarkan Unsur Manajemen 5m Di RskiaPermata Bunda
Yogyakarta. Universitas Muhammadiyah Surakarta.
Ritonga, Z. A., & Ritonga, N. A. (2018). Analisa Kebutuhan Rak Penyimpanan Berkas
Rekam Medis Rawat Jalan Di Rumah Sakit Umum Madani Medan. Jurnal Ilmiah
Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI), 3(1), 417–424.
Setyawan, F. E. B., & Supriyanto, S. (2020). Manajemen rumah sakit. Zifatama Jawara.
Stiyawan, H., Mansur, M., & Noor, V. M. M. (2018). Dampak Tidak Patuh Terhadap
Pelaksanaan SOP Alur Rawat Jalan di Rumah Sakit" X" Malang. Ekspektra: Jurnal
Bisnis Dan Manajemen, 2(1), 1–16.
Wati, N. W. K. W., Riyanto, S., & Hendrawan, R. Y. E. (2020). Pengaruh Penerapan
Indikator Mutu Layanan Klinis Bagian Rekam Medis terhadap Kepuasan Pasien di
Puskesmas Gambut. Jurnal Kesehatan Indonesia, 11(1), 35–40.
Wijayanti, R., & Nuraini, N. (2017). Analisis Faktor Petugas dalam Pengisian Kartu Ibu
dan Alur Rujukan Ibu Hamil Risti. Prosiding.
Aliyah Az Zahra, Leni Herfiyanti/Cerdika: Jurnal Ilmiah Indonesia, 1(7), 761-774
Faktor Penyebab Keterlambatan Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit
Kurnia Cilegon 774
Wulandari, R. D., Ridlo, I. A., Supriyanto, S., Qomarrudin, M. B., Damayanti, N. A., &
Laksono, A. D. (2019). Pengaruh Pelaksanaan Akreditasi Puskesmas terhadap
Kepuasan Pasien (The Influence of Primary Health Care Accreditation on Patient
Satisfaction). Media Kesehat Masy Indones, 15(3), 228–236.
© 2021 by the authors. Submitted for possible open access publication under the terms and
conditions of the Creative Commons Attribution (CC BY SA) license
(https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/).
